Comment mettre en place une permanence téléphonique ? | Aircall

Comment mettre en place une permanence téléphonique ?

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par
Clémentine Robine

Moins d’une minute : c’est le temps d’attente souhaité par les Français lorsqu’ils contactent une entreprise par téléphone. Le canal téléphonique est souvent source de frustration. Pour y remédier, il est important de mettre en place une permanence téléphonique, qui permet d’optimiser la gestion des appels entrants au sein de votre entreprise. Elle permet de choisir quand et où prendre les appels. On vous dit tout sur cette solution qui permet d’améliorer la satisfaction client. 

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La permanence téléphonique, qu’est-ce que c’est ? 

Contrairement à ce que le terme pourrait laisser penser, la permanence téléphonique n’est pas une astreinte téléphonique, qui induirait d’être joignable à tout instant, quels que soient le jour et l’heure. 

La permanence téléphonique permet de définir des horaires de travail au sein de votre entreprise. Chaque agent peut indiquer ses horaires de travail personnalisés, en fonction de son activité et de sa disponibilité. 

En cas d’indisponibilité d’un poste, et pendant les horaires d’ouverture définies pour l’entreprise, l’appel du client est basculé vers un autre collaborateur, qui lui est disponible et pourra répondre rapidement au client. Fini les appels qui sonnent dans le vide ou le temps d’attente interminable : le taux d’appels décrochés est optimisé.

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Quel est l’intérêt de la permanence téléphonique ? 

Pourquoi est-il important de mettre en place une permanence téléphonique ? C’est le premier lien avec le client lorsqu’il essaye de joindre votre entreprise, c’est votre façon de l’accueillir virtuellement. 

Il est donc important de mettre en place un accueil téléphonique professionnel, qui véhicule l’image de marque de l’entreprise. Cela permet de générer la confiance chez l’appelant. Pendant vos horaires d’ouverture, ceux-ci ne sont jamais face à une ligne qui sonne dans le vide. 

C’est d’ailleurs un outil particulièrement adapté pour les équipes qui gèrent un volume important d’appels, notamment les call centers et les équipes commerciales. Une prise en charge rapide et efficace des appels permet d’assurer la satisfaction des appelants. 

Et si votre entreprise est présente à l’international, cela vous permet de rester joignable pour tous vos clients. Les agents de chaque zone peuvent définir leurs horaires de travail, et ainsi vos clients seront toujours accueillis, en fonction de leur pays d’appel. 

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Comment mettre en place une permanence téléphonique dans mon entreprise ?

La permanence téléphonique permet donc d’accueillir de façon professionnelle vos clients et d’améliorer leur expérience vis-à-vis de votre entreprise. Comment la mettre en place ? Il existe un prérequis pour installer une permanence téléphonique d’entreprise : le standard téléphonique. 

Comment mettre en place simplement un standard téléphonique ? La solution la plus rapide, simple et flexible est un logiciel de téléphonie sur IP. Entièrement dématérialisée, cette solution vous permet de gérer vos options de téléphonie en interne, directement par vos équipes opérationnelles. Cela apporte une grande flexibilité dans le paramétrage de votre permanence téléphonique au niveau individuel, qui s’adapte aux contraintes de chacun. Un atout d’autant plus important dans des contextes où il faut s’adapter rapidement ou dans celui de la généralisation du télétravail. 

Votre équipe IT n’a plus besoin d’intervenir ou d’imposer des horaires fixes aux équipes, qui peuvent être décorrélés de la charge de travail des agents du call center et de vos équipes commerciales. 

Enfin, le standard téléphonique cloud vous permet d’accéder à de multiples fonctionnalités, qui vous aident à améliorer l’efficacité interne, et, in fine, la satisfaction client. 

Comment mettre en place votre permanence téléphonique ?

  1. Choisir votre partenaire (lien article prestataire VoIP pas encore publié) : c’est le facteur clé de succès de votre standard téléphonique, avoir à vos côtés un partenaire fiable, qui vous assure une bonne qualité d’appels, un accompagnement et vous donne accès à toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. 
  2. Migrer votre téléphonie d’entreprise vers la téléphonie sur IP : une fois votre partenaire choisi, vous pouvez migrer simplement votre téléphonie vers la VoIP. La mise en place est rapide, vous pourrez commencer à l’utiliser sous peu.
  3. Former vos équipes à l’utilisation du logiciel et à l’ensemble des fonctionnalités disponibles grâce à votre standard téléphonique virtuel, notamment la permanence téléphonique. Vos équipes support et sales vous remercieront ! 

 

La permanence téléphonique permet de mieux accueillir les clients, tout en permettant aux agents d’avoir un emploi du temps mieux adapté à leurs besoins. Cela permet d’améliorer l’expérience de vos collaborateurs, mais aussi de vos clients. Elle est à son plus haut niveau d’efficacité lorsqu’elle est couplée à la téléphonie sur IP, qui donne accès à un standard téléphonique virtuel complet, qui améliore les performances de vos équipes support et sales. Essayez notre standard téléphonique cloud pour mettre en place votre permanence téléphonique dès maintenant ! 

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