Was KMUs für eine sichere Nutzung von VoIP und SaaS beachten müssen

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Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) fühlen sich bei der Nutzung moderner Kommunikationstechnologie oft wie Akrobaten in einem Hochseilakt: Einerseits suchen sie nach Möglichkeiten, ihre Effizienz zu steigern, andererseits müssen sie die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten. 

Das wird noch schwerer, wenn sie kein internes Sicherheitsteam haben, das alle verwendeten Tools prüfen und ggf. an die eigenen Richtlinien anpassen kann.

Mit IP-Telefonie (oder VoIP – Voice-over-IP) und Software as a Service (SaaS) können Sie beide Fliegen mit einer Klappe schlagen. Aber nur, wenn sich Anbieter gängiger Sicherheitsbedenken bewusst sind und ihre Lösungen mit entsprechender Sicherheitstechnologie ausstatten.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Bedeutung Sicherheit in der IP-Telefonie und bei der Nutzung von SaaS-Tools hat und worauf Sie achten müssen, um Ihr Sicherheitsrisiko auf das absolute Minimum zu reduzieren. 

Dafür teilen wir die Insights von Aircall's Account Executives und Customer Success Managern mit Ihnen darüber, was unsere Kunden im DACH-Raum von einem IP-Telefonie-Anbieter in Bezug auf Sicherheit erwarten. Außerdem erfahren Sie, worauf Sie als Inhaber, Entscheider oder IT-Verantwortlicher bei Ihrer Anbieterwahl und der Nutzung Ihrer Tools achten sollten. 

Damit Sie am Ende alles wissen, was Sie benötigen, um ein solides Sicherheitsnetz zu spannen, mit dem Sie Ihren digitalen Hochseilakt meistern.

Auf diese Sicherheitsanforderungen bestehen KMUs im DACH-Raum

Die wachsende Bedeutung des Datenschutzes und die zunehmende Häufigkeit von Cyber-Angriffen haben dazu geführt, dass Sicherheitsaspekte eine entscheidende Rolle bei der Suche nach einem Anbieter einer Cloudlösung spielen.Diese Sicherheitsanforderungen sind dabei den meisten KMUs am wichtigsten:

Grundlegende Sicherheitsfunktionen, wie die Verschlüsselung der Kommunikation, sind für unsere Gesprächspartner immer ein Muss. Denn das sorgt dafür, dass alle übertragenen Daten – ob Sprachanrufe, Videokonferenzen oder Textnachrichten – vor Dritten geschützt sind und nur vom beabsichtigten Empfänger entschlüsselt werden können.

Darüber hinaus legen Kunden Wert auf eine starke Authentifizierung. Also, dass der Anbieter Mechanismen implementiert hat, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zum Kommunikationssystem haben. Z. B. durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und/oder strenge Passwortrichtlinien.

Zudem ist die regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung von Sicherheitsmaßnahmen für Kunden von großer Bedeutung. Anbieter sollten in der Lage sein, auf neue Bedrohungen zu reagieren und ihre Systeme fortlaufend zu optimieren, um ihren Kunden einen kontinuierlichen Schutz zu gewährleisten.

Transparenz ist für viele KMUs ebenfalls ein wichtiges Thema. Sie möchten wissen, wie ihre Daten geschützt werden und welche Maßnahmen der Anbieter zur Wahrung ihrer Sicherheit ergreift. Eine offene und transparente Kommunikation über Sicherheitspraktiken ist daher für viele Kunden ein entscheidender Faktor bei der Wahl ihres IP-Telefonie-Anbieters.

Die größten Security-Herausforderungen für KMUs bei IP-Telefonie und SaaS-Tools 

Sie ahnen es sicher schon – wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten, Prozesse und Ihres Netzwerks geht, kommen Sie an zwei großen Themen nicht vorbei: 

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen – der DSGVO – und der Schutz vor Cyberbedrohungen.

Die Einhaltung der DSGVO ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein Zeichen für Vertrauenswürdigkeit gegenüber Kunden. Sie müssen also sicherstellen, dass alle personenbezogene Daten, die Sie verarbeiten, sicher und rechtskonform aufbewahrt werden. 

Das beinhaltet unter anderem das Recht der Betroffenen auf Zugang, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. Nicht-Einhaltung kann zu erheblichen Strafen führen und das Vertrauen der Kunden untergraben.

Hinsichtlich Cyberbedrohungen stehen insbesondere KMUs oft vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen ein hohes Sicherheitsniveau aufrechterhalten zu müssen. Kleine und mittlere Unternehmen sind ein attraktives Ziel für Hacker, da sie oft wertvolle Daten besitzen, aber nicht immer die nötigen Ressourcen für umfassende Sicherheitsmaßnahmen haben. 

Umso wichtiger ist es, einen Anbieter für Ihre IP-Telefonie und andere SaaS-Tools zu wählen, der Ihre Daten und Prozesse zuverlässig vor Cyberattacken schützt und DSGVO-konform mit ihnen umgeht.

Worauf Sie bei Ihrer Anbieterwahl achten müssen, um VoIP- und SaaS-Lösungen sicher zu nutzen

Kommen wir nun zu den Punkten, die der VoIP-Anbieter Ihrer Wahl in Sachen Cybersecurity unbedingt für Sie erfüllen sollte:

Sicherheitszertifikate 

Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 Typ II sind Belege für die Einhaltung von Industriestandards für Informationssicherheit und Datenschutz. Sie zeigen, dass der Anbieter ein anerkanntes Sicherheitsmanagementsystem nutzt und regelmäßigen Audits durch unabhängige Experten unterzogen wird.

Standorte von Datenzentren 

Die Standorte der Datenzentren des Anbieters können Auswirkungen auf den Datenschutz und die Sicherheit Ihrer Daten haben. In der Europäischen Union gelten bspw. strenge Datenschutzgesetze, die einen besseren Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Anbieter und Datenzentren aus bzw. in der EU sind dazu verpflichtet, diese erfüllen. Außerdem kann die geografische Verteilung der Datenzentren die Redundanz und Ausfallsicherheit des Dienstes beeinflussen.

Infrastruktur 

Die Sicherheit der Infrastruktur des Anbieters ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Damit ist sowohl die physische Sicherheit der Datenzentren als auch die Netzwerksicherheit gemeint. Erkundigen Sie sich also am besten nach den Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters, einschließlich Firewalls, Intrusion-Detection-Systemen und DDoS-Schutz.

Datenschutzrichtlinien und -praktiken 

Erörtern Sie, wie der Anbieter mit personenbezogenen Daten umgeht und ob seine Maßnahmen den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Wichtig sind hier vor allem Informationen darüber, wie Daten gespeichert, verarbeitet und geteilt werden.

Transparente Kommunikation 

Seriöse Anbieter kommunizieren ihre Sicherheitsmaßnahmen offen und transparent. Darum sollte es Ihnen leicht fallen, alle Informationen über Sicherheitsfunktionen, Datenschutzpraktiken und den sicheren Umgang mit der Lösung zu bekommen, die Sie benötigen.

So nutzen Sie Ihre virtuelle Telefonanlage und SaaS-Tools sicher

Einen zuverlässigen Anbieter zu wählen, der alle Sicherheitsstandards abdeckt, ist der wichtige erste Schritt. Darüber hinaus liegt eine ebenso große Verantwortung auch bei Ihnen und Ihren Mitarbeitenden. Es existieren diverse Maßnahmen für Ihre internen Geschäftsabläufe und Mitarbeitenden, die Sie in Ihr gesamtes Sicherheitskonzept einbeziehen sollten. 

Damit Sie dieser Verantwortung nachkommen können, haben wir unsere Best Practices für die sichere Nutzung von SaaS-Tools für Sie zusammengefasst: 

Nutzerbewusstsein und Schulungen: Klären Sie alle Mitarbeitenden, die mit den SaaS-Tools arbeiten, über die Bedeutung der Cybersicherheit auf und zeigen Sie ihnen den sicheren Umgang mit ihnen. Ihre Mitarbeitenden sollten wissen, wie man Phishing-Versuche erkennt, sichere Passwörter erstellt und worauf es beim sicheren Umgang mit sensiblen Daten ankommt.

Intelligentes Zugriffsmanagement: Beschränken Sie den Zugriff auf Ihre SaaS-Tools auf das Nötigste. Nicht jeder Mitarbeiter muss Zugriff auf alle Informationen und Funktionen haben. Durch die Einführung von Zugriffsrechten auf der Grundlage der Rolle eines Benutzers können Sie das Risiko eines Datenverlusts oder -diebstahls reduzieren.

Datensicherung: Führen Sie regelmäßig Backups Ihrer Daten ein, wenn Sie das bisher noch nicht machen sollten. Daten-Backups sind besonders wichtig, falls Ihre Daten mal durch einen Sicherheitsvorfall oder einen Ausfall verloren gehen sollten.

Sicherheitsüberprüfung von Drittanbietern: Wenn Sie Integrationsmöglichkeiten mit Drittanbieter-Tools nutzen, sollten Sie auch die Sicherheitsmaßnahmen dieser Anbieter sorgfältig prüfen. Wählen Sie möglichst Integrationen, die die gleichen oder ähnliche Sicherheitsstandards wie Ihr „Haupt-Tool“ einhalten.

Notfallplanung: Erstellen Sie – idealerweise zusammen mit einem Experten – einen Notfallplan für den Fall, dass es zu einem Sicherheitsvorfall kommt. Dieser sollte Schritte zur Identifizierung, Eindämmung, Erholung und Kommunikation des Vorfalls enthalten.

Wie Aircall seiner Verantwortung als VoIP-Anbieter mit zuverlässigen Sicherheitspraktiken nachkommt

Bei Aircall ist die Sicherheit Ihrer Daten ein zentraler Aspekt unseres virtuellen Telefonsystems. Um Ihre Daten zuverlässig zu schützen und den sicheren Betrieb unserer Dienste zu gewährleisten, setzen wir auf modernste und bewährte Sicherheitstechnologien und Best Practices:

Strengste Verschlüsselung für alle Ihre Daten

Von sogenannten ruhenden Daten – also jene, die auf unseren Servern gespeichert werden – als auch Daten, die während Ihrer Telefonate entstehen, werden von uns verschlüsselt. So können Sie sicher gehen, dass Ihre Daten jederzeit vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Egal, ob Sie und Ihr Team im Büro oder im Homeoffice telefonieren.

Starke Authentifizierung für alle User

Verschlüsselte Daten alleine bringen Ihnen recht wenig, wenn nicht auch der Zugang zu Ihrem virtuellen Telefonsystem strengstens kontrolliert wird. Darum enthält Aircall Technologien, die dafür sorgen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu unserem System haben. Z. B. eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die zusätzliche Sicherheit bietet, indem sie eine zweite Ebene der Identitätsüberprüfung hinzufügt.

Konstante Überwachung aller Systeme

Nicht nur Sicherheitstechnologien entwickeln sich weiter – auch Cyberkriminelle sind ständig auf der Suche nach effektiveren Methoden, um sensible Daten zu entwenden. Deshalb überwacht unser Sicherheitsteam alle Aircall-Systeme rund um die Uhr. So identifizieren wir potenzielle Bedrohungen schnell und können rechtzeitig darauf reagieren. 

Anerkannte Sicherheitsstandards für alle Fälle

Aircall erfüllt strenge, international anerkannte Sicherheitsstandards und hat Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II und ISO 27001 erhalten. Diese Zertifizierungen belegen unser Engagement für Sicherheit und Datenschutz und bestätigen, dass wir nach den höchsten internationalen Best Practices arbeiten.

Aber da hört das Thema Sicherheit noch nicht für uns auf. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Sicherheitsmaßnahmen weiter zu verbessern und Ihre Daten optimal zu schützen. Wir lassen unsere Systeme konstant von unabhängigen Experten überprüfen – bspw. durch „Ethical Hacker“ –, um jederzeit am aktuellsten Stand zu sein.

Mit Aircall können Sie also darauf vertrauen, dass Ihre IP-Telefonie jederzeit in sicheren Händen ist.

Nutzen Sie die virtuelle Telefonanlage von Aircall für sichere und erfolgreiche Gespräche mit Ihren Kunden und Prospects

Sie wissen jetzt, vor welchen Herausforderungen KMUs stehen, wenn sie eine virtuelle Telefonanlage und SaaS-Tools sicher nutzen möchten, worauf Sie bei der Anbieterwahl achten müssen und was Sie selbst tun können, um Ihr Sicherheitsrisiko zu reduzieren.

Außerdem haben Sie erfahren, wie Aircall für maximale Sicherheit sorgt, sodass Sie sich ganz auf erfolgreiche Gespräche mit Ihren Kunden und allen, die es noch werden sollen, konzentrieren können.

Wenn Sie sich selbst von Aircall als effektives und sicheres virtuelles Telefonsystem überzeugen möchten, klicken Sie hier, um Aircall 7 Tage lang kostenlos zu testen!

Veröffentlicht am 21. November 2023.