VoIP-Anbieter: Worauf Sie bei der Wahl achten sollten

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Für Unternehmen ist es entscheidend, in allen Geschäftsbereichen, aber besonders in der Kommunikation, zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen. Insbesondere während der Pandemie hat sich das moderne Arbeitsumfeld gewandelt – die digitale Transformation schreitet unaufhaltsam voran. VoIP-Telefonsysteme bieten im Vergleich zu anderen Geschäftstelefonielösungen aufgrund ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit klare Vorteile.

Die Auswahl eines geeigneten und zuverlässigen VoIP-Anbieters ist dabei von entscheidender Bedeutung. Doch wie unterscheiden sich verschiedene Provider für Business-Telefonie voneinander? Worauf sollte ein Unternehmen bei der Umstellung auf IP-Telefonie achten?

In diesem Artikel klären wir all diese Fragen und geben Einblicke in die Möglichkeiten, die die Business-Telefonie bietet, um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden. So können Sie den richtigen Partner auswählen, um Ihr Unternehmen optimal für den „neuen Arbeitsalltag“ zu rüsten.

Benötigt VoIP einen Dienstanbieter?

VoIP (Voice over Internet Protocol) benötigt einen Dienstanbieter, um die Übertragung von Sprachkommunikation über das Internet zu ermöglichen. Dieser Dienstanbieter stellt die notwendige Infrastruktur und die technischen Ressourcen bereit, die für die Umwandlung von analogen oder digitalen Sprachsignalen in digitale Datenpakete und deren Übertragung über das Internet erforderlich sind.

In der Regel bietet ein VoIP-Dienstanbieter verschiedene Dienstleistungen und Funktionen an, darunter Anrufweiterleitung, Anrufbeantworter, Anruferidentifikation und vieles mehr. Kund:innen können je nach ihren individuellen Anforderungen und Budgets zwischen verschiedenen VoIP-Plänen und -Tarifen wählen.

Das richtige Telefonsystem wählen: Worauf kommt es bei VoIP-Anbietern an?

Um einen passenden Anbieter zu finden, empfehlen wir, Ihre bestehende Infrastruktur sorgfältig zu analysieren und die Anforderungen Ihres Unternehmens für den Umstieg auf die virtuelle Telefonanlage genau zu bestimmen. Hierbei sollten Sie die Anzahl der benötigten Anschlüsse, die geplanten Geräte sowie die Migration bestehender Systeme berücksichtigen.

Im nächsten Schritt ist es wichtig zu ermitteln, welche Aspekte Ihrer Kommunikation für Ihr Unternehmen am bedeutendsten sind, welche gängigen Funktionen einer virtuellen Telefonanlage für Sie wichtig sind und wie diese die Produktivität beeinflussen. Sie sollten sich auch folgende Fragen stellen:

• Welche Regionen weltweit sind für Ihre Telefonate von Bedeutung?

• Wie sieht Ihr typischer Geschäftsablauf aus und welche Anforderungen haben verschiedene Unternehmensbereiche an die Kommunikation?

• Welche Art von Kund:innen bedienen Sie und welche Erwartungen haben diese an Ihre Kommunikation?

Durch die Beantwortung dieser Kernfragen können Sie Ihr individuelles Nutzungsprofil erstellen. Diese Ausrichtung wird es Ihnen erleichtern, die Angebote verschiedener VoIP-Anbieter zu verstehen, zu bewerten und zu entscheiden, ob sie Ihren Anforderungen gerecht werden.

Ein qualifizierter Service-Partner ist in der Lage, auch spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, indem er bei Bedarf maßgeschneiderte Leistungspakete erstellt und nützliche Funktionen zur Verfügung stellt. Sobald diese Orientierungsgrundlage geschaffen ist, können Sie die Angebote mehrerer VoIP-Provider effektiver miteinander vergleichen.

Die Arten der Business-Telefonie: Goodbye Festnetz, hallo Internettelefonie

Spätestens zu diesem Zeitpunkt werden Sie feststellen, dass es verschiedene Arten der Business-Telefonie gibt. Nun gilt es zu entscheiden, welche Ihren individuellen Bedürfnissen am besten entspricht. Damit die Wahl nicht zur Qual wird, folgt ein erster Überblick über die gängigen Systeme.

Das deutsche Festnetz

Das Festnetz war jahrelang ein fester Bestandteil des Geschäftsalltags deutscher Unternehmen. Allerdings ist diese Technologie inzwischen überholt, da ISDN am 31. Dezember 2018 abgeschaltet wurde. Die Schwächen von ISDN wurden besonders während der Pandemie deutlich, als der schnelle Wechsel ins Homeoffice mit Schreibtischtelefonen problematisch wurde. Die Umleitung von beruflichen Telefonnummern auf private Anschlüsse gestaltete sich kompliziert. Business-Telefonie über das deutsche Festnetz ist aufgrund ihrer mangelnden Zukunftsfähigkeit nicht mehr empfehlenswert:

• Es erfordert Fachleute für die Installation sowie eine regelmäßige Wartung.

• Die benötigte Hardware ist teuer und mit hohen Investitionskosten verbunden.

• Es bietet weniger Vielseitigkeit im Vergleich zu einer VoIP-Telefonanlage.

Telefonanlagen für KMUs mit VoIP

Während der COVID-19-Pandemie sahen sich zahlreiche Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter:innen ins Homeoffice zu schicken und verstärkt auf die Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse zu setzen. Infolgedessen erfreut sich die Umstellung von analogen Telefonanschlüssen auf IP-Telefonsysteme großer Beliebtheit. In diesem Zusammenhang sind zwei relevante VoIP-Systeme von Interesse:

Das erste System ist IP-PBX, das in großen Unternehmen weltweit verbreitet ist, jedoch weniger für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist.

Im Gegensatz dazu steht die Cloud-basierte VoIP-Telefonie. Diese Lösung ist leicht skalierbar und passt sich flexibel den Bedürfnissen von Start-ups sowie etablierten Firmen an. Die Cloud-basierte VoIP-Telefonie von Aircall bietet im Vergleich zum Festnetz die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, und ist daher besonders attraktiv.

Ein weiterer Vorteil eines solchen VoIP-Systems ist, dass bereits eine zuverlässige Internetverbindung als Grundvoraussetzung ausreicht. Diese leichte und agile Funktionsweise macht Cloud-basierte Business-Telefonie zur optimalen Wahl für kleine und mittelständische Unternehmen.

Kriterien für die Auswahl eines VoIP-Anbieters

Welcher ist der beste VoIP-Anbieter? Bei der Auswahl eines Telefonie-Anbieters sind verschiedene Kriterien zu berücksichtigen. Es ist ratsam, Angebote von mehreren VoIP-Anbietern einzuholen und zu bewerten, um Zeit zu sparen und ungeeignete Kandidaten bereits im Vorfeld auszuschließen.

In Deutschland gibt es zahlreiche spezialisierte Unternehmen, die Cloud-basierte Telefonanlagen anbieten und verschiedene Leistungspakete zur Verfügung stellen. Obwohl die Basisfunktionen oft ähnlich sind, können die folgenden Entscheidungskriterien Ihnen bei der Auswahl behilflich sein.

1. Beratung

Der erste Eindruck spielt eine bedeutende Rolle bei der Einschätzung zukünftiger Geschäftsbeziehungen. Daher ist es ratsam, bei der Evaluierung verschiedener VoIP-Anbieter besonders auf deren Betreuung von Neukund:innen zu achten.

Beantworten die Anbieter Ihre Fragen geduldig und ausführlich? Nehmen sie sich die Zeit, Sie persönlich zu beraten und Ihnen möglicherweise eine unverbindliche Produktvorführung anzubieten? Oder vermitteln sie eher den Eindruck, dass Sie auf sich allein gestellt sind und wichtige Informationen selbst recherchieren müssen? Lernen Sie die wichtigsten Funktionen gleich zu Beginn kennen? Gibt es zusätzliche Funktionen, die Ihnen von Nutzen sein können? Diese Aspekte können bereits Aufschluss über die Qualität der zukünftigen Zusammenarbeit mit den Anbietern geben.

2. Sicherheit

Ist Ihr favorisierter VoIP-Anbieter ein etablierter Anbieter mit nachweislicher Erfahrung und positiven Referenzen? Wenn es sich um einen Spezialisten im Bereich Internettelefonie und VoIP handelt, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Achten Sie darauf, wie Ihr VoIP-Anbieter das Thema Sicherheit behandelt. Es ist wichtig, dass der Anbieter die europäischen Datenschutzrichtlinien einhält, Sprachdaten sicher verschlüsselt und effektive Schutzmaßnahmen gegen Datenlecks, Hackerangriffe und ähnliche Bedrohungen implementiert hat. Recherchieren Sie ausführlich, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmens- und Kundendaten angemessen geschützt sind.

3. Preis-Leistungs-Verhältnis

Eine der spannendsten Fragen ist natürlich, was ein VoIP-System kostet. Das hängt davon ab, wie groß das System sein muss und wie viele Nutzer:innen es gibt. Ist eine bestimmte Anzahl an Rufnummern kostenlos? Können weitere Nummern zu bestehenden Rufnummern hinzugefügt werden? Einfluss auf den Preis hat ebenso, ob Sie oft Verbindungen in weniger entwickelte Regionen der Welt herstellen müssen.

Ein etablierter VoIP-Anbieter kann Ihnen hierfür ein umfassendes globales Netzwerk mit attraktiven Tarifen garantieren. Oft werden unterschiedliche Tarife für Auslandsgespräche berechnet. Wählen Sie daher einen Provider, der den geografischen Standort Ihrer Kund:innen abdeckt.

Prüfen Sie, welche Serviceleistungen Ihr VoIP-Anbieter anbietet und mit welchen Programmen/Funktionen die entsprechende Cloud-Software kompatibel ist. Ein Kostenvergleich kann sich durchaus lohnen.

4. Flexibilität

Ein wichtiger Faktor, der direkt mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis einhergeht, ist die Skalierbarkeit. Es ist von großer Bedeutung, dass sich Ihre Business-Telefonie dynamisch an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.

Prüfen Sie daher schon vor Abschluss eines spezifischen Tarifs etwaige Möglichkeiten zur Erweiterung oder Eingrenzung Ihrer VoIP-Telefonanlage. Bestenfalls sollten Sie jederzeit und ganz nach Bedarf neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als User anmelden sowie virtuelle Telefonnummern freischalten bzw. löschen können.

Achten Sie deshalb beim Produkt eines VoIP-Anbieters darauf, ob dessen VoIP-Telefonanlage in Synergie mit Ihrem mittelständischen Unternehmen ist oder unter Umständen zukünftigen Entwicklungen im Weg stehen kann. Wenn Ihre Organisation wächst, sollte der Fokus genau dort liegen und nicht darauf, mehrmals den Provider wechseln zu müssen.

5. Funktionsumfang

Sehen Sie sich die angebotenen Funktionen an, die im Tarif des VoIP-Anbieters Ihrer Wahl verfügbar sind. Es ist wichtig, dass Sie wissen, was Sie von modernen Telefonanlagen erwarten können. Denn hier trennt sich oft die Spreu vom Weizen, da einige Provider weit mehr Leistungen anbieten als nur virtuelle Telefonanschlüsse. Ein guter Anbieter für VoIP-Telefonanlagen stellt Ihnen vielfältige Funktionen und Integrationen zur Verfügung, die andere VoIP-Provider als separate Add-ons verkaufen. Letzteres kann die Kosten unnötig in die Höhe treiben.

Eine Cloud-basierte Business-Telefonie wie Aircall bietet Ihnen Zugang zu technischen Lösungen, nützlichen Funktionen und Möglichkeiten, die vor der Ära der Cloud-Telefonie meist nur in Callcentern Anwendung fanden. Besonders nützlich sind die Integrationen mit Drittanbietern, also die Verknüpfung Ihres VoIP-Dienstes mit anderen Tools wie beispielsweise Ihrer CRM-Software, einem E-Mail-Marketing-Dienst und anderen Programmen.

6. Die Einrichtung der Cloud-basierten Telefonanlage

Auf den Webseiten so mancher VoIP-Anbieter wird das Set-up der eigenen Soft- bzw. Hardware mit so blumigen Begriffen wie „kinderleicht“, „intuitiv“ und „sekundenschnell“ beschrieben. Tatsächlich halten aber nicht alle Provider dieses Versprechen. Daraus resultieren dann für Unternehmen frustrierende erste Tage mit der neuen IP-Telefonanlage, weil sich die Anwendung für Mitarbeiter:innen problematischer darstellt als anfangs gedacht. Solch ein Szenario kostet nicht nur viele Nerven, sondern auch wertvolle Ressourcen.

Um das von vornherein zu vermeiden, sollten Sie den folgenden Fragen zum Set-up besondere Aufmerksamkeit schenken:

• Erfordert die Einrichtung eine geringe Zeitinvestition oder ist sie zeitaufwendiger und könnte sogar den normalen Geschäftsbetrieb unterbrechen? Muss das Team des Anbieters persönlich eine Schulung durchführen?

• Ist die Handhabung des VoIP-Telefons wirklich so unkompliziert, wie es in der Werbung versprochen wird? Können Mitarbeiter:innen ohne technischen Hintergrund problemlos damit umgehen oder sind spezielle Schulungen erforderlich?

• Eignet sich Ihre bestehende Infrastruktur tatsächlich für die ausgewählte Lösung oder ist es notwendig, zusätzliche Hardware- oder Softwarekomponenten anzuschaffen?

• Kann der VoIP-Anbieter ausreichend Personal zur Verfügung stellen, um Ihnen bei Fragen oder Problemen während der Einrichtung zeitnahen Support bieten zu können, oder müssen Sie sich auf längere Wartezeiten beim Kundensupport einstellen?

7. Stabilität: Hohe Ausfallsicherheit

Bevor Sie sich für einen VoIP-Anbieter entscheiden, sollten Sie dessen Sprachqualität prüfen. Gute Geschäfte mit Partnern und Kund:innen gelingen nur, wenn Sie professionell auftreten. Eine gute Sprachqualität ohne Rauschen, Stocken oder Unterbrechungen ist hierbei Ihre Visitenkarte. Sie sollten daher nur VoIP-Anbietern vertrauen, die auf modernste Softwarearchitektur setzen. Das heißt, Ihr Provider sollte internationale Sprachnetze nutzen, die von lokalen Anbietern unterstützt werden. Eine Verfügbarkeit von über 99 Prozent sollte garantiert sein.

Der Aircall-Algorithmus ermöglicht beispielsweise die automatische Verbindung mit dem besten Netz der Deutschen Telekom in Echtzeit und garantiert Ihnen eine sehr hohe Uptime von 99,95 %.

Um zu prüfen, ob der Anbieter Ihrer Wahl Ihre Kriterien erfüllt, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

• Testen Sie die Software ausführlich.

• Versuchen Sie, mehr über die VoIP-Anbieter herauszufinden: Fragen SieUnternehmen nach Feedback, lesen Sie Erfahrungsberichte oder sprechen Sie Nutzer:innen direkt an.

Entscheidung für einen VoIP-Provider: Achten Sie auf dessen Umgang mit Problemen

Nun kennen Sie die wichtigsten Kriterien, wenn es um die Auswahl eines VoIP-Anbieters geht. Ein Punkt ist jedoch noch von wesentlicher Bedeutung, bevor Sie „Ja“ zu einem VoIP-Anbieter in Deutschland sagen: Wie geht dieser mit Problemen um?

Das hängt an erster Stelle vom Support-Team ab. Es sollte bestenfalls gewährleistet sein, dass ein (mehrsprachiger) Kundenservice und Support zur Verfügung steht. Das Support-Team muss reaktionsschnell sein und dann technische Hilfe bieten, wenn Sie es brauchen.

Fazit: So machen Sie Ihre Unternehmenstelefonie mit dem passenden VoIP-Anbieter zukunftssicher

Wie Sie wissen, steht der Umstieg der großen deutschen Telefonanbieter auf ein All-IP-System unmittelbar bevor. Die Frage lautet nicht mehr, ob Ihr Unternehmen auch umsteigt, sondern mit wem Sie es tun. Im Artikel haben Sie mehr darüber gelesen, wie Sie sich auf diese Entscheidung vorbereiten können und worauf Sie achten müssen.

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Veröffentlicht am 19. September 2022.