Die Grundlagen eines hybriden Arbeitsplatzes- Aircall Blog

Die Grundlagen eines hybriden Arbeitsplatzes | Teil 1: Gute Gründe für ein hybrides Arbeitsmodell

Building a hybrid workplace requires more than just business tools and a high internet speed. Learn about how collaboration is key to this work environment.
von
Emily Gregor

Dieser Artikel ist Teil unserer Reihe über den Aufbau des ultimativen hybriden Arbeitsplatzes. Hier erfährst du, wie du die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern vor Ort und im Homeoffice optimal gestaltest und wie du Personal in einer hybriden Arbeitsumgebung einstellst.

Schon vor der Pandemie gewann die Telearbeit zunehmend an Bedeutung. Als das Coronavirus plötzlich zu einer weltweiten Bedrohung wurde, ermöglichte sie es Unternehmen, ihren Betrieb unter Einhaltung der Quarantänevorschriften fortzusetzen. Inzwischen nähern wir uns der Herdenimmunität und sind in einer neuen Ära angekommen: der Ära des hybriden Arbeitsplatzes. 

Was ist ein hybrider Arbeitsplatz?

Ein hybrider Arbeitsplatz bedeutet, dass teilweise am Firmenstandort und teilweise im Homeoffice gearbeitet wird. Anders als bei Unternehmen, die vollständig auf Telearbeit setzen, gibt es bei diesem hybriden Arbeitsmodell jedoch einen offiziellen Firmenstandort bzw. ein Büro. Diese Räumlichkeiten sind jedoch in der Regel kleiner als bei Unternehmen, deren Belegschaft die gesamte Arbeitszeit im Büro verbringt.

Laut WeWork besteht das Ziel eines hybriden Arbeitsplatzes darin, „ein Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter:innen und der Möglichkeit zur Zusammenarbeit und Produktivität in einem gemeinsam genutzten physischen Raum herzustellen“.

Da bei einem hybriden Arbeitsplatz die Flexibilität im Vordergrund steht, können Unternehmen den Prozess ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Gleichzeitig können die Mitarbeiter:innen selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten. Auf diese Weise können Unternehmen die Arbeitskosten optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, die Flexibilität erhöhen, eine reibungslosere Teamarbeit sowie ein integrativeres Miteinander und die Zusammenarbeit vor Ort ermöglichen.

Was sind die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes?

Der hybride Arbeitsplatz hat das Potenzial zur neuen Arbeitsplatzlösung nach der Pandemie. Er vereint die besten Eigenschaften der Arbeit im Homeoffice und im Büro und gleicht dabei die Nachteile verschiedener Arten von Büroumgebungen aus. Wir haben mit Helen Cheuck, VP of Human Resources von Aircall, gesprochen, um mehr über die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes zu erfahren.

Mehr Flexibilität

„Ein hybrider Arbeitsplatz gibt dir und deinem Team die Freiheit zu entscheiden, wie, wann und wo jede Person arbeiten möchte“, erklärt Helen. „Bei Aircall legen wir Wert darauf, dass sich unsere Mitarbeiter:innen mit ihren Vorgesetzten abstimmen und die nötige Flexibilität erhalten, um ihre Aufgaben sowohl zu Hause als auch im Büro wahrnehmen zu können.“

Bereit besser zu telefonieren?

Durch diese Organisationsform ist es möglich, dass eine Mitarbeiterin dreimal in der Woche von zu Hause aus arbeitet und zweimal in der Woche im Büro erscheint. Ein anderer Kollege hingegen kann vollständig im Homeoffice arbeiten und kommt nur einmal im Monat ins Büro.

Durch das Anbieten verschiedener Möglichkeiten, hat dein Team die Flexibilität, sich für ein Arbeitsmodell zu entscheiden, das seinen Bedürfnissen und Fähigkeiten am besten entspricht. Gleichzeitig kann sich dein Unternehmen leicht und schnell an unvorhersehbare Situationen wie eine weitere Pandemie oder eine Naturkatastrophe anpassen, da dein Team nun bereit ist, die Arbeit von jedem Ort aus fortzusetzen.

Bessere Mitarbeitereinbindung und -zufriedenheit

80 % der Arbeitnehmer:innen, die bereits Erfahrungen mit der Vollzeitarbeit von zu Hause aus gemacht haben, wollen diese Form der Arbeit mindestens dreimal pro Woche fortsetzen, wenn die Büros wieder geöffnet sind. Wird diese Option nicht angeboten, trifft Folgendes zu:

  • 66 % würden bei dem Unternehmen bleiben, wären jedoch weniger zufrieden
  • 54 % würden bei dem Unternehmen bleiben, jedoch nur das Nötigste für die Arbeit tun
  • 46 % würden nach einem neuen Job suchen

„Durch Telearbeit können Personen in einem Angestelltenverhältnis ihr Berufsleben auf ihr Privatleben abstimmen. Das führt zu einem ausgewogeneren Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben“, so Helen.

Gleichzeitig tragen hybride Arbeitsmodelle dazu bei, dass Mitarbeiter:innen engere Beziehungen zueinander aufbauen und effektiver zusammenarbeiten (was viel schwieriger ist, wenn vollständig von zu Hause aus gearbeitet wird). Hybride Arbeitsplätze bieten eine Gelegenheit für zwanglose Gespräche im Büro und die Möglichkeit, neue Mitarbeiter:innen persönlich einzuarbeiten.

Geringere Kosten 

„Bei einem hybriden Arbeitsplatz profitieren sowohl die Mitarbeiter:innen als auch das Unternehmen von niedrigeren Kosten“, so Helen. „Für Unternehmen fallen geringere Fixkosten für Strom und Miete an, da kein Vollzeitbetrieb mehr abgedeckt werden muss.“

Mitarbeiter:innen sparen hingegen durch weniger Pendeln, weniger auswärts gekauftes Essen oder geringere Mieten, da sie nicht mehr in der Nähe des Arbeitsplatzes wohnen müssen.

Ein kleinerer ökologischer Fußabdruck

Da dein Team weniger Bürofläche benötigt und einige Mitarbeiter:innen von zu Hause aus arbeiten, sinken der Strom- und Wasserverbrauch sowie die Kosten für Equipment, das für die Arbeit im Büro notwendig ist. Dadurch fällt der ökologische Fußabdruck deines Unternehmens insgesamt deutlich geringer aus. 

Auch der ökologische Fußabdruck der Belegschaft wird kleiner, da sie nicht mehr jeden Tag zur Arbeit pendeln und mittags und abends Essen bestellen muss. 

„Die Schaffung von hybriden Arbeitsplätzen ist eine der besten Möglichkeiten für Unternehmen, ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern“, betont Helen. „Bei Aircall denken wir immer darüber nach, wie wir einen positiven Einfluss auf das Umfeld haben können, in dem wir arbeiten.“

Verschiedene Arten hybrider Arbeitsplätze

Es gibt kein hybrides Arbeitsmodell, das allen Anforderungen gerecht wird. Diese Arbeitsform ist so flexibel, dass Unternehmen sie an ihre Bedürfnisse und die ihrer Mitarbeiter:innen anpassen können. Bevor du jedoch damit beginnst, hybride Arbeitsplätze in deinem eigenen Unternehmen einzuführen, solltest du verstehen, wie sie deinem Unternehmen und deinem Team nützen können. Helen empfiehlt als ersten Schritt, die folgenden Fragen zu beantworten:

  1. Welche Funktion haben die einzelnen Team-Mitglieder? Kann ihre Rolle im Homeoffice erfüllt werden? Ist ihre Funktion strikt an die Anwesenheit im Büro gebunden?
  2. Wo wohnen die Team-Mitglieder? Leben sie in derselben Region oder Stadt? Können sie sich gelegentlich im Büro treffen? Oder leben sie in verschiedenen Städten oder Ländern?
  3. Wie ist das Unternehmen aufgebaut? Hat dein Unternehmen eher eine hierarchische oder eine zentralisierte Struktur?
  4. Wie ist die Unternehmenskultur? Arbeiten Mitarbeiter:innen eher unabhängig voneinander oder in Teams?
  5. Wie sehen die Zeitpläne deiner Mitarbeiter:innen aus? Leben deine Mitarbeiter:innen in derselben Zeitzone? Wenn nicht, gibt es ein Zeitfenster, in dem sie miteinander kommunizieren können?
  6. Welche verschiedenen Kanäle nutzt dein Unternehmen zur internen Kommunikation? Verfügt dein Unternehmen über eine cloudbasierte Software, in die alle Kommunikationskanäle integriert sind? Oder sind die Kommunikationskanäle nicht miteinander verbunden und eingeschränkt?

Durch die Beantwortung dieser Fragen „erhält man ein realistischeres Bild davon, wie eine hybride Arbeitsumgebung im Unternehmen eingeführt und gleichzeitig die interne Zusammenarbeit gefördert werden kann“, so Helen.

Wenn du noch Zweifel hast, wie oder wo dein Unternehmen am besten einen hybriden Arbeitsplatz einrichten sollte, findest du hier die gängigsten Arten von Hybridarbeitsplätzen. Du solltest deine Pläne allerdings regelmäßig auf den neuesten Stand bringen, um ein effektives Arbeitsumfeld und eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen den Teams zu gewährleisten.

1. Das Homeoffice-basierte Hybridarbeitsmodell

Beim Homeoffice-basierten Hybridarbeitsmodell arbeiten die Mitarbeiter hauptsächlich im Homeoffice und kommen nur gelegentlich an einen zentralen Arbeitsplatz (z. B. ein Büro oder einen Coworking-Space). Persönliche Treffen finden in der Regel dann statt, wenn Diskussionen und Zusammenarbeit in einem realen Büro förderlicher sind als an einem digitalen Arbeitsplatz, z. B. bei Brainstorming-Sitzungen, Kundentreffen oder teambildenden Maßnahmen.

2. Das gemischte Hybridarbeitsmodell

Ein gemischtes Hybridarbeitsmodell liegt vor, wenn ein Teil der Mitarbeiter:innen vollständig im Büro arbeitet, während der andere Teil vollständig im Homeoffice arbeitet. Dieses Modell kommt häufig zum Einsatz, wenn Unternehmen Stellen haben, die nur an einem festen Arbeitsplatz erfüllt werden können, wie z. B. im Bereich Chirurgie oder auf einer Baustelle.

3. Das Büro-basierte Hybridarbeitsmodell

Das Gegenteil des Homeoffice-basierten Hybridarbeitsmodells liegt vor, wenn Mitarbeiter:innen hauptsächlich an einem zentralen Arbeitsplatz arbeiten, aber die Möglichkeit haben, im Homeoffice zu arbeiten. Manche Arbeitnehmer:innen bevorzugen dieses Modell, da sie sich keine Sorgen um eine stabile Internetverbindung und den Zugang zu Technologien und Ressourcen machen müssen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dieses Modell eignet sich auch gut für neuere Mitarbeiter:innen, die noch mehr Anleitung benötigen.

4. Das geteilte Hybridarbeitsmodell

Ein geteiltes Hybridarbeitsmodell liegt vor, wenn ein Team in Schichten arbeitet. Ein Teil des Teams arbeitet an bestimmten Tagen im Homeoffice, der andere Teil an den übrigen Tagen. So könnten beispielsweise 50 % des Teams montags, mittwochs und freitags im Büro arbeiten, aber dienstags und donnerstags von zu Hause aus tätig sein. Die anderen 50 % würden dienstags und donnerstags im Büro erscheinen, aber montags, mittwochs und freitags im Homeoffice arbeiten.

Die richtigen Tools für einen effektiven hybriden Arbeitsplatz

Ein hybrider Arbeitsplatz ist die Zukunft der Arbeit, da er die Nachteile der Arbeit im Büro und im Homeoffice ausgleicht.

Allerdings hat auch ein hybrider Arbeitsplatz seine Schwächen. Um diese zu überwinden, solltest du eine Kultur der Zusammenarbeit fördern, indem du deine Mitarbeiter:innen mit den richtigen Tools ausstattest und sie unterstützt.

Aircall versteht die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit und der Abstimmung von Teams in verschiedenen Arbeitsumgebungen – genau deshalb bieten wir nicht einfach irgendein Telefonie-Tool an. Wir stellen deinem Unternehmen ein Tool zur Verfügung, mit dem Meetings in Echtzeit aufgezeichnet und transkribiert werden können, sodass du volle Transparenz erhältst, auch wenn du selbst nicht am Meeting teilnimmst. Darüber hinaus bietet Aircall Geschäftszeiten-Funktionen, die deinem Team die Vereinbarung ihres Berufs- und Privatlebens und eine optimale Zeitplanung ermöglichen. Vor allem aber lässt sich Aircall in über 80 Tools integrieren, die die Kommunikation verbessern, die Arbeitsabläufe im Team optimieren und vieles mehr.

Willst du das volle Potenzial deines Unternehmens ausschöpfen, indem du einen hybriden Arbeitsplatz in dein Geschäftsmodell integrierst? Vereinbare ein Gespräch mit uns, um zu erfahren, wie wir dich dabei unterstützen können.

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