Wie das richtige VoIP-Telefon Ihren IT-Aufwand reduziert | Aircall Blog

Wie das richtige VoIP-Telefon Ihren IT-Aufwand reduziert

The right VoIP phone system will reduce IT involvement by allow your business teams to have more control over their phone environments.
von
Victoria Guetter

Verabschieden Sie sich vom panischen Anrufen Ihrer IT-Abteilung, wenn technische Probleme auftreten. Eine VoIP-Telefonanlage lässt Ihre Sorgen verschwinden. Größere Systemprobleme kosten Ihr Unternehmen Zeit und Geld. Darüber hinaus betreffen technische Probleme auch Ihre Geschäftspartner und Kunden. Wenn Ihr System ausfällt, können auch Ihre Mitarbeiter ihren Aufgaben nicht wie gewohnt nachkommen. Bei analogen Telefonsystemen können Probleme an den verschiedensten Stellen auftreten, was es für die IT-Abteilung schwierig macht, das Problem zu identifizieren, zu beheben und alle Mitarbeiter schnell wieder an die Arbeit zurückkehren zu lassen. 

Ein VoIP-Telefon ist eine neuere Technologie, die im Vergleich zu älteren Telefonanlagen weniger auf IT-Personal angewiesen ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Nach dem Wechsel zu einem modernen Telefonsystem sollten Sie aber Ihre IT-Abteilung dennoch behalten. Viele Unternehmen finden es vorteilhaft, die Rolle ihrer IT-Abteilungen neu zu definieren. IT spielt nach wie vor eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Unternehmen bei der Gestaltung technischer Systeme zu unterstützen und über neue Innovationen auf dem Laufenden zu halten.

Die Rolle der IT-Abteilung bei der Verwaltung von geschäftlichen Telefonsystemen

Unabhängig davon, ob Ihre IT-Abteilung aus einem Team oder nur einer Person besteht, ist es ihre Hauptaufgabe, sicherzustellen, dass Ihr Netzwerk, einschließlich Ihrer geschäftlichen Telefonanlage, reibungslos funktioniert. Wenn alle Systeme einwandfrei funktionieren, denkt niemand wirklich viel über die IT-Abteilung nach. Fallen allerdings Systeme aus oder funktionieren nicht richtig, sind die IT-Mitarbeiter die Ansprechpartner und man erwartet von ihnen, dass sie immer wissen, was zu tun ist. Das IT-Personal kann von jetzt auf gleich zum Helden werden, wenn technische Probleme schnell gelöst werden müssen.

Personen, die in der IT arbeiten, haben häufig einen Hochschulabschluss oder eine technische Ausbildung, um in dieser Branche tätig zu sein. Die richtige Ausbildung hat in Unternehmen einen hohen Stellenwert, denn die Technik entwickelt sich schnell und es gibt ständig neue Innovationen. 

Aufgaben der IT-Abteilung:

  • Überwachung der Installation und Wartung von Computernetzwerksystemen.
  • Hinzufügen und Löschen von Benutzern zum/vom Computersystem. 
  • Installation neuer Hardware und Software.
  • Fehlerbehebung bei Computersystemen.
  • Neustart der Computersysteme.
  • Beratung zu neuen Programmen, Anwendungen und Systemdesign. 

Während es sich bei den aufgelisteten Aufgaben um Tätigkeiten handelt, die andere Mitarbeiter beobachten können, gibt es in der Regel auch zahlreiche Aufgaben, die die meisten Mitarbeiter nie zu Gesicht bekommen. Zum Beispiel haben Leiter von IT-Abteilungen in der Regel einen finanziellen Rahmen, mit dem sie arbeiten müssen. Sie müssen die Balance zwischen der Einrichtung der richtigen Systeme und der Gewährleistung, dass diese Systeme dem Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele helfen, finden. Gleichzeitig können die Grenzen der Budgetvorgaben nicht überschritten werden. 

Die Bedeutsamkeit einer VoIP-Infrastruktur

Je nach Größe und Infrastruktur, reichen Computernetzwerke von einfach und überschaubar bis hin zu extrem komplex. In einfachen Worten ist die IT-Abteilung für den Aufbau und die Wartung der Infrastruktur für die technischen Anforderungen des Unternehmens verantwortlich. Die Infrastruktur bezieht sich auf Hardware, Software, Computernetzwerke und alle anderen Geräte oder Programme, die das Unternehmen benötigt. Die Telefonanlage Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Bestandteil dieser Infrastruktur.

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Zu diesem Zweck helfen IT-Mitarbeiter jeder Abteilung bei der Einrichtung der geeigneten digitalen Tools und Funktionen. Darüber hinaus stellen sie sicher, dass der Daten- und Informationsfluss im Unternehmen zielführend und effizient ist.

Zwar erstellen die IT-Abteilungen nicht die Richtlinien, die festlegen, welche Mitarbeiter auf bestimmte Arten von Daten zugreifen dürfen, aber IT-Mitarbeiter implementieren eine Vorgehensweise, die regelt, welche Mitarbeiter auf Netzwerke und Betriebssysteme zugreifen dürfen.

Eine weitere wichtige Aufgabe der IT-Abteilungen besteht darin, die Sicherheit aller Daten und Systeme zu gewährleisten. Unternehmen, die noch mit herkömmlichen Computernetzwerken arbeiten, müssen im Gegensatz zur Cloud-Technologie oft viele Stunden damit verbringen, die Systeme zu warten, eine hohe Ausfallsicherheit zu gewährleisten und die Daten sicher und redundant zu speichern. Ihre geschäftliche Telefonanlage fällt nicht nur in den Zuständigkeitsbereich Ihrer IT-Abteilung, sondern die IT-Mitarbeiter sind auch dafür verantwortlich, wie Ihr Telefonsystem mit anderen Tools und Softwareprogrammen kommuniziert. 

Die Entscheidungsträger Ihrer IT-Abteilung sollten sich also mit einem VoIP-Telefon (Englisch: „voice over internet protocol“) vertraut machen

Die Evolution von Telefonanlagen für Unternehmen

Was genau ist ein VoIP-Telefon? Einfach ausgedrückt bietet eine VoIP-Telefonanlage Einzelpersonen und Unternehmen die Möglichkeit, über das Internet zu telefonieren. Bei einer VoIP-Telefonanlage finden Sie ein Sprachanruf-Symbol auf einem Gerät, und durch Klicken können Sie einen Anruf tätigen oder entgegennehmen. 

In den Anfängen von VoIP-Telefonsystemen hatten Sprachanrufe nicht immer die beste Audioqualität. Allerdings ist die Annahme, dass VoIP-Telefone eine schlechte Qualität bieten, größtenteils ein Märchen

Wenn wir ein wenig in der Zeit zurückreisen und einige der frühen Kommunikationsmethoden betrachten, haben wir seit den Tagen der Rauchzeichen, des Flaggenschwenkens und des Morsecodes große Fortschritte gemacht. 

Hier finden Sie einen Überblick über die Entwicklung von Telefonanlagen für Unternehmen im Laufe der Jahrzehnte:

  • Im Jahr 1876 entwickelten Alexander Graham Bell und Thomas Watson das erste elektrische Telekommunikationssystem in Boston.
  • Bereits ab dem Jahr 1888 vermittelten Telefonzentralen, bei denen Telefonisten arbeiteten, Gespräche zwischen den Teilnehmern.
  • Das 20. Jahrhundert brachte viele Fortschritte in der Telefonie, die schließlich zur Erfindung des Handys und Internets führten. Die Fortschritte kamen sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen zugute.
  • Zwischen 1950 und 1953 entwickelten RCA Laboratories die TDM-Technologie (Time Division Multiplexing), eine Innovation, die Telefone von analoger zu digitaler Technik brachte. 
  • In den 60er-Jahren ersetzten Telefonvermittlungssysteme für Unternehmen (sogenannte Nebenstellenanlagen oder PBX-Systeme) manuelle Vermittlungsstellen. TK-Anlagen wurden mit Funktionen für Sprachanrufe ausgestattet, wie z. B. Anrufweiterschaltung und Rufumleitung. Experten für Telefonanlagen konnten auch Karten zu PBX-Systemen hinzufügen, die die Anzahl der Telefonleitungen auf 16 zusätzliche Telefonleitungen pro Karte erweiterten. 
  • Die ersten Sprachdatenpakete wurden im Jahr 1973 übertragen und ebneten den Weg für den Beginn einer weitverbreiteten Nutzung der VoIP-Technologie für geschäftliche Telefonsysteme.
  • Nicht allzu viel später, im Jahr 1989, erfand Tim Berners-Lee das World Wide Web, das praktisch veränderte, wie fast jeder auf der Welt lebt, spielt und arbeitet.
  • Im selben Jahr und innerhalb von nur 6 Jahren nach Gründung ihres Unternehmens stellten Alon Cohen und Lior Haramaty, die Gründer von VocalTec Communications, Inc. die VoIP-Kommunikationstechnologie vor. 
  • Im Jahr 1992 schuf IBM den „Simon Personal Communicator“, die ursprüngliche Version des heutigen Smartphones. 
  • Cohen und Haramaty machten 1995 erneut Schlagzeilen mit dem ersten Internet-Telefon, einem Softwareprodukt, welches die Sprachsignale komprimiert, in digitale Pakete umwandelt und über das Internet verteilt. Diese Technologie war die Geburtsstunde der VoIP-Technologie, mit der Anrufe über das Internet getätigt werden können. 

Heutzutage bietet die fortschrittliche Technologie die Infrastruktur für VoIP-Callcenter-Software, die sich schnell zu einem wichtigen Standbein des Marktes entwickelt.

So wählen IT-Leiter Telefone für Unternehmen aus

Trotz so vieler Fortschritte in der geschäftlichen Kommunikation, ist das Telefon immer noch ein wesentlicher Kanal für den Vertrieb und Kundendienst. In Anbetracht der Entwicklung, die in der Telekommunikationsbranche stattgefunden hat, ist es für den Leiter einer IT-Abteilung nur fair, sich zu überlegen, wie man am besten an die Bewertung von geschäftlichen Telefonsystemen herangeht. 

Im Wesentlichen haben IT-Verantwortliche drei Auswahlmöglichkeiten bei Telefonanlagen für Unternehmen:

  1. PBX
  2. IP-TK-Anlage
  3. VoIP

Bitte beachten Sie, dass nur ein VoIP-Telefon ohne herkömmliche Hardware funktioniert.

Bei der Festlegung der Kriterien für die Auswahl der richtigen Telefonanlage für das Unternehmen ist es wichtig, die Ziele und Aktivitäten des Unternehmens jetzt und in Zukunft zu berücksichtigen.

Fragen zur Bewertung des VoIP-Telefons:

  • Welche Art von geschäftlichen Telefonsystem haben Sie derzeit?
  • Richten Sie zum ersten Mal ein Telefonsystem ein oder planen Sie ein Upgrade?
  • Wie hoch ist Ihr Anrufvolumen?
  • Erwarten Sie jetzt oder in naher Zukunft die Einrichtung eines virtuellen Callcenters?
  • Möchten Sie Remote-Teams oder auf der Welt verteilte Teams einrichten?
  • Treten saisonale Schwankungen auf, bei denen Sie Ihr Callcenter während verschiedener Zyklen nach oben oder unten skalieren müssen?
  • Wie hoch sind die Anschaffungs- und laufenden Kosten für das geschäftliche Telefonsystem, das Sie in Betracht ziehen? 
  • Welche Funktionen sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen? Benötigen Sie nur Basisfunktionen für Telefongespräche oder sind Sie auf der Suche nach einer Callcenter-Software, mit der Sie Ihre Arbeitsabläufe individuell anpassen können?
  • Sind Sie an Funktionen wie Selbstbedienungsoptionen, Umfragen zur Kundenzufriedenheit und anderen Funktionen interessiert, die zur Verbesserung des Kundenerlebnisses beitragen?
  • Wie zuverlässig ist Ihre Internetverbindung?

Vor allem ist es wichtig, ein geschäftliches Telefonsystem zu wählen, das auch dann gut für Sie funktioniert, wenn Ihr Unternehmen wächst und expandiert. Natürlich ist es immer hilfreich, Angebote einzuholen und kostenlose Testversionen zu nutzen, damit Sie sicher sein können, dass Ihre neue Telefonanlage Ihren Erwartungen entspricht.

So funktioniert ein VoIP-Telefon

Um zu verstehen, wie ein VoIP-Telefon funktioniert, lassen Sie uns den Weg Ihrer Stimme auf dem Weg über das Internet zum Empfänger verfolgen. Wenn Sie auf das Anrufsymbol klicken und zu sprechen beginnen, nimmt das Mikrofon Ihres Computers das Geräusch auf und identifiziert es als physikalische Schallwellen. Die Treiber auf Ihrem Computer wandeln die Schallwellen in ein elektrisches Signal um. Anschließend wird dieses Signal von Ihrem Computer in binäre Daten umgewandelt.

Das Betriebssystem verwendet an dieser Stelle eine Kodierung, um die Binärdaten in Sprachdatenpakete aufzuteilen (wie bereits vorher erwähnt). Die Datenpakete reisen von Ihrem Computer über den Router und übertragen die Signale über Kupfer- oder Glasfaserkabel zu einem anderen, weiter entfernten Computer. Am anderen Ende wird der Prozess umgekehrt, wodurch die Datenpakete in erkennbare Sprachkommunikation für den Empfänger entschlüsselt werden.

Warum Chefs von IT-Abteilungen sich für VoIP-Telefonanlagen entscheiden

VoIP-Telefone sind die neueste und modernste Telefontechnologie für Unternehmen. Es gibt viele gute Gründe, warum sich Entscheidungsträger zunehmend für VoIP-Telefonanlagen statt für PBX- und IP-PBX-Telefonanlagen entscheiden.

Mit der Wahl einer VoIP-Telefonanlage müssen sich IT-Verantwortliche weniger Gedanken über Sicherheit und Redundanz machen, da sich der VoIP-Dienstleister um all das kümmert. Mit einem VoIP-Telefon können IT-Verantwortliche leichter eine Infrastruktur für eine geschäftliche Telefonanlage einrichten, das nahtlos mit VoIP-Integrationen  zusammenarbeitet. 

Für IT-Verantwortliche sind VoIP-Telefone eine attraktive Option, denn die Technologie ermöglicht es ihnen, strategisch zu entscheiden, wie sie dem Unternehmen helfen können, seine Ziele zu erreichen.

Die Gründe für die Wahl eines VoIP-Telefons:

  • Ihr Telefonsystem arbeitet für den automatischen Datenabgleich mit Ihrem CRM-System zusammen.
  • Callcenter-Mitarbeiter können direkt über das Internet telefonieren.
  • Es ist ganz einfach, ein Contact Center für den Vertrieb oder die Abteilung einzurichten, das darauf ausgerichtet ist, den Umsatz zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern.
  • Bietet einen zentralen Hub, der das Telefonsystem mit anderen Software-Tools verbindet.
  • Reduziert die Gesamtkosten und vereinfacht die Finanzplanung.
  • Verbessert die Effizienz und Produktivität von Vertriebs- und Kundendienstmitarbeitern.
  • Ermöglicht das Einrichten von gebührenfreien, nationalen und globalen Nummern, um dem Unternehmen eine lokale Präsenz zu geben.
  • Verschafft dem Leiter des Callcenters einen besseren Einblick in die Aktivitäten des Callcenters durch Analysefunktionen im Dashboard.
  • Ermöglicht Unternehmen die Einrichtung von VoIP-Callcentern.
  • Ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen Managern, Callcenter-Mitarbeitern und ihren Kollegen. 

Mit einem VoIP-Telefon können Leiter von IT-Abteilungen viel mehr für Ihr Unternehmen mit einem viel geringeren Budget tun.

Wie VoIP-Telefonanlagen den IT-Aufwand reduzieren

Einer der vielen Vorteile einer VoIP-Telefonanlage ist, dass Sie weniger von Ihrem IT-Personal abhängig sein müssen. Das wirklich Tolle daran ist, dass das IT-Team diese Zeit nutzen kann, um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Software-Integrationen zu helfen und produktive, effiziente Arbeitsabläufe einzurichten.

Sehen Sie sich folgende Möglichkeiten an, wie ein VoIP-Telefon den IT-Aufwand (und die damit verbundenen Kosten) reduziert:

  • Das Onboarding neuer Mitarbeiter am Computer dauert Minuten statt Stunden. Skalieren ist schneller und einfacher. Außerdem hilft strategisches Onboarding, Mitarbeiter zu binden
  • Es gibt keine Geräte, die gewartet oder überwacht werden müssen.
  • Laufende Kosten sind fix, was die Anzahl der Stunden, die IT-Mitarbeiter für die Finanzplanung aufwenden, reduziert.
  • IT-Mitarbeiter können Probleme von Ihrem Computer losgelöst beheben.
  • Ihr Telefonsystem und Ihre Softwareprogramme sind portabel, sollten Sie jemals das Büro wechseln oder erweitern.
  • Sie müssen die Telefonnummern nicht ändern, wenn Sie Ihr Büro verlegen.
  • IT-Mitarbeiter müssen nicht stundenlang moderne Sicherheitsmaßnahmen einrichten oder das System auf Datenverletzungen überwachen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass geschäftliche Telefonsysteme nie ohne IT-Experten funktionieren werden. Aber bei einem VoIP-Telefon muss Ihre IT-Abteilung nicht so viel Zeit für die Reparatur und Wartung Ihrer geschäftlichen Telefonanlage aufwenden wie bei anderen Telefonlösungen. Ein Cloud-Telefonsystem hält dem IT-Team den Rücken frei und hilft Ihnen, die richtigen Tools zu finden und das Potenzial dieser Tools zu maximieren. Die VoIP-Technologie hat sich seit den Anfangsjahren der Telekommunikation sprunghaft weiterentwickelt und Aircall möchte Ihrem Unternehmen dabei helfen zu lernen, wie man damit echte Verbindungen zu Ihren Kunden aufbaut und eine langfristige Markentreue fördert.

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