Aircall im Vergleich zu Microsoft Teams: Darum brauchen leistungsstarke Vertriebsteams beides

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Microsoft Teams hat sich als Standard in der modernen Arbeitswelt etabliert. Interne Teams nutzen Teams täglich für den Austausch und die Zusammenarbeit. Für die interne Kommunikation eignet sich dieses Tool hervorragend.

Aber bei externen Telefongesprächen, Anrufen bei potenziellen Kunden, der Qualifizierung von Leads, der Kundenbetreuung und dem Abschluss von Geschäften ist Microsoft Teams Phone oft nur „gut genug“.

Doch für Vertriebs- und Supportteams ist gut genug eine riskante Herangehensweise: Unterbrochene Anrufe, fehlende CRM-Protokollierung oder schlechte Anrufqualität führen nicht nur zu Problemen, sondern beeinträchtigen direkt Ihren Umsatz.

Aus diesem Grund sollte es bei dieser Diskussion nicht um Microsoft Teams oder Aircall gehen. Der eigentliche Unterschied ergibt sich aus dem Vergleich zwischen interner Zusammenarbeit und externen Konversationen.

Microsoft Teams wurde für die Zusammenarbeit entwickelt, Aircall hingegen für komplexe oder wichtige Konversationen.

Die effektivsten Revenue Teams entscheiden sich nicht für die eine oder andere Option, sie nutzen beide zusammen.

Was ist Microsoft Teams Phone? (Der Spezialist für interne Kommunikation)

Microsoft Teams Phone (früher „Cloud Voice“ oder „Phone System“) ist eine Add-on-Lizenz, die die Teams-Anwendung in eine Telefonanlage verwandelt. So können Nutzer Anrufe an Festnetztelefone oder Smartphones direkt über die Teams-Benutzeroberfläche tätigen und annehmen.

Der optimale Anwendungsfall für Teams Phone

Microsoft Teams Phone ist eine ausgezeichnete Lösung für Sachbearbeiter und interne Teams. Wir sprechen hier von Beschäftigten, die in erster Linie mit Kollegen kommunizieren und vielleicht gelegentlich externe Anrufe an einen Dienstleister oder Partner tätigen. IT-Managern bietet Teams Phone den Vorteil der Konsolidierung: eine zentrale App, eine gebündelte Abrechnung und nur eine Benutzeroberfläche, mit der sich Nutzer vertraut machen müssen.

Vor- und Nachteile

Der signifikante Vorteil dieser Lösung liegt in ihrer Einfachheit. Sie brauchen nur eine einzige App, und wenn Sie bereits über E5-Lizenzen von Microsoft 365 verfügen, erscheinen die Kosten auf dem Papier gering. Im Klartext heißt das: Sie können damit telefonieren, viel mehr aber auch nicht.

Für Nutzer mit hohem Anrufaufkommen werden die Einschränkungen jedoch schnell deutlich. Teams Phone verfügt über keine umfassende CRM-Integration, bietet nur grundlegende Analysen, und es fehlen Produktivitätsfunktionen wie ein Power Dialer. Zudem erweist sich das Management externer Kontakte oft als ineffizient, was Nutzer häufig dazu zwingt, manuell separate Kontaktlisten zu führen.

Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Microsoft Teams Phone nicht als vollständige Contact-Center-Lösung oder als umsatzsteigernder Dialer für den Vertrieb entwickelt wurde. Während die Lösung bei der internen Kommunikation überzeugt, stößt sie bei der Effizienz ausgehender Anrufe, der CRM-Datenerfassung sowie beim umfangreichen Anruf-Coaching an ihre Grenzen.

Was ist Aircall? (Das "Kraftpaket" für externe Kommunikation)

Aircall ist eine dedizierte VoIP-Plattform (Voice over Internet Protocol), die speziell für Vertriebs- und Supportteams entwickelt wurde. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Telefonanlage kann Aircall umfassend in Business-Tools integriert werden, um Workflows zu optimieren und Daten zu erfassen.

Der optimale Anwendungsfall für Aircall

Aircall wurde für Teams entwickelt, die den Großteil ihrer Zeit am Telefon verbringen. Dazu gehören Vertriebsmitarbeiter, Kundenbetreuer und Agents im Kundensupport. Für diese Berufsgruppen ist das Telefon das wichtigste Tool zur Umsatzgenerierung.

Das Unterscheidungsmerkmal: Telefonate als Quelle für Umsatzdaten

Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass Aircall jeden Anruf als strukturierte Umsatzdaten sieht und nicht nur als reines Audio. Jedes Gespräch bereichert automatisch Ihr CRM, Ihre Analysedaten und Ihre Coaching-Workflows, ohne dass Ihre Mitarbeiter nach jedem Anruf manuelle Aufgaben erledigen müssen.

Aircall bietet Call-Center-Funktionen, auf die sich leistungsstarke Teams verlassen, darunter:

• Power Dialer: Maximiert das Anrufvolumen ausgehender Anrufe.

• Smartflow (Sprachmenü): Leitet Anrufe intelligent an die richtigen Agents weiter.

• Call Whisper: für Echtzeit-Coaching während Live-Anrufen.

• Insight Cards: Zeigen Kontextinformationen an, noch bevor der Agent den Anruf entgegennimmt.

Diese Funktionen sind mehr als bloße Add-ons – sie sind für Teams, die an Pipelines, Conversion Rates und Kundenzufriedenheit gemessen werden, von entscheidender Bedeutung.

Microsoft Teams im Vergleich zu Aircall: Vergleich der Funktionen

Die größten Unterschiede zwischen Microsoft Teams und Aircall offenbaren sich, wenn Sie zwischen interner Kommunikation und umsatzkritischen externen Konversationen differenzieren. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht darüber, wie die beiden Plattformen in konkreten Vertriebs- und Support-Anwendungsfällen abschneiden:

Entscheidende Unterschiede: Warum „gut genug“ im Vertrieb und Kundensupport nicht ausreicht

Microsoft Teams eignet sich zwar hervorragend für die interne Kommunikation, doch wenn Sie die Lösung für wichtige externe Anrufe verwenden, kann das Ihr Wachstum behindern. Hier erfahren Sie, warum spezialisierte Teams ein ebenso spezialisiertes Tool benötigen:

CRM-Integrationen und Datenerfassung

Für Führungskräfte von Vertriebs- und Supportteams gilt: Wenn ein Anruf nicht im CRM protokolliert wird, hat er praktisch nicht stattgefunden. Ohne zuverlässige Anrufdaten scheitern Prognosen, Coaching und Attribution.

Microsoft Teams nutzt häufig eine „Click-to-Dial“-Funktion, die die Rufnummer einfach an das Wählsystem weiterleitet. Die Protokollierung dieses Anrufs erfordert dann in der Regel eine manuelle Dateneingabe.

Im Gegensatz dazu bietet Aircall eine tiefgreifende, native Integration in Plattformen wie Salesforce und HubSpot. Wenn Mitarbeiter einen Anruf tätigen, protokolliert Aircall automatisch Folgendes:

• Dauer und Zeitstempel des Anrufs

• Einen Link zur Anrufaufzeichnung

• Alle verwendeten Tags oder Dispositionscodes

• Detaillierte Notizen, die während des Gesprächs aufgezeichnet wurden

Durch diese Automatisierung sparen Mitarbeiter täglich mehr als eine Stunde an manueller Dateneingabe. So können sie sich auf den Verkauf konzentrieren statt auf administrative Aufgaben.

Im Laufe eines Jahres kann diese Automatisierung pro Vertriebsmitarbeitern über 200 Stunden Arbeitszeit einsparen, was sich direkt auf die Pipeline-Geschwindigkeit und die Abschlussquoten auswirkt.

Anrufqualität und Zuverlässigkeit

Wenn Sie versuchen, einen Geschäftsabschluss zu erzielen oder einen verärgerten Kunden zu besänftigen, ist die Anrufqualität entscheidend. Microsoft Teams ist eine bandbreitenintensive Anwendung, die den Schwerpunkt auf Videoanrufe und Bildschirmfreigaben legt. Schwankende Bandbreiten beeinträchtigen unter Umständen die Anrufqualität, was zu schlechter Audioqualität oder unterbrochenen Anrufen führen kann.

Dies ist ein Problem, das insbesondere von Revenue Teams häufig angeführt wird, die Teams Phone für Kundengespräche verwenden – insbesondere in mobilen Umgebungen oder Umgebungen mit einem hohen Volumen an ausgehenden Anrufen.

Aircall nutzt ein dediziertes Netzwerk von Telefonieanbietern und arbeitet weltweit mit führenden lokalen Anbietern zusammen, um eine kristallklare Audioqualität anzubieten. Viele Nutzer empfinden die mobile Teams-App außerdem als schwerfällig und zu langsam für schnelle Anrufe. Die dedizierte App von Aircall wird hingegen als schlank und reaktionsschnell wahrgenommen.

Coaching und Analyse

Was Sie nicht messen, können Sie auch nicht verbessern. Die Analytics von Microsoft Teams beschränken sich im Allgemeinen auf Nutzungsstatistiken, die Ihnen lediglich aufzeigen, wie viele Anrufe getätigt wurden.

Aircall bietet Analysefunktionen, die Ihnen Auskunft darüber geben, was bei diesen Anrufen passiert ist. So kann eine Führungskraft im Vertrieb auf erweiterte Kennzahlen wie die Verhältnisse zwischen Sprechen und Zuhören zugreifen, um sicherzustellen, dass ihre Vertriebsmitarbeiter das Gespräch nicht dominieren. Die Stimmungsanalyse kann sogar negative Interaktionen melden, sodass Führungskräfte eingreifen und ihr Team effektiv coachen können.

Kooperation statt Konkurrenz: Integration von Aircall in Microsoft Teams

Die erfreuliche Nachricht ist: Sie müssen sich nicht zwischen den beiden Lösungen entscheiden. So können Ihre Mitarbeiter weiterhin die gewohnte Umgebung verwenden, während Ihr Vertriebsteam die notwendige Performance erhält.

Durch die Microsoft Teams-Integration ist Aircall direkt in die Teams-Oberfläche eingebettet.

Wie es funktioniert

Das Wählsystem von Aircall ist in die Seitenleiste von Microsoft Teams integriert. So können Ihre Vertriebs- und Supportteams Anrufe über das leistungsstarke Anrufnetzwerk von Aircall tätigen und entgegennehmen, ohne hierfür die Teams-App verlassen zu müssen.

Aus Sicht der Vertriebs- und Supportteams ändert sich nichts – außer der Performance. Anrufe werden schneller, klarer und präziser, während sämtliche Aktivitäten nahtlos im Hintergrund dokumentiert werden.

(Design note: Include a screenshot or short GIF of the Aircall dialer embedded inside Microsoft Teams to visually reinforce the “best of both worlds” experience.)

Das Beste aus beiden Welten

Diese Konfiguration bietet einen deutlichen Wettbewerbsvorteil:

1. Zentralisierter Hub: Ihre Mitarbeiter arbeiten weiterhin in Teams, dem bevorzugten Hub für Zusammenarbeit.

2. Zusatzfunktionen: Wenn sie einen externen Anruf tätigen, profitieren sie vom Power Dialer, der CRM-Protokollierung und dem kristallklaren Ton von Aircall.

3. Statussynchronisierung: Diese Funktion ist bei Nutzern ein klarer Favorit. Wenn Agents in Aircall telefonieren, wird ihr Status in Microsoft Teams automatisch zu „Beschäftigt“ geändert. Dadurch wird verhindert, dass sie bei wichtigen Verkaufsgesprächen oder Supporttickets von Kollegen unterbrochen werden.

Kostenvergleich: Lizenz- oder Gesamtbetriebskosten

Ein Vergleich der Preisgestaltung von Aircall mit der von Microsoft Teams führt schnell in die übliche Falle.

Die versteckte Falle

Auf den ersten Blick erscheint eine Microsoft Teams Phone-Lizenz kostengünstig, da sie als Add-on häufig nur zwischen acht und fünfzehn Euro kostet. Entsprechend denken viele IT-Verantwortliche, dass es sich hierbei um die kostengünstigste Option handelt.

Die Realität

Erst die Kalkulation der Gesamtbetriebskosten liefert Ihnen eine ganzheitliche Perspektive. Mit Teams sehen Sie sich oft versteckten Kosten gegenüber:

• Anrufabonnements: Abonnements für Anrufe im In- und Ausland werden oft separat berechnet oder erfordern „Kommunikationsguthaben“, das schnell aufgebraucht sein kann.

• Einrichtungsgebühren: Die Konfiguration einer Telefonanlage in Teams kann komplex sein und erfordert kostspielige teure externe Berater oder einen hohen Aufwand des internen IT-Teams.

• Produktivitätsverlust: Durch die manuell zu erledigende Anrufprotokollierung in Salesforce oder HubSpot gehen pro Vertriebsmitarbeiter jedes Jahr Tausende von Euro an wertvoller Verkaufszeit verloren.

Wenn Sie die Arbeitszeit Ihrer Vertriebsteams, die fehlenden Daten und die niedrigeren Conversion Rates berücksichtigen, fällt Teams Phone für Revenue Teams letztlich oft teurer aus als ursprünglich angenommen.

Der Mehrwert von Aircall

Aircall bietet Pauschalpreise an, die häufig unbegrenzte ein- und ausgehende Inlandsanrufe beinhalten. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten statt mehrere Wochen, sodass Implementierungsgebühren wegfallen. Maßgeblich für die Rentabilität der Plattform ist jedoch der ROI, der sich aus höherer Datenqualität, schnellerer Anwahl und höheren Conversion Rates ergibt.

Das richtige Tool für die entsprechende Aufgabe

Letztendlich ist die Wahl zwischen Microsoft Teams und Aircall keine Entweder-oder-Entscheidung. Es geht darum, das richtige Tool für die jeweilige Aufgabe auszuwählen.

Microsoft Teams sollten Sie für Ihre internen Besprechungen, Videokonferenzen und kurzen Chats verwenden. Für die interne Kommunikation ist es das beste Tool.

Wenn Sie jedoch ein Geschäft abschließen wollen, sollten Sie auf Aircall zurückgreifen.

Die erfolgreichsten Unternehmen zwingen ihre Vertriebsteams nicht dazu, außerhalb der bewährten Tools für Zusammenarbeit zu arbeiten. Stattdessen erweitern sie diese Tools.

Durch die direkte Integration von Aircall in Microsoft Teams erhalten Sie Zusammenarbeit auf Enterprise-Niveau und gleichzeitig Telefonie, die Ihren Umsatz fördert – ohne die Arbeitsweise Ihrer Teams zu ändern.

Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie Aircall Microsoft Teams zu einer Komplettlösung für Vertriebs- und Supportanrufe macht.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert Microsoft Teams mit Aircall?

Ja. Aircall bietet eine zertifizierte Microsoft Teams-Integration, die das Wählsystem von Aircall direkt in die Teams-Benutzeroberfläche einbettet. Vertriebsmitarbeiter können Anrufe über Aircall tätigen und empfangen, ohne Teams zu verlassen. Hierbei wird der Verfügbarkeitsstatus automatisch synchronisiert, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Ist Microsoft Teams eine Telefonanlage?

Ja, Microsoft Teams Phone fungiert als Telefonanlage und ermöglicht grundlegende Anrufsteuerungen wie Weiterleitungen und Voicemail. Der Lösung fehlen jedoch die erweiterten Callcenter-Funktionen, mit denen spezialisierte Plattformen wie Aircall punkten.

Kann ich Aircall für interne Anrufe verwenden?

Ja, Anrufe zwischen Aircall Nutzern sind kostenlos und unbegrenzt. Während die meisten Unternehmen für interne Videokonferenzen und Chats auf Microsoft Teams vertrauen, setzen sie bei anspruchsvoller externer Kommunikation gezielt auf Aircall.

Veröffentlicht am 27. März 2026.