Eine Anrufaufzeichnung zeichnet Telefongespräche über ein VoIP-System oder ein PSTN-Netzwerk auf und wandelt es in eine Audiodatei um. Sie können diese Anrufaufzeichnung abrufen, erneut abspielen, speichern und teilen. Bei Aircall laufen alle Anrufaufzeichnungen über VoIP.

Unternehmen nutzen diese Funktion üblicherweise für Mitarbeiterschulungen, um die Qualität und Standards zu garantieren sowie für Umfragenzwecke. Mit Aircall brauchen Sie keine zusätzliche Installation durchführen, um diese Funktion zu nutzen - sie ist bereits im Dashboard verfügbar.

Adminnutzer können die Anrufaufzeichnung jederzeit im Admin Dashboard nutzen. Im Dashboard wählen Sie die Telefonnummer aus, für die Sie gerne die Anrufaufzeichnung aktivieren möchten. Dann müssen Sie diese Funktion nur noch anschalten für eingehende und/oder ausgehende Anrufe.

Für eingehende sowie ausgehende Anrufe können Sie bestimmen, ob entweder alle Anrufe dieser Telefonnummer automatisch aufgezeichnet werden sollen oder ob die Agenten die Aufzeichnung stoppen und manuell wieder aufnehmen können. Bevor Sie diese Funktion nutzen, sollten Sie überprüfen, ob das Aufzeichnen von Anrufen im jeweiligen Land auch legal ist.

Alle Agenten, die diese Funktion in Ihrem Nutzerprofil aktiviert haben, können sich die Anrufaufzeichnungen jederzeit über die Software oder Aircall App sowie das verbundene CRM anhören oder downloaden. Sie können einzelne oder alle Anrufaufzeichnungen herunterladen und auf Ihrem Computer speichern.

Anrufaufzeichnungen können die Qualität Ihres Teams und dessen Service dauerhaft sichern und somit zu einer höheren Kundenzufriedenheit und stärkeren -loyalität führen.

Während Mitarbeiterschulungen können Anrufaufzeichnungen als gutes Beispiel für nützliche oder weniger effektive Anruftechniken dienen. Sie können Ihre Mitarbeiter durch verschiedene Szenarien führen, hilfreiche Tipps geben und so auf zahlreiche mögliche Gesprächssituationen am Telefon vorbereiten.

Obwohl Aircall beispielsweise Funktionen besitzt, mit denen Sie sich während des Anrufs bereits Notizen machen können, müssen Ihre Kunden dank Anrufaufzeichnungen nicht auf Sie warten, weil Sie sich noch etwas aufschreiben müssen.

Stattdessen können sich die Agenten voll und ganz auf den Kunden oder Prospekt konzentrieren und ihm ihre ganze Aufmerksamkeit schenken. Ihre Mitarbeiter werden nie wieder ein wichtiges Detail verpassen.

Automatische Anrufaufzeichnungen können außerdem Ihr Unternehmen vor ungewollten Konflikten mit Ihren Kunden schützen. Da Sie alle bisherigen Gespräche aufgenommen haben, können Sie einfacher potentielle Missverständnisse aufklären und sorgfältig den nächsten Schritt wählen. Je nachdem, in welchem Land Sie ansässig sind, müssen Sie rechtlich gesehen die Einverständnis für diese Aufzeichnung vor Beginn des Telefonats einholen.

Aircall nimmt normalerweise Anrufe automatisch auf, aber Sie können diese Funktion auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Nur Aircall Admins können die Funktion der automatischen Anrufaufzeichnung aktivieren und wieder deaktivieren. Nutzer hingegen können in der Aircall App die Aufzeichnung für jeden Anruf manuell pausieren und wiederaufnehmen. Um die Anrufaufzeichnungen für eingehende sowie ausgehende Anrufe zu aktivieren, folgen Sie bitten dieser Anleitung aus der Aircall Knowledge Base.

Im Dashboard können Sie entscheiden, ob Sie den Anruf von Anfang an automatisch aufzeichnen wollen oder ob der Nutzer selbst entscheiden kann, wann er die Anrufaufzeichnung startet, pausiert und wieder aufnimmt. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn der Kunde sensible Informationen teilt und diese nicht aufgenommen werden sollen. Die Option eine Anrufaufzeichnung zu pausieren, wahrt das Vertrauen Ihrer Kunden und sorgt dafür, dass Sie Privatsphäreregelungen beachten können. Sie können diese Funktion kostenlos testen, wenn Sie sich für eine gratis Aircall Demo anmelden.

Sobald die Funktion zur Anrufaufzeichnung aktiviert ist, profitieren alle Teammitglieder, die Zugriff auf diese Telefonnummer und deren Weiterleitung haben. Support-Teams, die diese Funktion aktiviert haben, können sich alle Anrufaufzeichnungen, die mit dieser Telefonnummer assoziiert sind, anhören und in der App auch herunterladen.

Die Anrufaufzeichnungen werden automatisch in Ihrem verbundenen CRM gespeichert, aber Sie können diese auch von unserem Dashboard aus exportieren. Sobald Sie die Funktion der Anrufaufzeichnung aktiviert haben, können alle Agenten, die eine Nummer mit der aktivierten Funktion haben, die Aufzeichnungen in der Aircall App anhören und herunterladen.

So können Sie sich die Anrufaufzeichnungen anhören:

• Öffnen Sie die Desktop- oder mobile App

• Klicken Sie auf die Historie

• Klicken Sie auf den entsprechenden Anruf

• Öffnen Sie die Anrufdetails

• Drücken Sie auf “Abspielen” und hören Sie sich die Anrufaufzeichnung an

Sie können auch individuelle Anrufdaten exportieren wie beispielsweise alle Anrufaufzeichnungen aus dem Analytics-Teil im Aircall Dashboard.