Ante la rápida evolución tecnológica, puede ser un buen momento para hacer cambios en el stack de comunicación de tu empresa. Si te estás planteando implementar un sistema VoIP con el fin de mejorar los procesos de comunicación, aquí te dejamos algunos consejos para hacerlo.
Instalar un sistema VoIP eficaz requiere algo de reflexión y planificación. Sin embargo, si lo haces debidamente, podrás conseguir muy buenos resultados. Un proceso de planificación debería incluir las siguientes etapas:
Identificar las necesidades de la empresa.
Confirmar que dispones de la configuración adecuada para tu red.
Garantizar que, cuando todo esté decidido, se mantendrá la calidad del servicio.
Contar con un plan de comunicación de seguridad o de tolerancia a fallos.
Preparar a tu equipo para que lo use de forma eficaz.
Configurarlo para optimizar su potencial y aprovechar las integraciones.
Comprobarlo, probarlo y monitorizarlo.
Una de las principales ventajas de un sistema VoIP con un buen diseño es que puedes integrar diversos software. Estas integraciones harán evolucionar tu empresa.
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Elementos clave de un sistema VoIP eficaz
Para que te familiarices con los factores que contribuyen a la eficacia de un sistema VoIP, te explicamos algunos términos básicos sobre esta tecnología: VoIP, sistema VoIP e integraciones VoIP.
“VoIP” es el acrónimo en inglés de “voice over internet protocol“ o “voz sobre protocolo de Internet“. VoIP es una tecnología que te permite hacer y recibir llamadas de voz y de vídeo por Internet. Se trata del sustituto del desfasado método de enviar señales de voz a través de cables de cobre por todo el país.
Un sistema VoIP se refiere a las redes internas y externas, las conexiones internas y cualquier equipo físico que permita el funcionamiento del sistema VoIP.
Las integraciones VoIP son soluciones de software que permiten a los equipos utilizar de forma simultánea herramientas digitales compatibles y sincronizar la información entre las mismas. Las integraciones de VoIP automatizan numerosos procesos que, si no fuera por ellas, tendrías que hacer manualmente. Además, son cruciales a la hora de eliminar los problemas asociados a errores humanos.
Para que tu sistema VoIP sea eficaz, deberías disponer del siguiente equipamiento:
Equipo: router, un adaptador VoIP potencial, dispositivos conectados a Internet y auriculares.
Conexión a Internet: una conexión de la máxima calidad para una mayor claridad y fiabilidad.
Banda ancha: deberías disponer de la suficiente como para mantener una conexión de calidad.
Software: aplicaciones, integraciones y un sistema de telefonía en la nube.
Todos estos elementos colaboran entre sí para garantizar el buen funcionamiento de tu sistema VoIP.
Elementos incompatibles
La primera aparición de la VoIP en el panorama tecnológico data de 1995. Al igual que cualquier otra nueva tecnología, al principio se identificaron algunos errores que había que reparar. Desde entonces, la tecnología VoIP ha evolucionado bastante y, entre tanto, la mayoría de estos problemas se han ido solucionando.
Planificar un sistema VoIP eficaz para prevenir problemas futuros compensa. El sistema VoIP incluye distintos componentes y existe el riesgo de que haya problemas con alguno de ellos.
Cuando cualquier parte de este sistema no funciona como debería, muchas veces no se percibe de inmediato, independientemente de que el problema venga de la red, de la conexión VoIP o del software.
Funciones de VoIP que merece la pena considerar
Algunos de los elementos que podrían afectar al funcionamiento de los sistemas VoIP, y a los que no deberías perder de vista, son los siguientes:
Puertos bloqueados: si los puertos entre los dispositivos de comunicación están bloqueados, los servicios de voz podrían no funcionar adecuadamente o fallar por completo.
Listas de acceso (ACL): las reglas de ACL podrían impedir el envío de paquetes de datos a las direcciones IP.
Reglas de firewall: amplía el efecto de las ACL, ya que inspecciona los paquetes de datos para decidir si son lo suficientemente seguros como para proceder a su envío.
Traducción de direcciones de red (NAT): traduce direcciones IP internas a direcciones IP públicas externas. Las nuevas prácticas pueden evitar que las comunicaciones de voz SIP tengan problemas con la NAT.
Señalización: la mayoría de sistemas VoIP utilizan SIP para señalizar, lo que se utiliza, por ejemplo, para iniciar llamadas, enviar tonos de llamada y establecer servicios para llamadas en conferencia, detención de llamadas (call parking) o para poner llamadas en espera.
Puertos de proveedores troncales: los puertos del perímetro de la red y del proveedor SIP deben reenviarse correctamente.
Tráfico de voz: si los puertos entre proveedores y el sistema de telefonía están bloqueados, puede que no se reciba el audio o solo audio unidireccional.
Firmware: por lo general, los proveedores actualizan el firmware para mejorarlo y solucionar posibles problemas.
Calidad del servicio: los mecanismos para garantizar la calidad del servicio pueden evitar problemas en la transmisión de voz.
Es mucha la información técnica que hay que asimilar. Como ya hemos visto, muchos de los errores ya se han solucionado; no obstante, si tuvieras algún problema, el proveedor o la compañía telefónica, por lo general, podrán ayudarte. En cualquier caso, si consigues detectar claramente el tipo de problema, podrás solucionarlo antes.
¿Es la VoIP la mejor opción?
No existe una respuesta única, contundente e inmediata para determinar si un sistema VoIP es la mejor opción para tu empresa. Si actualmente utilizas un sistema de telefonía convencional o un sistema PBX y te da buenos resultados, puede que dudes acerca de si un cambio a VoIP será una buena inversión. Sin embargo, lo que te funciona hoy, puede dar problemas en el futuro.
Aunque tu sistema actual funcione bien actualmente, es prudente que empieces a pensar en cómo podrían evolucionar las necesidades de comunicación de tu empresa en el futuro y en cómo un sistema VoIP podría ayudarte a satisfacerlas.
Preguntas más comunes
Merece la pena que te hagas las siguientes preguntas antes de decidir si una VoIP es la alternativa ideal para tu empresa, ahora o en el futuro.
¿Necesitamos un mejor medio de comunicación interno o con el resto de oficinas de la empresa?
¿Un call center mejoraría los servicios que prestamos a nuestros clientes?
¿Podemos ganar en eficiencia con la integración del CRM en el sistema de telefonía?
Con el crecimiento de nuestra empresa, ¿necesitaremos aumentar las capacidades de comunicación en el futuro?
¿Cómo podría mejorar nuestra empresa si aprovechamos las integraciones de software?
¿Podemos mejorar si transferimos las llamadas a las personas idóneas en menos tiempo?
¿Cómo podemos ofrecer la mejor experiencia de cliente posible?
¿La competencia está utilizando sistemas de telefonía actuales?
¿El error humano nos está saliendo caro?
¿Necesitamos un sistema de comunicación que favorezca la movilidad?
¿Prevemos que utilizaremos equipos en remoto o equipos distribuidos en algún momento?
¿Tendremos que interactuar con otras tecnologías en un futuro cercano?
Si, tras responder a estas preguntas, consideras que se acerca el momento de recurrir a un sistema VoIP para gestionar tu empresa eficazmente, puedes empezar ya a preparate para el cambio, aun si solo te lo planteas a largo plazo.
De hecho, con solo informarte acerca de esta tecnología, ya has dado el primer paso. En primer lugar, comprueba la compatibilidad de la infraestructura de red con la VoIP. Además, es un buen momento para averiguar si tu proveedor de Internet actual dispone de la banda ancha suficiente para soportar los requisitos de un mayor tráfico de llamadas. Tu proveedor de VoIP debería poder ayudarte a determinar cuánta banda ancha necesitas, aunque también puedes recurrir a un especialista.
Por último, tendrás que estimar un presupuesto del cambio y establecer un calendario de plazos en tu plan estratégico.
Las ventajas de los sistemas de telefonía VoIP
Por lo general, cuando muchas empresas están aplicando algún cambio, es por una buena razón. En el caso de los sistemas de telefonía VoIP, existen numerosas razones de peso para considerar el cambio. Veamos algunas de las ventajas más útiles de los sistemas de telefonía VoIP:
Reducción de costes: llevar adelante una empresa es caro, por lo que merece la pena recurrir a medidas rentables cuando das con una. Un sistema de telefonía VoIP te permitirá ahorrar gastos de equipos, cableado y tarifas telefónicas. Además, y puede que lo más importante, reducirás costes al ganar eficiencia en el trabajo.
Mayor accesibilidad: cualquier empleado podrá trabajar en cualquier lugar en el que haya conexión a Internet.
Completa portabilidad: los números virtuales te permiten mantener el mismo número en cualquier parte, siempre que utilices tu teléfono de empresa.
Mayor escalabilidad: ya debas aumentar o disminuir la capacidad de tu trabajo, no tendrás que añadir equipos ni nuevas líneas, y lo podrás hacer de forma inmediata.
Funciones avanzadas para equipos grandes y pequeños: dispondrás de sólidas funciones de llamadas para contribuir al trabajo eficiente de los equipos grandes y para aumentar las capacidades de tu pequeño equipo de forma que parezca que trabaja como un equipo mayor.
Calidad de voz más inteligible: la calidad de las llamadas ha evolucionado mucho y, ahora, con los micrófonos con cancelación de sonido y una comprensión de audio avanzada, es mejor que nunca.
Compatible con la simultaneidad de tareas: permite la comunicación en múltiples canales al mismo tiempo.
Herramientas de soporte para call center: los sistemas VoIP permiten establecer equipos distribuidos o en remoto completamente funcionales.
La rápida expansión de los sistemas de telefonía VoIP se debe a estas y otras ventajas. Gracias a las últimas mejoras en la fiabilidad de Internet, merece la pena considerar la opción de la VoIP ahora o en el futuro.
Las integraciones son el catalizador del éxito de las empresas actuales
Las aplicaciones en la nube se están convirtiendo en un elemento esencial en el mundo corporativo. El sistema de telefonía en la nube de Aircall se comunica con otras herramientas y flujos de trabajo para ayudarte a pasar eficazmente de una herramienta a otra y sincronizar datos entre ellas. Las integraciones en el App Marketplace de Aircall complementan las funciones de tu sistema de telefonía en la nube para contribuir a que tu equipo sea más eficiente y ayudarle a ofrecer un servicio altamente personalizado a tus clientes.
A continuación, encontrarás algunas de las integraciones, y sus funciones, que podrás utilizar con Aircall:
CRM: HubSpot, Salesforce, Onpipeline o Microsoft Dynamics.
Control de calidad: Evaluagent, Klaus o Maestro QA.
IA y transcripción: Happy Fox BI, Avoma o Chorus.ai.
Comercio electrónico: BigCommerce, Shopify
Encuestas: Diduenjoy, NiceReply o Postcall.io.
RR.HH. y contratación: TalentLyft, Bullhorn o JobAdder.
Si prefieres utilizar una integración de tu propia cosecha, la API abierta de Aircall permite a los desarrolladores implementar fácilmente productos altamente personalizables.
Las ventajas de un sistema VoIP eficaz son evidentes, en cuanto a funcionalidad y complementos, como las integraciones. Con apenas dedicarle algo de tiempo y con una buena planificación, un sistema VoIP podría ser la mejor opción para tu empresa. No esperes más y adelántate al futuro.
Publicado el 5 de mayo de 2021.
