Telefon oder E-Mail - welcher Kanal ist fürs Consulting geeignet? - Aircall Blog

Telefon oder E-Mail - auf welchen Kanal es im Consulting wirklich ankommt

Consulting Telefon oder Email
von
Victoria Guetter

Hand aufs Herz: schreiben Sie E-Mails oder greifen Sie lieber schnell zum Hörer? In der Unternehmensberatung kann diese Entscheidung essentiell für das Gelingen der Zusammenarbeit sein. 

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Consulting-Firma beauftragt, um Ihnen bei der Optimierung Ihrer Marketing-Bemühungen zur Hand zu gehen. Nun sendet Ihr Berater Ihnen eine E-Mail, die unter anderem den folgenden Satz enthält: „Damit wir die Zielgruppe noch effizienter ansprechen, sollten wir die Content-Strategie überarbeiten.”

Schön und gut, aber was heißt das? Von welcher Zielgruppe ist die Rede? Von welchem zeitlichen Rahmen sprechen wir bei der Überarbeitung? Und wie kommt der Consultant zu dieser Erkenntnis?

Was nun folgt, ist ein reges Hin und Her an E-Mails. Das mit einem schnellen Griff zum Telefonhörer hätte vermieden werden können. 

Andersherum kann aber auch ein Telefonat für unnötigen Aufwand sorgen. Zum Beispiel, wenn Berater und Teamleiter wichtige Fragestellungen über Anrufe klären. Daten werden durchgegeben, Informationen ausgetauscht…und zwei Tage später erinnert sich einer der beiden nicht mehr genau an alle Details. Ärgerlich, dass sie nicht schriftlich festgehalten wurden und nun ein weiteres Telefonat oder eine E-Mail notwendig sind. 

Sie sehen, sowohl die E-Mail als auch das Telefonat können Vor und Nachteile haben. Doch welcher der beiden Kommunikationskanäle sich für das Consulting am ehesten eignet, zeigt nur der direkte Vergleich.

Um diese Gegenüberstellung geht es in diesem Beitrag. Doch ehe wir damit beginnen, sollten wir zunächst verstehen, welche Rolle die mündliche und schriftliche Kommunikation im Consulting spielen. Die Basis hierfür liefert das Consulting selbst.

Bereit besser zu telefonieren?

Was ist Consulting?

Wissen Sie, wie man eine Unternehmensstrategie erstellt? Wie man Marktanalysen durchführt? Wie sich Personal langfristig halten lässt und wie Sie steuerliche Vorteile optimal ausschöpfen können? 

Für die Führung eines Unternehmens bedarf es an umfangreichem Wissen aus verschiedensten Themenbereichen. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen entfällt oftmals die Option, für jedes relevante Gebiet Fachpersonal einzustellen. 

Die langfristigen Kosten wären schlichtweg nicht stemmbar. Zudem braucht es in vielen Fällen nur einen einmaligen und kurzfristigen Input an Informationen, um wichtige Fragen zu klären. 

Genau an diesem Punkt setzt Consulting an. Consulting, also Beratung, ist eine Dienstleistung, bei der ein oder mehrere Experten einer Organisation ihr spezielles Fachwissen zur Verfügung stellen und so bei der Bewältigung von Fragestellungen, Projekten oder Veränderungen innerhalb der Firmenstruktur weiterhelfen.  

Wenn von Consulting die Rede ist, so sind damit zumeist externe Consulting-Firmen gemeint. Diese arbeiten eigenständig und werden von Unternehmen projektbasiert oder auf Dauer engagiert. Das heißt, sie bedienen mehrere Kunden gleichzeitig bei der Optimierung ihrer Prozesse.  

Der Vorteil dieser Variante der Beratung ist, dass der oder die Berater als Außenstehende eine neutrale Position einnehmen und neue Perspektiven auf vorhandene Problemstellungen einbringen. Sie bieten als freie Consultants objektive Unterstützung, ohne dabei zu stark von unternehmensinternen Faktoren beeinflusst zu sein.  

Beim internen Consulting erfolgt die Beratung entweder über eigene Mitarbeiter mit der entsprechenden fachlichen Expertise oder über Consultants, die als Einheit fest im Unternehmen integriert werden. 

Der Mehrwert dieser ausschließlichen und langfristigen Begleitung ist, dass interne Berater eine Organisation vollumfänglich kennenlernen. Diese Basis hilft ihnen, Prozesse kontinuierlich zu begleiten und eine bessere Akzeptanz der Maßnahmen zu erreichen.

Consulting als moderne Unternehmensberatung

Ob intern oder extern, häufig steht beim Consulting das Management eines Unternehmens im Fokus. Deshalb wird auch gern von Unternehmensberatung gesprochen. Das kann verschiedenste Bereiche und wirtschaftliche Problemstellungen umfassen. 

Zum Beispiel können Organisationen in folgenden Gebieten die Unterstützung von Consultants in Anspruch nehmen: 

  • Strategie und Vision;
  • Organisation und Wandel;
  • Digitalisierung und IT;
  • Marketing und Vertrieb;
  • Personalverwaltung;
  • Fertigung etc.

Die Berater agieren in der Regel als Ratgeber und Problemlöser. Zu ihren Aufgabe gehören Ist-Analysen, das Ermitteln möglicher Schwachstellen, das Erstellen von Lösungskonzepten und die aktive Begleitung der vorgeschlagenen Maßnahmen. 

Diese universellen Einsatzmöglichkeiten sind es, weshalb das Consulting für Unternehmen zu einer immer wichtigeren Ressource heranwächst. Das zeigt nicht nur die Entwicklung der Consulting-Branche an sich, die im Jahr 2020 rund 25.000 Beratungsfirmen zählte.    

Angesichts der Vorteile freunden sich im Kontrast zu den letzten Jahrzehnten auch immer mehr Organisationen in Deutschland mit der Idee an, Unternehmensberatung in Anspruch zu nehmen. 

Doch für den Erfolg der Zusammenarbeit ist ein Faktor entscheidend: die Kommunikation zwischen Unternehmen und Consulting-Berater(n). 

Welche Rolle spielt Kommunikation beim Consulting?

Die schriftliche und mündliche Kommunikation spielt nicht nur innerhalb einer Organisation selbst eine zentrale Rolle. Auch die Interaktion mit Außenstehenden wie Kunden, Partnern oder eben Consulting-Firmen ist essentiell für funktionierende Abläufe und harmonische Beziehungen. 

Im Falle einer Unternehmensberatung kann die Kommunikation auf beiden Seiten mehreren Zwecken dienen: 

  • Der Austausch von Informationen und Wissen. 
  • Aufkommende Fragen können gestellt und beantwortet werden.
  • Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungshaltungen werden mitgeteilt, sodass darauf eingegangen werden kann.
  • Aufgabenstellungen und mögliche Lösungsansätze werden formuliert; 
  • Zielvorstellungen werden festgehalten.
  • Zweifel und Probleme werden mitgeteilt und mögliche Konflikte gelöst.  

 Je besser sich die Organisation und ihre internen bzw. externen Berater austauschen, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Miteinander Früchte trägt. Ein Unternehmen, dass seinen Consultants beispielsweise nur sporadisch oder verspätet relevante Informationen mitteilt, schadet sich selbst. 

Ebenso wie ein Berater, der seine Firmenkunden nicht über neueste Entwicklungen auf dem Laufenden hält und Mitarbeiter kommunikativ nicht ins Boot holt, kaum neue Aufträge erwarten darf. 

Doch welche Kommunikationsmöglichkeiten stehen überhaupt für die Beziehung zwischen Unternehmen und Consulting-Firma zur Verfügung?

Typische Kommunikationskanäle im Consulting

Der erste Kommunikationskanal drängt sich hier direkt auf. Denn wer denkt beim Wort 

Beratung” nicht automatisch an ein Gespräch?

Doch ob online oder offline, Meetings erfordern im oftmals hektischen Geschäftsalltag einen gewissen Zeitaufwand und entsprechende Vorbereitung. Bei dringenden Angelegenheiten oder kurzen Fragen bzw. Mitteilungen sind sie daher weniger geeignet. 

Für die tägliche Kommunikation zwischen einer Organisation und ihren Beratern haben sich deshalb zwei andere Kanäle als die gängigsten durchgesetzt: die E-Mail und das Telefon. 

Doch wann ist bei der Unternehmensberatung der richtige Moment, um eine E-Mail zu verfassen? Und wann nimmt man besser den Hörer in die Hand?

Telefon oder E-Mail – auf welchen Kanal es im Consulting wirklich ankommt

E-Mail vs. Telefon – Ist Telefonieren besser als Schreiben?

E-Mail Telefon
Zeit  Kann jederzeit versendet und gelesen werden. Abhängig von der Verfügbarkeit der Gesprächsteilnehmer. Mitunter muss man zuvor einen Termin vereinbaren, mehrfach durchgestellt werden oder minutenlang der Musik der Warteschleife lauschen.
Einbindung mehrerer Personen möglich  Ja, indem man mehrere Empfänger verwendet bzw. Personen in Kopie setzt. Ja, in Form von (Video-)Telefonkonferenzen.  
Belegbarkeit Informationen liegen schriftlich vor und können somit auch langfristig nachvollzogen werden Um die Inhalte von Gesprächen auch nach dem Telefonat verwenden zu können, muss dieses aufgezeichnet werden. Das ist vor allem bei traditionellen Telefonanlagen nicht immer möglich. 
Informationsfluss Nachrichten erfolgen einseitig und zeitversetzt. Es kann dadurch zu Überschneidungen kommen bzw. können E-Mails auch untergehen.   Im Telefonat tauschen sich die Beteiligten ad-hoc aus und können ihre Meinungen oder Fragen direkt mitteilen. Missverständnisse lassen sich schnell beseitigen.  
Persönliche Note In der schriftlichen Kommunikation lässt sich das Befinden der anderen Seite nur bedingt herauslesen.  Bei der persönlichen Interaktion über ein (Video-)Telefonat können Sie die Stimmung Ihres Gegenübers erfassen und positiv auf die Atmosphäre des Gesprächs einwirken. 
Dauer Je nach Länge ist eine E-Mail  in wenigen Augenblicken versendet. Das Ausformulieren wichtiger oder langer Nachrichten kann hingegen mehrere Minuten dauern  Mit einem kurzen Telefonat lassen sich viele Minuten des Schreibens sparen. Erreicht man den gewünschten Gesprächspartner aber nicht sofort oder verstrickt man sich beim Anruf in belanglose Themen, so kann das Telefonieren auch zum Zeitfresser mutieren. 

Was bedeutet das für die Kommunikation zwischen Unternehmen und Consultant?

Der direkte Vergleich zeigt, dass sowohl die E-Mail wie auch das Telefonieren ihre Berechtigung als Kommunikationskanäle haben. Genauso existieren aber auch Situationen, in denen jeweils von beiden Varianten zu- bzw. abzuraten ist.

Was also ist nun der richtige Kommunikationskanal für das Consulting? Die Antwort lautet: beide. 

Die E-Mail eignet sich beispielsweise in Momenten, in denen Daten, Absprachen oder Entscheidungen schriftlich festgehalten werden müssen. Sie hat quasi eine Protokollfunktion und sollte daher hauptsächlich in jenen Fällen gewählt werden, wo alle Empfänger bereits auf dem gleichen Informationsstand sind. Zudem kann sie helfen, Zeitunterschiede oder schwierige Erreichbarkeit zu überbrücken. 

Nichtsdestotrotz schlägt das Telefonat die E-Mail in einem entscheidenden Punkt – der persönlichen Note. Sie sprechen direkt mit Ihren Gesprächspartnern. Das heißt, Sie können Tagespunkte oder Fragen sofort klären, Stimmungen wahrnehmen und Themen vertiefen, ohne dabei zu viel Zeit oder Nähe zu verlieren. Das stärkt die Bindung zwischen Unternehmen und Consultants. Und damit auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Zusammenarbeit erfolgreich verläuft. 

Wenn Sie beim Consulting auf eine Cloud-basierte Telefonanlage zurückgreifen, müssen Sie zudem nicht auf die Annehmlichkeiten verzichten, die Ihnen eine E-Mail bietet. Sie können mehrere Gesprächsteilnehmer zu Telefonaten hinzufügen und diese sogar per Videoschalte sehen. Anrufe lassen sich Aufzeichnen und so jederzeit nachvollziehen.  

Möchten Sie diese und viele weitere nützliche Funktionen eines innovativen VoIP-Telefons kennenlernen? Dann testen Sie jetzt Aircall 7 Tage lang kostenlos!

Das Business Telefonsystem für moderne Teams