Gehostetes Business-Telefonsystem: Ein unverzichtbarer Leitfaden für wachsende Unternehmen

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

Jetzt loslegen

Ihr Team wächst und Sie erweitern Ihren Kundenstamm. Aber kann Ihr Telefonsystem mithalten? Gehostete Telefonsysteme wurden für ehrgeizige Teams entwickelt, die bessere Gespräche führen, schneller arbeiten und intelligenter skalieren möchten.

Diese Art von Software geht über die Grundlagen hinaus und bietet leistungsstarke Funktionen, produktivitätssteigernde KI-Tools und zeitsparende Integrationen. Vor allem aber passen sich diese Plattformen an Ihr Unternehmen an und nicht umgekehrt.

Im folgenden Artikel erörtern wir die wichtigsten Vorteile von gehosteten Business-Telefonsystemen und geben Tipps für deren Implementierung und Einrichtung, die Ihnen helfen werden, Ihre Kommunikationsplattform in einen wahren Wachstumsmotor zu verwandeln.

Darum benötigen wachsende Unternehmen ein modernes gehostetes Telefonsystem: Hauptvorteile

Was unterscheidet gehostete Business-Telefonsysteme von herkömmlichen Telefonsystemen? Letzten Endes geht es um Flexibilität, Geschwindigkeit und intelligentere Business-Tools, die für moderne Unternehmen entwickelt wurden. Schauen wir uns einige der Hauptvorteile an.

Mehr Professionalität und besseres Kundenerlebnis

Während herkömmliche Telefonsysteme nur über begrenzte Funktionen verfügen, können Sie mit einem gehosteten Telefonsystem benutzerdefinierte Begrüßungen einrichten, Anrufe automatisch an die richtige Person oder das richtige Team weiterleiten und Kunden mithilfe eines Sprachmenüs (IVR) nahtlos führen. Das bedeutet, dass jede:r Anrufer:in eine reibungslose, konsistente Erfahrung erlebt, die den professionellen Charakter Ihrer Marke widerspiegelt – ganz gleich, ob Sie ein Team mit drei, 30 oder 300 Personen sind.

Erhöhte Produktivität und Reaktionsfähigkeit

Wenn Ihre Business-Tools miteinander kommunizieren, kann Ihr Team besser arbeiten. Gehostete Telefonsysteme stellen eine Verbindung zu Plattformen wie Slack und Microsoft Teams her, die der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz dienen. So erhält Ihr Team dort Updates, Mailbox-Funktionen und Anrufdaten-Flows, wo es jetzt schon seine Zeit verbringt. 

Die Integrationen mit CRM- und Helpdesk-Software sparen Zeit bei der Übertragung von Informationen zwischen Plattformen, erhöhen die Produktivität und ermöglichen schnellere Reaktionen für Ihre bestehenden und potenziellen Kundinnen und Kunden.

Skalieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team

Sie wollen neue Teammitglieder hinzufügen, in neue Regionen expandieren oder in der Hochsaison skalieren? Ein gehostetes Telefonsystem erleichtert die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Sie können sofort neue Nutzer:innen hinzufügen und Nummern zuweisen sowie Teams standortübergreifend verwalten, ohne zusätzliche Hardware und Infrastruktur vor Ort einrichten zu müssen. 

Nutzen Sie neue Technologien

Neben zeitsparenden Funktionen und Integrationen bietet Ihnen ein gehostetes Business-Telefonsystem Zugriff auf modernste Funktionen und Technologien. Hierzu zählen intelligente Coaching-Methoden, die darauf abzielen, die Leistung der Beschäftigten zu optimieren, KI-Agenten, die häufige Anfragen beantworten und es ermöglichen, einen Rund-um-die-Uhr-Service bereitzustellen, sowie automatisierte Anrufzusammenfassungen mit Aktionspunkten und Gesprächstrends.

Von erweiterten Einblicken in Anrufe bis hin zu KI-Agenten, die rund um die Uhr im Einsatz sind – mit Aircall haben Sie Zugang zu den neuesten Technologien. Jetzt für kostenlose 7-tägige Testversion anmelden. 

Tipps zur Implementierung von gehosteten Business-Telefonsystemen für eine nahtlose Einrichtung und ein reibungslose Einarbeitung

Damit Sie das Beste aus Ihrem Telefonsystem machen und häufige Fallstricke vermeiden, helfen Ihnen unsere sechs wichtigsten Tipps – von der Einrichtung bis zur Einarbeitung.

1. Finden Sie ein Business-Tool, das Ihnen zuverlässige Unterstützung bei der Implementierung bietet

Die Qualität eines gehosteten Telefonsystems hängt maßgeblich von der Kompetenz des dahinterstehenden Support-Teams ab. Suchen Sie also nach einer Plattform mit erstklassigem Kundenservice und einem bewährten Einarbeitungsprozess. 

Stellen Sie bei der Auswahl eines Business-Tools sicher, dass das Support-Team eine geführte VoIP-Installation anbietet, damit Sie die Plattform effizient einrichten und alle Funktionen optimal nutzen können. 

Aircall bietet beispielsweise einen globalen Support, der rund um die Uhr erreichbar ist, um Ihre Fragen zu beantworten, Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass Ihr System immer reibungslos funktioniert. So äußerst sich ein G2-Bewerter: „Der war der Kundensupport ist meiner Erfahrung nach hervorragend. Die Mitarbeiter:innen reagieren sehr schnell und lösen Probleme in der Regel umgehend.“

„Bei der Wahl eines Telefonsystems sind Zuverlässigkeit und Kundensupport meiner Meinung nach entscheidende Faktoren. Wenn viel zu tun ist, kann ich mir keine Ausfallzeiten leisten und nicht beim Support in der Warteschleife hängen.“

– Danilo Coviello, Gründer von Espresso Translations

2. Richten Sie Nummern und Nutzer:innen ein

Sowohl beim Neustart als auch beim Wechsel von einem anderen cloudbasierten Business-Telefonsystem ist der nächste Schritt die Erstellung oder Portierung der Rufnummern und die Festlegung der Administrator:innen und Nutzer:innen. 

Weisen Sie zunächst lokale, gebührenfreie und internationale Rufnummern zu. Erstellen Sie anschließend Nutzerprofile mit bestimmten Berechtigungen und Rollen. Weisen Sie Manager:innen, die einen umfassenderen Zugriff auf Ihr Telefonsystem und dessen Analysen benötigen, Administratorrechte zu. Erstellen Sie außerdem eindeutige Nutzer:innen für Ihre Agent:innen und Mitarbeitenden, die Anrufe tätigen und entgegennehmen. 

3. Konfigurieren Sie Anrufweiterleitung, IVR und Öffnungszeiten

Durch die Einrichtung der Anrufweiterleitung und Ihres IVR-Systems können Sie sicherstellen, dass Anrufer:innen so schnell wie möglich zum richtigen Teammitglied geleitet werden. Konfigurieren Sie eine zeit- und datumsbasierte Anrufweiterleitung, die auf Ihre Öffnungszeiten abgestimmt ist, damit Sie einen kontinuierlichen Service bieten können. Wenn Sie Ihre Öffnungszeiten festlegen, sollten Sie auch unbedingt die Verfügbarkeit aktualisieren, damit Feiertage und saisonale Änderungen berücksichtigt werden.  

Wenn Sie IVR einrichten, klassifizieren Sie Anrufer:innen nach ihren Bedürfnissen, damit sie automatisch an das richtige Teammitglied weitergeleitet werden. Für eine reibungslose Implementierung des Sprachmenüs eignet sich am besten ein Telefonsystem wie Aircall mit Drag-and-Drop-Oberfläche. Damit lassen sich ganz einfach intuitive Gesprächsabläufe für Ihre Kundschaft entwerfen.

Passen Sie Ihre IVR-Anrufabläufe mit Aircall an die Öffnungszeiten und Zeitpläne Ihres Teams an.

4. Integration in Ihrem vorhandenen Tech-Stack

Zur Maximierung der Effizienz muss Ihr Telefonsystem mit den anderen Business-Tools zusammenarbeiten, die Ihr Team täglich nutzt. Machen Sie es also zur Priorität, Ihr Telefonsystem mit Ihren wichtigsten Tools zu verbinden, z. B. mit Ihrer CRM- und Helpdesk-Software. 

Integrationen erleichtern es Ihrem Team, schnell zu reagieren und den Kundenverlauf zu verfolgen, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Außerdem sind sie ein wichtiges Tool, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, da sie es Mitarbeitenden ermöglichen, auf Kundendaten zuzugreifen und Gesprächsdetails aufzuzeichnen, ohne dass sie zwischen mehreren Plattformen wechseln müssen.

Aircall lässt sich mit mehr als 100 beliebten Business-Tools verbinden – von CRMs wie HubSpot und Salesforce bis hin zu Helpdesks wie Intercom und Zendesk. Sehen Sie sich unsere Integrationen an. 

„Die HubSpot-Integration hatte für uns oberste Priorität. Als wir merkten, wie einfach das einzurichten war - und die Plattform selbst zu nutzen - konnten wir Aircall fast sofort einsetzen.“

—Bernat Farrero, Gründer und Chief Revenue Officer von Factorial

5. Testen Sie Ihr System auf potenzielle Fehler

Selbst bei noch so sorgfältig geplanten Implementierungsprozessen können unerwartete Probleme auftreten. Sobald Ihr Telefonsystem eingerichtet ist, überprüfen Sie die Anrufweiterleitung, das Sprachmenü (IVR) und die Integrationen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. 

Es ist leicht, Details zu übersehen, wie z. B. einen IVR-Sprachmenüpunkt, der ins Leere führt oder eine unvollständige Datenübertragung von Ihrem Telefonsystem zu Ihrem CRM. Diese Kleinigkeiten können sich jedoch zu ernsthaften Problemen entwickeln, wenn sie nicht behoben werden.

Ein gründlicher Test hilft Ihnen dabei, Fehler wie fehlgeleitete Anrufe oder fehlerhafte Integrationen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. So vermeiden Sie Kundenfrustrationen und Produktivitätsverluste. Das sind jetzt vielleicht viele Informationen auf einmal, aber wenn Sie sich bei Aircall anmelden, hilft Ihnen Ihre Onboarding-Fachkraft bei der Durchführung aller nötigen Tests für eine reibungslose Inbetriebnahme. 

6. Implementierung und Schulung Ihres Teams

Je nach Größe des Unternehmens können Sie Ihr neues Telefonsystem zunächst in einer Abteilung oder an einem Standort einführen und es später erweitern, wenn Ihr Team damit vertraut ist. Eine schrittweise Einführung kann Ihnen dabei helfen, eine bessere Mitarbeiterakzeptanz zu erreichen und sicherzustellen, dass Agent:innen und Manager:innen das System optimal nutzen. 

Außerdem sollten Sie bei der Einführung Ihres Systems die Schulung und Fehlerbehebung priorisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie je nach den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeitenden verschiedene Stufen der Schulung und Unterstützung anbieten. Einige werden das System schnell in den Griff bekommen, während andere eine Einarbeitung und Schulungen mit mehr Struktur benötigen.  

Wenn Sie sich beispielsweise für Aircall entscheiden, hilft Ihnen ein spezielles Onboarding-Team bei der Portierung der Rufnummern, der Einrichtung von Integrationen und der Unterstützung Ihres Teams.

„Das Onboarding war einfach, reibungslos und unkompliziert. Offen gesagt, ich habe viel Erfahrung mit Kundenservice und habe mit vielen Telefonie-Anbietern gearbeitet. Zum Onboarding-Prozess bei Aircall kann ich nur sagen: Es gab keine Probleme.“

-Andrew Katz, General Manager of Operations bei CloudTrucks

Mit Aircall profitieren Sie von allen Vorteilen gehosteter Business-Telefonsysteme – ohne die üblichen Nachteile

Wenn Sie für Ihr Unternehmen den richtigen Anbieter für gehostete Telefonie wählen, können Sie die Produktivität Ihres Teams steigern, die interne Zusammenarbeit verbessern, das Kundenerlebnis verbessern und mehr Verkäufe abschließen. Ob Sie jedoch von diesen Vorteilen profitieren können, hängt vom Erfolg Ihres Einarbeitungs- und Implementierungsprozesses ab.

Aus diesem Grund ist es so wichtig, einen Dienstleister wie Aircall zu wählen, der eine einfache Einrichtung und ein dediziertes Onboarding bietet, über eine intuitive Schnittstelle verfügt und schnellen sowie zuverlässigen Support bereitstellt. 

Schließen Sie sich Tausenden zufriedener Kundinnen und Kunden an, die von der Einfachheit und Effektivität von Aircall begeistert sind. Ein Nutzer bringt es auf den Punkt: „Aircall ist eine VoIP-Callcenter-Lösung mit umfangreichen Funktionen, die sich durch ein nahtloses Onboarding, ein einfaches Abrechnungsmodell und eine unkomplizierte Rufnummernportierung aus bestehenden Systemen auszeichnet. Darüber hinaus bietet es dedizierte Kundenbetreuer:innen, die eine reibungslose Einrichtung und fortlaufenden Support gewährleisten.“

Wechseln Sie noch heute zu Aircall und entdecken Sie eine integrierte Plattform für Kundenkommunikation und -informationen, die den Vertrieb und den Kundensupport Ihres Teams schnell und nachhaltig verändern wird.   

Erfahren Sie, wie Aircall Ihren wachsenden Vertriebs- und Kundensupportteams zu besseren Gesprächen verhelfen kann. Jetzt für kostenlose 7-tägige Testversion anmelden.

Häufig gestellte Fragen zu gehosteten Business-Telefonsystemen

Was ist ein gehostetes Telefonsystem?

Eine gehostete Telefonlösung, auch gehostetes Telefonanlagensystem genannt, ist ein cloudbasiertes Telefonsystem, das Voice over Internet Protocol (VoIP)-Technologie anstelle von Hardware vor Ort nutzt. Diese Systeme werden von Drittanbietern verwaltet, was bedeutet, dass Unternehmen sich keine Gedanken um die Wartung komplexer Hardware und Infrastruktur machen müssen.

Gehostete Telefonsysteme wie Aircall haben in der Regel Funktionen wie Sprachmenüs (IVR) und intelligente Anrufweiterleitung, Warteschleife, Anrufweiterleitung, Anrufaufzeichnung, Videokonferenzen, Voicemail-Transkription, Flüstern und andere Coaching-Funktionen, KI-Tools und Integrationen für Business-Software.

Wie viel kostet gehostetes VoIP?

Die Kosten für ein gehostetes VoIP-Telefonsystem variieren je nach Anbieter, den enthaltenen Funktionen und der Anzahl an Nutzer:innen. In der Regel liegen die Kosten für gehostete VoIP-Dienste zwischen 10 und 50 EUR pro Nutzer:in und Monat. 

Die meisten Anbieter von virtuellen Telefonsystemen bieten individuell anpassbare Preise basierend auf der Anzahl der Lizenzen und dem Umfang des benötigten Supports. Darüber hinaus können Sie in der Regel gegen Aufpreis zusätzliche Funktionen hinzufügen, wie beispielsweise erweiterte Analysen oder KI-Funktionen. 

Welches Telefonsystem eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Welches Telefonsystem für ein kleines Unternehmen das beste ist, hängt von dessen spezifischen Anforderungen ab. In der Regel ist ein gehostetes VoIP-System jedoch die kostengünstigste und skalierbarste Lösung. 

Das Telefonsystem von Aircall ist bei kleinen Unternehmen, die nach Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und erweiterten Funktionen suchen, eine beliebte Wahl. Es bietet robuste Funktionen zur Anrufverwaltung, nahtlose Integration mit gängigen CRM- und Helpdesk-Tools sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche. 

Der rund um die Uhr verfügbare Kundensupport von Aircall stellt darüber hinaus sicher, dass Inhaber:innen kleiner Unternehmen genau dann Hilfe erhalten, wenn sie diese benötigen.

Was ist der Unterschied zwischen VoIP- und gehosteten Business-Telefonsystemen?

Die Begriffe VoIP und gehostetes Telefonsystem stehen in engem Zusammenhang, beziehen sich aber auf verschiedene Aspekte einer Business-Telefonsystemlösung. VoIP ist eine Technologie, mit der Telefonanrufe über eine Internetverbindung statt über eine analoge Telefonleitung getätigt werden können.

Ein gehostetes Telefonsystem hingegen ist eine Plattform, die VoIP-Technologie für Anrufe verwendet und von einem Drittanbieter gehostet und verwaltet wird.

Veröffentlicht am 16. Juni 2025.