Wie CANDIS beim Aufbau und der Skalierung ihrer Vertriebsteams von der Aircall Salesforce Integration profitierte

„Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns.”

Dieses Zitat von Wernher von Braun beschreibt sehr bildlich einen Schmerzpunkt, den viele kleine und mittlere Unternehmen nur allzu gut kennen. Vor allem das Thema Buchhaltung gestaltet sich oftmals als komplexe Herausforderung, die erstaunlich häufig noch mit schwerfälligen Mitteln wie Excel-Tabellen oder Papierbergen bewältigt wird.

Der 2015 in Berlin gegründete SaaS-Provider CANDIS lindert diese Last mit der eigenen Lösung für automatisiertes Rechnungsmanagement. Die Software digitalisiert Buchhaltungsprozesse und -Workflows, sodass ihre Kunden und Kundinnen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch bessere finanzielle Entscheidungen treffen können.

Das Tool ist derzeit in den Finanzabteilungen von über 10.000 kleinen und mittelständischen Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Einsatz. Der Schwerpunkt liegt dabei noch auf dem deutschen Markt, wobei die Expansion in weitere Länder bereits in vollem Gange ist. Linnar Schwarz, Chief Operating Officer von CANDIS, lieferte exklusive Einblicke in die Entwicklung und Struktur des Software-Unternehmens.

Ein Geschäftsmodell, bei dem Vertrauen vor allem über das Telefon entsteht

Die Lead-Generierung erfolgt bei CANDIS über mehrere Kanäle gleichzeitig. Folglich sind in den Vertriebs- und Support-Prozessen auch diverse Teams involviert, unter anderem ein Inbound-, ein Outbound und ein Partner-Team.

Obwohl die interne und externe Kommunikation mit Optionen wie Chat, E-Mail oder Videokonferenzen ähnlich vielseitig aufgebaut ist, zeigt sich im Arbeitsalltag der CANDIS-Mitarbeiter, welch besondere Rolle das Telefon nach wie vor einnimmt.

„Unsere Kunden und Kundinnen sind Personen, die zumeist nicht sehr technikaffin sind und den Großteil ihres Tagesgeschäfts über das Telefon abwickeln. Deshalb ist es für uns wichtig, mit ihnen über einen Kanal zu kommunizieren, der ihnen vertraut ist. Dieser persönliche Kontakt gibt unseren Kunden und Kundinnen ein besseres Gefühl.”

In puncto Unternehmensinfrastruktur benötigte dieser Multichannel-Ansatz ein passendes Konzept. CANDIS setzte neben E-Mails und dem Linkedin Sales Navigator vor allem auf Tools, die sich leicht in bestehende Prozesse integrieren ließen und umfassende Reporting-Funktionen lieferten. Bei der Wahl eines geeigneten CRMs fiel die Entscheidung deshalb auf Salesforce.

Ein Tool-Stack, welches in Salesforce zusammenläuft

Nach der Einführung von Salesforce stand CANDIS jedoch vor einem Problem: die bisherige virtuelle Telefonanlage von CANDIS bot keinerlei Möglichkeit zur Integration. Genau das war aber die Bedingung.

„Wir wollten alles an einem Ort haben. Die Daten aller Aktivitäten aus verschiedenen Kommunikationskanälen und Systemen mussten in Salesforce zusammenlaufen, denn dort verwalten wir die Daten unserer Kunden.”

CANDIS prüfte daraufhin drei Provider von VoIP-Telefonsystemen hinsichtlich ihrer Kompatibilität. Aircall hob sich bei diesem Vergleich schnell als beste Option ab. Nicht nur, weil die Salesforce Integration der Software funktionaler war, sondern weil sie zudem zahlreiche Vorteile mit sich brachte.

Die Telefon-Lösung ist ausfallsicher und verfügt über all die Features, die CANDIS-Mitarbeiter:innen für die schnelle und effiziente Realisierung ihrer Aufgaben benötigen. Das CTI (Computer-Telefon-Integration) erlaubt es den Teams, komplett über Salesforce zu arbeiten, ohne dabei mehrere Anwendungen öffnen zu müssen. Die Taggingfunktion von Aircall helfen dabei, den Überblick zu behalten und Kundengespräche in den jeweiligen Kontext einzuordnen.

„Die einzigartigen Features von Aircall sind großartig. Zusätzlich haben wir eigene Workflows kreiert, die den Status eines Deals automatisch anhand der zugeordneten Aircall Tags und Notizen aktualisieren. Das erlaubt es uns, viel Zeit zu sparen!”

Aircall: Die Vorteile eines skalierbaren Telefonsystems

Neben der Salesforce Integration schätzt Linnar Schwarz weitere Vorzüge von Aircall. Einer davon ist die hohe und zuverlässige Gesprächsqualität, die im täglichen Kundenkontakt ein Muss ist. Beim steten Wachstum von CANDIS war hingegen die Flexibilität der eigenen Telefonanlage von großer Bedeutung:

„Wir mussten für Aircall nie einen eigenen Admin bereitstellen. Meine Teams konnten die Software immer selbst steuern. Das war entscheidend, wenn es darum ging, Nutzer:innen bzw. Telefonnummern schnell hinzuzufügen oder zu löschen. Wir können die Regeln für die Anrufweiterleitung in jedem Moment verändern, ohne das es unser Tagesgeschäft beeinträchtigt.”

Da die Software von CANDIS sich in den vergangenen Jahren immer größerer Beliebtheit erfreute, wurden bei dieser Entwicklung viele neue Mitarbeiter eingearbeitet. So wuchs auch die Nutzerbasis von Aircall im Unternehmen von ehemals 5 auf mittlerweile 41 Anwender:innen. Schwarz merkt an, dass die Cloud-basierte VoiP-Telefonanlage mit ihrer allgemeinen Benutzerfreundlichkeit dazu beigetragen hat, diesen Prozess des Onboardings zu vereinfachen.

„Ich kann nicht sagen, dass Aircall ein direkter Grund für die Entwicklung von CANDIS gewesen ist. Aber die Software hat den Wachstumsprozess für uns wesentlich angenehmer gestaltet. Mit all den neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die gleichzeitig angefangen haben und den Teams, die sich komplett neu organisieren mussten, war es mit seiner leichten Anwendung wirklich eine große Hilfe.”

Der Einsatz der Aircall Software beschränkt sich dabei nicht nur auf die externe Kommunikation mit Kunden und Kundinnen. Auch für die interne Abstimmung greifen die CANDIS Mitarbeiter:innen auf ihre virtuelle Telefonanlage zurück.

„Wir verwenden ein Telefonsystem für alles - interne und externe Anrufe. Es ist wirklich praktisch, eine Lösung zu haben, auf die man sich verlassen kann. Das hilft uns, die Zahl der Tools, die wir täglich nutzen, auf das notwendige Minimum zu reduzieren.”

So hält CANDIS es mit seiner Business-Telefonie genauso, wie mit der eigenen Rechnungssoftware für die Buchhaltung ihrer Kunden und Kundinnen: die Prozesse werden so optimiert, dass sie ein Leichtes sind und keine drückende Last. Aircall trägt mit seinem hohen Maß an Zuverlässigkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit dazu bei, dass dies gelingt.