Umfassender Leitfaden für moderne Business-Telefonsysteme im Jahr 2025

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Jede Entscheidung, jeder Deal, jede Kundenbeziehung: Sie alle beginnen mit einem Gespräch. Und im Geschäftsleben finden die effektivsten Gespräche immer noch am Telefon statt.

Moderne Teams benötigen also moderne Kommunikationsplattformen, wie Business-Telefonsysteme. Diese sind so designt, dass sie die Sprachkommunikation optimieren können und Ihnen helfen, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Zudem können sie hohe eingehende Anrufvolumen mühelos bewältigen und ihr Team bei diesen Aufgaben unterstützen:

• KI-gestützte Funktionen für einfacheres Coaching von Agents und einen 24/7-Telefonservice

• Integrationen, die sich mit Ihrem CRM, Helpdesk und anderer wichtiger Software synchronisieren

• Analytics, mit denen die Team-Performance verbessert werden kann

In diesem Leitfaden werden wir untersuchen, was moderne Telefonsysteme auszeichnet, die wertvollsten Funktionen aufschlüsseln und Ihnen zeigen, wie Sie mit der richtigen Plattform Ihr Team stärken und Ihren Gewinn steigern können.

Was sind Business-Telefonsysteme?

Unter Business-Telefonsystemen versteht man ein Netzwerk von Telefoniegeräten und -technologien, das es Teams ermöglicht, die Sprachkommunikation professionell zu steuern – für interne wie externe Kommunikation. Moderne Telefonsysteme sind cloudbasiert, nutzen VoIP-Technologie und enthalten eine Reihe Tools, die Unternehmen helfen, intelligenter und schneller zu arbeiten.

Traditionelle Festnetz-Telefonsysteme sorgten für eine Verbindung von Mensch zu Mensch. Moderne Business-Telefonie hingegen verbindet sowohl Menschen miteinander als auch mit Plattformen. Die Systeme lassen sich nahtlos in CRM, Helpdesk und andere wichtige Tools integrieren, um Unternehmen zu helfen, den bestmöglichen Kundenservice und Support zu bieten und mehr Umsatz zu erzielen.

Integrierte Kundenkommunikations- und Intelligence-Plattformen wie Aircall bieten Sales- und Support-Teams ein robustes, aber einfach zu bedienendes System, das die Zusammenarbeit und Verbindung für Teams unterstützt, die remote arbeiten oder geografisch verteilt sind.

Diese cloudbasierten Systeme wachsen flexibel mit Ihrem Unternehmen mit, da es sich nicht um physische Systeme handelt, die Hardware-Infrastruktur benötigen. So können Sie im Bedarfsfall Instanzen für neue Teammitglieder hinzufügen. Außerdem bieten die Systeme Funktionen wie Echtzeit-Einblicke und Automatisierungstools, die Ihnen Zeit sparen und Ihnen helfen, die Leistung Ihrer Agents zu verbessern.

Darüber hinaus verfügen moderne Business-Telefonsysteme über fortschrittliche KI-Funktionen, wie den AI Voice Agent, der eingehende Anrufe bearbeitet und häufig gestellte Kundenanfragen beantwortet. Weiterhin gibt es AI Assist-Funktionen, die automatisch Anrufzusammenfassungen generieren, Schlüsselthemen erkennen und Handlungspunkte aufzeigen. Sie bewerten außerdem die Anrufe, um ein besseres Agent-Coaching zu ermöglichen.

Arten von Business-Telefontechnologie und -systemen

Eines vorab: Nicht alle Telefonsysteme sind gleich. Fällt Ihre Wahl auf das Falsche, wird es möglicherweise nicht die passenden Funktionen für Ihr Team haben oder es ist nicht skalierbar, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Bevor Sie sich also für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie nachvollziehen können, wie sich die Haupttypen von Business-Telefonsystemen in Bezug auf Einrichtung, Kosten, Flexibilität und Funktionen unterscheiden.

PBX (vor Ort installiert)

Eine PBX-Anlage (Private Branch Exchange) ist ein veraltetes, hardwarebasiertes Telefonsystem, das physisch auf dem Geschäftsgelände gehostet und verwaltet wird. Diese Systeme erfordern eine Vorabinvestition in Hardware, interne Wartung und IT-Expertise, wenn das System aktualisiert oder skaliert werden soll.

Ein solches PBX-System kann für eine Anwaltskanzlei funktionieren, bei der es eine feste Büroeinrichtung und einen Vollzeit-IT-Manager gibt, der Updates überwacht und etwaige Ausfallzeiten regelt. Diese Systeme haben jedoch Einschränkungen in Bezug auf Skalierung, Remote-Arbeit und Integration mit Ihrem Tech-Stack.

Gehostete PBX

Bei einer gehosteten PBX-Anlage verwaltet ein Telefondienstanbieter Ihr System extern. Mit anderen Worten, die Hardware-Infrastruktur, die Ihr Telefonsystem antreibt, befindet sich nicht in Ihrem Büro, sondern im Rechenzentrum des Anbieters. Diese Systeme erfordern eine Internetverbindung und bieten die Flexibilität für den Fernzugriff, die PBX-Systeme vor Ort installierte nicht bieten.

Ein Anwendungsfall hier wäre eine mittelständische Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die sich nicht mit Servern herumschlagen möchte, aber dennoch zuverlässige Telefonleitungen benötigt. Gehostete PBX-Systeme bieten Stabilität und Flexibilität. Zudem können Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder von zu Hause aus arbeiten.

VoIP

Mitte der 1990er Jahre wurde die sogenannte VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) entwickelt. Sie wurde die Grundlage für gehostete PBX- und cloudbasierte Telefonsysteme. Mit ihr wurden herkömmliche Telefonleitungen durch internetbasierte Telefonie ersetzt. Alles, was Sie brauchen, ist eine stabile Verbindung, damit Agents von überall aus Anrufe tätigen und entgegennehmen können. Diese Technologie ermöglicht budgetfreundliche und besser skalierbare Telefonanlagen.

Ein Use Case hier wäre eine Remote-First-Marketingagentur mit Teams, die über verschiedene Städte oder sogar Zeitzonen verstreut sind. Ein VoIP-Telefonsystem ermöglicht es ihnen, in Verbindung zu bleiben, die Anrufkosten niedrig zu halten und sich mit den Tools zu verbinden, die sie bereits verwenden.

Cloudbasiert

Cloudbasierte Telefonsysteme, die ebenfalls die VoIP-Technologie nutzen, sind vollständig online. Die gesamte Anrufverwaltung, von der Weiterleitung bis zum Reporting, findet in der Cloud statt, was sie perfekt für hybride und remote arbeitende Teams macht. Diese Systeme sind oft mit intelligenten KI-Funktionen, Echtzeit-Analytics, Automatisierungstools und anderen Funktionalitäten ausgestattet, die die Produktivität fördern.

Als Beispielunternehmen haben wir hier ein SaaS-Supportteam mit Agents auf der ganzen Welt. Ein cloudbasiertes Telefonsystem hilft ihnen, hohe Anrufvolumen über mehrere Zeitzonen hinweg zu bearbeiten. Außerdem können sie während des Gesprächs auf den bisherigen Verlauf des Anrufenden zugreifen und sich auf KI verlassen, um Anrufe mit Prioritätsstufen zu kennzeichnen oder Skripte anzuzeigen.

Unverzichtbare Funktionen eines modernen Business-Telefonsystems

Wenn Sie sich entschieden haben, Ihre Kommunikation zu optimieren, das Kundenerlebnis zu verbessern und Ihr Wachstum voranzutreiben, sollten Sie in das richtige Business-Telefonsystem investieren. Achten Sie dabei auf diese Funktionen:

• Anrufweiterleitung: Sie passt die Verteilung eingehender Anrufe so an, dass sie direkt bei der richtigen Person oder Abteilung ankommen und somit schnellere und effizientere Unterstützung erhalten.

• IVR: Die Interactive Voice Response (sprachgesteuertes Menü) klassifiziert Anrufer nach ihren Bedürfnissen ein, um sie an den am besten geeigneten Agent weiterzuleiten, was Zeit spart und Frust bei den Kund:innen reduziert.

• CRM-Integrationen: Sie verknüpfen Ihre Gespräche und Kundendaten miteinander und geben Ihren Agents den Kontext, den sie benötigen, um einen personalisierten Service zu bieten und schneller zu einer Lösung oder einem Sale zu gelangen.

• Automatische Anrufaufzeichnung: Sie ermöglicht es Ihnen, Gespräche jederzeit wieder aufzurufen, sei es für Schulungen, Qualitätskontrolle oder um Ihr Gedächtnis aufzufrischen.

• Anruf-Analytics: Hier werden wichtige Kennzahlen wie die durchschnittliche Wartezeit und verpasste Anrufe gesammelt, um Ihnen die Einblicke zu geben, die Sie benötigen, um intelligentere Entscheidungen zu treffen und die Leistung Ihrer Agents zu verbessern.

• Click-to-Dial: Diese Funktion ermöglicht es Agents, Kund:innen mit einem einzigen Klick von einer zentralen Plattform aus anzurufen. So sparen sie Zeit und reduzieren Fehler. Telefonate werden für Ihr Team so schneller und effizienter.

• KI-Coaching-Funktionen: Bieten Ihnen Anrufanalysen und zwar während sie stattfinden. Sie erhalten Echtzeit-Empfehlungen, um sicherzustellen, dass Ihr Team immer in Bestform ist und alles bewältigen kann, was auf es zukommt.

• Automatisierte Sprachassistenten: Helfen, indem sie eingehende Anrufe annehmen und häufige Fragen beantworten, sodass Sie einen Rund-um-die-Uhr-Service anbieten und Ihr Team entlasten können. So können sich Ihre Agents auf die wichtigsten Gespräche konzentrieren.

• KI-generierte Anrufzusammenfassungen: Lassen Sie in die Details eines Gesprächs einzutauchen und Anrufe doppelt so schnell zu überprüfen, um in kürzerer Zeit bessere Einblicke zu erhalten.

• Erkennung von Schlüsselthemen: Damit werden schnell wichtige Diskussionspunkte und Trends in Kundengesprächen identifiziert, was eine schnellere Anrufüberwachung und ein effizientes Anruf-Coaching ermöglicht.

Cloudbasierte Business-Telefonsysteme: Warum sie so beliebt sind

Wenn Ihr Unternehmen immer noch ein vor Ort fest installiertes Telefonsystem verwendet, ist es Zeit für ein Upgrade. Im Gegensatz zu traditionellen Einrichtungen bieten cloudbasierte Lösungen die Flexibilität, Skalierbarkeit und Funktionen, die moderne Unternehmen zum Wachsen benötigen. Hier sind einige Gründe, warum sie der neue Standard in der Geschäfts- und Kundenkommunikation sind.

• Niedrigere Einrichtungskosten: Bei Cloud-Telefonsystemen benötigen Sie keine teure Hardware, was die Investitionen vorab reduziert.

• Schnelle Bereitstellung: Da keine Installation vor Ort erforderlich ist, können Cloud-Systeme schnell bereitgestellt werden. Kostspielige Verzögerungen sind ein Ding der Vergangenheit.

• Skalierbar mit dem Unternehmenswachstum: Cloudbasierte Systeme wachsen mit Ihrem Unternehmen. Ob Sie neue Benutzer hinzufügen oder an neue Standorte expandieren, die Skalierung erfolgt sofort und ist erschwinglich.

• Ideal für Teams, die remote oder hybrid arbeiten: Cloud-Systeme helfen Teams, mit Remote-, Hybrid- oder geografisch verteilter Struktur miteinander in Verbindung zu bleiben, da Mitarbeiter von jedem kompatiblen Gerät überall auf der Welt auf das System zugreifen können.

• Nahtlose Software-Updates: Cloud-Systeme kümmern sich automatisch um Updates, sodass Ihr Team immer Zugriff auf die neuesten Funktionen hat und stets mit einem sicheren System arbeitet.

• KI-Verbesserungen: Cloudbasierte Lösungen verfügen über KI-gestützte Funktionen, die helfen, Abläufe zu optimieren, von Sprachassistenten, die Anruferdetails für nahtlose Follow-ups sammeln, bis hin zu Konversationstrends, die Ihnen helfen, den Kundenservice zu verbessern.

Leistungsstarke Integrationen, fortschrittliche KI-Funktionen und unübertroffene Zuverlässigkeit machen Aircall zum Telefonsystem, auf das sich moderne Unternehmen verlassen können. Entdecken Sie die Performance von Aircall.

Cloudbasierte Business-Telefonsysteme im Vergleich

Der Markt für cloudbasierte Telefonanlagen wächst schnell, und Unternehmen haben mehr Auswahl als je zuvor. Um Ihnen bei der Navigation durch die Landschaft zu helfen, haben wir einige der führenden Lösungen verglichen und ihre wichtigsten Funktionen, Integrationen, Kosten und für wen sie am besten geeignet sind, hervorgehoben.

Suchen Sie nach einem tiefergehenden Vergleich, bevor Sie Ihre Wahl treffen? Wir haben detaillierte Vergleiche zusammengestellt, wie Aircall im Vergleich zu anderen Top-VoIP-Anbietern abschneidet. Entdecken Sie unsere direkten Vergleiche:

• Aircall vs. Cloudtalk

• Aircall vs. Dialpad

• Aircall vs. Justcall

• Aircall vs. Nextiva

• Aircall vs. RingCentral

• Aircall vs. Talkdesk

Die Vorteile einer Investition in ein Business-Telefonsystem

Das beste Business-Telefonsystem für Ihr Unternehmen reduziert die Zeit, die mit sich wiederholenden Aufgaben verschwendet wird, hält Ihre Kommunikation verbunden, beschleunigt den Sales Cycle und steigert die Kundenzufriedenheit. Hier sind einige Möglichkeiten, wie diese Technologie Ihrem Unternehmen zugutekommen kann.

Verbesserte interne Prozesse für die Zusammenarbeit

Cloudbasierte Telefonsysteme fördern die Zusammenarbeit für Teams, die remote und geografisch verteilt arbeiten. Unternehmen können so ihre Teams verbunden halten, egal wo sie sich befinden.

Die Übergabe mit Kontext ermöglicht es einem Account Manager, Anrufe in Sekundenschnelle an die Rechnungsabteilung weiterzuleiten und dabei alle notwendigen Informationen für ein reibungsloses Gespräch zu liefern. Funktionen für gemeinsame Kontakte und eine gemeinsame Anruf-Inbox geben verschiedenen Teams den gesamten Zusammenhang, den sie für die Zusammenarbeit bei Follow-ups benötigen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

„Die Übergabe funktioniert nahtlos. Anrufe können sofort an das richtige Team weitergeleitet oder zu einer Konferenz zusammengeschaltet werden, ohne dass der Gesprächsfluss unterbrochen wird. Alles mit einem Klick. Anrufnotizen als Standard integriert zu haben, war ein Game Changer und bietet ein großartiges Erlebnis für Kund:innen unser Team.“

-Daniel Prescott, Head of Customer Operations bei Superscript

Ein einheitliches Kundenerlebnis

Wenn Kunden anrufen, wollen sie schnelle Antworten und reibungslose Übergaben. Ein modernes Telefonsystem macht das möglich, sodass Anrufer sich nicht wiederholen müssen und schnell und nahtlos eine Lösung finden können.

Nehmen wir an, eine Kundin ruft wegen einer verspäteten Bestellung an. Sie erreicht zuerst ein IVR-Menü, das ihr hilft, schon beim ersten Versuch mit dem richtigen Agent zu sprechen, der den Anruf entsprechend taggt. Am nächsten Tag ruft dieselbe Kundin noch einmal an und erreicht einen anderen Agent. Dank des Anruf-Taggings kann dieser Agent nun genau dort weitermachen, wo der letzte aufgehört hat, und die Probleme der Kundin schneller lösen.

„Das Anruf-Tagging hilft dabei, relevante Informationen optimal zu strukturieren, was unsere Arbeit erleichtert. Es ist wichtig für uns, nachvollziehen zu können, warum Personen uns anrufen. Wir werten die Daten aus und können sie später als Grundlage für effizientere Abläufe einsetzen. Und genau dafür ist das Tool da.“

-Mimi Aboubaker, Gründerin von Perfect Strangers

Reibungslose Vertriebsabläufe

Gespräche ohne Kontext führen zu verschwendeter Zeit, frustrierten Kund:innen und verlorenen Deals. Cloud-Business-Telefonsysteme legen Ihren Vertriebsmitarbeitenden ein vollständiges Bild vor, bevor ihre Kund:innen ein Wort sagen.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Teammitglied im Vertrieb hat gerade einen Anruf mit einem heißen Lead beendet. Mit einem integrierten Telefonsystem wird dieser Anruf sofort im CRM protokolliert, zusammen mit Notizen, Tags und Follow-up-Erinnerungen. Wenn der Lead einige Tage später zurückruft, nimmt ein anderes Teammitglied den Anruf entgegen, hat aber den Kontext, um das Gespräch reibungslos fortzusetzen und den Deal abzuschließen.

„Eine Funktion, ohne die ich nicht leben kann, ist die CRM-Integration. Meine Vertriebs-Agents benötigen so viel Kontext wie möglich, bevor sie den Hörer abnehmen. Wenn unser Telefonsystem mit unserem CRM synchronisiert ist, sehen die Agents sofort, mit wem sie sprechen und was die Interessen sind. Dieser einfache Schritt hat einen riesigen Unterschied gemacht: Unsere Sales Calls wurden um 30 % effektiver, einfach weil unser Teammitglied von Anfang an ein klares Bild hat.“

• Wes Wakefield, Gründer von Pro Coffee Gear

Aircall: Ein führendes Telefonsystem für wachsende Unternehmen

Ihr Unternehmen benötigt ein Telefonsystem, das mehr als nur Anrufe verbindet; es muss Ihrem Team helfen, effektiv zu kommunizieren, produktiv zu bleiben und Ergebnisse zu erzielen. Hier kommt Aircall ins Spiel.

Eine cloudbasierte Lösung wie Aircall stellt sicher, dass Ihr Team alle Tools hat, die es benötigt, um ein nahtloses Kundenerlebnis zu bieten, von der Unterstützung durch AI Agent bis hin zu Echtzeit-Analytics und Reporting.

Außerdem lässt sich das Tool nahtlos in Ihre bestehende Software integrieren, von CRM- bis zu Helpdesk-Tools, was bedeutet, dass Sie nicht mehr darum kämpfen müssen, mit Kundenanfragen oder isolierter Geschäftskommunikation Schritt zu halten.

Wachsende Unternehmen wie Qred Bank sehen dank Aircall massive Verbesserungen in der Produktivität und im Kundenerlebnis. Für diese Bank führte die Partnerschaft mit uns zu diesen Erfolgen:

• Mühelose Expansion, um der wachsenden Nachfrage in mehreren Ländern gerecht zu werden

• Optimierte Workflows dank CRM- und anderer Software-Integrationen

• Anrufvolumenmanagement über IVR- und Anrufweiterleitungsfunktionen

• Verbesserte Qualitätssicherung durch Anruf-Coaching & Whispering

• Gesteigerte Kundenzufriedenheit und erhöhter Effizienz

Aircall ist viel mehr als Business-Telefonie: Es ist eine integrierte Kundenkommunikations- und Intelligence-Plattform, die Ihnen eine smarte Möglichkeit bietet, die Kommunikation zu verwalten, die Produktivität zu steigern und außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu schaffen.

Sehen Sie, wie Aircall Ihnen helfen kann, Ihre Prozesse im Vertrieb und Kundensupport zu transformieren. Heute kostenlos testen.

Häufig gestellte Fragen zu Business-Telefonsystemen

Was ist das beste Telefonsystem für ein kleines Unternehmen?

Ein gut geeignetes Business-Telefonsystem für kleine Unternehmen ist einfach ohne technisches Fachwissen einzurichten, bietet Ihnen aber dennoch Zugang zu leistungsstarken Funktionen und Integrationen. Cloudbasierte Lösungen wie Aircall sind beispielsweise ideal für kleine Unternehmen, die ihre Kommunikation und Produktivität ohne hohe Vorabinvestitionen und komplexe Implementierung verbessern möchten.

Was ist der beste Telefondienst für ein kleines Unternehmen?

Der beste Telefondienst für kleine Unternehmen optimiert die Kommunikation, steigert die Teamproduktivät und hält die Kosten überschaubar.

Aircall bietet beispielsweise eine umfassende Lösung, die sich mit über 100 Business-Tools integrieren lässt, zeitsparende KI-gestützte Funktionen bietet und eine nahtlose Kommunikation für Ihr Team zu einem erschwinglichen Preis sicherstellt.

Wie richte ich ein kleines Business-Telefonsystem ein?

Um ein kleines Business-Telefonsystem einzurichten, müssen Sie zunächst eine Lösung finden, die einfach zu implementieren und zu verwalten ist. Nachdem Sie Ihren Anbieter ausgewählt und Ihre Telefonnummern portiert oder erstellt haben, befolgen Sie diese Schritte, um Ihr System einzurichten:

1. Benutzer zuweisen

2. Anruf-Flows definieren

3. Begrüßungen aufnehmen

4. Durchwahlen einrichten

5. Integrationen konfigurieren

6. Ihr System vor dem Start testen

Wie viel kostet ein kleines Business-Telefonsystem?

Die Kosten für ein kleines Business-Telefonsystem variieren je nach Anbieter, Funktionen und Anzahl der Benutzer. Für eine flexible, cloudbasierte Option wie Aircall beginnt der Preis bei 30 $/Monat/Benutzer (jährliche Abrechnung).

Aircall erfordert keine Hardware- oder Installationsgebühren, was es zu einer kostengünstigen Lösung für KMU macht, die ihre Kommunikation ohne große Ausgaben verbessern möchten.

Veröffentlicht am 24. Oktober 2025.