Vergleich zwischen RingCentral und Aircall für Universitäten: Ein Kaufleitfaden

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Universitäten wählen nicht nur ein Telefonsystem aus, sondern eine Infrastruktur, die Interaktionen mit Studenten, Immatrikulationsabläufe und Campus-Support unterstützt. Die von Ihnen gewählte Plattform bestimmt, wie effektiv die Immatrikulationsstelle potenzielle Studenten erreicht, wie die IT-Abteilung Supportanfragen bearbeitet und wie Ihre Einrichtung Compliance und Data Governance handhabt.

RingCentral und Aircall sind auf unterschiedlichen Ebenen des Technologie-Stacks von Hochschulen angesiedelt: RingCentral ist eine UCaaS-Plattform (Unified Communications as a Service), die für die campusweite Telefonie und interne Zusammenarbeit entwickelt wurde. Aircall ist eine Omnichannel-Kundenkommunikationsplattform mit integrierter KI, die für Teams konzipiert ist, die mit Studenten interagieren und die CRM-Integration, Conversation Intelligence sowie Tools für Outbound-Kampagnen benötigen.

Kurz und knapp

•  RingCentral ist eine UCaaS-Plattform (Unified Communications as a Service) für Campus-Telefonie und Zusammenarbeit. Aircall ist eine Omnichannel-Kundenkommunikationsplattform mit KI-Funktionen, die für Teams mit direktem Studentenkontakt entwickelt wurde.

•  Technologie: Aircall bietet CRM-native Workflows, Power Dialer und KI-basierte Conversation Intelligence. RingCentral bietet einheitliche Anruf-, Video- und Nachrichtenservices mit Hardware-Unterstützung.

•  Geschäftliche Auswirkungen: Aircall fördert die Conversion bei der Immatrikulation, die Studentenbindung und die Servicequalität durch aussagekräftige Einblicke. RingCentral optimiert die Kommunikation und den IT-Betrieb auf dem gesamten Campus.

•  Fazit: Treffen Sie Ihre Auswahl basierend auf Ihren Prioritäten. Wenn Sie sich auf Studenteninteraktionen, Kontaktaufnahme und datengestützte Zulassungsprozesses konzentrieren, ist Aircall die bessere Wahl. Wenn Sie campusweite Telefonie- und Hardwarekompatibilität benötigen, ist RingCentral die stärkere Option.

Was ist RingCentral und wie verwenden Universitäten die Lösung?

RingCentral ist eine UCaaS-Plattform, die Tools für Anrufe, Video, Nachrichten und Zusammenarbeit für Unternehmen jeder Größe bereitstellt. Im Hochschulwesen wird sie hauptsächlich als campusweites Kommunikationssystem eingesetzt.

Hier einige gängige Anwendungsfälle:

•  Interne Zusammenarbeit über Anrufe, Nachrichten und Videokonferenzen

•  Festnetzinfrastruktur für Fakultätsbüros und Verwaltungsgebäude

•  Integration in Microsoft Teams und Zoom für eine einheitliche Kommunikation

•  Campusweite(s) Telefoniemanagement und Anrufweiterleitung

•  Hardwareabhängige Setups, die herkömmliche Büroumgebungen unterstützen

RingCentral wurde für Großunternehmen entwickelt, die zuverlässige, hardwarefreundliche Kommunikationssysteme benötigen. Es eignet sich gut für Universitäten, die interne Abläufe, die Konnektivität der Fakultät sowie zentrales Telefoniemanagement priorisieren.

Was ist Aircall und wie verwenden Universitäten die Lösung?

Aircall ist eine Omnichannel-Kundenkommunikationsplattform mit integrierten KI-Funktionen, die für Teams entwickelt wurde, die zahlreiche Studenteninteraktionen über Telefon-, SMS- und Nachrichten-Kanäle hinweg bearbeiten müssen.

Hier einige gängige Anwendungsfälle:

•  Outbound-Immatrikulationskampagnen mit Power Dialer und Anrufdisposition

•  Management eingehender Anfragen mit intelligenter Anrufweiterleitung und Sprachmenü

•  CRM-native Workflows, die Anrufe, Notizen und Ergebnisse in Salesforce oder HubSpot protokollieren

•  KI-gestützte Anrufzusammenfassungen, Stimmungsanalysen und Konversationstrends

•  Omnichannel-Interaktionen mit Studenten über Telefonie, SMS und WhatsApp

Aircall wurde speziell für den direkten Kontakt mit Studenten entwickelt. Es bietet die Analysen, Automatisierung und Conversation Intelligence, die Zulassungs- und Supportteams benötigen, um effizient zu arbeiten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Vergleich zwischen Unified Communications vs. Plattformen für Mensch-KI Kommunikation im Hochschulbereich

Bei der Bewertung von RingCentral und Aircall für Ihre Universität ist es wichtig, den Unterschied zwischen diesen Plattformtypen zu verstehen.

UCaaS-Plattformen (Unified Communications as a Service) wie RingCentral bieten eine interne Kommunikationsinfrastruktur. Sie verbinden Lehrkräfte, Mitarbeiter und Abteilungen über Telefonie, Video und Nachrichten. Sie sind auf betriebliche Effizienz und Zusammenarbeit auf Enterprise-Niveau ausgelegt.

Omnichannel-Kommunikationsplattformen mit integrierten KI-Funktionen wie die von Aircall konzentrieren sich auf die externe Kommunikation mit Studenten. Sie bieten Anrufweiterleitung, Analysen, CRM-Integration und KI-gestützte Gesprächsintelligenz, damit Immatrikulations-, Support- und Beratungsteams effektiver arbeiten können.

Viele Universitäten brauchen beides: RingCentral übernimmt interne Abläufe und die Kommunikation zwischen Lehrkräften. Aircall bietet die Grundlage für die direkten Kommunikation mit (potenziellen) Studenten, von Teams in der Immatrikulation, Beratung und im Support.

Der wichtigste Unterschied: UCaaS wurde für die interne Zusammenarbeit entwickelt. Mensch-KI-Plattformen wurden hingegen für externe Interaktionen und ein besseres Erlebnis für Studenten entwickelt.

Weitere Informationen zur Funktionsweise von CCaaS-Plattformen finden Sie in dieser Erklärung von WebEx.

Vergleich zwischen RingCentral und Aircall für Einschreibung und Kontaktaufnahme rund um die Immatrikulation

Mitarbeiter in der Immatrikulationsstelle arbeiten wie leistungsstarke Vertriebsorganisationen. Laut National Student Clearinghouse belief sich die Gesamtzahl der Hochschuleinschreibungen im Herbst 2025 auf 19,4 Millionen, was bedeutet, dass sich der Wettbewerb um jeden einzelnen Studenten verschärft. Gleichzeitig berichtet EDUCAUSE, dass 42 % der Hochschuleinrichtungen für das Studienjahr 2025/26 mit Kürzungen im IT-Budget rechnen, was Teams unter Druck setzt, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Diese Teams benötigen Tools, die Outbound-Kampagnen unterstützen, die Interaktion mit potenziellen Studenten nachverfolgen und Einblicke in die Wirksamkeit ihrer Maßnahmen liefern.

Aircall für die Immatrikulationsstelle

Aircall bietet:

•  Power Dialer: Automatisierung ausgehender Anrufe, um potenzielle Studenten in kürzerer Zeit zu erreichen.

•  Integration in Salesforce und HubSpot: Protokollieren Sie jeden Anruf, markieren Sie Ergebnisse und lösen Sie automatische Follow-up-Aktionen aus.

•  Anrufanalysen: Verfolgen Sie Verbindungsquoten, Anrufdauer und Konversionskennzahlen.

•  KI-Anrufzusammenfassungen: Prüfen Sie Konversationen schnell, ohne sich die vollständige Aufnahme anzuhören.

•  Gesprächsintelligenz: Ermitteln Sie, welche Botschaften gut ankommen und wo potenzielle Studenten abspringen.

Aircall wurde für Teams entwickelt, die schnell arbeiten, die Performance verfolgen und Immatrikulationstrichter optimieren müssen.

RingCentral für Anmeldungen

RingCentral bietet:

•  Einfache Anrufweiterleitung und Voicemail

•  CRM-Integration über Drittanbieterkonnektoren

•  Anrufaufzeichnung und -protokollierung

•  Videokonferenzen für virtuelle Campus-Touren

RingCentral unterstützt zwar grundlegende Anruf-Workflows, bietet jedoch nicht die speziellen Funktionen, die Teams in der Immatrikulationsstelle für umfangreiche Einschreibungskampagnen benötigen.

Fazit: Aircall ist die bessere Wahl für Immatrikulations- und Zulassungsvorgänge. Die CRM-nativen Workflows, der Power Dialer und die Conversation Intelligence geben den Anmeldeteams die nötigen Tools an die Hand, um mehr Interessenten in eingeschriebene Studenten zu konvertieren.

Vergleich zwischen RingCentral und Aircall für IT-Helpdesks und Studentensupport

Beide Plattformen unterstützen Helpdesk- und Supportvorgänge, verfolgen hierbei jedoch unterschiedliche Ansätze.

RingCentral für IT-Helpdesks

RingCentral eignet sich hervorragend für Folgendes:

•  Interne IT-Support- und Lehrkräfte-Helpdesks

•  Integration in Microsoft Teams und Zoom für eine einheitliche Kommunikation

•  Festnetz-Kompatibilität für Supportcenter auf dem Campus

•  Anrufwarteschleife und einfache Weiterleitung

RingCentral ist für IT-Teams geeignet, die interne Serviceanfragen bearbeiten und Fakultät und anderem Personal telefonischen Support bieten.

Aircall für Studentensupport

Aircall wurde für den umfassenden Studentensupport entwickelt. Es bietet:

•  Intelligente Anrufweiterleitung: Leiten Sie Studenten je nach Anfrage, Tageszeit oder Sprache an das richtige Team weiter.

•  Sprachmenüs: Reduzieren Sie die Bearbeitungszeit für Anrufe, indem Sie Studenten die Möglichkeit geben, die Art ihrer Anfrage selbst auszuwählen.

•  Gemeinsamer Posteingang: Stellen Sie sicher, dass keine Anfragen von Studenten übersehen werden.

•  Echtzeit-Analysen: Beobachten Sie Wartezeiten, verpasste Anrufe sowie die Performance der Agents.

•  KI-gestützte Einblicke: Identifizieren Sie häufige Probleme und optimieren Sie Support-Workflows.

Aircall kann auch in Helpdesk-Plattformen wie Zendesk, Intercom und Freshdesk integriert werden, sodass jede Interaktion mit Studenten für Supportteams einheitlich angezeigt wird.

Fazit: RingCentral eignet sich für interne IT-Helpdesks. Aircall ist die bessere Lösung für Vorgänge rund um Studentensupport, die intelligente Anrufweiterleitung, Analysen und CRM-Integration erfordern.

LMS- und CRM-Integrationen: Canvas, Blackboard, Salesforce, HubSpot

Integrationen bestimmen, wie gut sich Ihr Telefonsystem in bestehende Workflows einfügt.

RingCentral-Integrationen

RingCentral bietet eine breite Konnektivität mit Folgendem:

•  Lernmanagementsysteme wie Canvas und Blackboard

•  Microsoft 365 und Google Workspace

•  Zoom und Microsoft Teams für einheitliche Kommunikation

•  Grundlegende CRM-Integrationen über Drittanbieterkonnektoren

Die Stärke von RingCentral liegt in der Konnektivität von Campussystemen und in der Unified-Communications-Infrastruktur.

Aircall Integrationen

Aircall bietet tiefgreifende, native Integrationen für Folgendes:

•  Salesforce: Protokollieren Sie Anrufe, synchronisieren Sie Kontaktdaten und automatisieren Sie Workflows innerhalb des CRM-Systems.

•  HubSpot: Verfolgen Sie die Aktivität in der Anmeldepipeline und lösen Sie automatische Follow-up-Aktionen aus.

•  Zendesk und Freshdesk: Verwalten Sie Supporttickets neben Telefongesprächen.

•  Intercom: Kombinieren Sie Chat, E-Mail und Telefonie auf einer Plattform.

Die Integrationen von Aircall wurden speziell für das Lebenszyklusmanagement von Studenten entwickelt. Sie automatisieren die Dateneingabe, reduzieren die manuelle Arbeit und geben Teams volle Transparenz bei jeder Interaktion mit Studenten.

Eine vollständige Liste der Aircall Integrationen finden Sie auf der Integrationsseite von Aircall.

Fazit: RingCentral bietet eine breitere Konnektivität für Campussysteme. Aircall bietet tiefgreifendere CRM- und Helpdesk-Integrationen, die speziell für Workflows mit direktem Studentenkontakt entwickelt wurden.

Weitere Informationen zu Canvas finden Sie auf der Instructure-Website. Informationen zu Blackboard finden Sie in den Plattforminformationen von Anthology.

Vergleich zwischen Omnichannel-Studenteninteraktionen und campusweitem UCaaS

Studenten erwarten heute kanalübergreifende Kommunikation: Telefonie, SMS, Chat und soziale Medien.

Die Omnichannel-Funktionen von Aircall

Aircall unterstützt Folgendes:

•  Telefonie, SMS und WhatsApp über eine einzige Plattform

•  Gebündelte Konversationen, bei denen alle Studenteninteraktionen an einem Ort bleiben

•  KI-gestützter Kontext, der frühere Konversationen anzeigt, bevor Sie den Hörer abnehmen

•  Konversationstrends, die häufige Fragen und Probleme identifizieren

Der Omnichannel-Ansatz von Aircall sorgt dafür, dass Studenten Sie über ihren bevorzugten Kanal erreichen können und dass Ihr Team bei jeder Interaktion den vollständigen Kontext einsehen kann.

Unified Communications von RingCentral

RingCentral konzentriert sich auf Folgendes:

•  Telefonie, Video und Teamnachrichten für die interne Zusammenarbeit

•  Integration in Microsoft Teams und Zoom

•  Unterstützung für Festnetztelefone und Hardwarekompatibilität

RingCentral vereinheitlicht die interne Kommunikation, bietet aber nicht die Omnichannel-Funktionen für Studenteninteraktionen, die Immatrikulations- und Supportteams benötigen.

Fazit: Aircall ist die bessere Wahl für Universitäten, die Omnichannel-Interaktionen mit Studenten priorisieren. RingCentral eignet sich am besten für die campusweite interne Kommunikation.

Weitere Informationen zur Plattform von Aircall finden Sie in unserer Produktübersicht.

Power Dialer und Kampagnenmanagement für die Einschreibung

Ausgehende Anrufe sind eine wichtige Komponente für Immatrikulationskampagnen, Studentenbindung und Fundraising-Kampagnen.

Power Dialer von Aircall

Aircall bietet:

•  Automatisches Wählen über hochgeladene Kontaktlisten

•  Anrufdisposition und Ergebnisverfolgung

•  Performanceberichte in Echtzeit

•  Integration in Salesforce und HubSpot für Pipeline-Transparenz

Immatrikulationsteams können mehr potenzielle Studenten erreichen, Ergebnisse verfolgen und Kampagnen auf Grundlage realer Daten optimieren.

Anruffunktionen von RingCentral

RingCentral bietet:

•  Grundlegende ausgehende Anrufe

•  Workflows für manuelles Wählen

•  Begrenzte Funktionen für Kampagnenmanagement

RingCentral unterstützt Einzelanrufe, bietet jedoch nicht die Automatisierung und Analysen, die Einschreibungsteams für umfangreiche Kampagnen benötigen.

Fazit: Aircall ist die eindeutige Wahl für Universitäten, die umfangreiche Kampagnen für Anmeldung, Bindung oder Fundraising durchführen.

Sicherheit, FERPA-Compliance und Data Governance

Universitäten müssen Studentendaten schützen und behördliche Vorschriften wie FERPA einhalten.

Sicherheit von RingCentral

RingCentral bietet:

•  Verschlüsselung für Anrufe und Nachrichten

•  Zugriffskontrollen und Nutzerberechtigungen

•  Richtlinien für die Anrufaufzeichnung

•  Compliance-Dokumentation

RingCentral bietet Sicherheit auf Enterprise-Niveau, erfordert jedoch, dass Universitäten Richtlinien konfigurieren, um die FERPA-Anforderungen zu erfüllen.

Sicherheit von Aircall

Aircall bietet:

•  End-to-End-Verschlüsselung für Anrufe und Daten

•  Rollenbasierte Zugriffskontrolle

•  Automatische Anrufaufzeichnung mit konfigurierbaren Richtlinien

•  Auditpfade und Aktivitätsprotokolle

•  SOC-2-Typ-II-Zertifizierung und umfassende Compliance-Dokumentation

Die Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen von Aircall, einschließlich SOC 2 Typ II, bieten eine starke Grundlage. Beide Plattformen können die FERPA-Compliance unterstützen. Universitäten müssen allerdings ihre spezifischen Anforderungen für die Einwilligung zur Anrufaufzeichnung, der Datenaufbewahrung und der Zugriffskontrollen prüfen.

Fazit: Beide Plattformen bieten starke Sicherheitsfunktionen, doch Universitäten sollten bei ihrer Entscheidung ihre spezifischen Compliance-Anforderungen prüfen.

Weitere Informationen zu Best Practices für die Datensicherheit finden Sie im NIST-Datenschutz-Framework.

Überlegungen zu Preisgestaltung und Bereitstellung für Universitäten

Kosten und einfache Implementierung sind für Universitäten mit begrenzten IT-Ressourcen entscheidende Faktoren.

Preise und Implementierung von RingCentral

RingCentral erfordert in der Regel Folgendes:

•  Lizenzgebühren pro Nutzer

•  Hardwarekosten für Festnetztelefone und Infrastruktur

•  IT-Support für Installation und Wartung

•  Längere Bereitstellungszeiten aufgrund von Hardwareabhängigkeiten

RingCentral eignet sich gut für Universitäten mit eigenen IT-Teams und campusinterner Infrastruktur.

Preise und Implementierung von Aircall

Aircall bietet:

•  Transparente Preisgestaltung pro Nutzer ohne versteckte Gebühren

•  Keine Hardwareanforderungen – funktioniert mit Festnetztelefonen, Smartphones und im Browser

•  Schnelle Bereitstellung bei minimaler IT-Beteiligung

•  Skalierbarkeit, die mit Ihrem Team wächst

Aircall wurde für Teams entwickelt, die schnell arbeiten, flexibel skalieren und Vorabinvestitionen minimieren müssen.

Fazit: Aircall bietet eine kostengünstigere, flexiblere Lösung für Teams mit direktem Studentenkontakt. RingCentral ist besser für Einrichtungen geeignet, die Vor-Ort-Hardware und zentrales Telefoniemanagement benötigen.

Häufig gestellte Fragen

Was eignet sich besser für Immatrikulationsstellen an Universitäten: RingCentral oder Aircall?

Aircall eignet sich in der Regel besser für Immatrikulationsteams, da es moderne Telefon- und Contact-Center-Funktionen wie Power Dialer, CRM-native Workflows, KI-gestützte Conversation Intelligence sowie Echtzeit-Analysen bietet, die speziell für die Bearbeitung umfangreicher Kontaktaufnahme zur Immatrikulationszeit entwickelt wurden. RingCentral eignet sich besser für campusweite Telefonie und interne Zusammenarbeit.

Welche Plattform lässt sich für Immatrikulationsteams besser in Salesforce integrieren?

Aircall bietet eine tiefgreifendere native Salesforce-Integration, die Anrufprotokollierung, Aktivitätsverfolgung und Workflow-Automatisierung innerhalb des CRM-Systems ermöglicht. RingCentral wird hingegen über Drittanbietertools mit eingeschränkterer Funktionalität mit Salesforce verbunden.

Welche Plattform funktioniert am besten mit den LMS-Plattformen Canvas und Blackboard?

RingCentral wird oft wegen der breiteren Konnektivität mit LMS- und Campus-Systemen bevorzugt, während sich Aircall eher auf CRM- und Helpdesk-Integrationen für Teams mit direktem Studentenkontakt konzentriert.

Ist RingCentral oder Aircall besser für FERPA-Compliance geeignet?

Beide Plattformen können FERPA-Compliance unterstützen, wenn sie richtig konfiguriert werden. Doch Universitäten müssen ihre spezifischen Anforderungen hinsichtlich der Einwilligung zur Anrufaufzeichnung, der Datenaufbewahrung und der Zugriffskontrollen prüfen. Beide Plattformen bieten Verschlüsselungs- und Sicherheitsfunktionen, doch die Compliance hängt letztlich von der Konfiguration der jeweiligen Einrichtung ab.

Was ist das beste Cloud-Telefonsystem für IT-Helpdesks in Universitäten?

RingCentral wird aufgrund seiner Unified-Communications-Funktionen, der Hardware-Unterstützung und der Integration in Microsoft Teams häufig für IT-Helpdesks eingesetzt. Aircall eignet sich besser für Studentensupport mit höherem Anrufvolumen und CRM-Anforderungen.

Welche Plattform unterstützt Power Dialer für Einschreibungskampagnen?

Aircall bietet einen integrierten Power Dialer sowie Funktionen für Outbound-Kampagnen, die speziell für eine Kontaktaufnahme wie im Vertrieb entwickelt wurden. RingCentral verfügt nicht über einen nativen Power Dialer.

Wie entscheiden sich Universitäten zwischen UCaaS- und Contact-Center-Software?

Universitäten wählen UCaaS-Plattformen wie RingCentral für campusweite Telefonie und Zusammenarbeit aus, während Contact-Center-Plattformen wie Aircall für den Studentenkontakt eingesetzt werden, der CRM-Integration, Analysen und Tools für Outbound-Kampagnen erfordert.

Auswahl der richtigen Plattform für die Anforderungen Ihrer Universität

Bei dieser Entscheidung geht es nicht nur um Funktionen, sondern auch um die Abstimmung von Infrastruktur und Workflows.

Hier die drei Eckpfeiler, die Sie dabei berücksichtigen müssen:

•  Studenteninteraktionen und -kontaktaufnahme: Aircall eignet sich hervorragend für Mitarbeiter der Immatrikulationsstelle, Studentenbindung. Die Plattform bietet CRM-Integrationen, Power Dialer und Conversation Intelligence speziell für diese Anwendungsbereiche.

•  Campusweite Telefonie und Hardware: RingCentral bietet Unified Communications, Unterstützung für Festnetztelefone und Integration in Microsoft Teams und Zoom.

•  Compliance, Sicherheit und Skalierbarkeit: Beide Plattformen bieten starke Sicherheitsfunktionen, Welche für Sie die beste Wahl ist, hängt davon ab, ob Sie die Analyse von Studenteninteraktionen oder die campusweite Kommunikationsinfrastruktur priorisieren.

Aircall ist die Conversation Intelligence-Lösung für Immatrikulationsstellen, Studierendensekretariat und Support. Sie wurde speziell für Teams entwickelt, die täglich mit Studenten kommunizieren.

Mit Aircall können Sie die Studentenkommunikation Ihrer Universität ins Zeitalter der KI führen. Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen für Bildung und E-Learning.

Veröffentlicht am 18. Mai 2026.