Cloud-Telefonanlagen: Wie sie funktionieren warum sie nützlich sind

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Die Fortschritte im Bereich der Technologie, z. B. Cloud-Telefonanlagen, haben bedeutsame und deutliche Veränderungen in der Funktionsweise von Unternehmen mit sich gebracht. Denken Sie an all die Menschen und Unternehmen, mit denen Sie im Laufe Ihres Arbeitstages in Kontakt stehen. Die Zahl ist erstaunlich groß.

Wenn Ihre Kunden oder Prospects anrufen, erwarten sie, dass der Anruf schnell entgegengenommen wird, vorzugsweise von einem Menschen. Als eine viel beschäftigte Geschäftsperson müssen Sie erreichbar und flexibel sein. Außerdem benötigen Sie die richtigen Tools, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen.

Digitale Tools haben Ihnen geholfen, Ihre Geschäftspraktiken zu rationalisieren. Gleichzeitig sollte Ihr Unternehmen aber nicht allzu sehr digitalisiert werden, damit Sie die menschliche Verbindung bewahren. Ein guter Grund, über den Wechsel zu einer Cloud-basierten Telefonanlage nachzudenken.

Was ist eine Cloud-basierte Telefonanlage?

Bevor alle Menschen auf Mobiltelefone umgestiegen sind, gab es üblicherweise in jedem Zuhause und Büro ein Festnetztelefon. Diese Telefonanlagen sind unter vielen Namen bekannt: PSTN (Public Switched Telephone Network), Fernsprechnetz, POTS (Plain Old Telephone Service) oder einfach Festnetz.

Bei dieser Art von Telefonanlagen werden Schallwellen in elektrische Signale umgewandelt und über ein Kabel an ein Endgerät gesendet. Die Signale werden durch verschiedene Schnittstellen, Vermittlungseinrichtungen und Glasfaserleitungen / Kupferkabel in Form von Lichtimpulsen / elektrischem Strom geleitet. Erreicht der Anruf sein Ziel, werden die Lichtimpulse wieder in elektrische Signale umgewandelt und anschließend in Schallwellen, sodass der Empfänger Ihre Stimme hört. Das Festnetz ist seit dem 18. Jahrhundert Hauptbestandteil unserer Gesellschaft. Einige Unternehmen nutzen es noch immer, doch die Anzahl ist seit zehn Jahren stetig rückläufig.

Eine Cloud-basierte Telefonanlage, auch Voice over Internet Protocol (VoIP) genannt, funktioniert auf ganz andere Weise. Im Wesentlichen überträgt sie Ihre Stimme und andere Daten (z. B. Uhrzeit, Datum, Notizen) über das Internet, welche in der Cloud gehostet werden. Von verschiedenen Endgeräten aus können Benutzer auf die Daten zugreifen und sie verwenden. Eine Cloud-Telefonanlage lässt sich mit Smartphones, Computern, Tablets und sogar mit herkömmlichen Festnetztelefonen verbinden, sprich mit jedem Gerät, das über eine Internetverbindung verfügt.

Für die Praxis bedeutet dies, dass Sie flexibel sind, überall und jederzeit zu arbeiten – auch wenn Sie nicht an einem mit Computer und Telefon ausgestatteten Schreibtisch sitzen.

Wie funktioniert eine Cloud-basierte Telefonanlage?

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen, die Ihre Stimme über Netzwerke und Kabel leiten, teilen Cloud-Telefonanlagen Ihre Stimme in winzige digitale Pakete und senden diese über Datennetze an die gewünschte Person.

Um Anrufe über ein Cloud-Telefon durchzuführen, brauchen Sie nicht unbedingt ein Gerät mit Internetanschluss. Dank des sogenannten SIP-Trunkings und der Zusammenarbeit mit Carriern, wie Twilio, Voxbone und Plivio, können Sie auch das Festnetz benutzen.

Apps für Cloud-basierte Softwares ermöglichen es den Benutzern, Sprachanrufe über das Internet zu tätigen. Vielleicht sind Sie bereits mit den beliebten Programmen Skype, Google Voice oder Apple FaceTime vertraut. Cloud-Telefone funktionieren auf sehr ähnliche Art, können aber auch über „richtige“ Telefonnummern angerufen werden. Des Weiteren können sie sowohl mit dem Festnetz als auch mit anderen Cloud-Telefonen verbunden werden. Diese Technologie ermöglicht eine flexiblere Arbeitsumgebung als die traditionellen Geräte, mit denen Unternehmen arbeiten.

Warum ein Cloud-Telefon verwenden?

Eine Cloud-Telefonanlage bietet Ihnen viel mehr Funktionen und ermöglicht eine Steigerung der Produktivität im Gegensatz zu einer herkömmlichen Telefonanlage. Wenn Sie dann noch das Homeoffice als Kriterium einbeziehen, kann ein Cloud-Telefon Ihre Arbeit um einiges erleichtern.

Wenn Updates verfügbar sind, müssen Sie keine neuen Geräte kaufen oder Ihre gesamte Telefonanlage aufbessern. Software-Updates können Sie einfacher durchführen wie den Download oder das Update einer App.

Integrationen für Cloud-Telefonanlagen

Ein Cloud-Telefon vereinigt Ihren gesamten Kommunikationsprozess, da Sie es mit folgenden Anwendungen integrieren können:

• E-Mail

• Tools zur Vertriebsautomatisierung

• Webanwendungen

• CRM-Systeme

• Helpdesk-Software

• E-Commerce-Plattformen

• Online-Umfragen

• Tools zur Qualitätssicherung

• Chatprogramme

… und mit vielen anderen Tools, durch welche Sie Zeit sparen. Grundsätzlich können Sie jede Cloud-basierte Software in eine andere integrieren. Dutzende beliebte Integrationen existieren zwar bereits, doch mithilfe einer öffentliche API können Sie jegliche Integration entwickeln.

Funktionen für Cloud-Telefonanlagen

Ein wichtiger Grund, weshalb Unternehmen Cloud-Telefone traditionellen Lösungen vorziehen, sind die verfügbaren Funktionen. Bei Festnetz-, PBX-Telefonanlagen oder anderen Altsystemen konnte man Funktionen nur sehr schwer konfigurieren. In manchen Fällen waren sie mit zusätzlichen Kosten verbunden. Cloud-Telefonanlagen sind dagegen sehr flexibel: Funktionen können in wenigen Klicks angewandt, angepasst und konfiguriert werden. Dazu brauchen Sie keine IT-Fachkenntnisse.

Beispielsweise können Sie Ihr Cloud-Telefon so einstellen, dass bei einem eingehenden Anruf mehrere Geräte gleichzeitig klingeln. Dadurch reduzieren Sie die Anzahl der verpassten Anrufe erheblich. Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, sparen Sie zudem an Gebühren für Ferngespräche, da diese Funktion in den meisten Cloud-basierten Paketen enthalten ist. Lokale Telefonnummern können Sie weltweit in fast jedem Land und mit beinahe jeder Ortsvorwahl kaufen und erstellen. Sie können im Handumdrehen eine lokale Präsenz in Ihren Tätigkeitsregionen aufbauen.

Vor- und Nachteile einer Cloud-basierten Telefonanlage

Bevor Sie die Telefonanlage wechseln, sollten Sie sich natürlich über die Vor- und Nachteile einer Cloud-basierten Telefonanlage für Ihre Kommunikationsbedürfnisse informieren. Folgendes sollten Sie hierbei berücksichtigen:

VORTEILE

• Leicht einzurichten und zu skalieren

• Intuitive Benutzerführung

• Verbindung zu all Ihren Tools

• Von überall aus nutzbar

• Bewährte Anrufqualität

• Teams können über Accounts zusammenarbeiten

• Für Smartphones optimiert

• Einfache Updates über die Cloud – Kosten für Wartung und Geräteaustausch entfallen

• Geringere Kosten für Auslandsgespräche

• Schönes, modernes Design

NACHTEILE

• Sie benötigen eine zuverlässige Internetverbindung, was von Ihrem Internetanbieter abhängt, sowie davon, ob Ihr Team die Best Practices für eine gute Verbindung befolgt.

• Es entstehen zusätzliche Kosten, wenn Ihr Unternehmen mit Tischtelefonen ausgestattet ist. Denn hierfür benötigen Sie entweder VoIP-Adapter oder Sie müssen diese durch VoIP-Telefone ersetzen.

• Die Cloud-Telefonanlage ist anfällig für Sicherheitsprobleme wie Hacking und Malware. Durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen können Sie denen vorbeugen.

• Möglicherweise können Sie über das Cloud-Telefon keine Notrufe absetzen, da es nicht an einen geografischen Standort gebunden ist.

Cloud-Telefonanlagen bewerten

Je mehr Sie über Cloud-basierte Telefonsysteme erfahren, umso schneller werden Sie die Vorteile erkennen. Da der Wechsel aber mit einer Investition in Bezug auf Zeit und Geld verbunden ist, sollten Sie diese vollkommen ausschöpfen. Die folgenden Punkte sind bei der Bewertung von Cloud-Telefonen zu beachten:

• Anwendungen und Funktionen: Bietet die Telefonanlage alle Funktionen und Anwendungen, welche die Benutzer zur Steigerung ihrer Produktivität benötigen? Ist sie flexibel genug, um die Bedürfnisse verschiedener Nutzer zu erfüllen? Entspricht sie beispielsweise den Anforderungen von Managern, Kundenservice-Mitarbeitern und Sales-Teams, welche die Flüster-Funktion benötigen?

• Integration und Konnektivität: Können Sie die Cloud-basierte Telefonsoftware mit allen Anwendungen, Plattformen und Diensten verbinden, die Sie benötigen, um ein ganzheitlich ausgerichtetes Kommunikationssystem zu implementieren?

• Innovation für heute und morgen: Können Sie das Cloud-Telefon leicht an Zusatzgeräte anpassen, angesichts der Weiterentwicklung der Technologie?

• Sicherheit: Wie sicher ist die Telefonanlage? Erfüllt oder übertrifft sie die Mindestsicherheitsanforderungen? Verfügt der Anbieter über einen schriftlichen Business-Continuity-Plan, sollte es zu einem Systemausfall kommen?

• Systemüberwachung und Leistung: Besteht eine Möglichkeit, Störungen zu suchen und zu beheben sowie Problembereiche proaktiv zu behandeln, um Unterbrechungen für Benutzer und Betrieb zu vermeiden? Wie können Sie die Leistungsqualität am besten aufrechterhalten?

Eine Cloud-basierte Telefonsoftware ist für Unternehmen die moderne Art, im Team kostengünstig und online zu kommunizieren.

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Veröffentlicht am 17. September 2020.