Comment devenir responsable des opérations - Aircall Blog

Comment devenir responsable des opérations : compétences, responsabilités et plus encore

Operations management: what to expect, responsibilities, and more
par
Clémentine Robine

Un responsable des opérations joue un rôle essentiel au sein d’une entreprise. Sans lui, les équipes auraient du mal à disposer des outils, processus et ressources appropriés et nécessaires pour mener à bien un projet. En effet, il incombe au responsable des opérations des gains d’efficacité à différents niveaux de votre entreprise.

Par exemple, le responsable des opérations d’un hôpital se charge de veiller à ce que les médicaments soient distribués dans les délais impartis, que les dossiers numériques soient traités rapidement et que les différents services disposent de systèmes permettant une bonne coordination entre eux. Il va sans dire que cela a un impact considérable sur l’expérience du traitement et le rétablissement du patient.

Il apparaît clairement que le responsable des opérations est essentiel à la réussite d’une entreprise. Si vous envisagez de devenir responsable des opérations, voici quelques points essentiels :.

  • Les responsabilités
  • Les qualifications requises
  • Les parcours professionnels possibles
  • Le salaire moyen actuel en France
  • Les outils au service du responsable des opérations 

Qu’entend-on par « responsable des opérations » ?

La gestion des opérations englobe de nombreux aspects d’une entreprise, du recrutement et de la formation du personnel à l’amélioration des processus, en passant par les efforts en matière d’assurance qualité. Le responsable des opérations veille à l’exécution opérationnelle de la stratégie d’entreprise afin d’en assurer la pérennité. Il travaille en étroite collaboration avec les dirigeants pour mettre en œuvre les processus et opérations quotidiennes. . 

Un responsable des opérations doit donc posséder les connaissances et les compétences nécessaires à la coordination avec d’autres cadres, tels que les responsables de la chaîne d’approvisionnement et les responsables de la logistique. Autrement dit, il doit non seulement comprendre les processus internes d’une entreprise pour en assurer le déroulement fluide et efficace, mais aussi avoir la capacité de coordonner et de mettre en place tous ces processus pour rationaliser les opérations commerciales. 

Quelle est la mission d’un responsable des opérations ?

Le responsable des opérations est chargé d’accroître l’efficacité des activités et des opérations quotidiennes d’une entreprise. Voici quelques-unes de ses tâches quotidiennes.

Communiquer en permanence avec la direction, le personnel et les fournisseurs

Un responsable des opérations fait le lien entre les parties prenantes de l’entreprise, notamment la direction, les employés et les fournisseurs. Il a pour mission d’informer le chef d’équipe d’un projet de commande de matériel.

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Créer, mettre en œuvre et garantir l’assurance qualité des protocoles

Un responsable des opérations doit réduire au minimum, voire éliminer, les erreurs et les défauts des produits d’une entreprise. Il doit également s’employer à éviter les problèmes lors de la livraison de ces produits aux clients, ou lors de l’exécution d’un service à leur compte. Pour ce faire, il élabore et applique des protocoles d’assurance qualité, et veille à ce que chacun les respecte.

Accroître l’efficacité des procédures et processus organisationnels existants

Pour s’assurer de l’efficacité et de la rationalisation maximales des opérations de l’entreprise, le responsable des opérations crée et applique des protocoles qui éliminent les obstacles et le superflu. 

Par exemple, il peut introduire des outils et des technologies numériques afin d’améliorer les canaux de communication internes, contribuant ainsi à la réduction des problèmes de communication  et à l’amélioration de la collaboration entre les différentes équipes.. 

Poursuivre activement les objectifs stratégiques et opérationnels

Chaque entreprise dispose d’un ensemble spécifique d’objectifs opérationnels, et le responsable des opérations vise à les atteindre à travers un large éventail d’activités commerciales. Pour y parvenir, il pourra remplacer les procédures existantes par de nouvelles et peut-être même établir lui-même de nouvelles stratégies. Il doit également veiller au suivi des indicateurs clés de performance afin de permettre aux équipes d’atteindre leurs objectifs.

S’assurer que les activités opérationnelles respectent les délais et le budget défini

En plus d’améliorer l’efficacité de l’entreprise, le responsable des opérations suit toutes les activités opérationnelles pour veiller à leur bon déroulement, dans les délais impartis et sans dépasser le budget prévu.

Déterminer les besoins du personnel

L’attention portée aux employés de l’entreprise figure parmi les responsabilités d’un responsable des opérations. Par exemple, il peut attribuer des horaires de travail en fonction des besoins du personnel. Il doit également veiller à ce que les équipes de l’entreprise disposent du bon effectif et du niveau de compétence dont elles ont besoin.

Recruter de nouveaux talents

Un responsable des opérations peut également être chargé de définir les protocoles ou les exigences en matière d’embauche. Il peut notamment demander au service des ressources humaines d’exiger que les candidats passent des épreuves spécifiques avant de poursuivre le processus de recrutement. Il peut également lister certaines compétences et qualifications requises afin de garantir le bon déroulement des recrutements.

Superviser les services de comptabilité fournisseurs et clients

Un responsable des opérations a pour mission partielle de s’assurer que l’entreprise verse les paiements à ses fournisseurs au bon moment. Il doit par ailleurs suivre l’ensemble des créances clients et fournisseurs dues à l’entreprise.

Comment devenir responsable des opérations ?

Le large éventail de responsabilités d’un responsable des opérations nécessite généralement de nombreuses compétences et qualifications de la part des personnes qui occupent ce poste. 

Voici un rapide aperçu des compétences nécessaires à une bonne réussite à ce poste, ainsi que les études et les formations recherchées par les employeurs.

Les compétences requises pour réussir

  • De solides compétences en matière d’élaboration et de gestion du budget
  • Une grande capacité à déléguer
  • Un contrôle permanent des opérations de l’entreprise et du service à la clientèle
  • Une bonne formation à la gestion des conflits et aux processus de négociation commerciale
  • Des connaissances en matière de logiciels commerciaux d’usage courant et la capacité de découvrir de nouvelles applications
  • Une connaissance pratique des logiciels de gestion
  • De solides compétences en informatique, notamment en termes de création de bases de données
  • Capacités à élaborer des rapports financiers et comptables

Études et formations

Un responsable des opérations doit en général être titulaire d’au moins un diplôme universitaire de premier cycle, de préférence en administration des affaires ou dans un domaine connexe. 

Les personnes intéressées par un emploi de responsable des opérations doivent aussi connaître les bases de la communication commerciale, de la comptabilité financière et des principes de gestion. Bien qu’il ne soit pas strictement nécessaire d’avoir une grande expérience dans ces domaines, une bonne compréhension de ces derniers vous permettra de vous démarquer des autres candidats.

Certains responsables des opérations choisissent d’obtenir un Master des affaires pour avoir plus de débouchés dans ce secteur. Ils peuvent notamment poursuivre des études en gestion de projet ou en gestion des chaînes d’approvisionnement pour mieux comprendre leur rôle et améliorer ainsi leurs possibilités d’évolution professionnelle.

À quel salaire pouvez-vous prétendre en tant que responsable des opérations ?

D’après les rapports transmis à Indeed, le salaire médian d’un responsable des opérations en France s’élève à 42 000 euros par an. Il peut également recevoir des primes supplémentaires, comme une prime annuelle.

Il convient de noter que le salaire moyen d’un responsable des opérations dépend de son niveau d’expérience, du secteur d’activité dans lequel il travaille et de la localisation de l’entreprise.

Comment Aircall contribue à l’efficacité du responsable des opérations

L’optimisation de l’efficacité étant du ressort du responsable des opérations, celui-ci est chargé de mettre en œuvre les solutions technologiques qui permettront ces gains d’efficacité. 

Aircall aide les responsables des opérations à digitaliser leur entreprise et à concevoir des processus clairs entre les équipes. Il s’agit d’un logiciel de centre d’appels basé sur le cloud, permettant aux collaborateurs une plus grande productivité, tout en offrant une expérience client optimale.

Notre solution de téléphonie cloud vous permet entre autre :

  • De configurer des numéros internationaux pour éviter des factures de téléphone élevées lorsque vous traitez avec des clients dans plusieurs régions ;
  • D’encourager la collaboration en permettant à vos équipes d’attribuer des appels à un collaborateur en lui laissant des indications clés pour traiter les dossiers ; 
  • D’utiliser les fonctionnalités de centre d’appels, telles que le routage d’appels par compétences, afin d’acheminer les appels à l’agent qui dispose des compétences techniques adéquates pour répondre aux demandes particulières des clients ; 
  • De réduire la frustration des clients et le temps d’attente grâce à des fonctionnalités telles que le transfert avec accompagnement ou la demande de rappel.  
  • De bénéficier d’une vue d’ensemble des opérations grâce aux statistiques d’appels 

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