Mit dem automatischen Rückruf – auch Bitte um Rückruf oder Rückruffunktion – können Sie herausfinden, ob ein Kunde zurückgerufen werden möchte.

Diese Funktion ist recht einfach. Wenn Sie ein Kunde anruft und alle Telefonleitungen Ihrer Mitarbeiter besetzt sind, gibt es zwei Möglichkeiten: warten, dass ein Kollege fertig ist und antwortet; oder auflegen, um eventuell später nochmal anzurufen.

Mit dem automatischen Rückruf besteht nunmehr eine dritte Möglichkeit: Bitte um Rückruf – und der Kunde braucht nur noch aufzulegen. Es wird der Abteilung gemeldet, mit der er sprechen möchte. Sobald dieser Mitarbeiter frei ist, kann er den Kunden zurückrufen, sodass dieser nicht mehr warten muss.

Die Rückruffunktion ist eine Zusatzfunktion Ihrer CTI-Software (Computer Telephony Integration). Dieses Angebot bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Telefonanlage in Ihren Computer zu integrieren. Ihre Angestellten können so dank einer entsprechenden Computer-Applikation ihre Anrufe erledigen und brauchen keine herkömmliche Telefonanlage mehr.

Sobald die automatische Rückruffunktion in Aircalls CTI integriert ist, landen die eingehenden Anrufe Ihrer Kunden und Interessenten auf einer Warteliste, bis ein Angestellter antworten kann. Anstatt zu warten, können sie die Sternchentaste* ihres Telefons drücken und darum bitten, später zurückgerufen zu werden.

Damit wird in der Voice-Inbox Ihrer Telefonapplikation automatisch eine Anzeige generiert. Die entsprechende Abteilung (Sales, Kundenbetreuung etc.) wird dann informiert, dass jemand zurückgerufen werden möchte. Sobald ein Angestellter frei ist, braucht er nur auf die Anzeige zu klicken, um den Anruf zu tätigen und telefonisch auf die Anfrage des Kunden zu antworten. Sobald die Anfrage bearbeitet ist, wird dies in der Software registriert, um zu vermeiden, dass ein anderer Angestellter den Kunden noch einmal anruft.

Die telefonische Warteschleife hat zwei große Nachteile:

• sie löst bei den Kunden Unzufriedenheit aus;

• die Anzahl der verfehlten Anrufe erhöht sich.

Mit dem automatischen Rückruf lösen Sie diese beiden Probleme auf einen Schlag. Kunden, die Sie erreichen möchten, können entscheiden, ob sie warten wollen oder nicht. Im letzteren Fall brauchen sie nur auf * zu drücken, um Ihnen mitzuteilen, dass sie zurückgerufen werden möchten. Es ist sehr einfach: weder Telefonnummer noch Identität müssen angegeben werden.

Da Ihr Kundenservice unmittelbar informiert wird, können freie Mitarbeiter umgehend zurückrufen. Die Rückruffunktion optimiert mehrere Dinge gleichzeitig:

• Sie reduzieren die Wartezeit Ihrer Kunden;

• Sie bieten eine technische Lösung, die den Erwartungen der anrufenden Personen entspricht;

• mehr Anrufe können entgegengenommen werden;

• Ihre Angestellten können sich auf ihren Gesprächspartner konzentrieren, ohne sich um Kunden in der Warteschleife kümmern zu müssen.

Fragen Sie eine kostenlose Demoversion an, um die Funktion des automatischen Rückrufs und seine Vorteile selbst auszuprobieren.

Um die Rückruffunktion nutzen zu können, müssen Sie das professionelle Angebot abonnieren oder ein individuelles, mit dieser Funktion ausgestattetes Angebot haben.

Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um den automatischen Rückruf zu aktivieren:

• loggen Sie sich in der Reportingtabelle des Aircall CTI ein; wählen Sie die Nummer aus, für die Sie die Rückruffunktion aktivieren wollen;

• klicken Sie auf der Seite mit den Einstellungen in der Ecke rechts oben auf „Parameter“;

• scrollen Sie im Tab bis zu „Bitte um Rückruf“;

• klicken Sie auf das Icon, um den automatischen Rückruf zu aktivieren; wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Nummern, für die Sie diese Funktion aktivieren möchten;

• aktualisieren Sie Ihre Telefonansagen, um Ihren Kunden mitzuteilen, dass sie die *Taste drücken können, um später zurückgerufen zu werden.

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Eine CTI-Software ist die Voraussetzung, um die Rückruffunktion nutzen zu können. Dieses Angebot bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Telefonanrufe von Ihrem Computer aus zu verwalten.

Sie können auch andere zusätzliche Funktionen in Ihrer Telefonapplikation installieren, um den automatischen Rückruf zu optimieren:

• Warteschleife, um die anrufenden Personen bitten zu warten und um Ihre Ansagen hinsichtlich der Wartezeit individuell zu gestalten;

• Time-based Routing, womit jeder Angestellte seine Erreichbarkeit seinem Kalender anpassen kann, um die Anrufe entgegenzunehmen oder Kunden zurückzurufen;

• Anrufweiterleitung, um die Anrufe auf ein oder mehrere Mobiltelefone weiterzuleiten, wenn Sie unterwegs sind;

• gemeinsame Inbox, um eine gemeinsame Liste jener Anrufe aufzustellen, die von Ihren Teams erledigt werden müssen;

• Gesprächsaufnahmen, um die Telefongespräche zu analysieren und die Kundenbeziehungen zu verbessern.