Produktivität im Zeitalter der hybriden Arbeitsumgebung - Aircall Blog

Produktivität im Zeitalter der hybriden Arbeitsumgebung

How to foster productivity in hybrid work environments
von
Victoria Guetter

Sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber:innen haben erkannt, dass hybride Arbeitsmodelle die Lösung der Zukunft sind. Zoom-Meetings sind längst die Norm, und viele haben sich auf die Arbeit im Homeoffice eingestellt, während andere bereits wieder ins Büro gehen. Kennen Sie eines der dringendsten Probleme, mit denen Unternehmen heute zu kämpfen haben? Die Steigerung ihrer Produktivität.

Was ist eine hybride Arbeitsumgebung?

In einem erfolgreichen hybriden Arbeitsumfeld können Mitarbeiter:innen produktiv arbeiten, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Sie können beispielsweise abwechselnd zu Hause (oder in einem Coworking-Space oder Café) und im Büro arbeiten. Dieses Modell kann zu mehr Flexibilität, einer stärkeren Einbindung und einem gesteigerten Wohlbefinden aller Teammitglieder beitragen. 

Denn die COVID-19-Pandemie hat unter anderem die unterschiedlichen Arbeitsweisen der Mitarbeiter:innen zum Vorschein gebracht. Für einige war die Remote-Arbeit ein echter Segen – ihnen gelang ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben, sie konnten ihre Fristen einhalten und ihre Quoten erreichen –, anderen wiederum gelang dies nicht. Das mag daran liegen, dass ihr Remote-Arbeitsplatz nicht ideal eingerichtet war oder dass manche einfach bessere Leistungen erbringen, wenn Arbeit und Privatleben klar voneinander abgegrenzt sind.

Durch ein hybrides Arbeitsmodell bieten Sie verschiedene Optionen und maximieren so die Produktivität aller Mitarbeiter:innen. Flexibilität ist der Schlüssel zur Gestaltung Ihres hybriden Arbeitsumfelds. Sie können beispielsweise weiterhin Remote-Arbeit anbieten und gleichzeitig Büroräume zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie allen Teammitgliedern die Möglichkeit bieten, an manchen Tagen von zu Hause aus zu arbeiten.

Zur Schaffung eines hybriden Arbeitsumfelds gehören unter anderem natürlich auch Technologie-Upgrades, Schulungen und eine neue Arbeitskultur. Sie können beispielsweise eine Cloud-basierte Telefonsoftware einrichten, um auch im Homeoffice eine nahtlose Kommunikation sicherzustellen.

Zwar bietet dieses neue Arbeitsmodell viele Vorteile, ist aber auch mit Herausforderungen verbunden, die Sie beachten sollten. 

Vorteile und Herausforderungen einer hybriden Arbeitsumgebung

Aufgrund der zahlreichen Vorteile ziehen viele Unternehmen den Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell in Erwägung. Sie können das Modell an die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter:innen anpassen und so die Produktivität steigern. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen bessere Leistungen erzielen und sich gleichzeitig über zufriedenere Mitarbeiter:innen freuen. 

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Ein hybrides Arbeitsmodell bietet unter anderem folgende Vorteile: 

  • Komfort und Flexibilität
  • Wirtschaftlichkeit
  • Verbesserte Einstellungsmöglichkeiten
  • Produktivität
  • Effizienz

Sie sollten außerdem die möglichen Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Hybridarbeit berücksichtigen: 

  • Kreativität und Zusammenarbeit: Sie müssen neue Strategien entwickeln, um die Kreativität der Mitarbeiter:innen in einer hybriden Arbeitsumgebung zu fördern.
  • Ausstattung und Komfort: Sie müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen auch im Homeoffice Zugriff auf alle erforderlichen Tools und Ressourcen haben.
  • Standort- und Kundenbesuche: Überarbeiten Sie das Format von Kundeninteraktionen und erstellen Sie im Voraus Best Practices. Gibt es Fälle, in denen Sie vor Ort sein müssen?
  • Schulungen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Schulungs- und Onboarding-Ressourcen sowohl im Büro als auch im Homeoffice verfügbar sind und entwickeln Sie Onboarding-Aktivitäten, an denen Mitarbeiter:innen von überall aus teilnehmen können.
  • Mentoring und Wachstum: Ermöglichen Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einer hybriden Arbeitsumgebung dasselbe Mentoring und dieselben Wachstumsmöglichkeiten wie den Teammitgliedern im Büro.

So messen Sie die Produktivität in einer hybriden Arbeitsumgebung

Bei einer Kombination aus Homeoffice, Büro und einem hybriden Modell können Sie nicht auf die herkömmlichen Produktivitätskennzahlen zurückgreifen. In diesem Fall sollten Sie spezifische Kennzahlen für die verschiedenen Arbeitsmodelle anwenden. Auf diese Weise schaffen Sie ein effektives, faires und effizientes hybrides Arbeitsumfeld. Darüber hinaus erkennen Sie so aufkommende Schwierigkeiten und können sie in Angriff nehmen, bevor sie sich zu ernsthaften Problemen entwickeln, wie zum Beispiel Burnout sowie Unter- oder Überforderung.

Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Produktivitätskennzahlen:

  • Die Quote der fristgerecht erledigten Aufgaben
  • Die Anzahl der erledigten Aufgaben
  • Qualitätsbewertung der abgeschlossenen Aufgaben
  • Feedback von Kundinnen/Kunden
  • Aktivitätsniveau während der Arbeitszeiten
  • Verfügbarkeit während der Arbeitszeiten

8 Schritte für mehr Produktivität in einer hybriden Arbeitsumgebung

Laut einem kürzlich von McKinsey veröffentlichten Bericht gaben 90 % der Unternehmen an, zu einem hybriden Arbeitsmodell überzugehen, aber nur wenige hatten konkrete Pläne für die Umsetzung.

Ohne eine gut durchdachte Planung kann der Wechsel zu einer hybriden Arbeitsumgebung schnell in Chaos münden – und darunter kann das Produktivitätsniveau stärker denn je leiden. Doch Sie können auch in 8 Schritten zur perfekten Planung einer hybriden Arbeitsumgebung gelangen – und zwar so: 

1. Definieren Sie, wie eine erfolgreiche hybride Arbeitsumgebung für Ihr Unternehmen aussieht

Es gibt verschiedene hybride Arbeitsmodelle, die sich unterschiedlich auf die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter:innen auswirken. Überlegen Sie zunächst einmal, wie eine erfolgreiche hybride Arbeitsumgebung für Ihr Unternehmen aussehen sollte.

Einige wichtige Aspekte:

  • Die Art der Unternehmenstätigkeit
  • Die Fähigkeit Ihres Unternehmens, sich an eine hybride Arbeitsumgebung anzupassen (z. B. Budget, Datensicherheit)
  • Arbeitspräferenzen der Mitarbeiter:innen (welches Arbeitsmodell ist besser für ihre Produktivität?)
  • Ihre Definition von Produktivität

2. Finden Sie heraus, wo Ihr Personal am besten arbeitet

In einem von PwC veröffentlichten Bericht gaben 44 % der Arbeitgeber:innen an, dass ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice produktiver seien. Im Gegensatz dazu fühlten sich nur 29 % der Beschäftigten produktiv.

Diese Diskrepanz entsteht durch verschiedene Faktoren. Deshalb müssen Sie herausfinden, wo jede:r einzelne:r Mitarbeiter:in die besten Leistungen erbringt. Hierzu können Sie zunächst einmal die Leistungskennzahlen (KPIs) der Mitarbeiter:innen vor und während der Pandemie vergleichen, um objektiv nachvollziehen zu können, welches Modell sich am besten eignet.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit einbeziehen, wenn Sie herausfinden wollen, welche Faktoren ihre Produktivität beeinflussen. Anschließend können Sie sie beim Erreichen ihres maximalen Produktivitätsniveaus unterstützen.

3. Stimmen Sie hybride Arbeitspläne teamübergreifend ab 

Da nicht alle in Ihrem Unternehmen am selben Ort und zur selben Zeit arbeiten werden, kann sich die teamübergreifende Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung schwierig gestalten. Vielleicht gibt es Mitarbeiter:innen, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, oder Projekte, an denen alle Teammitglieder gemeinsam arbeiten müssen. Deshalb müssen die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter:innen aufeinander abgestimmt sein, um das Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten und so eine erfolgreiche Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Hierbei hilft ein Taskmanager (z. B. Asana, Jira oder Monday), auf den alle zugreifen können. Auf diese Weise sehen Mitarbeiter:innen die ihnen zugeteilten Projekte, mit wem sie zusammenarbeiten, sowie die Zeitpläne anderer Teammitglieder.

4. Investieren Sie in Tools und Software für die Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist das A und O eines effizienten hybriden Arbeitsmodells – und mit den richtigen Tools und der richtigen Software meistern Sie auch diese Herausforderung.

So können Mitarbeiter:innen mit einer Cloud-basierten Telefonsoftware problemlos kommunizieren und zusammenarbeiten – ungeachtet unterschiedlicher Standorte und Zeitzonen. Zudem können Sie eine gute Software mit Produktivitäts- und Büromanagement-Tools verknüpfen, so die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität noch weiter steigern.

5. Verbessern Sie Ihr hybrides Arbeitsumfeld durch die Schaffung mehrerer Feedback-Kanäle 

Zu Beginn wird Ihre hybride Arbeitsumgebung trotz aller Bemühungen nicht perfekt sein. Daher sollten Sie Feedback von Kunden- und Mitarbeiterseite annehmen und Ihr Modell entsprechend anpassen. Sie können beispielsweise wöchentliche Einzelmeetings mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abhalten, um herauszufinden, wie sie mit dem neuen Arbeitsmodell zurechtkommen. Eine weitere Möglichkeit sind Kundenumfragen, die Schwachstellen oder Fehler offenlegen können.

Denken Sie daran: Hybride Arbeitsmodelle stecken noch immer in den Kinderschuhen, weshalb Sie Raum für Änderungen und Verbesserungen lassen müssen.

6. Entwickeln Sie eine Erfolgsstrategie für die hybride Arbeitsumgebung – mit KPIs

In jeder Branche sind KPIs erforderlich, um den Erfolg der Arbeitsabläufe zu messen. KPIs bieten eine objektive, datengestützte Übersicht über individuelle Leistungen aller Mitarbeiter:innen, selbst bei unterschiedlichem Arbeitsrhythmus und Standort. Anhand dieser Kennzahlen erkennen Sie, ob Ihre Mitarbeiter:innen Schwierigkeiten haben oder hervorragende Leistungen erbringen. So erfahren Sie von potenziellen Problemen, bevor sie gravierende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

7. Burnouts vorbeugen 

Im Homeoffice können die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen, was in manchen Fällen zu Burnout führen kann. Laut einer Studie arbeiten 70 % der Remote-Arbeiter:innen sogar am Wochenende, und 45 % gaben an, unter der Woche mehr als 40 Stunden zu arbeiten. Da lassen Burnout und geringe Produktivität nicht lange auf sich warten.

Projektmanagement-Software mit einem Überblick über das Arbeitspensum aller Mitarbeiter:innen kann hier Abhilfe schaffen. So sehen Sie, wie lange Ihre Mitarbeiter:innen für ein Projekt brauchen und ob sie überlastet sind.

8. Bieten Sie Schulungen für Führungskräfte an

Voreingenommenheit von Führungskräften ist ein ernstzunehmendes Problem in hybriden Arbeitsumgebungen. Studien zeigen, dass Mitarbeiter:innen im Büro oft bessere Bewertungen erhalten als ihre Teamkolleginnen und -kollegen im Homeoffice. Dadurch erhalten Remote-Arbeiter:innen zu wenig Anerkennung und werden seltener befördert.

Fördern Sie Chancengleichheit, indem Sie Führungskräfte dafür sensibilisieren, wie sie diese Voreingenommenheit überwinden können. Auf diese Weise lernen Führungskräfte, wie sie verschiedenen Arbeitertypen als Mentor:in und Manager:in zur Seite stehen können – unabhängig von ihrem Standort.

Kommunikation: Der Schlüssel zu einem produktiven hybriden Arbeitsplatz

Auch wenn die meisten Unternehmen durch die Einführung eines Remote-Modells einen Produktivitätsanstieg verzeichnen konnten, möchten manche Arbeitnehmer:innen nicht ausschließlich von zu Hause aus arbeiten. Hier kommt das hybride Arbeitsmodell ins Spiel, das die Lücke zwischen Unternehmensproduktivität und der bevorzugten Arbeitsweise der Mitarbeiter:innen schließt.

Aber trotz aller Vorteile dieses neuen Arbeitsmodells ist die Gewährleistung der Produktivität und Zusammenarbeit mit Schwierigkeiten verbunden, da nicht alle Mitarbeiter:innen am selben Ort arbeiten. Ganz zu schweigen davon, dass Führungskräfte und Teamleiter:innen einen schlechteren Überblick über die Produktivität und das Arbeitspensum Ihrer Mitarbeiter:innen haben. Gleichzeitig können schlecht aufeinander abgestimmte Zeitpläne und Kommunikationsprobleme zu schlechter Zusammen- und Teamarbeit führen. Bei Aircall sind wir uns dieser Probleme bewusst und helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 

Genau deshalb lässt sich unsere Cloud-basierte Telefonsoftware mit all Ihren bevorzugten Business-Tools verknüpfen, sodass Sie schnell alles einrichten und so die Qualität Ihrer Gespräche verbessern können.

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