RingCentral vs. Aircall para universidades: guía de compra

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En el momento de la adquisición, las universidades no solo eligen un sistema telefónico, sino también la infraestructura que gestiona la interacción con los alumnos, las inscripciones y el soporte del campus. La plataforma que selecciones determinará la eficacia con la que las admisiones llegarán a los posibles alumnos, cómo resuelve el equipo de TI las solicitudes de soporte y cómo gestiona tu institución el cumplimiento y la gobernanza de datos.

RingCentral y Aircall operan en diferentes capas de la infraestructura tecnológica de la educación superior. RingCentral es una plataforma de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS), diseñada para la telefonía y la colaboración interna en el campus. Aircall es una plataforma omnicanal de comunicaciones con los clientes con IA integrada, diseñada para equipos orientados a los alumnos que necesitan integración de CRM, inteligencia conversacional y campañas de llamadas salientes.

En resumen

• RingCentral es una plataforma de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS), diseñada para la telefonía y la colaboración en todo el campus. Aircall es una plataforma omnicanal de comunicación con los clientes impulsada por IA, diseñada para equipos orientados a los alumnos.

• Tecnología: Aircall ofrece flujos de trabajo nativos de CRM, marcadores automáticos e inteligencia conversacional basada en IA. RingCentral proporciona funciones unificadas de llamada, vídeo y mensajería con soporte de hardware.

• Impacto empresarial: Aircall impulsa la conversión de inscripciones, la retención de alumnos y la calidad del servicio a través de información procesable. RingCentral optimiza las comunicaciones y las operaciones de TI en todo el campus.

• Veredicto: Elige en función de tus prioridades. Si tu enfoque es la interacción con los alumnos, la captación de nuevos estudiantes y las admisiones basadas en datos, Aircall es la mejor opción. Si necesitas telefonía y compatibilidad de hardware en todo el campus, RingCentral es la opción más recomendable.

¿Qué es RingCentral y cómo se utiliza en las universidades?

RingCentral es una plataforma de UCaaS que proporciona herramientas de llamada, vídeo, mensajería y colaboración para organizaciones de todos los tamaños. En la educación superior, se utiliza principalmente como un sistema de comunicación para todo el campus.

Entre los casos de uso comunes se incluyen los siguientes:

• Colaboración interna a través de llamadas, mensajería y videoconferencia

• Infraestructura de teléfonos de escritorio para las oficinas de las facultades y los edificios administrativos.

• Integración con Microsoft Teams y Zoom para comunicaciones unificadas.

• Gestión de telefonía y enrutamiento de llamadas en todo el campus.

• Configuraciones dependientes del hardware compatibles con entornos de oficina tradicionales.

RingCentral está diseñado para empresas que necesitan sistemas de comunicación fiables y compatibles con el hardware. Funciona bien en universidades que priorizan las operaciones internas, la conectividad del profesorado y la gestión de telefonía centralizada.

¿Qué es Aircall y cómo se utiliza en las universidades?

Aircall es una plataforma omnicanal de comunicación con los clientes con IA integrada, diseñada para equipos que necesitan gestionar grandes volúmenes de interacciones con los alumnos a través de llamadas, SMS y canales de mensajería.

Entre los casos de uso comunes se incluyen los siguientes:

• Campañas de captación de alumnos con marcación automática y disposición de llamadas.

• Gestión de consultas entrantes con enrutamiento inteligente e IVR.

• Flujos de trabajo nativos de CRM que registran las llamadas, las anotaciones y los resultados en Salesforce o HubSpot.

• Resúmenes de llamadas basados en IA, análisis de sentimientos y tendencias de conversaciones.

• Interacción omnicanal con los alumnos a través de llamadas, SMS y WhatsApp.

Aircall está diseñado específicamente para las operaciones orientadas a los alumnos. Proporciona el análisis, la automatización y la inteligencia conversacional que los equipos de admisión y soporte necesitan para trabajar de forma eficiente y tomar decisiones basadas en datos.

Comunicaciones unificadas vs. comunicaciones con IA en la educación superior

Entender la diferencia entre estos tipos de plataformas es esencial a la hora de comparar la adecuación de RingCentral y Aircall para tu universidad.

Las plataformas de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) como RingCentral proporcionan una infraestructura de comunicación interna. Conectan al profesorado, el personal y los departamentos a través de llamadas, vídeo y mensajería. Están diseñadas para ofrecer eficiencia operativa y colaboración empresarial.

Las plataformas de comunicaciones omnicanal con IA integrada, como Aircall, se centran en la comunicación externa orientada a los alumnos. Proporcionan enrutamiento de llamadas, análisis, integración de CRM e inteligencia conversacional basada en IA para ayudar a los equipos de inscripción, soporte y asesoramiento a trabajar de forma más eficaz.

Muchas universidades necesitan ambas. RingCentral se encarga de las operaciones internas y la comunicación con el profesorado. Aircall impulsa la capa de interacción con los alumnos, donde los equipos de admisiones, asesoramiento y soporte interactúan directamente con los estudiantes existentes y potenciales.

La distinción clave es que los sistemas UCaaS están diseñados para la colaboración interna, mientras que las plataformas con IA se centran en la interacción externa y el rendimiento de los alumnos.

Para obtener más información sobre cómo funcionan las plataformas de CCaaS, consulta esta explicación de Webex.

RingCentral vs. Aircall para admisiones universitarias y captación de alumnos

Los equipos de admisiones funcionan como organizaciones de ventas de alto rendimiento. El total de inscripciones en educación superior de EE. UU. llegó a los 19,4 millones en otoño del 2025, según el National Student Clearinghouse, lo que significa que se está intensificando la competencia por cada alumno matriculado. Al mismo tiempo, EDUCAUSE informa de que el 42 % de las instituciones de educación superior anticipan disminuciones en el presupuesto de TI para el curso académico 2025-2026, lo que obligará a los equipos a hacer más con menos recursos. Estos equipos necesitan herramientas que respalden las campañas de llamadas salientes, hagan un seguimiento de las interacciones con los alumnos potenciales y ofrezcan información sobre lo que funciona.

Aircall para las admisiones

Aircall ofrece las siguientes ventajas:

• Marcador automático: Automatiza las llamadas salientes para llegar a más alumnos potenciales en menos tiempo.

• Integración con Salesforce y HubSpot: Registra cada llamada, etiqueta los resultados y activa seguimientos automatizados.

• Análisis de llamadas: Hace un seguimiento de las tasas de conexión, la duración de las llamadas y las métricas de conversión.

• Resúmenes de llamadas con IA: Revisa las conversaciones rápidamente sin tener que escuchar las grabaciones completas.

• Inteligencia conversacional: Identifica qué mensajes son efectivos y en qué momentos se pierde a los clientes potenciales.

Aircall está diseñado para equipos que necesitan moverse rápidamente, monitorizar el rendimiento y optimizar los canales de inscripción.

RingCentral para las admisiones

RingCentral proporciona lo siguiente:

• Enrutamiento básico de llamadas y mensajes del buzón de voz.

• Integración de CRM a través de conectores de terceros.

• Grabación y registro de llamadas.

• Videoconferencias para visitas virtuales al campus.

Aunque RingCentral admite flujos de trabajo de llamadas básicos, no ofrece las funciones especializadas que necesitan los equipos de admisión para las campañas de inscripción de gran volumen.

Veredicto: Aircall es la mejor opción para las operaciones de admisión e inscripción. Sus flujos de trabajo nativos de CRM, el marcador automático y la inteligencia conversacional proporcionan a los equipos de admisiones las herramientas que necesitan para convertir a más candidatos en estudiantes inscritos.

RingCentral vs. Aircall para centros de ayuda de TI y soporte a los alumnos

Ambas plataformas admiten operaciones de soporte y centro de ayuda, pero adoptan enfoques diferentes.

RingCentral para centros de ayuda de TI

RingCentral destaca en lo siguiente:

• Soporte interno de TI y centros de ayuda para el profesorado.

• Integración con Microsoft Teams y Zoom para comunicaciones unificadas.

• Compatibilidad con teléfonos de escritorio para centros de soporte en el campus.

• Cola de llamadas y enrutamiento básico.

RingCentral funciona bien para los equipos de TI que gestionan solicitudes de servicio internas y ofrecen soporte telefónico al profesorado y al personal.

Aircall para el soporte a los alumnos

Aircall está diseñado para operaciones de soporte de gran volumen orientadas a los alumnos. Ofrece las siguientes ventajas:

• Enrutamiento inteligente de llamadas: Dirige a los alumnos al equipo adecuado en función de las necesidades, la hora del día o el idioma.

• Menús de IVR: Reduce el tiempo de gestión de llamadas al permitir que los alumnos seleccionen el tipo de consulta.

• Bandeja de entrada compartida: Garantiza que ninguna consulta de los alumnos se quede sin responder.

• Análisis en tiempo real: Supervisa los tiempos de espera, las llamadas perdidas y el rendimiento de los agentes.

• Información impulsada por IA: Identifica problemas comunes y optimiza los flujos de trabajo de soporte.

Aircall también se integra con plataformas de centro de ayuda como Zendesk, Intercom y Freshdesk, lo que proporciona a los equipos de soporte una visión unificada de cada interacción con los alumnos.

Veredicto: RingCentral es idóneo para los servicios internos de centro de ayuda y Aircall es la opción más adecuada para las operaciones de soporte orientadas a los alumnos que requieren enrutamiento inteligente, análisis e integración de CRM.

Integraciones de LMS y CRM: Canvas, Blackboard, Salesforce y HubSpot

Las integraciones determinan cómo encaja el sistema telefónico en los flujos de trabajo existentes.

Integraciones de RingCentral

RingCentral ofrece una amplia conectividad con los siguientes tipos de soluciones:

• Sistemas de gestión de la formación como Canvas y Blackboard.

• Microsoft 365 y Google Workspace.

• Zoom y Microsoft Teams para comunicaciones unificadas.

• Integraciones básicas de CRM a través de conectores de terceros.

El punto fuerte de RingCentral reside en la conectividad del sistema del campus y en la infraestructura de comunicaciones unificadas.

Integraciones de Aircall

Aircall proporciona integraciones nativas profundas con diversas plataformas:

• Salesforce: Registra llamadas, sincroniza datos de contacto y automatiza flujos de trabajo dentro del CRM.

• HubSpot: Monitoriza los flujos de inscripción y activa seguimientos automatizados.

• Zendesk y Freshdesk: Gestiona los tickets de soporte junto con las conversaciones telefónicas.

• Intercom: Combina chat, correo electrónico y llamadas en una sola plataforma.

Las integraciones de Aircall se han diseñado específicamente para la gestión del ciclo de vida de los alumnos. Automatizan la introducción de datos, reducen el trabajo manual y proporcionan una visibilidad total de todas las interacciones con los alumnos.

Para obtener una lista completa de las integraciones de Aircall, visita la página de integraciones de Aircall.

Veredicto: RingCentral ofrece una conectividad más amplia con los sistemas del campus. Aircall proporciona integraciones de CRM y centro de ayuda más profundas, diseñadas específicamente para flujos de trabajo orientados a los alumnos.

Para obtener más información sobre Canvas, visita el sitio web de Instructure. Para informarte sobre Blackboard, consulta la información de la plataforma de Anthology.

Interacción omnicanal con los alumnos vs. UCaaS a nivel de campus

Los estudiantes de hoy en día esperan poder comunicarse a través de varios canales: llamadas, SMS, chat y redes sociales.

Funciones omnicanal de Aircall

Aircall proporciona las siguientes ventajas:

• Llamadas, SMS y WhatsApp desde una única plataforma.

• Conversaciones encadenadas para ver todas las interacciones de los alumnos en un solo lugar.

• Contexto impulsado por IA para ver las conversaciones anteriores antes de contestar al teléfono.

• Tendencias en las conversaciones para identificar preguntas comunes y puntos débiles.

El enfoque omnicanal de Aircall garantiza que los alumnos puedan ponerse en contacto contigo a través del canal que prefieran y que tu equipo tenga toda la información necesaria para cada interacción.

Comunicaciones unificadas de RingCentral

RingCentral se centra en lo siguiente:

• Llamadas, vídeo y mensajería de equipo para la colaboración interna.

• Integración con Microsoft Teams y Zoom.

• Soporte telefónico de escritorio y compatibilidad de hardware.

RingCentral unifica las comunicaciones internas, pero no ofrece las características de interacción omnicanal que necesitan los equipos de admisiones y soporte.

Veredicto: Aircall es la mejor opción para las universidades que priorizan la interacción omnicanal con los alumnos y RingCentral es la solución idónea para las comunicaciones internas de todo el campus.

Para obtener más información sobre la plataforma de Aircall, echa un vistazo a nuestra descripción general del producto.

Marcador automático y gestión de campañas para la inscripción

Las llamadas salientes son un componente fundamental de las campañas de inscripción, retención y recaudación de fondos.

Cómo aprovechar el marcador automático de Aircall

Aircall ofrece las siguientes ventajas:

• Marcado automático a través de listas de contactos.

• Disposición de llamadas y seguimiento de resultados.

• Informes de rendimiento en tiempo real.

• Integración con Salesforce y HubSpot para obtener visibilidad de los procesos.

Los equipos de admisión pueden llegar a más clientes potenciales, hacer un seguimiento de los resultados y optimizar las campañas basándose en datos reales.

Funciones de llamada de RingCentral

RingCentral proporciona lo siguiente:

• Llamadas salientes básicas.

• Flujos de trabajo de marcación manual.

• Funciones limitadas de gestión de campañas.

RingCentral admite llamadas individuales, pero no ofrece la automatización y el análisis que necesitan los equipos de inscripción para las campañas de gran volumen.

Veredicto: Aircall es la opción más adecuada para las universidades que llevan a cabo campañas de inscripción, retención o recaudación de fondos a gran escala.

Seguridad, cumplimiento normativo de la FERPA y gobernanza de datos

Las universidades deben proteger los datos de los alumnos y cumplir normativas.

Seguridad de RingCentral

RingCentral ofrece lo siguiente:

• Cifrado de llamadas y mensajería.

• Controles de acceso y permisos de usuario.

• Políticas de grabación de llamadas.

• Documentación de cumplimiento.

RingCentral proporciona seguridad de nivel empresarial, pero requiere que las universidades configuren políticas para adaptarlas a los requisitos normativos de la FERPA.

Seguridad de Aircall

Aircall proporciona las siguientes ventajas:

• Cifrado integral para llamadas y datos.

• Controles de acceso basados en roles.

• Grabación automática de llamadas con políticas configurables.

• Pistas de auditoría y registros de actividad.

• Certificación SOC 2 tipo II y documentación completa de cumplimiento.

Las certificaciones de seguridad y cumplimiento de Aircall, incluida la SOC 2 tipo II, proporcionan una base sólida. Ambas plataformas promueven el cumplimiento normativo de la FERPA, pero las universidades deben evaluar sus necesidades específicas en torno al consentimiento para la grabación de llamadas, la retención de datos y los controles de acceso.

Veredicto: Ambas plataformas ofrecen funciones de seguridad sólidas. Las universidades deben evaluar sus requisitos concretos de cumplimiento normativo al tomar una decisión.

Para obtener más información sobre las mejores prácticas de seguridad de datos, consulta el marco de privacidad del NIST.

Consideraciones de precios e implementación para universidades

El coste y la facilidad de implementación son factores críticos para las universidades con recursos de TI limitados.

Precios e implementación de RingCentral

RingCentral suele requerir lo siguiente:

• Tarifas de licencia por usuario.

• Costes de hardware para teléfonos de escritorio e infraestructura.

• Soporte de TI para la instalación y el mantenimiento.

• Plazos de implementación más largos debido a la dependencia del hardware.

RingCentral es ideal para universidades con equipos de TI dedicados e infraestructura en el campus.

Precios e implementación de Aircall

Aircall ofrece las siguientes ventajas:

• Precios transparentes por usuario sin cargos ocultos.

• Ausencia de requisitos de hardware (funcionamiento en equipos de escritorio, móviles y navegadores).

• Implantación rápida con una intervención mínima del departamento de TI.

• Escalabilidad que le hace crecer al ritmo de tu equipo.

Aircall está diseñado para equipos que necesitan moverse rápidamente, adaptarse de forma flexible y minimizar la inversión inicial.

Veredicto: Aircall ofrece una solución más rentable y flexible para los equipos orientados a los alumnos. RingCentral, por su parte, es mejor para las instituciones que requieren hardware in situ y gestión de telefonía centralizada.

Preguntas frecuentes

¿Qué opción es mejor para las admisiones universitarias, RingCentral o Aircall?

Aircall suele ser más adecuado para los equipos de admisiones porque ofrece un sistema telefónico moderno y funciones de centro de contacto, como marcación automática, flujos de trabajo nativos de CRM, inteligencia conversacional basada en IA y análisis en tiempo real diseñados para captación a gran escala. RingCentral es más adecuado para la telefonía en todo el campus y la colaboración interna.

¿Qué plataforma se integra mejor con Salesforce para los equipos de matriculación?

Aircall proporciona una integración nativa más profunda con Salesforce, que habilita el registro de llamadas, el seguimiento de actividades y la automatización del flujo de trabajo dentro del CRM, mientras que RingCentral se conecta a Salesforce a través de herramientas de terceros con una funcionalidad más limitada.

¿Cuál funciona mejor con las plataformas de LMS Canvas y Blackboard?

RingCentral suele ser la opción preferida para una conectividad más amplia con los sistemas de campus y de gestión de aprendizaje (LMS), mientras que Aircall se centra más en las integraciones de centro de ayuda y CRM para equipos orientados a los alumnos.

¿Qué es mejor para el cumplimiento normativo de la FERPA, RingCentral o Aircall?

Ambas plataformas facilitan el cumplimiento normativo de la FERPA si se configuran correctamente, pero las universidades deben evaluar sus necesidades específicas en torno a la grabación de llamadas, la retención de datos y los controles de acceso. Ambas ofrecen funciones de cifrado y seguridad, pero la conformidad depende en última instancia de la configuración institucional.

¿Cuál es el mejor sistema de telefonía en la nube para los centros de ayuda de TI de la universidad?

RingCentral se utiliza normalmente para los centros de ayuda de TI debido a sus comunicaciones unificadas, la compatibilidad de hardware y la integración con Microsoft Teams. Aircall es más adecuado para las operaciones de soporte orientadas a los alumnos con mayores volúmenes de llamadas y requisitos de CRM.

¿Qué plataforma admite marcación automática para campañas de inscripción?

Aircall ofrece funciones integradas de marcación automática y campañas de llamadas salientes diseñadas para la captación de alumnos al estilo de un departamento de ventas. RingCentral no incluye un marcador automático nativo.

¿Cómo eligen las universidades entre UCaaS y software de centro de contacto?

Las universidades eligen las plataformas de UCaaS como RingCentral para las llamadas y la colaboración en todo el campus, mientras que las plataformas de centros de contacto como Aircall se utilizan para operaciones orientadas a los alumnos que requieren integración de CRM, análisis y herramientas de campañas salientes.

Elige la plataforma adecuada para las necesidades de tu universidad

Esta decisión no solo depende de las funciones, sino también de la alineación de la infraestructura y el flujo de trabajo.

Estos son los tres pilares que se deben tener en cuenta:

• Interacción y captación de alumnos: Aircall destaca en la capacitación de los equipos de admisión, retención y soporte con integraciones de CRM, marcadores automáticos e inteligencia conversacional.

• Telefonía y hardware en todo el campus: RingCentral proporciona comunicaciones unificadas, compatibilidad con teléfonos de escritorio e integración con Microsoft Teams y Zoom.

• Cumplimiento, seguridad y escalabilidad: Ambas plataformas ofrecen funciones de seguridad sólidas. Tu elección depende de si das prioridad al análisis de interacción de los alumnos o a la infraestructura de comunicación de todo el campus.

Aircall es una capa de inteligencia conversacional que abarca las admisiones, los servicios para alumnos y el soporte. Está diseñado para los equipos que hablan con los estudiantes a diario.

Aircall puede ayudarte a llevar la comunicación de los alumnos de tu universidad a la era de la IA. Obtén más información sobre nuestras soluciones de formación y aprendizaje electrónico.

Publicado el 18 de mayo de 2026.