Was ist Vertriebsplanung?

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Planung und Forecasting zählen zu den Hauptaufgaben von Vertriebsmanagern. Die Strategieentwicklung steht dabei im Vordergrund. Um Einnahmen zu generieren und das Unternehmenswachstum zu fördern, braucht es Umsätze. Die allererste Vertriebsplanung dauert in der Regel etwas länger. Haben Sie aber erst einmal einen Prozess etabliert, wird Ihnen die Vertriebsplanung schneller und leichter von der Hand gehen.

Ihr Unternehmen wird enorm davon profitieren, wenn Sie einen soliden Prozess zur Vertriebsplanung entwickeln. Für eine erfolgreiche Vertriebsplanung müssen Ihr Marketing- und Vertriebsteam Hand in Hand arbeiten und wertvolle Vertriebsdaten nutzen. Vorlagen zur Vertriebsplanung können sich ebenfalls als sehr nützlich erweisen. Wir haben einige Tipps und Best Practices für eine effektive Vertriebsplanung für Sie zusammengestellt, die Sie als Orientierungshilfe nutzen können.

Was ist Vertriebsplanung?

Die Vertriebsplanung umfasst Vertriebs- und Geschäftsstrategien, mit denen Vertriebsteams ihre Quoten und zugleich die Vertriebsziele des Unternehmens erreichen können. Mit einer sorgfältigen Vertriebsplanung können Sie das Umsatzniveau vorhersagen und einen Plan festlegen, mit dem Sie Ihre Ziele erreichen. Ein Vertriebsplan deckt vergangene Verkäufe, Risiken, Marktbedingungen, Kunden-Personas sowie Pläne für die Leadgenerierung sowie Neukundenakquise und den Verkauf ab.

Die Vertriebsplanung erfolgt in verschiedenen Phasen des Verkaufszyklus. Unternehmen legen generell monatliche oder vierteljährliche Vertriebsziele fest. Aber Verkäufe passieren nicht von alleine, nur weil Vertriebsmanager:innen Ziele abgesteckt haben. Durch die Festlegung einzelner Schritte in einem Vertriebsplan können Vertriebsmanager:innen ihren Teams dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen, und sie belohnen, wenn das Team gemeinsam erfolgreich ist.

Die Bewertung des Unternehmens und die Analyse der Marktposition sind weitere wichtige Bestandteile der Vertriebsplanung. Die Marktbedingungen verändern sich kontinuierlich. Es ist daher wichtig, sie stets im Auge zu behalten und zu analysieren, um den Vertriebsplan entsprechend anzupassen.

Vertriebspläne haben in der Regel eine kurz- und langfristige Perspektive. Ziele, die nicht angemessen belohnt werden, werden Vertriebsmitarbeiter:innen nicht zur Bestleistung anspornen. Die richtigen Tools und Vertriebsstrategien tragen wesentlich dazu bei, Vertriebsmitarbeiter:innen zu motivieren, alles zu geben, um die Ziele zu erreichen.

Sobald ein Ziel erreicht wurde, werden neue gesetzt. Jedes Mal, wenn Sie neue Ziele abstecken, müssen Sie Ihren Vertriebsplan anpassen. Zudem kann es auch erforderlich sein, dass Sie die Ressourcenzuweisung in Ihrem Unternehmen anpassen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen über die benötigten Ressourcen verfügen. Wenn Sie sich noch kein cloudbasiertes Telefonsystem und VoIP-Integrationen angeschafft haben, könnten Sie die Einrichtung eines Vertriebs-Callcenters in Erwägung ziehen. Zusammen mit einer Callcenter-Software könnten Sie so Ihre Vertriebsaktivitäten optimieren und Ihre Ziele noch schneller erreichen.

Warum ein Vertriebsplan für Ihr Unternehmen wichtig ist

Sie bezweifeln, dass ein Vertriebsplan etwas bringt? Dann interessiert es Sie vielleicht, dass über die Hälfte der Vertriebsmitarbeiter ihre jährlichen Vertriebsquoten verfehlen. Vertriebsprofis führen diesen düsteren Prozentsatz auf die mangelhafte strategische Planung und darauf zurück, dass Vertriebsziele nicht an die Marktbedingungen angepasst werden.

Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung sind die Grundlage für eine exzellente Performance von Vertriebsteams. Mit einem strategischen Plan können Sie Vertriebsaufgaben optimieren und so die Effizienz und Produktivität Ihres Vertriebsteams steigern.

Erstellen Sie Ihren Vertriebsplan mit ausreichend Vorlaufzeit, um Spitzenergebnisse einzufahren. Die besten Pläne umfassen mehrere Ebenen. Die meisten beginnen mit Jahreszielen, auf denen Quartals-, Monats- und Wochenziele basieren. Außerdem müssen Sie Ihre Ressourcen, die Logistik und Aktivitäten für jeden Schritt in Ihrem Vertriebsplan berücksichtigen. So erhalten Sie eine Roadmap, die Sie zum Erfolg führen wird.

Durch eine kurzfristige Planung und regelmäßige Überwachung können Sie Ihren Vertriebsplan problemlos basierend auf wöchentlichen oder monatlichen Verkaufszahlen anpassen. Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter Überflieger oder hinken sie eher etwas hinterher? Durch Ihre Prognosen und kurzfristige Planung können Sie gewährleisten, dass Sie erreichbare und relevante Ziele setzen.

Ein Vertriebsplan ist dann gut, wenn er es Ihrem Vertriebsteam ermöglicht, so effizient wie möglich zu arbeiten. Vertriebsmitarbeiter:innen und Callcenter-Teams können eine Callcenter-Software nutzen, um die Vertriebsanrufe zu planen. Dadurch können sich andere Teammitglieder wiederum auf persönliche Treffen und Anrufe sowie auf den Geschäftsabschluss konzentrieren.

Vertriebsplanung und Ausrichtung Ihrer Vertriebsstrategie

Verzeichnet Ihr Unternehmen derzeit einen Umsatzrückgang? Der Grund dafür ist meist eine mangelhafte Ausrichtung der Vertriebs- und Marketingteams. Dies hat nicht nur einen Umsatzrückgang zur Folge, sondern wirkt sich auch negativ auf das Kundenerlebnis aus. Für Vertriebsmitarbeiter ist es dann fast unmöglich, ihre Vertriebsziele zu erreichen.

Hier sind einige interessante Fakten über die Ausrichtung der Marketing- und Vertriebsteams:

• Sowohl die Vertriebs- als auch die Marketingproduktivität leidet, wenn die beiden Teams nicht Hand in Hand arbeiten.

• Eine harmonische Kooperation zwischen dem Vertriebs- und dem Marketingteam verbessert das Kundenerlebnis. Denn dadurch werden der Kundenservice und die individuelle Customer Journey optimiert.

• Arbeiten Vertrieb und Marketing nicht zusammen, nutzen die Vertriebsmitarbeiter:innen höchstwahrscheinlich auch nicht die Marketingmaterialien.

• Software-Lösungen für Marketing-Aufgaben und für die Vertriebsautomatisierung ermöglichen es, datengesteuerte Vertriebs- und Marketingpläne zu entwickeln.

• Durch eine gemeinsame Ausrichtung können Marketing- und Vertriebsteams Profile derselben Zielgruppe und Kunden-Personas entwickeln und als Grundlage nutzen.

• Eine harmonische Kooperation sorgt zudem für einheitliche Marketing- und Vertriebsbotschaften und ein konsistentes Storytelling.

• Wenn das Vertriebs- und Marketingteam zusammenarbeiten, wirkt sich dies auch positiv auf das Wachstum, die Kundenbindung und die Markentreue nach dem Verkauf aus.

Auf den Punkt gebracht: Durch eine harmonische Zusammenarbeit Ihres Vertriebs- und Marketingteams ist Ihr Unternehmen ideal aufgestellt, um Leads zu generieren, diese in Kund:innen umzuwandeln und letztlich Umsätze zu erzielen. Nur so wird Ihr Unternehmen im Wettbewerb die Nase vorn behalten.

Die Bedeutung einer gut durchdachten Vertriebsstrategie

Wäre es nicht schön, wenn Sie bloß die besten Callcenter-Mitarbeiter:innen einstellen, trainieren und in der Nutzung eines cloudbasierten Telefonsystems schulen könnten, um Verkäufe erfolgreich abzuschließen? Meist lässt sich dies nur mit einem Plan in die Realität umsetzen. Ohne eine Roadmap irren Sie planlos umher und werden keines Ihrer Ziele erreichen.

Kein Zweifel: Ein gutes Vertriebstraining ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Vertriebsplans. Aber eben nur das: ein Teil. Darüber hinaus brauchen Sie eine gute Vorlage, mit der Sie im Handumdrehen immer wieder einen optimalen Vertriebsplan erstellen können, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Die Vorlage ist so etwas wie Ihr Masterplan für den erfolgreichen Vertrieb.

Dies klingt sinnvoll und leicht machbar. Trotzdem ist es nur in den wenigsten Unternehmen gang und gäbe. Warum? „Keine Zeit“ ist wohl die häufigste Ausrede. Doch gerade dann würde sich eine Vorlage als äußerst nützlich erweisen. Denn Vertriebsmanager:innen würden doch gerade mit einer Vorlage wertvolle Zeit sparen, weil sie noch schneller einen erfolgreichen Vertriebsplan aufstellen könnten.

Eine ausgeklügelte Vertriebsplanung ist besonders dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen in verschiedenen Märkten anbietet. Die Zielgruppen können von Produkt zu Produkt und von Dienstleistung zu Dienstleistung variieren. Sie haben es also mit verschiedenen Kulturen, Bedürfnissen und Anforderungen zu tun. Mit einem Vertriebsplan können Sie Ihre Vision für jeden Zielmarkt festhalten und spezifische Profile erstellen. Ein Blick auf Ihren Vertriebsplan wird Ihnen verraten, ob Sie Fortschritte erzielen und wo es Verbesserungspotenzial gibt.

Wie jeder Geschäftsprozess bergen auch Ihre Vertriebsaktivitäten Risiken. Ein Vertriebsplan hilft Ihnen, diese Risiken zu identifizieren und im Auge zu behalten. So können Sie letztlich diese Risiken mindern.

So nutzen Sie Vorlagen zur Vertriebsplanung

Eine bewährte Vorlage für einen Vertriebsplan sollte Teil Ihrer Markenstrategie sein. Denn sie ist Ihre Roadmap für das Geschäftswachstum.

Stellen Sie sich einen Vertriebsplan wie eine Geschichte vor. In jeder Geschichte wird erzählt, wer was, warum, wo, wann und wie erledigt.

Dieser strategische Prozess lässt sich in fünf Schritte unterteilen:

1. Zielsetzung

2. Forecasting

3. Markt- und Kundenforschung

4. Leadgenerierung

5. Vertrieb

Die einzelnen Schritte gehen dabei nahtlos ineinander über. Beginnen Sie mit Ihren übergeordneten Zielen und berücksichtigen Sie dann die verschiedenen Marktfaktoren. Setzen Sie realistische Ziele als Maßstab, an denen Sie künftige Ziele ausrichten. Ihre Ziele sollten auf verschiedenen Faktoren basieren, darunter die Größe des Markts, Ihre jährlichen Unternehmensziele, die Erfahrung Ihres Vertriebsteams und die verfügbaren Ressourcen.

Ein cloudbasiertes Telefonsystem bietet Dashboard-Analysen, anhand derer Sie nützliche Kennzahlen ablesen können, wie die Anzahl der eingehenden und ausgehenden Anrufe sowie die durchschnittliche Anrufdauer. Mit diesen Statistiken können Sie Standards für Ihre Vertriebsmitarbeiter festlegen. Außerdem hilft es Ihnen, Ihr Contact Center so anzupassen, dass es nicht über- oder unterbesetzt ist.

Markt- und Kundenforschung ist wichtig, damit Sie das Geschäftswachstum Ihres Unternehmens angemessen vorantreiben können. Mit den richtigen Daten können Sie Ihre Nischenmärkte bestimmen, damit Sie mühelos die Aufmerksamkeit einer bereits interessierten Zielgruppe wecken können. Ihre Nische umfasst Ihre Produkte, Inhalte, Kultur und Ihr Branding.

Als Nächstes müssen Sie die besten Quellen zur Generierung hochwertiger Leads ermitteln, damit Sie eine Liste potenzieller Kund:innen anfertigen können. Es empfiehlt sich außerdem, aktuelle Kundenbeziehungen zu nutzen, um Ihre Neukundenakquise zu planen.

Mustervorlagen für die Vertriebsplanung

In einem Vertriebsplan können Sie Ihre Vertriebsziele festhalten. Darin sind außerdem Ihre Strategien skizziert, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen. Aber Ihr Vertriebsplan bietet darüber hinaus zahlreiche Vorteile. In Ihrem Vertriebsplan können Sie Ihr Vertriebs- und Marketingbudget sowie Ihre Marketingstrategie festhalten und weitere Herausforderungen und Maßnahmen erläutern.

Ihre Mustervorlage für die Vertriebsplanung kann auch die folgenden Elemente berücksichtigen:

• Unternehmensmission

• Unternehmensgeschichte

• Struktur des Marketingteams

• Struktur des Vertriebsteams

• Callcenter-Software

• Software-Anwendungen und -Integrationen

• Marketingstrategie

• Strategie zur Leadgenerierung

• Profil der Zielgruppe und Kunden-Personas

• Marktpositionierung

• Vertriebsziele

• Marketing- und Vertriebsbudget

• Preisstrategien

• Werbestrategien

• Verantwortlichkeiten: Listen Sie genau auf, wer wofür zuständig ist.

Ob kurz und knapp oder sehr ausführlich, es wichtig, dass Sie ausreichend Zeit investieren, um eine Vorlage für Ihre Vertriebsplanung zu entwickeln. Sie können Ihre Vorlage im Laufe der Zeit natürlich anpassen.

Wo finden Sie eine Vorlage? Suchen Sie einfach im Internet nach einer geeigneten Vorlage.

Geeignete Vorlagen für eine Vertriebsplanung:

• Vertriebsplan von HubSpot

• LinkedIn Sales Navigator

• Slidebooks Consulting Vertriebsstrategie & Planvorlage

• Monday.com (bietet eine Vielzahl an Vorlagen)

• TemplateLab (Vorlagen für Vertriebspläne in Microsoft Word und Excel)

• Slidebean

Wenn keine dieser Vorlagen für Sie infrage kommt, können Sie eventuell verschiedene Elemente aus einigen der aufgeführten Vorlagen übernehmen und Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage zusammenstellen. Die Vorlage ist nur der Anfang, um Ihnen bei der Strategieentwicklung auf die Sprünge zu helfen. Wenn Sie einen Plan erstellt haben, müssen Sie die Umsetzung im Auge behalten.

Best Practices der Vertriebsplanung

Was sind Best Practices? Es ist üblich, dass Forschende und Expert:innen in einer bestimmten Branche bewährte Methoden und Techniken, die zu guten Ergebnissen führen, mit anderen austauschen. Unternehmen, die sich auf Best Practices verlassen, nutzen ihr Wissen und ihre Technologie, um erfolgreich zu sein.

Im Folgenden sind einige bewährte Tipps und Best Practices von etablierten Vertriebsorganisationen:

1. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung von Vertriebszielen die Zeit für die Mitarbeiterschulung und Neueinstellungen.

2. Identifizieren Sie Hindernisse, die sich auf Ihre Vertriebsziele auswirken und berücksichtigen Sie diese in Ihrem Gesamtplan.

3. Wägen Sie vertriebsbezogene Risiken ab und erstellen Sie einen Plan, um diese zu mindern.

4. Setzen Sie realistische Verkaufsquoten – nicht zu hoch oder zu niedrig.

5. Legen Sie Leistungskennzahlen für die verschiedenen Vertriebsrollen fest.

6. Passen Sie Ihr Callcenter entsprechend dem Anrufvolumen an.

7. Implementieren Sie ein angemessenes und attraktives Anreiz- oder Belohnungssystem.

8. Stützen Sie Ihre Planung, Zielsetzung und Belohnungssysteme auf Daten.

9. Analysieren Sie Ihren Plan kontinuierlich und passen Sie ihn schnell an Marktveränderungen an.

10. Nutzen Sie ein cloudbasiertes Telefonsystem und eine Callcenter-Software, um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu verbessern.

Gründe für ein cloudbasiertes Telefonsystem

Mit einem cloudbasierten Telefonsystem können Sie die Best Practices für die Vertriebsplanung problemlos umsetzen. Aircall bietet nützliche Funktionen für Sprachanrufe und eine Dashboard-Analysefunktion, die Ihnen wertvolle Daten liefert, um Ihren Plan zu erstellen. Außerdem verwendet Aircall eine offene API-Technologie, die eine nahtlose Integration mit CRM-Systemen und Vertriebssoftware-Anwendungen ermöglicht. Auf dem Aircall App Marketplace steht Ihnen eine große Auswahl an CRM- und Vertriebssoftware-Programmen zur Verfügung.

Die Dashboard-Analysen liefern Ihnen mit wenigen Klicks Informationen über das Anrufvolumen, verpasste Anrufe, die Leistung der Callcenter-Mitarbeitenden und vieles mehr. Mit diesen Daten gelingt Ihnen die Vertriebsplanung im Handumdrehen. Auf Ihrem Dashboard finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Ziele und Anreizsysteme auf Basis von Daten zu planen. Die Daten sind leicht zugänglich, was eine schnelle Anpassung an die sich ständig ändernden Marktbedingungen ermöglicht. So sind Sie Ihrer Konkurrenz immer einen Schritt voraus.

Entdecken Sie diese und andere Vertriebssoftware-Integrationen auf dem Aircall App Marketplace:

• Freshsales – CRM und Vertriebsautomatisierung

• Gong – KI und Transkription

• OneUp Sales – Daten und Reporting

Ein modernes Telefonsystem und die passenden Vertriebssoftwarelösungen bieten Ihnen Zugriff auf Daten, mit denen Sie wichtige Entscheidungen für die Vertriebsplanung treffen können. Dadurch steigern Sie Ihre Performance und Produktivität. Mit der richtigen Strategie werden Sie die Daten effektiv nutzen und dafür sorgen können, dass Ihr Vertriebs- und Marketingteam im kommenden Jahr zusammenarbeiten, um die Wachstumsziele Ihres Unternehmens zu erreichen.

Veröffentlicht am 4. Februar 2022.