Les responsables des ventes et de l’assistance ne jurent plus que par 8 méthodes de gestion de l’agenda

Les responsables des ventes et de l’assistance ne jurent plus que par 8 méthodes de gestion de l’agenda

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par
Vincent Robin

Google Calendar ne cesse de s’améliorer. Le géant de la recherche est en train de déployer une nouvelle fonctionnalité qui analyse le temps que les utilisateurs passent en réunion chaque semaine. Vous pourriez être surpris de la productivité que vous pourriez récupérer grâce à une bonne gestion de votre agenda.

Prendre en main votre agenda vous permet de réaliser davantage de tâches au quotidien. Avec un nombre si important de responsabilités, ceci est essentiel pour votre bien-être professionnel et personnel.

Une bonne gestion de son agenda exige d’avoir le bon outil. Les agendas papier pouvaient peut-être s’avérer utiles il y a 20 ans, mais ils ne sont pas en mesure d’offrir les avantages de productivité collective ou personnelle dont vous avez besoin dans les environnements connectés actuels. C’est la raison pour laquelle les agendas des logiciels connectés sont si importants.

Selon Jennifer Chew, directrice principale du marketing des produits d’intégration d’Aircall, Google Calendar arrive en tête de liste.

« Je dépends de mon Google Calendar. Si ce n’est pas noté dans mon agenda, ce ne sera pas fait », explique Jennifer, qui souligne la capacité du système à gérer à la fois les tâches et les rendez-vous. « Il m’est plus facile de voir mes réunions et mes tâches au même endroit plutôt que de passer d’une application de gestion de projet à une autre. »

Les outils ne suffisent cependant pas à vous protéger des distractions. Voici huit méthodes de gestion de l’agenda que les meilleurs professionnels utilisent pour que leur emploi du temps soit bien rempli.

1. Regroupement des tâches

Vous êtes-vous déjà senti complètement absorbé par une tâche, exalté par votre travail alors que le reste du monde semble ne plus exister ? Il s’agit d’un état d’esprit bien connu, mais rare, appelé « flow », identifié pour la première fois dans les années 60 par le psychologue, Mihaly Csikszentmihalyi. Pour y parvenir, il faut calmer l’esprit et se concentrer sur ce que l’on fait.

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L’un des principaux ennemis du flux est de passer d’un type de tâche à un autre.

Le regroupement des tâches est un moyen de résoudre ce problème. Cela consiste à regrouper les tâches similaires afin que vous puissiez vous concentrer sur un seul type de travail pendant une période plus longue. Vous êtes plus concentré, vous gagnez du temps et vous pouvez même atteindre cette sensation d’immersion.

2. Blocage de l’agenda 

Le blocage de l’agenda est une méthode de gestion de l’agenda qui permet de regrouper les tâches. Des périodes sont bloquées dans votre agenda pour que vous puissiez vous focaliser sur des types de tâches spécifiques. Cela vous permet de ne pas répondre aux e-mails ou de ne pas faire de pauses pour les réunions.

« Je bloque chaque jour trois heures sur mon agenda pour les tâches qui demandent le plus de concentration, généralement l’après-midi, lorsque j’ai le moins de réunions », explique Max Bailey, responsable du marketing client chez Aircall.

Le blocage de l’agenda offre deux avantages. Tout d’abord, vous pouvez programmer les périodes au moment le plus opportun. Certaines personnes sont plus aptes à accomplir certaines tâches tôt le matin, tandis que d’autres ont davantage d’énergie l’après-midi. Ensuite, le fait de bloquer du temps pour des tâches spécifiques dans votre agenda empêche d’autres personnes d’organiser des réunions pendant cette période.

« Le vendredi, j’assigne des tâches à chacune des périodes, et en général, je prévois d’exécuter une seule tâche importante dans ce laps de temps. Par ailleurs, j’attribue un code couleur à mon agenda pour différencier les réunions proprement dites des périodes bloquées, » explique Max.

3. Utilisation d’un outil de planification

Moins vous passerez de temps à organiser des réunions, mieux ce sera. C’est là qu’un outil de planification peut s’avérer utile. Il peut s’agir d’un simple affichage des heures pendant lesquelles vous êtes disponible ou d’outils plus sophistiqués permettant à d’autres personnes d’organiser des réunions avec vous. Google Agenda est un outil tellement populaire que la plupart des programmateurs tiers l’intègrent.

Trouvez un outil de planification qui prenne en charge le flux de vos réunions. Plusieurs outils vous permettent de décider de la durée des réunions que vos collègues peuvent programmer avec vous. Certains vous permettent de partager vos périodes de disponibilité spécifiques afin que les participants puissent choisir le créneau qui leur convient le mieux.

Vous pouvez également configurer certains programmateurs pour qu’ils intègrent un système de réservation de conférence de votre choix, allant de Microsoft Teams à un système d’appel basé sur le cloud. L’aspect le plus important de tout système de réservation est qu’il vérifie votre agenda actuel et qu’il ne permette aux autres de prendre rendez-vous que lorsque vous êtes disponible.

4. Prévision de temps de pause

Courir d’une réunion à l’autre sans faire de pause est déroutant. C’est pourquoi il est important de prévoir des temps de pause. Gardez du temps entre vos périodes bloquées dans votre agenda pour faire une pause et vous préparer à différents types de tâches. Utilisez votre outil de planification pour insérer automatiquement un temps de préparation avant les réunions.

Prévoyez du temps pour des activités qui vous redonnent de l’énergie, notamment des exercices physiques et des moments en famille. Dans Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, Stephen Covey conseille de se concentrer sur l’équilibre P/CP. P signifie production, c’est-à-dire les tâches que vous réalisez. La production est un facteur de la capacité de production (CP), qui est votre aptitude à effectuer ces tâches. Votre capacité de production dépend de votre état de santé et de votre repos. Si vous ne prenez pas le temps de vous occuper de vous, elle commencera à diminuer.

5. Prévision de temps pour la planification

À ce propos, prévoyez du temps de planification afin de tirer le meilleur parti de votre journée. Cela implique de fixer des objectifs et de consacrer du temps à leur réalisation.

« J’essaie de choisir deux projets majeurs à réaliser chaque jour et d’ajouter deux ou trois choses supplémentaires à mes tâches à accomplir au cas où j’aurais plus de temps », explique Jennifer.

Vous pouvez planifier des périodes à court et long terme. L’important est de ne pas trop en faire, prévient Daniel Dawson, responsable marketing opérationnel chez Aircall.

« Veillez à ne pas exagérer et à laisser une marge de manœuvre suffisante dans votre emploi du temps. Prenez le temps de vous découvrir et d’apprendre à connaître votre mode de travail afin de mettre toutes les chances de votre côté », explique Daniel.

6. Optimisation de la durée des réunions

Prenez en main votre agenda en optimisant la durée des réunions. Cela signifie qu’il faut identifier l’objectif de chaque réunion afin de n’y consacrer que le temps nécessaire et pas plus.

7. Ajout des fuseaux horaires aux réunions

Il est important de respecter les fuseaux horaires de chacun, surtout si vous travaillez avec une équipe dispersée aux quatre coins de la planète (comme c’est le cas chez Aircall !). Ajoutez les fuseaux horaires aux informations de la réunion afin que chacun connaisse le moment où il doit se connecter en fonction de son heure locale. Certains programmateurs de réunions peuvent afficher les fuseaux horaires locaux disponibles des participants afin de faciliter la prise de rendez-vous.

8. Intégration de l’agenda au CRM

Les réunions se déroulent mieux lorsque vous disposez de toutes les informations nécessaires au sujet de leurs participants. Notre meilleur conseil ? Intégrez votre agenda à votre CRM pour obtenir immédiatement un historique de vos interactions avec les participants.

Comment Aircall peut vous aider à être plus productif

Le système de communication vocale basé sur le cloud d’Aircall peut accroître votre productivité en s’intégrant parfaitement à votre système d’agenda. 

Vous pouvez utiliser son API ouverte pour créer des flux de travail personnalisés, en synchronisant la disponibilité des agents avec votre Google Calendar, par exemple. 

L’App Marketplace d’Aircall offre également des intégrations avec des dizaines d’applications allant des CRM aux applications de productivité et aux solutions d’automatisation des ventes.

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