Depuis le début de la crise sanitaire mondiale et les mesures prises par le gouvernement, la pratique du télétravail s’est imposée aux entreprises. Si le “home-office” était déjà en forte croissance en France, on peut s’attendre à ce que ce nouveau mode de travail soit de plus en plus pratiqué dans les mois à venir.
Mais dans ce contexte de travail à distance prolongé, il est essentiel de maintenir le contact entre les différentes équipes et favoriser un environnement de travail collaboratif. Pour rendre cette transition plus facile, nous vous proposons une liste des outils indispensables pour vos équipes en télétravail : communication, stockage et partage de fichiers, gestion de projet…
Outils de communication pour le télétravail
#1 Slack
Slack est un outil de messagerie instantanée qui facilite la communication entre les différentes équipes ou départements d’une entreprise. Cette plateforme s’organise sous forme de « chaînes » publiques ou privés pour travailler efficacement en équipe sur un projet ou un sujet en particulier. Toutes les informations sont concentrées en une seule et même interface dans laquelle les collaborateurs peuvent retrouver facilement des fichiers partagés ou des informations précises grâce à un moteur de recherche interne.
#2 Aircall
Souvent relayé au second plan, les communications téléphoniques reprennent toute leur importance dans un contexte de travail à distance. Rien ne vaut un appel téléphonique pour échanger plus rapidement et efficacement sur un sujet ou clarifier un point essentiel. D’autre part, la voix transmet des émotions et contribuent aux liens entre les collaborateurs qui sont les bases d’une collaboration efficace.
Le logiciel de téléphonie VoIP Aircall permet aux employés de passer et recevoir des appels depuis leur ligne professionnelle qu’ils soient au bureau, en déplacement, en télétravail… Les fonctionnalités collaboratives d’appel telles que contacts et journal d’appels partagés, transfert d’appel avec accompagnement et possibilité d’assigner un appel à un collaborateur facilitent considérablement la gestion et le suivi des dossiers clients.
#3 Teams
Microsoft Teams est une plateforme professionnelle qui permet aux équipes de travailler efficacement et de manière collaborative. Teams offre un outil de messagerie, visioconférence, partage de fichiers, le tout en un seul et même espace de travail.
#4 Hangouts Meet
Les outils de messageries tels que Slack, aussi utiles soient-ils pour communiquer entre collaborateurs, ne se substituent pas aux réunions et au contact humain qui reste primordial pour les équipes qui travaillent à distance.
L’outil de visioconférence Hangouts Meet de la suite Google facilite l’organisation de réunions à distance pour les équipes. Les participants peuvent accéder simplement à une réunion via un lien. Celui-ci peut être directement généré depuis l’agenda lors de la création d’un événement et sera partagé automatiquement à tous les participants. Une présentation à partager avec toute l’équipe ? Hangouts permet de partager facilement votre écran.
Outils de gestion de projet pour le travail à distance
#5 Trello
L’un des défis pour un manager dont les équipes travaillent à distance est de suivre l’évolution d’un projet. Trello est un outil de gestion de projet simple et intuitif à mettre entre les mains de toutes les équipes. Inspiré de la méthode Kanban, il permet de visualiser rapidement l’état d’avancement d’un projet, créer des tâches spécifiques et les assigner à un collaborateur. Trello fonctionne sous forme de cartes qui correspondent à une tâche à réaliser, dans laquelle inclure des informations, assigner des étiquettes personnalisés, programmer une checklist, insérer des fichiers…
Trello fonctionne aussi bien pour une équipe que pour une personne qui souhaite créer ses propres “to-do list” afin de mieux s’organiser au quotidien.
Outils de stockage et partage de fichiers pour les équipes à distance
#6 Google Drive
Cet outil qu’on ne présente plus au vu de sa popularité en entreprise reste l’une des plateformes de stockage et de partage de fichiers les plus efficaces : travailler sur une présentation PowerPoint ou un Excel de reporting simultanément, inviter un collaborateur à contribuer à l’avancée d’un projet… Vous avez accès à tous vos dossiers actualisés où que vous soyez.
Si vous travaillez à plusieurs sur un document, vous avez la possibilité de visualiser les versions précédentes pour suivre les modifications qui ont été réalisées par tous les collaborateurs.
#7 We transfer
Besoin de partager des fichiers qui dépassent la capacité de votre outil de messagerie électronique ? We Transfer est une plateforme d’envoi de fichiers simple et gratuite. Il suffit de saisir votre adresse mail et celle du destinataire et d’y déposer les fichiers à envoyer. Un lien est automatiquement généré et/ou envoyé au destinataire qui pourra télécharger les fichiers dans un délai de 2 semaines.
Publié le 19 mars 2020.
