5 preguntas antes de escoger un sistema telefónico para empresas | Aircall

5 preguntas antes de escoger un sistema telefónico

Call metrics help call center team managers make smarter decisions.
por
Sissi Zegarra

Son varios los empresarios que aseguran que el éxito de un negocio depende de la satisfacción de sus trabajadores. Conocer las necesidades de los empleados es vital pues solo así se las puede atender mediante la aplicación de herramientas adecuadas para explotar al máximo su potencial. Dentro de ellas, la más común es un buen sistema de comunicación, siendo la telefonía  de empresa una de las más importantes.

Es por ello que en este artículo te brindaremos la información que debes recolectar antes de hacer algún cambio en tu sistema de telefonía. Para ello, hemos hecho una lista de cinco preguntas que te ayudarán a entender la situación de tu empresa y qué herramientas necesitas para llevarte al siguiente nivel.

Para hacer un mejor análisis de tu negocio, es importante que estés al tanto de la situación actual de tus empleados, las herramientas que usan a diario, la afluencia de tráfico de mensajes, etc. Si tienes esto listo, ¡empecemos!

1. ¿Qué intensidad de llamadas registra tu empresa?

Si tienes poco flujo de llamadas y tus trabajadores usan ocasionalmente el teléfono, quizás la opción tradicional se adapte mejor a tus necesidades. Sin embargo, debes considerar un respaldo digital en caso de problemas de infraestructura, muy comunes en este tipo de solución.

En cambio, si tienes un equipo en constante evolución o picos altos de demanda, un sistema virtual puede que se adapte mejor a tus necesidades. La telefonía VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es un gran aliado ante los cambios, ya sea de personal o de tráfico frecuente, pues su sistema se basa en la nube. Esta trabaja convirtiendo las señales de audio a un formato digital, el que es transferido a través de una red IP. Así, las llamadas se realizan entre los teléfonos conectados a la red tradicional y aquellos a internet.

 

2. ¿Cuál es tu presupuesto?

A diferencia de la telefonía tradicional, la mayoría de compañías que trabajan con un sistema basado en la nube, ofrecen suscripciones anuales, con pagos mensuales. Sin embargo, antes de firmar cualquier tipo de contrato, dan la opción de probar el producto para confirmar que cumpla con las necesidades del cliente.

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La oficina a solo una llamada de distancia

Este tiempo de prueba también sirve para analizar la inversión en el nuevo sistema de telefonía de la empresa. Generalmente, la incursión de este tipo de tecnología en actividades diarias da como resultados: aumento del rendimiento, desuso de herramientas extras y mayor eficacia del flujo de trabajo. Bajo estos criterios, la instalación de la telefonía IP muestra cambios casi inmediatos.

 

3. ¿Cuál es el ritmo de trabajo de tus empleados: remoto, presencial o ambos?

Una de las ventajas de la telefonía VoIP sobre la tradicional es la flexibilidad que brinda a los usuarios. Lejos de depender del teléfono fijo y de un ambiente físico (usualmente, una oficina), esta nueva tecnología permite la desmaterialización de las comunicaciones. A pesar de que pueda sonar descabellado, esta característica ofrece diversas de oportunidades para las empresas.

En primer lugar, los trabajadores no están obligados a ir a la oficina a cumplir con sus obligaciones. Con la telefonía por internet, pueden contactar a clientes o recibir llamadas desde cualquier dispositivo y lugar. La única condición es el acceso a una buena conexión.

Esto abre mayores posibilidades de reclutamiento. La contratación de nuevos talentos ya no se restringe al acceso a un espacio físico pues la distancia geográfica pasa a un segundo plano. Así, el personal puede hacer trabajo presencial, remoto o, incluso ambos, de ser necesario.

Si quieres conocer más beneficios de la telefonía VoIP para las empresas, revisa esta publicación en nuestro blog.

 

4. ¿Qué características telefónicas son esenciales para tu negocio?

Seguramente, tu equipo de trabajo usa a diario herramientas tales como llamada en espera, desvío de llamadas, enrutamiento inteligente, etc. Estas son funcionalidades que ofrecen tanto la telefonía VoIP como la tradicional. Sin embargo, la primera tiene un repertorio aún más extenso.

Entre las que más destacan están: monitoreo en tiempo real, etiquetado de llamadas, opción de susurro durante una conversación telefónica y grabación de llamadas. Estas, sin duda alguna, son de gran utilidad, en especial cuando hay que formar a nuevos agentes.

Sin embargo, la característica más importante es la recolección de información. Debido a que tiene acceso a mayor cantidad de data y está integrada a diferentes herramientas de trabajo -Salesforce, Zendesk y HubSpot son las más usadas-, cada detalle de las llamadas es registrado y enriquece los reportes. Así, todo se sincroniza en un mismo panel.

 

5. ¿Qué fiabilidad tiene tu conexión a internet?

Como ya hemos mencionado anteriormente, un respaldo en la nube es altamente recomendable. Y cuando se trata de una solución de telefonía IP, aún más. Así, queda evidenciado que una buena conexión a internet es importante, independientemente del sistema telefónico de empresa que se tenga.

Sin embargo, cuando se trata del sistema VoIP, es vital que la red de internet sea de la mejor calidad. Dependiendo de la posición geográfica, hay varios países donde la 5G ya está en funcionamiento. Ya sea mediante cable o wifi, la conexión debe ser estable.

Esperamos que este artículo te ayude a tomar una mejor decisión y más informada acerca de un posible cambio de telefonía para tu empresa. Si quieres más información al respecto, no dudes en solicitar una demostración gratuita. Nuestros expertos en Aircall están disponibles para cualquier consulta acerca de las integraciones y herramientas disponibles con la solución telefónica en la nube.

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