La tecnología de la voz sobre IP está revolucionando la comunicación de los negocios. Es una solución adecuada para cualquier tipo de empresa, ayudando a aumentar la productividad y eficiencia de todos los miembros de la organización, entre otros beneficios.
En este artículo explicamos qué es la voz sobre IP, cómo funciona y cuáles son sus múltiples ventajas. Además, te presentaremos factores de importancia que deberías tener en cuenta antes de elegir tu proveedor de llamadas VoIP.
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¿Qué es la voz sobre IP?
La voz sobre IP o voz sobre Protocolo de Internet, es una tecnología que permite transmitir voz a través de Internet. Sirve para realizar y recibir llamadas a cualquier tipo de dispositivo que se pueda conectar a la red como ordenador, tablet, Smartphone o teléfono IP. La voz viaja a través de una señal digital y es necesario tener Internet para poder realizar llamadas. Puede ser mediante la red de datos móvil (4G, 5G) o Internet fijo.
La tecnología VoIP forma parte de la transformación digital que está revolucionando el mundo empresarial. La situación global ha obligado a muchas empresas a adaptarse a nuevas formas de comunicación y la voz por IP es una excelente respuesta a esta necesidad de flexibilidad y movilidad.
¿En qué consiste la voz sobre IP?
La tecnología de voz sobre IP utiliza Internet para transmitir datos, en este caso, la voz. Para realizar llamadas convencionales se necesita una red de cableado fija, en cambio, con la tecnología VoIP ya no hace falta.
La voz sobre Protocolo de Internet transmite datos digitalizados de una dirección IP a la otra. La conexión y transmisión de la voz es más rápida que la telefonía convencional.
¿Cómo funciona la voz sobre IP?
Para realizar llamadas a través de la tecnología VoIP es necesario utilizar un software especial que se instala en el Smartphone, tablet u ordenador. Al hablar por el micrófono, la voz es detectada como ondas de sonido físicas. Este programa las convierte en código binario que será agrupado en pequeños paquetes de datos.
Los paquetes de datos del código binario serán transmitidos a través de Internet hasta el dispositivo receptor, sin importar su ubicación geográfica. Por ejemplo, se pueden realizar llamadas desde España hasta Japón con total rapidez y con un coste mucho menor que el que tendría al realizarlas mediante la telefonía analógica.
Cómo se realizan llamadas VoIP a teléfonos análogos
Para poder realizar llamadas a un número de teléfono propio vía IP, es necesario instalar un software de telefonía que permita transmitir la voz a través de una operadora de telefonía. Este tipo de operadoras tienen puntos físicos que permiten recibir y enviar los paquetes de datos por IP y convertirlos en señales compatibles para los teléfonos analógicos. Parece que la llamada esté realizada de forma analógica, pero no es así.
Para mantener la comunicación, hace lo mismo con los datos de la persona que está utilizando la línea convencional. De esa forma, la interlocución es totalmente fluida, pudiéndose escuchar y hablar con total fiabilidad.
6 ventajas de la voz sobre IP para las empresas
La tecnología VoIP tiene muchas ventajas para cualquier empresa, no solamente para quienes necesiten realizar llamadas internacionales. A continuación, detallamos las 6 que nos parecen más remarcables:
No se necesita hardware
No es necesario comprar ni instalar grandes equipos informáticos para poder tener un sistema de llamadas por IP en tu empresa: el software para realizar llamadas vía IP utiliza la nube o Cloud para ofrecer sus servicios. Tampoco será necesario adquirir actualizaciones, ya que al ser un SaaS (Software as a Service), siempre estará al día con los avances tecnológicos. Sin tener que preocuparse por si el sistema de comunicación de la empresa se queda obsoleto.
Por último, los costes fijos pasarán a ser variables, pudiéndose modificar las tarifas según las necesidades momentáneas de la empresa.
Reducción de costes para la empresa
Al no existir la necesidad de tener grandes equipos informáticos, los costes son menores. Se acaba con los gastos en mantenimiento, alquileres de equipos e incluso con los gastos que comportan los grandes espacios para poderlos ubicar. Por ese motivo, se pueden reducir no solamente los costes informáticos, también pueden disminuir los gastos de alquiler.
Mayor flexibilidad operacional
Ya no es necesario estar pendiente de un teléfono fijo para recibir o realizar llamadas. Con la tecnología de llamadas por IP podrás trabajar tanto desde el ordenador o el teléfono móvil cuando estás fuera de la oficina, teniendo total flexibilidad para comunicarte con cualquier cliente, proveedor o empleado cuando sea necesario.
Además, se pueden elegir las herramientas y aplicaciones para integrar con tu sistema de telefonía VoIP según las necesidades de los diferentes servicios (ventas, soporte técnico, atención al cliente…) de tu empresa. Gracias a su versatilidad, se adapta a los cambios tecnológicos y de mercado, para siempre tener soluciones a medida para todo tipo de negocios.
Aumento generalizado de la productividad
La tecnología VoIP aumenta de manera significativa la productividad de los empleados gracias a funcionalidades como Click-to-Dial (o Click para llamadas) o PowerDialer para lanzar campañas de llamadas salientes de manera automatizada. Además, se puede vincular a herramientas en gestión de clientes (CRM, Helpdesk) en los que se guardan de manera automática toda la información sobre las llamadas por lo que se eliminan las tareas manuales o repetitivas de los agentes. También se obtienen métricas de llamadas para tomar mejores decisiones operativas.
Además, los equipos de trabajo estarán más informados y podrán realizar llamadas personalizadas, y sin perder tiempo marcando muchos números, ni teniendo que buscar en interminables listines telefónicos.
Ahorro en la factura del teléfono
Las llamadas a teléfonos nacionales e internacionales son mucho más económicas que con la telefonía convencional. Al utilizar una conexión a Internet y ahorrarse el alquiler de los cableados de telefonía convencionales, los costes son mucho menores. Por esa razón, las empresas que ofrecen telefonía VoIP tienen tarifas mucho menores que las empresas de telefonía convencional.
Además, la comunicación vía IP permite realizar llamadas internas dentro de la misma empresa totalmente gratis.
Comunicaciones unificadas y efectivas
Al ser un software que se puede integrar con múltiples aplicaciones y herramientas de comunicación, la telefonía sobre IP permite compartir datos e información en tiempo real, pudiendo colaborar y aumentar la productividad de todos equipos, así como gestionar todos los canales de comunicación con los clientes, desde una misma interfaz.
¿Cómo elegir el mejor servicio de voz sobre IP para tu empresa?
Para que la telefonía VoIP te ayude a dar un paso más en tu negocio, es necesario elegir el mejor proveedor según las prioridades de la organización. Es importante fijarse en ciertos elementos clave, así como comparar y estudiar las varias opciones existentes en el mercado.
A continuación, detallaremos algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de servicios de voz sobre IP.
Fiabilidad
Aunque por las conexiones a Internet pueda parecer que las llamadas mediante Protocolo de Internet son menos fiables, no es cierto. Gracias a los avances tecnológicos en los servicios de telecomunicación, la calidad de llamadas VoIP es tan elevada como mediante la red tradicional.
Además, si existe una falla en una línea convencional, solucionarla puede llevar horas e incluso días. Si el hardware (los teléfonos) deja de funcionar o se compra de nuevo para adaptarse a los nuevos avances tecnológicos, se deberán re-instalar las líneas y reconfigurar los números que ya se tenían guardados. Para esto es necesario contar con especialistas que sepan configurar este tipo de dispositivos y, además, llevará tiempo a estar todo operativo de nuevo.
Con el uso de la telefonía VoIP se evitarán este tipo de problemas que pueden afectar seriamente a los resultados de la empresa.
Flexibilidad
Tanto si tienes una Startup, eres un negocio internacional o si tus equipos trabajan en remoto, la telefonía VoIP te ofrece toda la flexibilidad y movilidad que lo requiere tu empresa al ser disponible en cualquier sitio y en cualquier momento.
Sin embargo, antes de elegir a tu proveedor, deberás tener en cuenta las necesidades actuales y futuras de tu organización en cuanto a comunicación, así como el presupuesto destinado a esta. De esta forma, podrás escoger la solución de voz sobre IP que te ofrezca la flexibilidad necesaria y que de verdad se ajuste al ritmo de tu empresa.
Soporte técnico y de instalación
Al contratar un servicio de voz sobre IP, es importante elegir un proveedor que ofrezca un soporte técnico fiable, que resuelva dudas y contratiempos eficazmente. Si se dispone de un equipo de onboarding preparado, el proceso de implementación de las llamadas por IP será verdaderamente simple.
Cuando una empresa se enfrenta a un problema en su software para realizar llamadas, puede llegar a ser realmente frustrante no encontrar soluciones rápidas ni efectivas. Es fundamental encontrar un proveedor con un equipo técnico que actúe rápidamente para solventar cualquier problema que se presente.
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Publicado el 7 de abril de 2021.
