La mejor solución de centralita virtual es el que reúne los principales canales de comunicación con el cliente, como el teléfono, el correo electrónico, chat web y SMS en una interfaz consolidada y equipada con las funcionalidades profesionales de un call center.

Una centralita virtual mejora en gran medida la organización, la eficiencia y la productividad de los equipos de ventas y atención al cliente que atienden a una gran cantidad de clientes.

Una centralita virtual no solo permite al equipo trabajar completamente a través de Internet, de forma remota y sin hardware, sino que también ofrece muchas ventajas para las operaciones que se realizan en la oficina.

Una centralita virtual funciona a través de la tecnología VoIP. La Infraestructura VoIP permite transmitir las llamadas a través de una conexión de Internet a dispositivos electrónicos adecuados como teléfonos inteligentes, ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos fijos VoIP.

La tecnología VoIP almacena datos de forma segura en la nube y permite que centralita virtual se integre con muchas aplicaciones SaaS externas dentro de una amplia gama de empresas especializadas, con lo cual obtienes una herramienta comercial sincronizada poderosa y en constante evolución. La lista de servicios y soluciones con los que se integra la centralita virtual de Aircall está en constante crecimiento e incluye más de 80 importantes herramientas de CRM, asistencia al cliente, software de marketing, bots de chat, plataformas de comercio electrónico y mucho más.

Una centralita virtual basica almacena los datos de los clientes de cada llamada entrante, incluidos los nuevos números y el historial disponible de los contactos anteriores que han realizado los clientes. La versión de software más avanzada muestra ventanas emergentes CTI. Estas ventanas emergentes sincronizan los registros de llamadas de los clientes con programas de CRM integrados, como HubSpot, de modo que si el cliente llama varias veces no tenga que volver a contarle su problema a cada nuevo agente que le atienda.

Las más avanzadas también se puede configurar para enrutar las llamadas al agente más idóneo del departamento apropiado a través de un menú de RVI personalizable. El software de call center de Aircall tiene muchas funcionalidades adicionales integradas, como por ejemplo, enrutamiento inteligente basado en los idiomas o las capacidades de un agente, clasificación de llamadas en las colas de llamadas, oferta de opciones de devolución de llamadas, monitoreo de llamadas en vivo, call whispering, transferencias durante la llamada y mucho más.

La centralita virtual de Aircall es muy intuitiva y también permite tomar notas durante la llamada, etiquetar y realizar analíticas detalladas. Estas son funciones que ayudan a realizar las estrategias de seguimiento y las tareas después de la llamada, así como definir objetivos comerciales más amplios y encontrar las áreas donde se necesita optimizar la capacitación del equipo.

Además de los beneficios de las variadas integraciones y funcionalidades útiles que ofrece una centralita virtual, hay varias ventajas fundamentales para las empresas que usan centralitas virtuales en su día a día.

Uno de los principales beneficios es que los costos de instalación y operación de un sistema telefónico comercial son menores. Una centralita virtual no requiere de hardware ni de técnicos de TI, simplemente se descarga a través de un navegador o como una aplicación para teléfono móvil (o de ambas formas) y se instala en los dispositivos electrónicos que ya tienen los empleados, como teléfonos inteligentes y ordenadores portátiles. El mantenimiento en el sitio ya no es necesario porque el software se actualiza fácilmente. Generalmente, los colaboradores de SaaS, como Aircall, se encargan del mantenimiento.

Dado que una centralita virtual permite que los equipos distribuidos puedan trabajar de forma remota y utilizar los servicios de un call center de terceros, los costes operativos de la empresa pueden reducirse mucho más. Esto también permite brindar servicio al cliente las 24 horas del día, 7 días a la semana y ofrecer asistencia en varios idiomas, lo cual es una necesidad para las empresas que prestan servicios a los grandes mercados internacionales.

En resumen, adquirir una centralita virtual adecuada mejora drásticamente la experiencia del cliente y reduce la carga de trabajo general de los agentes del call center. Los procesos se optimizan y se configuran para facilitar la colaboración entre los departamentos, lo que beneficia a todos. Los ciclos de ventas se acortan y se optimizan, ya que el software permite que algunos agentes se concentren en ajustar sus guiones y buscar clientes potenciales de calidad, mientras que otros pueden dedicarse a cerrar tratos. El volumen de llamadas se puede maximizar con la función Click-to-dial o implementando un marcador de ventas como el PowerDialer de Aircall, lo que permite que los agentes de ventas se concentren en realizar llamadas cada vez mejores y más personalizadas.

Para crear un sistema telefónico profesional, primero elige qué tipo de configuración telefónica comercial quieres tener, lo cual determinará el tipo de centralita virtual que necesitas instalar. Puedes leer nuestra guía de las opciones disponibles aquí.

Con la centralita virtual de Aircall resulta muy fácil configurar tu propio call center profesional utilizando los dispositivos que ya tienes y sin necesidad de adquirir nuevo hardware. La segunda decisión importante que tienes que tomar es si quieres emplear personal propio como agentes del call center o contratar los servicios de un call center externo. Para optimizar completamente tu call center, asegúrate de que tu empresa implemente las buenas prácticas del call center.

Capacita minuciosamente a tus agentes para que utilicen la centralita virtual de manera efectiva, y también para que conozcan las reglas de etiqueta telefónica, las habilidades de atención al cliente y los guiones necesarios. Estas nociones son esenciales cuando creas un call center con tu propio equipo de trabajo, pero también son importantes cuando se utilizan los servicios de terceros. De igual manera, la comunicación constante y las reuniones informativas periódicas sobre los cambios en los productos son fundamentales. Recuerda explicar cuidadosamente todos los procedimientos de seguridad, especialmente cuando subcontratas agentes para tu call center. Ten presente que los agentes externos son desconocidos y que les confiarás el manejo de información confidencial y sensible, así que cuando subcontrates centros de llamadas siempre hay que revisar bien sus políticas y prácticas de seguridad.

Para comenzar a configurar tu propia centralita virtual, reserva una demostración con Aircall. Nuestro software de call center en la nube ofrece características de productividad incomparables y analíticas detalladas de todas las operaciones de tu teléfono, desde una interfaz única e intuitiva. Disfruta de decenas de integraciones innovadoras, valiosas e incorporadas que te permitirán ahorrar tiempo y que puedes utilizar junto a las herramientas y aplicaciones comerciales que ya posees. Comienza hoy mismo tu prueba gratuita de 7 días y comprueba todas las posibilidades que te ofrece.

Si deseas ofrecer a tus clientes una atención telefónica superior, es indispensable que tengas centralita virtual o sistema telefónico en la nube. Si no cuentas con datos analíticos, una cola de llamadas o un sistema de enrutamiento efectivos y una sincronización crucial de la base de datos de la CRM, los clientes siempre terminarán frustrados, se quedarán en espera o tendrán que contarle su problema una y otra vez a distintos agentes.

Una buena centralita virtual proporciona a los agentes el historial de llamadas de los clientes y un contexto adicional, ayuda a manejar un enfoque de omnicanalidad o puede ofrecer una variedad de funciones organizativas útiles que ahorran tiempo. Una centralita virtual excelente es aquella que ofrece todos estos servicios y mucho más en la solución todo en uno.

Además de las centralitas virtuales, existen muchos tipos de software especializados. Entre ellos tenemos software de administración de personal, de asistencia al cliente, las soluciones CRM. También hay software de administración de tareas, los que ofrecen correo de voz personalizado, los que se especializan en administrar múltiples canales de comunicación a través de bots de chat, etc. Cuando estas soluciones se integran unas con otras, la capacidad tecnológica de tu call center se amplía en buena medida.

Algunos proveedores de centralitas virtuales ofrecen soluciones en las mismas instalaciones, lo cual resulta útil para aquellas empresas que tienen su propio almacenamiento de datos o que operan a través de redes telefónicas tradicionales. Los proveedores VoIP ofrecen centralitas virtuales o en la nube, como Aircall, a través de un modelo de suscripción SaaS.