Was Manager über virtuelle Telefonanlagen wissen müssen | Aircall Blog

Virtuelle Telefonanlage: Alles, was Sie wissen sollten

virtuelles telefonsystem
von
Victoria Guetter

Virtuellen Telefonanlagen gehört die Zukunft. Genau genommen auch schon die Gegenwart. Denn aufgrund der Corona-Pandemie sind Unternehmen dazu gezwungen, schon jetzt einen Großteil ihrer Arbeitsprozessen zu digitalisieren. Aber da erzählen wir Ihnen nichts neues. Was allerdings für viele Unternehmen neu ist, ist das Telefonieren über ein virtuelles Telefonsystem. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über eine virtuelle Telefonanlage wissen müssen: was ist eine virtuelle Telefonanlage, wie funktioniert sie, welche Vorteile sie bringt und vieles mehr!

Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Eine virtuelle Telefonanlage ist ein System, mit dem Sie Gespräche über das Internet führen können. Im Gegensatz zu einer klassischen, lokalen Telefonanlage kommt ein virtuelles Telefonsystem ganz ohne Telefonkabel aus. Bei einer virtuellen Telefonanlage werden Ihre Gespräche per Software über das Internet übertragen. 

Nutzen Sie ein virtuelles Telefonsystem, befindet sich Ihre Telefonanlage nicht lokal in Ihrem Bürogebäude, sondern im Internet, auf einer Cloud oder als Software auf den PCs Ihrer Mitarbeiter. Läuft Ihr Telefonsystem über das Internet, auf einer Cloud oder auf den PCs, können Sie mit dem Telefon, PC, Laptop, Tablet oder Smartphone telefonieren. Die Technologie, mit der eine virtuelle Telefonanlage funktioniert, nennt man VoIP (“Voice over Internet-Protocol”), also “Sprache über das Internet-Protokoll”.

Wie funktioniert ein virtuelles Telefon?

Telefonieren Sie mit einer virtuellen Telefonanlage, werden Ihre analogen Sprachsignale – wie Sie mittlerweile wissen – nicht mehr über ein Telefonkabel übertragen. Stattdessen komprimiert die VoIP-Software Ihre Spracheingabe in kleine Datenpakete. Diese winzigen Datenpakete werden über das Internet an das Gerät Ihres Gesprächspartners versant. Dort angekommen erhalten sie wieder ihre ursprüngliche Form als analoges Sprachsignal und werden vom Lautsprecher oder Kopfhörer des Empfangsgeräts wiedergegeben. 

Was brauche ich, um eine virtuelle Telefonanlage nutzen zu können?

Da eine virtuelle Telefonanlage über das Internet läuft, brauchen Sie zunächst ein stabiles Breitbandinternet. Eine Upload-Geschwindigkeit von 64 kBit/s ist die Mindestanforderung, damit Ihre Teams problemlos und mit guter Qualität telefonieren können. Wenn Sie mehrere Dienste auf einmal über das Internet abwickeln möchten (oder müssen), benötigen Sie eine noch schnellere Internetverbindungen. 

Bei der Wahl Ihres Internetdienstes sollten Sie außerdem darauf achten, dass Sie über eine Telefondose bzw. per DSL auf Ihr Internet zugreifen können. Router, die beispielsweise per Funk mit dem Netz Ihres Anbieters verbunden sind, sind anfällig für Signalausfälle, die Sie und Ihr Team während eines Gesprächen mit Kunden, Prospects und Kollegen überhaupt nicht gebrauchen können.

Neben einer schnellen DSL-Internetverbindung brauchen Sie einen IP-fähigen Router. Wenn Sie bereits einen Router besitzen, ist dieser höchstwahrscheinlich ausreichend. Sollte Ihr Router schon in die Jahre gekommen sein, können Sie sich ohne Kopfzerbrechen ein neues Gerät besorgen, denn praktisch alle modernen Router sind IP-kompatibel.

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Welche Vorteile bietet eine virtuelle Telefonanlage für Unternehmen?

Ist Ihr Telefonsystem nicht mehr an einen Ort gebunden, kommt Ihnen die neue Flexibilität gleich mehrfach zugute. Außerdem haben Sie völlig neue Möglichkeiten, Ihre Gespräche zu sichern, den Arbeitsalltag Ihrer Teams zu verfeinern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern, wenn Sie über virtuelle Telefone kommunizieren. Sehen wir uns die wichtigsten Vorteile einer virtuellen Telefonlösung für Ihre Sales-, Support- und IT-Teams genauer an:

Arbeiten im Homeoffice leicht gemacht

Stellen Sie sich vor, dass sich Ihre Kollegen per Smartphone, PC, Laptop oder Tablet in Ihr Telefonsystem einloggen können, sofern sie Zugang zum Internet haben. Dadurch können Sie nicht nur Geräteausfälle kinderleicht kompensieren. Ihr Team kann ins Homeoffice wechseln – und wieder zurück. Und da Ihre Mitarbeiter so auch Zuhause über die firmeneigene Leitung telefonieren können, erleiden Verkaufs-, Kunden- und Teamgespräche keinen Qualitätsverlust und IT-Experten halten Ihren Workflow aufrecht. 

Bei manchen VoIP-Anbietern können Sie in Echtzeit sehen, mit wem Ihre Mitarbeiter gerade telefonieren, wer gerade Pause macht und welche weiteren Aufgaben für Ihre Mitarbeiter anstehen. Per Whisper-Funktion können Sie sich sogar diskret zu Gesprächen Ihrer Mitarbeiter zuschalten, was beim Coaching neuer Kollegen besonders nützlich ist.

In der Zeit nach Ausgangsbeschränkungen und Lockdowns können Ihre Teams weiterhin ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten. So können sie ihr Privatleben (speziell das Familienleben) besser mit ihrem Beruf vereinbaren. Viele Menschen arbeiten sogar produktiver, wenn sie sich im Homeoffice befinden. 

Teams im Handumdrehen skalieren

Die Flexibilität einer Telefonanlage hört nicht bei der Wahl des Arbeitsortes Ihrer Mitarbeiter auf. Wenn Ihr Callcenter bisher über das Festnetz telefoniert hat und Sie neue Mitarbeiter einstellen wollten, mussten Sie allerlei neues Gerät beschaffen und einen Platz für Ihre Neuerwerbungen finden. Nutzen Sie jetzt eine virtuelle Telefonanlage, können Sie Ihre Teams mit wenigen Klicks skalieren.

Um neue Mitarbeiter zu Ihrem internetbasierten Telefonsystem hinzuzufügen, richten Sie auf der Software Ihres Anbieters einfach neue Nutzer ein und geben die Zugangsdaten an Ihre Neuankömmlinge weiter. Diese können sich dann über ein Gerät ihrer Wahl in Ihr Telefonsystem einloggen und gleich mit der Arbeit beginnen. Die Arbeit Ihrer Mitarbeiter kann – dank automatischer Gesprächsaufnahmen – zu Coaching-Zwecken oder für Qualitätskontrollen genutzt werden.

Das Skalieren Ihrer Teams ist nicht nur schnell erledigt, Sie sparen auch viel Geld und Platz, wenn Ihr Callcenter ein virtuelles Telefonsystem nutzt. Ihre neuen Mitarbeiter können problemlos im Homeoffice arbeiten. Haben Sie Ihr Sales-, Support-, und IT-Teams lieber an einem Fleck, brauchen Sie keine Telefonkabel und andere platzraubende Geräte und haben mehr Platz für Ihre Mitarbeiter.

Deutlich mehr Arbeit in derselben Zeit erledigen

Wenn Sie Ihre Teams bei der Arbeit beobachten – und wenn Sie eine analoge Telefonanlage in Ihrem Betrieb nutzen – ist Ihnen vermutlich aufgefallen, dass Ihre Agenten einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Vor- und Nachbereitung von Telefonaten verbringen. Hier geht viel wertvolle Zeit verloren. 

Bei einer virtuellen Telefonanlage können Sie Ihre CRMs, Helpdesks und andere nützliche Tools in Ihre Callcenter-Software integrieren. So haben Ihre Sales-, Support- und IT-Teams alle wichtigen Informationen auf einem Blick vor sich, während und bevor sie mit Kunden oder Prospects sprechen. 

Diese Informationen werden dank CRMs wie Salesforce oder HubSpot teilweise automatisch ausgefüllt oder können – von Ihren Agenten – mit wenigen Klicks bearbeitet werden. So sparen Ihre Mitarbeiter enorm viel Zeit bei der Erfüllung ihrer Dokumentationsaufgaben und können mehr Zeit damit verbringen, wichtige Telefonate zu führen. Und wartet ein anrufender Kunde doch einmal auf einen freien Mitarbeiter, kann er dank intelligenter Anrufverteilung direkt mit dem passenden Agenten verbunden werden.

Wie sicher sind virtuelle Telefonanlagen?

Wie sieht es mit der Sicherheit der Gespräche aus, die Ihre Agenten führen? Sind empfindliche Kunden- und Unternehmensdaten sicher, wenn Sie über eine virtuelle Telefonanlage telefonieren? Tatsächlich bieten Sie Angreifern eine größere Angriffsfläche, wenn Sie Ihr Telefonsystem ins Internet verlagern. Ein in diesem Beitrag noch nicht genannter Vorteil des Internets ist aber, dass Sie jede Phase Ihrer Business-Telefonate verschlüsseln können:

  • Mit einer Firewall schützen Sie Ihre Telefonsoftware vor Malware. 
  • Die kleinen Datenpakete (die Ihre Sprachsignale beinhalten) können Sie per SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) verschlüsseln.
  • Über einen VPN-Server verschlüsseln Sie die Verbindung, über die Ihre komprimierten Tonsignale transportiert werden.
  • Ein SBC (Session Border Controller) verhindert, dass Ihr Telefonsystem von unerwünschten Massenanrufen lahmgelegt wird.

Was kostet eine virtuelle Telefonanlage?

Wie viel eine virtuelle Telefonanlage kostet, hängt vom Anbieter und Ihrem Bedarf ab. Je nachdem, welche Anforderungen Sie an Ihre Telefonanlage haben (unlimitierte ausgehende Anrufe, Integration bestimmter Funktionen etc.) und wie viele Mitarbeiter über Ihre Telefonanlage telefonieren werden, gestaltet sich der Preis für ein internetbasiertes Telefonsystem unterschiedlich. Insgesamt ist eine virtuelle Telefonanlage aber deutlich günstiger als eine lokale Anlage mit ISDN-Anschluss. Gründe dafür sind niedrige Kosten für den Anbieter und die Hardware.

Warum lohnt sich der Umstieg gerade jetzt?

Mehr Flexibilität, gesteigerte Produktivität und verlässliche Sicherheit sind zeitlose Vorteile eines virtuellen Telefons. Aber aufgrund der Corona-bedingten Umstände sind virtuelle Lösungen derzeit besonders gefragt. Mit digitalen Tools – wie einer virtuellen Telefonanlage – können Unternehmen besser auf die aktuellen Herausforderungen reagieren. In vielen Fällen entscheidet die Flexibilität des Unternehmens sogar über das Überleben des Betriebs.

Darüber hinaus ist die Umstellung auf All-IP (die komplette Durchführung von Kommunikationsprozessen per Telefon, Fax und Co. über das Internet) in vollem Gange und mit der endgültigen Abschaltung des ISDN-Festnetzes bis 2022 müssen nun auch die letzten Unternehmen auf internetfähigen Lösungen umsteigen. 

Aircalls virtuelle Telefonanlage

Mit der virtuellen Telefonanlage von Aircall nutzen Sie alle Vorteile eines internetbasierten Telefonsystems:

  • Ihre Mitarbeiter können auch in Krisenzeiten flexibel arbeiten.
  • Alle Gespräche Ihrer Mitarbeiter, sowie Kunden- und Unternehmensdaten sind verlässlich abgesichert.
  • Mit der Integration Ihrer CRMs, Helpdesks und vielen anderen Tools, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wichtige Gespräche mit Kunden, Prospects und Kollegen.
  • Ihre virtuelle Telefonanlage ist in wenigen Minuten eingerichtet.
  • Sie können Ihre Teams im Handumdrehen hinzufügen und skalieren. 
  • Sie haben ein verlässliches virtuelles Telefonsystem, mit der Ihnen der Umstieg auf All-IP spielend einfach gelingt.

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