Welches Telefonsystem ist das Richtige für Ihre NGO? | Aircall Blog

Welches Telefonsystem ist das Richtige für Ihre NGO?

Telefonsystem für NGO
von
Victoria Guetter

Eine der größten Herausforderungen für jede gemeinnützige Organisation ist es, mit ihren Mitgliedern oder freiwilligen Helfern effizient zu kommunizieren und gleichzeitig möglichst viele Menschen zu sensibilisieren. Unabhängig von der Größe Ihres Vereins spielt die Implementierung eines effizienten Telefonsystems für die Verwaltung Ihrer NGO eine entscheidende Rolle.

Warum ist es wichtig, schon zu Beginn Ihres Projekts über Ihren Telefonbedarf nachzudenken? Wie wählen Sie das passende Telefonsystem für Ihre Nichtregierungsorganisation (NGO)? Wie können Sie die Kommunikation Ihrer NGO optimal verwalten?

In diesem Artikel geben wir Ihnen Ratschläge und verraten Ihnen unsere Best Practices, damit Sie dank des VoIP-Telefons eine effiziente Kommunikation in Ihrer NGO gewährleisten können.

Warum die Wahl des Telefons für Ihre NGO entscheidend ist

Vorteile des VoIP-Telefons für NGOs

Wie Sie die Telefonanlage Ihrer NGO einrichten

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Warum die Wahl des Telefons für Ihre NGO entscheidend ist

Das Telefon spielt bei der Verwaltung sowie in der Kommunikation Ihres Vereins eine entscheidende Rolle. Es ist wichtig, die Schlüsselfunktionen des Telefons innerhalb Ihres Vereins zu identifizieren, damit Sie ein effizientes und an die Vereinsstruktur angepasstes Telefonsystem wählen können.

Interessenten telefonisch empfangen

Heutzutage stehen Ihrer Nichtregierungsorganisation viele Kommunikationsmittel zur Verfügung, um den Austausch mit Ihrem Zielpublikum zu fördern. Soziale Netzwerke und E-Mails sind ausgezeichnete Kommunikationsmittel. In den meisten Fällen aber wird das Telefon bevorzugt, um Informationen einer NGO zu erhalten. Aus diesem Grund sollten Sie dieses Kommunikationsmittel pflegen. 

Vereinsinterne Kommunikation fördern

Reibungslose Abläufe innerhalb des Vereins hängen von einer guten internen Kommunikation zwischen Leitung und Mitgliedern ab. Aktionen durchführen, Mitglieder für ein Projekt zusammenführen, die Zusammenarbeit der Mitglieder für die Vorbereitung einer Veranstaltung fördern: Die interne Kommunikation ist ein fester Bestandteil des Managements, in dem das Telefon eine wichtige Rolle spielt. E-Mails sowie interne Nachrichtendienste sind zwar praktisch, aber sie ersetzen nicht den direkten Kontakt einer Telefonkonferenz, um ein Projekt wirklich voranzubringen.

Spendenkampagnen durchführen

Unabhängig von Ihrem Aktionsbereich (kommunal, regional, national oder international) brauchen Sie Finanzmittel für Ihre NGO, damit Sie Ihre Aktionen auch über einen längeren Zeitraum durchführen können. Ob sie regelmäßig Spenden aus einem bestehenden Spenderkreis erhalten oder nicht: Durch die Telefonakquise machen Sie am besten auf Ihre gemeinnützige Organisation und Ihre Anliegen aufmerksam.

Telefonische Kontaktaufnahme mit ehemaligen Freiwilligen

Eine Organisation kann ohne ehrenamtliche Helfer nicht existieren. Sie haben neue Projekte, um Ihren Verein voranzutreiben, aber nicht genügend helfende Hände? Wenn Sie eine Kontaktdatenbank für ehemalige Freiwillige haben, können Sie diese nutzen, um mit ihnen erneut in Kontakt zu treten und sie für Ihre zukünftigen Projekte rekrutieren. Bleiben Sie mit Ihren „inaktiven“ Mitgliedern in Kontakt, damit Sie zukünftige Kampagnen besser planen können. 

Callcenter für NGOs

Zahlreiche Vereine helfen durch ihre Helpline Menschen in Not. Es ist daher sehr wichtig, eine Telefonlösung zu wählen, die diesen Bedarf intern decken kann, wenn man nicht mit externen Callcentern zusammenarbeiten möchte.

Vorteile des VoIP-Telefons für NGOs

Immer mehr gemeinnützige Organisationen nutzen VoIP- oder IP-Dienste anstelle der klassischen Telefonangebote. VoIP (Voice Over Internet Protocol) ermöglicht es, über das Internet ausgehende Anrufe zu tätigen und eingehende Anrufe zu empfangen, komplett unabhängig vom traditionellen Telefonnetz. Diese neue Technologie bietet viele Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für Vereine. Schauen wir uns gemeinsam die Hauptvorteile der VoIP-Telefonanlage für NGOs an.

Reduzierung der Telefonkosten

Da NGOs oft mit geringen Ressourcen auskommen müssen, ist eine VoIP-Telefonanlage eine gute Alternative zum klassischen Telefon, da Sie weder investieren, noch Material kaufen müssen: Ein Internetanschluss genügt. Die meisten VoIP-Lösungen werden als Monatsabonnement und pro User angeboten. Sie können also ganz einfach und jederzeit Ihr Abo Ihren Bedürfnissen zu einem gegebenen Zeitpunkt anpassen. Somit spart Ihr Verein nicht nur bei der Installation und der Instandhaltung, sondern auch bei der Kommunikation – ein langfristiger und erheblicher Vorteil. 

Einrichtung des Callcenters für NGOs

Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie innerhalb weniger Stunden ein Callcenter für Ihren Verein einrichten. Diese Telefonlösung gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, die Entwicklung der Anrufe in Echtzeit zu verfolgen, sodass Sie bestens auf eine große Anzahl an Anrufen reagieren können. Richten Sie Ihr IVR-Menü ein, damit die Anrufe effizient zwischen Ihren Mitgliedern verteilt werden. So gewährleisten Sie, dass Ihre Nichtregierungsorganisation ständig erreichbar ist.

Effektivere Spendenaktionen

Manche VoIP-Telefone verfügen auch über erweiterte Funktionen, beispielsweise automatische Anrufe. Diese Funktion erleichtert Ihnen alltägliche Aufgaben, wie das Sammeln von Spenden sowie das Suchen nach Finanzmitteln und neuen Partnern. Hierfür müssen Sie lediglich eine Kontaktliste erstellen und eine Kampagne starten, in der Sie potenzielle Spender und Finanzpartner anrufen.

Wenn Sie in Ihrem Verein ein CRM verwenden, können Sie Ihre bereits vorhandenen Kontaktinformationen nutzen. So verbessern Sie die Qualität der Telefongespräche mit Ihren Spendern und können Ihre Spendenkampagnen effektiver gestalten – Schluss mit dem Herumsuchen in Excel-Tabellen. Wollen Sie wertvolle Zeit sparen, sollten Sie also Ihr CRM in Ihre VoIP-Telefonanlage integrieren

Flexibilität und Homeoffice

Führungskräfte und freiwillige Mitarbeiter können manchmal nicht zum Hauptsitz der NGO, weil sie beispielsweise auf der Straße neue Spender akquirieren. Dann kann es schwierig werden, das Telefon durchgängig zu besetzen. Was wäre aber, wenn Sie und Ihre Mitglieder unter der Telefonnummer der NGO erreichbar wären, egal ob Sie im Büro, zu Hause oder bei einem Termin sind? 

Das IP-Telefon ermöglicht es Ihnen, eingehende Anrufe an Ihr Smartphone weiterzuleiten und vom Smartphone Anrufe mit derselben Nummer zu tätigen, wo auch immer Sie sich befinden. Verpassen Sie keine Anrufe mehr von potenziellen Ehrenamtlichen oder Spendern!

Freiwillige Helfer schulen

Gewisse Aufgaben, die Sie den Ehrenamtlichen anvertrauen, erfordern eine Einarbeitungsphase, z. B. wenn Ihr Verein eine Helpline anbietet. In der Einarbeitungsphase sollten die neuen Mitglieder lernen, wie Sie den Anrufer am besten beraten. Hierfür eignen sich Telefonlösungen, die über eine Funktion verfügen, dank welcher Sie die Telefongespräche mitverfolgen und somit direkt Tipps geben können. Diese Flüster-Funktion erleichtert die Einarbeitung neuer Vereinsmitglieder – auch aus der Ferne.

IP-Telefone sind skalierbar und flexibel, wodurch sie sich perfekt an die Bedürfnisse von NGOs anpassen, unabhängig von ihrer Größe. Gleichzeitig profitieren Sie von einer modernen und effizienten Telefonanlage und sparen Kosten.

Wie Sie die Telefonanlage Ihrer NGO einrichten

Wir haben Ihnen gezeigt, dass das Telefon ein wesentliches Element in der Verwaltung eines Vereins darstellt. Die Einrichtung der Telefonanlage sollte daher ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen, wenn Sie einen Verein gründen.

Hier sind ein paar Tipps, wie Sie im Handumdrehen die VoIP-Telefonanlage Ihrer NGO einrichten

  • Erstellen Sie eine Rufnummer für Ihre Organisation. Dieser Punkt mag selbstverständlich klingen, aber wenn man gerade einen Verein gründet, kann man sich schnell dazu verleiten lassen, seine persönliche Nummer zu verwenden. Für die Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation ist es allerdings wichtig, eine separate Nummer zu nutzen, und zwar eine, die sich leicht einprägen lässt. Das erleichtert die Kommunikation Ihrer NGO. 
  • Fügen Sie die aktiven Mitglieder Ihrer NGO hinzu und bilden Sie gegebenenfalls Teams, um eingehende Anrufe optimal zu bearbeiten.
  • Personalisieren Sie die Voicemail-Begrüßung: Der Gruß sollte klar sein und aktuelle Informationen über Ihre kommenden Aktionen beinhalten. Achten Sie darauf, dass alle verpassten Anrufe innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet werden.
  • Erstellen Sie ein interaktives Sprachmenü, um die eingehenden Anrufe in Ihrem Callcenter zu verwalten.
  • Verbinden Sie Ihr CRM mit Ihrem VoIP-Telefon, um die Aktionen Ihres Vereins optimal zu verwalten

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