Mobile Endgeräte im Unternehmen - was 2022 wichtig wird- Aircall Blog

Mobile Endgeräte im Unternehmen - was 2022 wichtig wird

Diensthandy
von
Victoria Guetter

Kein anderes Gerät ist uns näher, als das Smartphone. Es ist immer dabei und erfüllt unzählige Funktionen. Privat nutzen wir es längst nicht mehr als reines Kommunikationsmittel: Wir schießen Fotos, nehmen Videos auf, beziehen unsere Unterhaltung und erleichtern unseren Alltag mithilfe verschiedenster Apps. Auch im Beruf hat das Smartphone einen enormen Wert. 

Es gibt nur wenige Dinge, die wir nicht auf dem Smartphone tun können, sondern auf unserem Laptop oder PC erledigen müssen. Kein Wunder also, dass weit über 60 Millionen Menschen in Deutschland ein Smartphone besitzen. Aber wie lassen sich mobile Endgeräte effizient und sicher im Unternehmen nutzen? Welche Herausforderungen erwarten uns im Jahr 2022 und wie können wir diese meistern?

Die Probleme mit privaten Geräten als Diensthandy (BYOD)

Es klingt zunächst nach einer wunderbaren Win-win-Situation: Angestellte nehmen ihr eigenes, vertrautes Smartphone mit in die Arbeit und der Arbeitgeber muss weder neuen Geräte kaufen, noch seine Mitarbeiter einschulen. Was kann da schiefgehen? Die Praxis zeigt allerdings, dass private Smartphones im Betrieb durchaus für Probleme sorgen können:

Wer haftet für Schäden, Verlust und Datenlecks während der Arbeitszeit?

Geht das Handy während der Arbeitszeit verloren oder wird es beschädigt, haftet der Arbeitgeber. Es ist aber nicht immer eindeutig nachvollziehbar, ob das Smartphone tatsächlich während der Arbeitszeit bzw. beim Arbeiten zu Schaden kam. Besonders dann, wenn sich Mitarbeiter im Homeoffice befinden oder geschäftlich unterwegs sind. 

Bei Datenlecks kann auch der Arbeitnehmer haftbar gemacht werden. Vor allem, wenn es eine Nutzungsvereinbarung gibt, der er nicht nachkommt. Eine solche Vereinbarung sieht üblicherweise vor, dass der Arbeitnehmer das Gerät durch regelmäßige Updates auf dem neuesten Stand der (Sicherheits-)Technik halten muss. 

Dazu kommt, dass leider nicht alle Apps sicher sind. Eine App, die beispielsweise privat genutzt wird, kann bei mangelhafter Sicherung durchaus auch Unternehmensdaten gefährden, die sich auf dem Smartphone befinden. Mehr dazu später.

Kann man der IT-Abteilung die Instandhaltung der Smartphones zumuten?

Da Unternehmen derzeit im Eiltempo digitale Prozesse implementieren, ist die IT-Abteilung gefragter und geforderter denn je. Qualifizierte IT-Fachleute sind am Arbeitsmarkt ein heiß begehrtes “Gut”. Sie müssen neue Systeme einbinden, überwachen und instand halten. Da bleibt wenig Zeit, um sich mit den Smartphones ihrer Kollegen zu befassen, wenn sie einmal nicht funktionieren. Die wenigsten Unternehmen können es sich leisten, dass ihr IT-Team einen Teil seiner wertvollen Arbeitszeit mit solchen Aufgaben verbringt.

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Wie sorgt man für standardisierten Datenschutz und einheitliche Qualität?

Wenn alle Mitarbeiter ihre eigenen Geräte als Diensthandy nutzen können, kommt es unweigerlich zu Qualitätsunterschieden. Das kann unter Umständen zu Kommunikationsproblemen führen, vor allem wenn sich Ihr Callcenter im Homeoffice befindet und Ihre Teams private Internetzugänge nutzen. Da das Homeoffice aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken ist, werden sich Unternehmen auch 2022 intensiv mit effizienten Lösungen für die Heimarbeit befassen müssen.

Der DSGVO-konforme Umgang mit sensiblen Daten ist ebenfalls eine echte Herausforderung, wenn Ihre Mitarbeiter Ihre privaten Geräte geschäftlich nutzen. Verwenden Angestellte beispielsweise “WhatsApp”, werden Kontaktdaten (auch ohne ihre Zustimmung) auf einem Server hinterlegt, der sich in den USA befindet, womit sie gegen die DSGVO verstoßen. Hierfür drohen bei einer Datenschutzkontrolle hohe Bußgelder.

Phone-as-a-Service: die schlanke Lösung für sichere mobile Endgeräte im Unternehmen

Ein moderner Ausweg, um Ihre Mitarbeiter mit sicheren Smartphones und Tablets zu versorgen, ohne Ihr IT-Team zu überlasten, ist Phone-as-a-Service. Mit Phone-as-a-Service mieten Sie mobile Endgeräte, die vom Anbieter instandgehalten und auf denen personenbezogene Daten per Mobile-Device-Managment (MDM) DSGVO-konform gesichert werden. 

Ihre Mitarbeiter können diese Geräte ohne Weiteres auch privat nutzen, denn private und geschäftliche Daten werden via “Workspaces”, verschlüsselte Bereiche auf dem Gerät, voneinander getrennt. Der geschäftliche Teil des Geräts wird so in der Cloud abgespeichert, dass sich sensible Daten im Verlustfall von Ihrer IT-Abteilung ganz einfach löschen lassen. Sie erhalten also moderne, sichere Geräte, die Sie nicht selbst betreuen müssen. 

Darüber hinaus tun Sie der Umwelt etwas Gutes: Ausgediente oder ungenutzte Smartphones und Tablets wandern nicht in den Sondermüll, sondern werden für die private Nutzung hergerichtet (“refurbished”) und weiterverkauft.

Wie Sie 2022 den Datenschutz auf mobilen Endgeräten in Ihrem Unternehmen sicherstellen

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter mit privaten Geräten, einem klassischen Diensthandy, via Phone-as-a-Service, oder per Softphone telefonieren, das Thema Datenschutz wird 2022 weiter an Bedeutung gewinnen. Schützenswerte Daten entstehen nämlich schon, wenn einer Ihrer Agenten einen Anruf annimmt oder wenn ein Kunde abhebt. Diese Daten zu schützen sollte auch dann in Ihrem Interesse sein, wenn Sie nicht mit einer Datenschutzkontrolle rechnen. 

Zahlungs- und Kontaktinformationen sind äußerst wertvoll und Datenlecks können enorme Finanz- und Imageschäden zufolge haben. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass sensible Daten jederzeit optimal und DSGVO-konform geschützt werden, unabhängig davon, von wo aus Ihr Callcenter arbeitet.

Steigen Sie auf eine VoIP-Telefonanlage um

Einmal davon abgesehen, dass der ISDN-Festnetzanschluss in Deutschland gar nicht mehr unterstützt wird, birgt diese veraltete Technologie enorme Sicherheitsrisiken. Telefonleitungen können manuell angezapft und Gespräche mit einfachen Mitteln von Hackern mitverfolgt werden. 

Aus diesem Grund sollten Sie auf eine internetbasierte VoIP-Anlage umsteigen. Digitale Telefonsysteme bieten Ihnen deutlich bessere Sicherheitsmethoden, mit denen Sie sensible Daten zuverlässig schützen können. Außerdem können Sie praktische Tools in Ihre virtuelle Telefonanlage integrieren und die Produktivität Ihres Callcenters steigern – auch im Homeoffice.

Nutzen Sie eine robuste Firewall

Die Nutzung eines VoIP-Telefonsystems alleine sorgt nicht immer für einen ausreichenden Datenschutz. Mit einer soliden Firewall können Sie sensible Informationen schützen, die Sie sich innerhalb Ihres Netzwerks bewegen. Daten, die sich innerhalb Ihrer Firewall befinden, bieten praktisch keine Angriffsfläche. 

Viele Cloud-Anbieter bieten eine gute Firewall, wodurch Daten in Ihrem CRM oder Ihrer Cloud-basierten Telefonanlage in Sicherheit sind. Bevor Sie sich also für einen VoIP-Dienst entscheiden, sollten Sie sich ein Bild über dessen Sicherheitsmaßnahmen machen, um böse Überraschungen zu vermeiden und um Ihren Aufwand zu minimieren.

Verschlüsseln Sie Ihre Datenübertragungen

Kommunizieren Sie außerhalb Ihres Netzwerks mit Kunden, Prospects oder Partnern, sind Ihre Daten nicht mehr durch Ihre Firewall geschützt. Daher müssen Sie Datenübertragungen – beispielsweise die Telefonate Ihrer Support-, Sales- und IT-Teams – extra verschlüsseln. Auch diese Verschlüsselungstechnologien werden von den meisten VoIP-Anbietern automatisch integriert.

Bewahren Sie Ihre Daten auf DSGVO-konformen Plattformen auf

Bevor Sie einen Cloud-Dienst beauftragen, sollten Sie sich darüber informieren, wo dieser Ihre Daten speichert. Prüfen Sie, ob Ihre Informationen DSGVO-konform behandelt werden und ob Dritte in diesem Prozess integriert sind. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, einen unabhängigen Datenschutz-Experten zurate zu ziehen, um auf Nummer Sicher zu gehen.

Mit Aircalls virtueller Telefonanlage flexibel, sicher und professionell arbeiten

Sie möchten, dass Ihr Callcenter im Büro und Homeoffice produktiv und sicher arbeiten kann? Aircalls virtuelles Telefonsystem bietet Ihren Daten zu jeder Zeit maximalen Schutz und fördert die Produktivität Ihrer Support-, Sales- und IT-Teams. 

Die Basis für Ihre sichere virtuelle Telefonanlage bei Aircall bildet unser mehrfach zertifizierter Hostinganbieter AWS, der die Daten in Frankfurt a.M. speichert. Darüber hinaus erfüllen wir die Anforderungen der Allgemeinen Datenschutz-Verordnung (General Data Protection Regulation GDPR) der EU und verschlüsseln Ihre Daten mit TLS.1.2 und AES 256 sowohl während der Übermittlung, als auch bei der Aufbewahrung. Damit sind Ihre Daten zu jedem Zeitpunkt sicher, unabhängig davon, welche Geräte Ihre Agenten nutzen.

Aircalls moderne Sicherheitstechnologien schützen Ihre virtuelle Telefonanlage und die Gespräche Ihrer Agenten vor Hackerangriffen, sodass sich Ihre Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Sie können Ihr gewohntes CRM und Ihrer Lieblingstools mit wenigen Klicks in Ihr VoIP-Telefonsystem integrieren, um Ihre Teams noch produktiver arbeiten zu lassen. Manager erhalten automatisierte Leistungsberichte und können neue Mitarbeiter diskret während laufender Gespräche unterstützen.

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