Die besten automatisierten Telefonsysteme für kleine Unternehmen 2025

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Ständige Unterbrechungen durch Telefonanrufe können Ihre Fähigkeit, Ihr kleines Unternehmen effizient zu führen und zu skalieren, ernsthaft beeinträchtigen. Sie verlieren wertvolle Zeit damit, ans Telefon zu gehen und Anrufer weiterzuleiten, was eine Quelle ständiger Frustration und ein großer Produktivitätskiller sein kann.

Ein automatisiertes Telefonsystem kann diese Herausforderungen lösen! Diese Systeme übernehmen die Anrufweiterleitung und -verwaltung automatisch, wodurch Sie Zeit sparen und die Effizienz verbessern, während Ihre Kunden den professionellen Service erhalten, den sie erwarten.

Aber bei so vielen verfügbaren Optionen kann die Wahl des richtigen Systems für Ihr Unternehmen überwältigend sein. In diesem umfassenden Leitfaden führen wir Sie durch alles, was Sie über automatisierte Telefonsysteme wissen müssen, und stellen Ihnen die sieben besten Optionen für kleine Unternehmen im Jahr 2025 vor. Entdecken Sie, wie Sie mit dem richtigen automatisierten Telefonsystem das Kundenerlebnis verbessern, Zeit sparen und die Effizienz steigern können!

Zusammenfassung

• Automatisierte Telefonsysteme sind für kleine Unternehmen entscheidend, um ständige Unterbrechungen zu bekämpfen, die Effizienz zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

• Veraltete Telefonsysteme führen zu höheren Personalkosten, schlechtem Kundenservice, verpassten Verkaufschancen, Ineffizienz und mangelnder Professionalität.

• Automatisierte Telefonsysteme leiten Anrufe mit interaktiver Sprachantwort (IVR) weiter und können sich in CRMs integrieren und KI für Anfragen in natürlicher Sprache verwenden.

• Zu den wichtigsten Vorteilen gehören eine höhere Kundenzufriedenheit, geringere Betriebskosten und eine verbesserte Effizienz und Produktivität.

• Wesentliche Merkmale, auf die man achten sollte, sind intelligente Anrufweiterleitung, Auto-Attendant, Integrationen, KI-Fähigkeiten, mehrstufige IVR und erweiterte Analysen.

• Die Einrichtung eines Auto-Attendants umfasst die Auswahl eines Anbieters, die Definition Ihres Anrufablaufs, die Aufnahme von Begrüßungen, die Einrichtung von Durchwahlen und gründliche Tests des Systems.

• Aircall ist die beste Wahl für wachsende Unternehmen aufgrund seiner hochmodernen Funktionen wie KI-Sprachagent, intelligente Anrufweiterleitung, cloudbasierte IVR und über 200 Integrationen.

Die Nachteile veralteter Telefonsysteme

In unserem Bericht The Voice of SMBs von 2024 gaben 72 % der kleinen Unternehmen an, dass ihr Hauptaugenmerk im nächsten Jahr auf der Kundenzufriedenheit liegen wird. Aber Kunden zufriedenzustellen ist eine große Herausforderung, wenn man ihre Anrufe und Anfragen nicht im Griff hat.

Ein kleines Unternehmen ohne ein Auto-Attendant-Telefonsystem zu führen, kann zu mehreren Hindernissen führen, die sowohl Ihr Team als auch Ihr Endergebnis betreffen, darunter:

• Höhere Personalkosten: Die manuelle Anrufabwicklung erfordert oft zusätzliches Personal zur Verwaltung der Telefonleitungen, was Ihre Betriebskosten erhöht.

• Schlechter Kundenservice: Ohne ein automatisiertes System können Kunden lange Wartezeiten erleben oder Schwierigkeiten haben, die richtige Abteilung zu erreichen, was zu Frustration und Unzufriedenheit führt.

• Verpasste Verkaufschancen: Wichtige Anrufe können unbeantwortet bleiben oder falsch weitergeleitet werden, was zu verlorenen Verkäufen und potenziellen Einnahmen führt.

• Ineffizienz: Ihr Team verbringt wertvolle Zeit mit der Verwaltung von Anrufen, anstatt sich auf Kernaufgaben zu konzentrieren, was die allgemeine Produktivität und Effektivität verringert.

• Mangel an Professionalität: Eine besetzte Telefonleitung ohne ordnungsgemäße Weiterleitung kann bei Kunden den Eindruck von Unorganisation erwecken und potenziell den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen mit einem automatisierten Telefonsystem kann Ihre Abläufe rationalisieren, die Kundenzufriedenheit verbessern und letztendlich das Wachstum Ihres Unternehmens vorantreiben!

Wie funktionieren automatisierte Telefonsysteme?

Automatisierte Telefonsysteme verwenden intelligente Anrufweiterleitungstechnologie, um eingehende Anrufe ohne manuelle Eingriffe an die richtige Person oder Abteilung zu leiten. Wenn ein Kunde Ihr Unternehmen anruft, wird er von einer professionell aufgezeichneten Nachricht begrüßt, die ihm Menüoptionen präsentiert (wie „Drücken Sie 1 für den Vertrieb, Drücken Sie 2 für den Support“).

Das System leitet den Anruf dann automatisch basierend auf der Auswahl des Anrufers weiter. Moderne automatisierte Telefonsysteme gehen über die einfache Menüführung hinaus – sie können sich in Ihr CRM integrieren, Echtzeitanalysen bereitstellen und sogar KI verwenden, um Anfragen in natürlicher Sprache zu verstehen. Diese Technologie stellt sicher, dass jeder Anruf effizient bearbeitet wird, während ein professionelles Image für Ihr Unternehmen gewahrt bleibt!

Vorteile automatisierter Telefonsysteme

Automatisierte Telefonsysteme können Ihnen helfen, den Betrieb zu verbessern, die Effizienz zu steigern, die Kommunikation zu rationalisieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen – wesentliche Ziele für viele kleine Unternehmen. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung von automatisiertem Kundenservice für Ihr kleines Unternehmen:

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Wir haben festgestellt, dass 48 % der Unternehmen der Meinung sind, dass KI-gestützte Tools zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen! Auto-Attendant-Systeme, oft durch KI-Funktionen erweitert, bieten kleinen und mittleren Unternehmen einen organisierteren und optimierten Ansatz zur Bearbeitung von Kundenanrufen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen kann.

Auto-Attendant-Systeme reduzieren auch die Wartezeiten und stellen sicher, dass Kunden an die entsprechende Abteilung oder den zuständigen Vertreter weitergeleitet werden, was die Wahrscheinlichkeit einer schnellen und effektiven Lösung ihrer Anfragen erhöht.

Reduzierte Betriebskosten

Auto-Attendant-Systeme reduzieren den Bedarf an einer dedizierten Empfangskraft oder einem Telefonisten, was dazu beiträgt, Ihre Geschäftsausgaben erheblich zu minimieren! Mit einem automatisierten System können Anrufe automatisch weitergeleitet werden, was die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter verringert und es ihnen ermöglicht, sich auf andere wichtige umsatzgenerierende Aufgaben zu konzentrieren.

Funktionen wie Voicemail und Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten stellen sicher, dass Unternehmen keinen Anruf verpassen, auch nicht außerhalb der Geschäftszeiten – und verwandeln potenziell verpasste Gelegenheiten in erfasste Leads.

Verbesserte Effizienz und Produktivität

Durch die Automatisierung der Anrufweiterleitung können Unternehmen den Zeit- und Ressourcenaufwand für die manuelle Bearbeitung von Anrufen reduzieren. Dies entlastet die Mitarbeiter, damit sie sich auf andere kritische Aufgaben konzentrieren können, wie z. B. die Bereitstellung von Kundensupport, den Abschluss von Geschäften oder die Erledigung wichtiger Projekte.

Auto-Attendant-Systeme liefern auch wertvolle Einblicke in Anrufvolumen und -dauer, sodass Unternehmen Bereiche identifizieren können, in denen sie ihre Abläufe weiter verbessern und datengestützte Entscheidungen über Personal- und Ressourcenzuweisung treffen können.

Die 7 besten automatisierten Telefonsysteme im Jahr 2025

Es ist wichtig, zuerst Telefonsysteme für kleine Unternehmen zu bewerten, bevor Sie sich für die beste Option für Sie entscheiden. Unsere sieben besten Optionen für 2025 umfassen Aircall, RingCentral, Grasshopper, Dialpad, CloudTalk, Ooma und 8x8.

Schauen wir uns genauer an, was jede dieser Optionen zu bieten hat und wie sie Ihre Geschäftskommunikation verändern können!

1. Aircall

Aircall wurde entwickelt, um kleinen Unternehmen zu helfen, ihre Anrufe effizienter zu verwalten und gleichzeitig nahtlos zu skalieren! Mit fortschrittlichen Funktionen wie dem KI-Sprachagenten, intelligenter Anrufweiterleitung, Anrufwarteschlangen und umfassender Anrufaufzeichnung ist Aircall eine komplette Kundenkommunikationsplattform, die die Art und Weise, wie Sie Ihre Vertriebs- und Kundensupportprozesse handhaben, revolutioniert.

Sein intuitives Dashboard ermöglicht es Ihnen, Ihr Team zu verwalten und Ihre Leistung in Echtzeit zu verfolgen, während nahtlose Integrationen mit über 200 Tools wie HubSpot, Salesforce und Zendesk alle Ihre Informationen vernetzen und das Hin und Her zwischen den Plattformen minimieren.

• Funktionen: KI-Sprachagent, internationale und gebührenfreie Nummern, cloudbasierte IVR, intelligente Anrufweiterleitung, Durchwahlen, Geschäftszeitenverwaltung und umfassende Analysen

• Integrationen: über 200 Integrationen, einschließlich ActiveCampaign, Monday.com und Zapier

Preis: Ab 40 $/Monat/Benutzer

Überzeugen Sie sich selbst, warum Aircall als das beste automatisierte Telefonsystem hervorsticht, mit Funktionen, die von der automatisierten Telefonabwicklung bis hin zu intuitivem IVR und dem KI-Sprachagenten reichen. Testen Sie es noch heute kostenlos!

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RingCentral

RingCentral gibt Ihnen einen Überblick über den Status all Ihrer Räume und Geräte.

RingCentral bietet verschiedene Funktionen, darunter Auto-Attendant, Anrufweiterleitung und Anrufwarteschlangen. Es hat auch eine mobile App, mit der Sie unterwegs Anrufe tätigen und entgegennehmen können.

Mit RingCentral können Sie virtuelle Meetings einrichten, Nachrichten senden und Dateien mit Ihrem Team teilen. Einige Benutzer beschweren sich jedoch über die Qualität des Kundensupports und die Komplexität des Systems.

• Funktionen: Videokonferenzen, gebührenfreie Telefonnummer, automatische Anrufaufzeichnung und visuelle Voicemail

• Integrationen: Über 200 Integrationen, einschließlich Google, Microsoft und Salesforce

• Preis: Ab 30 $/Monat/Benutzer

Grasshopper

Grasshopper ist sowohl auf Desktop- als auch auf Mobilgeräten verfügbar.

Mit Grasshopper können Sie Anrufe von Desktop- und Mobilgeräten aus tätigen und entgegennehmen. Die Auto-Attendant-Funktion kann Anrufer an die entsprechende Abteilung oder Person weiterleiten und verfügt über eine zeitsparende Anrufweiterleitungsfunktion.

Grasshopper bietet eine Reihe praktischer Funktionen, darunter Voicemail-Transkription, geschäftliche Textnachrichten und benutzerdefinierte Begrüßungen. Die Plattform ist jedoch nur in den USA und Kanada verfügbar, was ihre globale Anziehungskraft einschränkt.

• Funktionen: Desktop- und mobile Apps, VoIP/WLAN-Anrufe, Durchwahlen und grundlegende Berichterstattung

• Integrationen: Keine direkten Integrationen verfügbar

• Preis: Ab 14 $/Monat/Benutzer

Dialpad

Die KI-Funktionen von Dialpad fassen Ihre Anrufe zusammen und extrahieren automatisch Aktionspunkte.

Quelle

Dialpad bietet Funktionen wie Auto-Attendant, Anrufaufzeichnung und Anrufweiterleitung. Die KI-gestützte Voice Intelligence (Vi)-Technologie ermöglicht es Ihnen, Anrufe zu transkribieren, Notizen zu machen und Echtzeit-Einblicke in Ihre Gespräche zu erhalten.

Dialpad integriert sich auch in beliebte Tools wie Google Workspace, Salesforce und Zendesk, sodass Sie alle Ihre Apps vernetzt halten können. Einige Benutzer berichten jedoch von Problemen mit der Anrufqualität und der Verbindung.

• Funktionen: Visuelle Voicemail, Anrufer-ID, internationale Anrufe und Dreierkonferenzen

• Integrationen: Über 70 Integrationen, einschließlich Microsoft Teams, Slack und Zapier

• Preis: Ab 27 $/Monat/Benutzer

CloudTalk

Verwenden Sie das Echtzeit-Dashboard von CloudTalk, um Metriken wie Abbruchrate, durchschnittliche Wartezeit und durchschnittliche Anrufdauer zu überwachen.

Quelle

CloudTalk bietet Funktionen wie Auto-Attendant, Anrufweiterleitung und Anrufwarteschlangen. Es hat auch eine mobile App, mit der Sie unterwegs Anrufe tätigen und entgegennehmen können.

Die Plattform ermöglicht es Ihnen, virtuelle Meetings einzurichten, Nachrichten zu senden und Dateien mit Ihrem Team zu teilen, was Ihnen hilft, sowohl die interne als auch die externe Kommunikation zu optimieren. Einige Benutzer berichten jedoch von Verbindungsproblemen und begrenzten Anpassungsoptionen.

• Funktionen: Durchwahlen, Power Dialer, Voicemail und Anrufnotizen

• Integrationen: 36 Integrationen, einschließlich HubSpot, Salesforce und Zendesk

• Preis: Ab 34 $/Monat/Benutzer

Ooma

Ooma bietet ein zuverlässiges Geschäftstelefonsystem mit wesentlichen automatisierten Funktionen für kleine Unternehmen. Die Plattform konzentriert sich auf die Bereitstellung hochwertiger Sprachdienste mit unkomplizierten Auto-Attendant-Funktionen und grundlegenden Anrufmanagement-Tools.

Ooma bietet wettbewerbsfähige Preise und eine anständige Anrufqualität, was es zu einer budgetfreundlichen Option für Unternehmen macht, die grundlegende Telefonsystemfunktionen ohne erweiterte Features benötigen.

• Funktionen: Auto-Attendant, Voicemail, Anrufweiterleitung und grundlegende Analysen

• Integrationen: Begrenzte Integrationen mit wichtigen Geschäftsplattformen

• Preis: Ab 20 $/Monat/Benutzer

8x8

8x8 bietet eine umfassende Kommunikationsplattform, die Sprach-, Video- und Messaging-Funktionen kombiniert. Das System umfasst Auto-Attendant-Funktionen und integriert sich gut in beliebte Geschäftsanwendungen.

Obwohl 8x8 eine vollständige Suite von Kommunikationstools bietet, finden einige Benutzer die Plattform komplex und berichten von gelegentlichen Problemen mit der Dienstzuverlässigkeit zu Spitzenzeiten.

• Funktionen: Auto-Attendant, Videokonferenzen, Team-Messaging und Analysen

• Integrationen: Starkes Integrations-Ökosystem mit wichtigen Geschäftstools

• Preis: Ab 24 $/Monat/Benutzer

Wichtige Funktionen, die Sie bei einem automatisierten Telefonsystem suchen sollten

Bei der Auswahl eines automatisierten Telefonsystems für Ihr kleines Unternehmen sollten Sie sich auf diese wesentlichen Funktionen konzentrieren, die Ihre Investition maximieren und das Kundenerlebnis verbessern:

• Intelligente Anrufweiterleitung: Erweiterte Weiterleitungsfunktionen, die Anrufe basierend auf der Tageszeit, dem Standort des Anrufers oder spezifischen Kriterien leiten können.

• Auto-Attendant: Professionelles Begrüßungssystem mit anpassbaren Menüoptionen, die Ihre Marke widerspiegeln.

• Integrationen: Nahtlose Konnektivität mit Ihrem bestehenden CRM, Helpdesk und Geschäftstools.

• KI-Fähigkeiten: Moderne KI-Funktionen wie Spracherkennung, automatisierte Antworten und intelligente Anrufabwicklung.

• Mehrstufige IVR: Interaktives Sprachdialogsystem, das komplexe Kundenanfragen effizient bearbeiten kann.

• Erweiterte Analysen: Detaillierte Berichte über Anrufvolumen, -dauer und Leistungsmetriken zur Optimierung Ihrer Abläufe.

So richten Sie einen Auto-Attendant für kleine Unternehmen ein

Die Einrichtung von Auto-Attendants für Ihr kleines Unternehmen ist einfacher als Sie vielleicht denken! Mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Anleitung können Sie schnell ein professionelles Telefonsystem implementieren, um Ihre Kunden zu beeindrucken und Ihre Kommunikation zu optimieren.

Hier ist ein Fünf-Schritte-Prozess, dem Sie bei der Einrichtung eines Auto-Attendants für Ihr kleines Unternehmen folgen sollten:

Schritt 1: Wählen Sie einen Auto-Attendant-Anbieter

Der erste Schritt ist die Auswahl eines Auto-Attendant-Anbieters, der zu Ihren Geschäftsanforderungen passt. Sie finden mehrere Optionen auf dem Markt, wie Aircall, RingCentral, Grasshopper, Dialpad und CloudTalk. Recherchieren Sie die Funktionen, Preise und Kundenbewertungen jedes Anbieters, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Schritt 2: Definieren Sie Ihren Anrufablauf

Als Nächstes müssen Sie Ihren Anrufablauf definieren. Dies beinhaltet die Entscheidung über die Optionen, die Sie den Anrufern anbieten möchten (z. B. 1 für den Vertrieb, 2 für den Support oder 3 für die Abrechnung). Sie sollten auch festlegen, was passiert, wenn ein Anrufer keine Option auswählt. Werden sie beispielsweise automatisch an einen menschlichen Kundendienstmitarbeiter weitergeleitet oder zurück zum Menü?

Schritt 3: Nehmen Sie Ihre Begrüßungen auf

Die Begrüßung Ihres Auto-Attendants ist das Erste, was Kunden hören, wenn sie Ihr Unternehmen kontaktieren. Nehmen Sie eine professionelle und informative Begrüßung auf, die die Optionen des Anrufers erklärt, um den richtigen Ton für Ihre Geschäftskommunikation zu setzen.

Schritt 4: Richten Sie Ihre Durchwahlen ein

Sobald Sie Ihren Anrufablauf definiert und Ihre Begrüßungen aufgenommen haben, ist es Zeit, die Durchwahlen einzurichten. Weisen Sie jede Option der entsprechenden Abteilung oder Person zu, die die Anfragen bearbeitet. Zum Beispiel würde die 1 für den Vertrieb Ihrem Vertriebsteam zugewiesen, während die 2 für den Support Ihrem Kundensupportteam zugewiesen würde.

Schritt 5: Testen Sie Ihr System

Sie müssen Ihr Auto-Attendant-System gründlich testen, bevor Sie es starten. Rufen Sie Ihr Unternehmen von verschiedenen Nummern aus an und probieren Sie alle Menü- und Durchwahloptionen aus, um sicherzustellen, dass die Kunden ein reibungsloses Erlebnis haben. Stellen Sie auch sicher, dass Ihr Team mit dem System vertraut ist und weiß, wie man Anrufe darüber abwickelt.

Weitere Tipps zur Automatisierung finden Sie in unserem Automatisierungsleitfaden für kleine Unternehmen.

Verpassen Sie nie wieder einen Anruf mit dem automatisierten Telefonsystem von Aircall

Automatisierte Telefonsysteme verändern die Art und Weise, wie kleine Unternehmen die Kundenkommunikation handhaben – sie steigern die Effizienz, senken die Kosten und verbessern die Kundenzufriedenheit dramatisch! Das richtige System kann für Ihre Geschäftsabläufe und Ihren Wachstumskurs ein entscheidender Faktor sein.

Beim Vergleich der Optionen sticht Aircall als erste Wahl für wachsende Unternehmen im Jahr 2025 hervor. Mit hochmodernen Funktionen wie dem KI-Sprachagenten, intelligenter Anrufweiterleitung, cloudbasierter IVR und über 100 nahtlosen Integrationen bietet Aircall alles, was Sie zur Optimierung der Kommunikation und Steigerung der Produktivität benötigen.

Die intuitive Benutzeroberfläche der Plattform, die erweiterten Analysen und der außergewöhnliche Kundensupport machen sie zur perfekten Lösung für Unternehmen, die bereit sind, ihre Kundenkommunikation auf die nächste Stufe zu heben!

Verändern Sie Ihre Kundenkommunikation mit dem einfach einzurichtenden automatisierten Telefonsystem von Aircall und verpassen Sie nie wieder einen Anruf. Testen Sie Aircall noch heute kostenlos!

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Häufig gestellte Fragen

Welches Telefonsystem ist am besten für ein kleines Unternehmen?

Aircall ist das beste automatisierte Telefonsystem für kleine Unternehmen und bietet einen KI-Sprachagenten, intelligente Anrufweiterleitung, über 200 Integrationen und eine intuitive Einrichtung, die mit Ihrem Unternehmen wächst.

Wie viel kostet ein automatisiertes Telefonsystem?

Automatisierte Telefonsysteme kosten in der Regel zwischen 14 und 40+ US-Dollar pro Benutzer und Monat, abhängig von den Funktionen und Möglichkeiten. Aircall beginnt bei 40 US-Dollar pro Monat und Benutzer und enthält erweiterte KI-Funktionen und Premium-Integrationen.

Wie richte ich ein automatisiertes Telefonsystem ein?

Die Einrichtung eines automatisierten Telefonsystems umfasst fünf wichtige Schritte: die Auswahl eines Anbieters, die Definition Ihres Anrufablaufs, die Aufnahme professioneller Begrüßungen, die Einrichtung von Durchwahlen und das gründliche Testen des Systems vor dem Start.

Veröffentlicht am 18. Juli 2023.