So schaffen Sie optimale Voraussetzungen für die Zusammenarbeit

Die Grundlagen eines hybriden Arbeitsplatzes | Teil 2: So schaffen Sie optimale Voraussetzungen für die Zusammenarbeit

Collaboration is the key to building a hybrid workplace
von
Emily Gregor

Dieser Artikel ist Teil unserer Reihe über den Aufbau des ultimativen hybriden Arbeitsplatzes. Hier erfährst du, was ein hybrider Arbeitsplatz ist und wie du Personal in einer hybriden Arbeitsumgebung einstellst.

Unternehmen, die erfolgreich hybride Arbeitsplätze in ihr Geschäftsmodell integriert haben, verzeichnen eine dreimal höhere Kapitalrendite

Was ist der Schlüssel zum Erfolg eines hybriden Arbeitsmodells? Zusammenarbeit.

Das Consulting-Unternehmen McKinsey erklärt: „Gesunde Unternehmen legen Wert auf einen freien Informationsfluss – Wissensaustausch, Transparenz bezüglich der Leistung – sowie auf klar definierte Rollen und ein diszipliniertes Befolgen der Arbeitsabläufe.“

So schaffen Sie ein auf Zusammenarbeit basierendes hybrides Arbeitsmodell

1. Ein starkes Vertrauensverhältnis

Hybridarbeit bedeutet, dass Sie und andere Führungskräfte weniger Einblick in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen haben. Sie können sie nicht mehr bei der Arbeit sehen oder mal eben ein kurzes Gespräch mit ihnen führen.

Sie müssen ihnen also mehr Vertrauen entgegenbringen, dass sie die Arbeit innerhalb der vorgesehenen Fristen und nach den gewünschten Vorgaben erledigen. Um Vertrauen aufzubauen, müssen Sie jedoch ein System schaffen, das Sicherheit und Verantwortlichkeit fördert. So funktioniert’s:

  • Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt, damit Sie wissen, wie es Ihrem Team sowohl persönlich als auch beruflich geht. Auf diese Weise eröffnen Sie einen kontinuierlichen Kommunikationsfluss, der eine Zusammenarbeit begünstigt. 
  • Geben Sie Ihrem Team klar zu verstehen, was Sie am Ende eines Tages oder einer Woche von ihm erwarten.
  • Organisieren Sie Teambildungsmaßnahmen, an denen sowohl Mitarbeiter:innen, die im Büro arbeiten, als auch solche, die hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, teilnehmen können.
  • Seien Sie erreichbar und ansprechbar, wenn Mitarbeiter:innen Sie kontaktieren möchten.

2. Optimierte Zeitplanung

Bei einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten Mitarbeiter:innen nicht mehr zwingend zu etablierten Büroarbeitszeiten.

Bereit besser zu telefonieren?

Ihre Zeitpläne unterscheiden sich wahrscheinlich deutlich voneinander und sind an ihre individuellen Umstände angepasst. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Personaleinsatzplanung optimieren und nutzen Sie ein System, das eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht. Teams mit vielen unabhängig voneinander zu erledigenden Aufgaben können gut von zu Hause aus arbeiten. Wenn ein Projekt jedoch viel Zusammenarbeit erfordert, klappt die Teamarbeit im Büro meist besser. Sie können außerdem ein Schichtsystem einführen. 

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder, die an demselben Projekt arbeiten, effizient und effektiv zusammenarbeiten können. Darüber hinaus schaffen Sie gleiche Voraussetzungen, indem Sie allen die Möglichkeit geben, Erfahrungen beim Arbeiten im Homeoffice und im Büro zu sammeln, was zu einem besseren Arbeitsklima beiträgt.

3. Schulungen zum Management eines hybriden Arbeitsplatzes für Vorgesetzte

Die Verwaltung eines hybriden Arbeitsplatzes erfordert ganz andere Fähigkeiten, als wenn die Belegschaft vollständig dezentral im Homeoffice oder vollständig im Büro arbeitet. Vorgesetzte müssen bei der Implementierung von Systemen und Prozessen flexibel sein, die beide Arten von Personal unterstützen und fördern, damit sie effektiv zusammenarbeiten können. Darüber hinaus sollten sie sich der Risiken und Einschränkungen eines hybriden Arbeitsplatzes bewusst sein. So funktioniert’s:

  • Vermeiden Sie eine ungerechte Bevorteilung von Personal, das im Büro arbeitet, indem Sie Systeme einführen, die dies verhindern, z. B. KPIs, die die Leistung der Mitarbeiter:innen und nicht die Zeit messen.
  • Setzen Sie auf empathisches Management, indem Sie aktiv zuhören, statt Vermutungen anzustellen. 
  • Versuche immer, die Umstände der einzelnen Mitarbeiter:innen zu verstehen und helfen Sie ihnen, Lösungen für einen passenderen Arbeitsplan und ein günstigeres Arbeitsumfeld zu finden.
  • Erleichtern Sie Ihrem Team die Rückkehr ins Büro. Gute Möglichkeiten sind die teilweise Rückkehr ins Büro sowie das Einhalten von Abstandsregeln und Vorschriften zur regelmäßigen Desinfektion des Büros.

4. Unterstützung durch die Führungsebene

In einem hybriden Arbeitsumfeld müssen Sie die derzeitigen Systeme und Verfahren ändern.

Ohne das Wissen und die Akzeptanz der Team- und Unternehmensleitung lassen sich hybride Arbeitsmodelle also nicht vollständig umsetzen. Hierzu solltest du auf Folgendes achten:

  • Stellen Sie Ihre Ziele deutlich dar
  • Stimmen sie diese auf die Ziele und Visionen des Unternehmens ab
  • Nennen Sie konkrete Schritte für die Umsetzung dieser Ziele

Darüber hinaus sind vierteljährlich Besprechungen zur Neuausrichtung sinnvoll. Im Rahmen dessen kann überprüft werden, welche Strategien für hybride Arbeitsplätze erfolgreich waren und was verbessert werden muss.

5. Die richtigen Tools für die Arbeit im Büro und im Homeoffice

Mitarbeiter:innen im Homeoffice stehen vor der zusätzlichen Herausforderung, sich die richtigen Ressourcen für ein effektives Arbeiten zu Hause zuzulegen. Zu häufigen Problemen zählen beispielsweise eine schlechte Internetverbindung, technische Einschränkungen und fehlende Tools – Dinge, die sich im Büro leicht für alle zentral regeln lassen. Daher fühlen sie sich bei der Arbeit oft benachteiligt und bei gesellschaftlichen Ereignissen ausgeschlossen.

Teambildende Maßnahmen sind ein Lösungsansatz, damit auch Mitarbeiter:innen, die im Homeoffice arbeiten, sich als fester Bestandteil des Teams fühlen und so wahrgenommen werden. Dies erleichtert die dezentrale Zusammenarbeit. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, wie z. B. eines Firmenlaptops und die Bereitstellung von Internetanschlüssen, sei es zu Hause oder in einem nahe gelegenen Coworking-Space. 

6. Integration sozialer Aktivitäten in die Online-Kommunikation

Einer der Nachteile der Telearbeit ist, dass Arbeitnehmer:innen, die nicht im Büro sind, wertvolle soziale Gelegenheiten verpassen. Eine Möglichkeit zur Überwindung dieses Problems ist der Einsatz von Tools für private Nachrichten zwischen Teammitgliedern und Gruppennachrichten zwischen Teams. Auf diese Weise können Mitarbeiter:innen mit allen interagieren, ohne ihre privaten und persönlichen Konten im Arbeitskontext nutzen zu müssen. 

Außerdem kann Ihr Unternehmen eine Software nutzen, über die sich separate Gruppenräume einrichten lassen, sodass Mitarbeiter:innen auch während Besprechungen private Gespräche führen können. Zudem können Mitarbeiter:innen zu Beginn jeder Besprechung eine Eisbrecher-Runde abhalten, um Beziehungen zu stärken und eine bessere künftige Zusammenarbeit zu begünstigen.

Die richtigen Tools für einen effektiven hybriden Arbeitsplatz

Ein hybrider Arbeitsplatz ist die Zukunft der Arbeit, da er die Nachteile der Arbeit im Büro und im Homeoffice ausgleicht.

Allerdings hat auch ein hybrider Arbeitsplatz seine Schwächen. Um diese zu überwinden, sollten Sie eine Kultur der Zusammenarbeit fördern, indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit den richtigen Tools ausstatten und sie unterstützen.

Aircall versteht die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit und der Abstimmung von Teams in verschiedenen Arbeitsumgebungen – genau deshalb bieten wir nicht einfach irgendein Telefonie-Tool an. Wir stellen Ihrem Unternehmen ein Tool zur Verfügung, mit dem Meetings in Echtzeit aufgezeichnet und transkribiert werden können, sodass Sie volle Transparenz erhalten, auch wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen. Darüber hinaus bietet Aircall Geschäftszeiten-Funktionen, die Ihrem Team die Vereinbarung ihres Berufs- und Privatlebens und eine optimale Zeitplanung ermöglichen. Vor allem aber lässt sich Aircall in über 80 Tools integrieren, die die Kommunikation verbessern, die Arbeitsabläufe im Team optimieren und vieles mehr.

Möchten Sie das volle Potenzial Ihres Unternehmens ausschöpfen, indem Sie einen hybriden Arbeitsplatz in dein Geschäftsmodell integrieren? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns, um zu erfahren, wie wir Sie dabei unterstützen können.

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