Tutorial für die Smartflows Migration: Schritt für Schritt mit Aircall

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

Jetzt loslegen

Die bisherige Weiterleitung in Aircall hat offiziell das Ende seines Lebenszyklus erreicht. Das bedeutet: Jede Nummer in Ihrem Aircall Account muss jetzt über Smartflows laufen, den visuellen Builder von Aircall für die Weiterleitung von Anrufen.

Wenn Sie als Administrator auf ein Dashboard voller noch nicht migrierter Nummern schauen und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, hilft Ihnen dieses Tutorial weiter. Es führt Sie durch den gesamten Migrationsprozess mit klaren, direkt umsetzbaren Schritten im Aircall Dashboard, von der Vorbereitung bis zum Klick auf „Speichern“.

Was wir sind

Wichtige Erkenntnisse

• Smartflows ersetzt die bisherige Anrufweiterleitung von Aircall vollständig. Diese hat am 26. Mai 2025 das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Alle Nummern müssen jetzt über den neuen visuellen Flow Editor laufen.

• Die Migration erfolgt Nummer für Nummer und ohne Ausfallzeit: Ihre bestehende Anrufverteilung bleibt aktiv, bis Sie im neuen Smartflows Ablauf auf „Speichern“ klicken.

• Die Option „Automated Migration“ wandelt Ihre bisherige Anrufverteilung sofort in Smartflows Widgets um. Einige Einstellungen werden dabei jedoch auf Standardwerte zurückgesetzt und müssen manuell geprüft werden, darunter Leitungspriorität, Rückrufanfragen und RQT.

• Administratoren, die viele Nummern verwalten, können schnell skalieren, indem sie einen fertigen Smartflows Ablauf von einer Nummer in eine andere importieren. Dabei wählen sie aus, ob nur die Struktur oder die vollständige Konfiguration übernommen werden soll.

• Jedes Smartflows Widget, darunter Sprachmenü, Time Rule, Audio, Ring To, Voicemail, Redirect To und Waiting Experience, entspricht einem bestimmten Konzept aus der bisherigen Anrufweiterleitung. Wer diese Zuordnung versteht, vermeidet die häufigsten Probleme nach der Migration.

• Ein fünftägiger Migrationsplan mit Audit, Testmigration von Nummern mit geringem Anrufvolumen, Prüfung, Massenmigration und Verifizierung sorgt dafür, dass der Prozess kontrolliert und risikoarm bleibt.

Warum Aircall die bisherige Anrufweiterleitung eingestellt hat und was Smartflows ersetzt

Bevor wir die Migration selbst Schritt für Schritt durchgehen, lohnt sich ein Blick darauf, warum diese Änderung vorgenommen wurde und warum sie für die tägliche Arbeit Ihres Teams wichtig ist.

Legacy Routing war das ursprüngliche System von Aircall für die Anrufverteilung. Es basierte auf zwei separaten Nummerntypen: Classic Numbers (klassische Rufnummern) für einfache Anrufweiterleitung und IVR Numbers (Sprachmenü-Rufnummern) für interaktive Sprachmenüs auf Grundlage der Tastatureingabe von Kunden. Wenn Sie ein Sprachmenü für eine Classic Number einrichten wollten, mussten Sie eine separate IVR Number erstellen und in den Ablauf der Classic Number einbetten. Für grundlegende Anforderungen funktionierte das System, es war jedoch unflexibel, erforderte viel manuelle Einrichtung und konnte die flexiblen Anrufabläufe mit mehreren Verzweigungen nicht unterstützen, die moderne Sales- und Support-Teams benötigen.

Der Support für Legacy Routing von Aircall endete am 31. März 2025. Für Nummern, die weiterhin über das alte System liefen, wurde ab diesem Zeitpunkt keine technische Unterstützung mehr bereitgestellt. Das vollständige Ende des Lebenszyklus am 26. Mai 2025 markierte den Zeitpunkt, an dem Legacy Routing vollständig eingestellt wurde. Jede Aircall Nummer läuft jetzt über Smartflows.

Smartflows ist das Drag-and-drop-Tool für die Erstellung von Anrufweiterleitung in Aircall und hat Legacy Routing ersetzt. Administratoren öffnen Smartflows über die Seite „Rufnummern“ im Aircall Dashboard und fügen dann konfigurierbare Widgets wie IVR, Time Rule, Audio, Ring To, Voicemail und Waiting Experience zu einer visuellen Arbeitsfläche hinzu. Abläufe werden pro Nummer erstellt, als Entwurf gespeichert und erst aktiviert, wenn der Administrator auf „Speichern“ klickt.

Diese Umstellung ist nicht nur für die Produkt-Roadmap von Aircall relevant. Laut Gartners „Forecast Analysis: Contact Center, Worldwide“ wird für die Einführung von CCaaS im Jahr 2026 ein zusätzlicher Anstieg von acht Prozent erwartet, da Unternehmen die Migration von lokalen und älteren Systemen zu cloudnativen Lösungen beschleunigen. Die Umstellung von Aircall auf einen einheitlichen visuellen Editor spiegelt diese allgemeine Entwicklung in der Branche wider: einfachere Konfiguration, schnellere Einführung und flexiblere Logik für die Anrufweiterleitung, ganz ohne Unterstützung durch Engineering-Teams.

So vergleichen sich die beiden Systeme auf einen Blick:

Einen tieferen Einblick in die eingehende Anrufverteilung über Teams bei Aircall bietet der Leitfaden zur Anrufweiterleitung von Aircall.

Checkliste vor der Migration: Was Sie tun sollten, bevor Sie den Editor öffnen

Die Migration selbst geht schnell: Die meisten Administratoren schließen eine einzelne Rufnummer in weniger als zehn Minuten ab. Die eigentliche Arbeit, die das möglich macht, passiert jedoch, bevor Sie den Smartflows Editor öffnen. Wenn man sich allerdings nicht vorbereitet, entstehen oft Probleme: falsch zugeordnete Teams, vergessene Verzweigungen im Sprachmenü oder Abläufe, die live gehen, bevor sie sauber geprüft wurden.

Beginnen Sie mit einem Audit Ihrer aktuellen Rufnummern. Öffnen Sie die Seite „Rufnummern“ in Ihrem Aircall Dashboard und listen Sie jede aktive Rufnummer im Account auf. Halten Sie für jede Rufnummer fest, ob es sich um eine Classic Number oder eine IVR Number handelt, und dokumentieren Sie die bestehende Anrufverteilung, zum Beispiel mit Screenshots. Diese Dokumentation dient Ihnen während der Migration als Referenz. Sie nutzen sie, um zu prüfen, ob die automatische Konvertierung alles korrekt übernommen hat.

Prüfen Sie als Nächstes Ihre Teamliste. Legacy Flows verweisen bei der Anrufverteilung auf bestimmte Nutzer und Teams. Wenn jemand das Unternehmen verlassen hat oder ein Team seit der letzten Aktualisierung des Ablaufs umstrukturiert wurde, werden diese Zuordnungen nicht sauber übernommen. Stellen Sie vor der Migration sicher, dass jeder Nutzer und jedes Team aus Ihren aktiven Abläufen noch im Dashboard vorhanden sind.

Legen Sie die Reihenfolge für die Migration fest. Hier gibt es zwei Ansätze: Sie beginnen mit den Rufnummern mit dem geringsten Anrufvolumen, um mit minimalem Risiko Sicherheit zu gewinnen. Oder Sie beginnen mit den Rufnummern mit dem höchsten Anrufvolumen, um zuerst die größte operative Verbesserung zu erzielen. Für die meisten Teams ist der Start mit geringem Volumen der sicherere Weg. So haben Sie einen Probelauf, bevor Sie die Rufnummern bearbeiten, auf die Ihre Sales- oder Support-Teams besonders stark angewiesen sind.

Achten Sie abschließend auf Einstellungen, die während der Migration auf Standardwerte zurückgesetzt werden. Leitungspriorität, Rückrufanfragen und Ring Queue Time (RQT) sind nach der Migration standardmäßig deaktiviert. Wenn Ihr Team auf eine dieser Einstellungen angewiesen ist, müssen Sie sie nach der Migration manuell im Smartflows Editor neu konfigurieren.

Untersuchungen von Forrester zu Cloud-Migrationen zeigen immer wieder, dass Unternehmen mit einer formellen Bewertung ihrer Migrationsbereitschaft deutlich höhere Erfolgsquoten und weniger Vorfälle nach der Migration verzeichnen als Teams, die auf Planung verzichten. Dasselbe Prinzip gilt auch hier. Selbst wenn diese Migration innerhalb der Plattform stattfindet, spart Ihnen ein Audit von 15 Minuten später Stunden bei der Fehlerbehebung.

Wenn Sie in Ihrer aktuellen Einrichtung Sprachmenüs nutzen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die Empfehlungen von Aircall zur Gestaltung des perfekten Ablaufs beim Sprachmenü zu prüfen. So können Sie während der Migration Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, statt einfach eine alte Struktur nachzubauen.

• Exportieren oder erstellen Sie einen Screenshot jedes Legacy-Flows von der Rufnummernseite.

• Listen Sie alle aktiven Rufnummern auf und klassifizieren Sie sie jeweils als „Classic“ oder „IVR“.

• Stellen Sie sicher, dass jeder Nutzer und jedes Team in Ihren Flows noch im Dashboard aktiv ist.

• Legen Sie Ihre Migrationsreihenfolge fest (Rufnummern mit geringem Risiko sollten den Anfang machen).

• Melden Sie sich für den kostenlosen Aircall Learning Lab-Kurs „Easy Transition to Smartflows" an.

Haben Sie den kostenlosen Learning Lab-Kurs noch nicht absolviert? Er behandelt die wichtigsten Vorteile, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Workflow-Tipps. Wir empfehlen Ihnen, den Kurs vor dem Start Ihrer Migration zu besuchen.

So migrieren Sie eine Rufnummer zu Smartflows

Das ist der Kernprozess. Sie wiederholen ihn für jede Rufnummer in Ihrem Account. Sobald Sie ihn zweimal durchgeführt haben, geht er Ihnen in Fleisch und Blut über.

Öffnen Sie Ihr Aircall Dashboard und rufen Sie die Rufnummern-Seite auf. Wählen Sie die Rufnummer aus, die Sie migrieren möchten, und klicken Sie auf „Migrieren“. Sie werden zur Seite „Anrufverteilung“ der Rufnummer weitergeleitet. Von dort aus starten Sie den Smartflows Editor.

Klicken Sie auf „Smartflows Editor öffnen“. Der visuelle Flow Editor wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Das ist bewusst so gestaltet, damit Sie die neue Smartflows Arbeitsfläche direkt mit dem bisherigen Ablauf vergleichen können, den Sie ersetzen. Lassen Sie während des gesamten Prozesses beide Tabs geöffnet.

Der Editor bietet Ihnen nun zwei Migrationspfade. Der erste ist „Automatisierte Migration“. Dabei wird Ihre bestehende bisherige Anrufverteilung automatisch in Smartflows Widgets umgewandelt. IVR-Nachrichten, Weiterleitungen und Zuordnungen von Nutzern und Teams werden übernommen. Der zweite ist „ganz von Vorne anfangen“. Hier haben Sie drei Optionen: eine leere Arbeitsfläche, eine vorgefertigte Smartflows Vorlage oder den Import eines bestehenden Ablaufs, den Sie bereits für eine andere Rufnummer erstellt haben. Für die meisten Teams, die eine etablierte Rufnummer migrieren, ist „Automatisierte Migration“ der schnellste Weg.

Sobald Ihr Ablauf befüllt ist, ob automatisch oder von Null, prüfen Sie ihn Widget für Widget. Achten Sie besonders auf das Widget „Zeitregel“, das das bisherige Konzept der Geschäftszeiten ersetzt. Das Widget „Zeitregel“ ist eine Smartflows Komponente, die den festen Ein-/Ausschalter für Geschäftszeiten aus der bisherigen Anrufweiterleitung ersetzt. Administratoren können damit Anrufe nach Tag, Stunde oder benutzerdefiniert in 30-Minuten-Schritten weiterleiten und bedingte Verzweigungen erstellen. So werden Anrufer während der Öffnungszeiten, außerhalb der Öffnungszeiten, am Wochenende und an Feiertagen unterschiedlich weitergeleitet. Wenn Ihre bisherige Konfiguration auf „immer geschlossen“ gesetzt war, erstellt die Konvertierung einen linken Zweig rund um die Uhr, also 0:00 bis 24:00 Uhr an allen Tagen, mit den Schritten aus Ihrem bisherigen „geschlossen“-Zweig. Das ist beabsichtigt und kein Fehler.

Denken Sie bei der Prüfung daran, dass Ihre Rufnummer während dieses gesamten Prozesses weiterhin über die aktuelle bisherige Anrufverteilung läuft. Für Anrufer ändert sich nichts, bis Sie ausdrücklich auf „Veröffentlichen“ klicken. Sie können jederzeit auf „Entwurf speichern“ klicken, um Ihren Fortschritt zu sichern, den Editor schließen und später zurückkehren, indem Sie wieder zur gleichen Rufnummer navigieren und auf „Entwurf bearbeiten“ klicken.

Wenn Sie sicher sind, dass der Ablauf korrekt ist, klicken Sie auf „Veröffentlichen“. Die neue Smartflows Anrufweiterleitung wird für diese Rufnummer sofort aktiviert. Wenn im Ablauf Konfigurationen fehlen oder Fehler vorhanden sind, erscheint neben der Schaltfläche „Veröffentlichen“ ein Ausrufezeichen. Beheben Sie die markierten Probleme, bevor Sie live gehen.

• Gehen Sie zu „Dashboard“ → „Rufnummern“ und wählen Sie die zu migrierende Nummer aus.

• Klicken Sie auf „Migrieren“ – so gelangen Sie zur Anrufverteilungsseite.

• Klicken Sie auf „Smartflows Editor öffnen“ (öffnet einen neuen Browser-Tab).

• Wählen Sie „Automatisierte Migration“, um Ihren aktuellen Flow zu konvertieren, oder „ganz von vorne anfangen“.

• Überprüfen Sie jedes Widget: Sprachmenü, Zeitregel, Audio, Ring an, Voicemail, Wartezeiterlebnis.

• Passen Sie Einstellungen an und beachten Sie: Rückrufanfragen, Leitungspriorität und RQT sind standardmäßig deaktiviert.

• Klicken Sie auf „Entwurf speichern“, um zu speichern, ohne live zu gehen.

• Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, wenn der Flow verifiziert ist – das neue Routing wird sofort aktiviert.

Sie migrieren mehr als 10 Rufnummern? Springen Sie zum Abschnitt über das Importieren von Flows, um Zeit zu sparen.

Was sich ändert (und was nicht), wenn Sie vom Legacy Routing wechseln

Die häufigste Frage, die Administratoren vor der Migration stellen, ist eine Variante von „Wird irgendetwas kaputtgehen?“ Ziemlich sicher nein, aber es gibt einige Änderungen. Es ist immer gut, sich vorzubereiten, statt eine unangenehme Überraschung zu erleben.

Ihre Sprachmenü-Nachrichten und Weiterleitungen werden automatisch übertragen. Wenn Sie ein mehrstufiges Sprachmenü für einer Legacy-IVR-Nummer hatten, werden diese Menüs und ihre Ast-Zuordnungen in das native Sprachmenü-Widget im Smartflows-Editor übernommen. Separate IVR-Nummern sind nicht mehr erforderlich, da Smartflows die Sprachmenü-Funktionalität nativ im Flow enthält – eine der größten architektonischen Vereinfachungen der Migration. Die Seite zum Sprachmenü-System von Aircall erklärt den vollständigen Funktionsumfang.

Auch Nutzer- und Team-Zuweisungen werden übertragen. Wenn Ihr Legacy-Flow Verkaufsgespräche an „Team A" und Support-Gespräche an „Team B" weitergeleitet hat, erscheinen diese Zuweisungen nach der automatisierten Migration in den entsprechenden Ring-An-Widgets.

Was nicht übertragen wird, bzw. was auf Standardwerte zurückgesetzt wird, sind drei spezifische Konfigurationen: Leitungspriorität, Rückrufanfragen und RQT-Einstellungen. Diese sind in Smartflows standardmäßig deaktiviert. Wenn Ihr Team auf Rückrufanfragen angewiesen ist (bei denen Anrufer während der Warteschleife „\ “ drücken, um einen Rückruf zu erhalten), müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Flow ein Audio-Widget oder Wartezeiterlebnis-Widget enthält, bei dem die * Taste aktiv ist, und dass Ihre Anrufer über die Option in Ihrer Audionachricht informiert werden.

Die Durchwahl-Wahl funktioniert ebenfalls anders. Im Legacy-Routing konnten Anrufer an verschiedenen Stellen im Gespräch eine dreistellige Durchwahl wählen. In Smartflows ist die Durchwahl während jedes Audio-Widgets im Flow verfügbar; stellen Sie daher sicher, dass Ihr Flow mindestens ein Audio-Widget enthält, wenn Ihr Team Durchwahlen verwendet.

So importieren, kopieren und verwenden Sie Flows für mehrere Nummern wieder

Eine einzelne Nummer zu migrieren ist unkompliziert. Wenn Sie jedoch zwanzig oder fünfzig Nummern migrieren möchten, die alle eine ähnliche Anrufverteilung haben, wird Ihnen die Import-Funktion sehr gelegen kommen.

Smartflows ermöglicht es Ihnen, einen fertigen Anruf-Flow von einer Nummer auf eine andere zu replizieren. Das funktioniert sowohl für neu erstellte Aircall Rufnummern als auch für bestehende Rufnummern, die bereits zu Smartflows migriert wurden. Die Ausgangsrufnummer muss bereits auf Smartflows laufen, bevor Sie daraus importieren können.

Um einen Ablauf auf eine neue Rufnummer zu importieren, erstellen Sie die Nummer über den Standardprozess, navigieren Sie zur Registerkarte „Anrufweiterleitung" und klicken Sie auf** „Erstellen Sie Ihren Anrufablauf“**. Es taucht ein Pop-up auf mit drei Optionen: „Verwenden einer Vorlage“, „Importieren“ und „ganz von Vorne anfangen“. Wählen Sie „Importieren“ und geben Sie die entsprechende Rufnummer für den Import ein. Klicken Sie dann auf „Einrichtung importieren“.

Beim Importieren wählen Sie zwischen drei Replikationsstufen. „Nur Schritte“ importiert nur die Struktur des Anruf-Flows ohne seine Konfiguration. Sie müssen also Anrufregeln, Geschäftszeiten, Audionachrichten und andere Einstellungen von Grund auf neu einrichten. Dies ist ideal, wenn Sie dieselbe Ablaufarchitektur, aber ein anderes Verhalten wünschen. „Schritte mit voller Konfiguration importieren“ übernimmt den genauen Ablauf mit allen intakten Einstellungen. Dies wird empfohlen, wenn Sie eine identische Anrufweiterleitung über Ihre Rufnummern hinweg wünschen oder wenn Sie nur wenige Details ändern möchten. Bei den „Einstellungen“ werden nur rufnummernbezogene Kontoeinstellungen zusammen mit dem Ablauf importiert.

Sie können auch einzelne Widgets von einer Rufnummer zur anderen kopieren, jedoch gibt es dabei eine wichtige Einschränkung: Beide Rufnummern müssen im gleichen Browser-Tab geöffnet sein. Klicken Sie im Flow-Editor auf** bei Ihrem gewählten Widget auf „Schritt kopieren“, schließen Sie dann den Editor dieser Nummer, kehren Sie zur Rufnummernseite zurück, öffnen Sie den Editor der Zielnummer im gleichen Tab und klicken Sie beim Hinzufügen eines neuen Widgets auf „Schritt einfügen“**. Wichtig: Das funktioniert nicht über separate Tabs oder Browserfenster hinweg.

Für Teams, die verschiedene Strategien für die Anrufweiterleitung über Abteilungen hinweg bearbeiten, gibt es im Leitfaden zu Call-Center-Routing-Strategien von Aircall eine Erläuterung über die Logik hinter verschiedenen Verteilungsmethoden. Dies kann nützlicher Kontext bei der Entscheidung sein, welche Abläufe repliziert und welche neu erstellt werden sollen.

• Stellen Sie sicher, dass die Ausgangsrufnummer bereits zu Smartflows migriert ist.

• Öffnen Sie die Registerkarte „Rufweiterleitung" der Zielrufnummer → klicken Sie auf „Erstellen Sie einen Anrufablauf“ oder „Bearbeiten“.

• Klicken Sie auf in der oberen linken Ecke des Editors auf „Bauen aus“ und wählen Sie „Importieren“.

• Suchen Sie nach der Ausgangsrufnummer und wählen Sie sie aus.

• Wählen Sie: „Gelöschte Schritte“ (Struktur ohne Konfiguration), „Importieren Sie die Schritte mit ihren Konfigurationen“ (exakte Kopie) oder „Rufnummerneinstellungen“.

• Passen Sie Details an und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.

Sie managen ein komplexes Setup mit mehreren Rufnummern? Sprechen Sie mit Ihrem Aircall Account Manager über Unterstützung bei der Massen-Migration.

Widget-für-Widget-Konfigurationsreferenz

Smartflows verwendet ein modulares Widget-System – jedes Widget verwaltet einen bestimmten Teil des Anrufablaufs. Während der Migration ordnet die automatisierte Konvertierung Ihre Legacy-Einstellungen diesen Widgets zu. Wenn Sie verstehen, welche Funktion jedes Widgets erfüllt, kann Ihnen das dabei helfen, Fehlkonfigurationen zu erkennen und Abläufe nach der Migration zu optimieren.

Das Widget „Sprachmenü“ erstellt Menüäste für die Auswahl per Telefontastatur. Anrufer hören eine Ansage und drücken eine Zahl, um zu einem bestimmten Ast weitergeleitet zu werden. In Smartflows sind Sprachmenüs direkt in den Ablauf eingebettet. Eine separate Sprachmenü-Rufnummer ist nicht mehr erforderlich. Mehrstufige Sprachmenüs, also ein Sprachmenü innerhalb eines anderen Sprachmenüs, werden durch die Verschachtelung von Widgets des Typs „Sprachmenü“ unterstützt. Eingabeoptionen sind auf einzelne Ziffern begrenzt. Wenn Sie weitere Optionen benötigen, verwenden Sie die mehrstufige Verschachtelung.

Das Widget „Zeitregel“ ersetzt das Geschäftszeitenkonzept des Legacy-Routings und unterstützt die Anrufweiterleitung auf täglicher, stündlicher oder 30-Minuten-Basis. Überprüfen Sie nach der automatisierten Migration, ob die Zeitfenster mit den tatsächlichen Arbeitszeiten Ihres Teams übereinstimmen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Ihre Legacy-Konfiguration einen einfachen Schalter für „Geöffnet“ und „Geschlossen“ verwendet hat, der keine Halbtags- oder versetzten Schichten berücksichtigt hat.

Das Widget „Datumsregel“ verwaltet das Routing für bestimmte Kalendertage, beispielsweise bundesweite Feiertage, Betriebsferien oder Öffnungszeiten in bestimmten Jahreszeiten. Verwenden Sie es zusammen mit dem Widget „Zeitregel“, um Abläufe zu erstellen, die sich sowohl an wiederkehrende Zeitpläne als auch an einmalige Daten anpassen.

Das Widget „Audio“ spielt Anrufern eine Nachricht vor, entweder per Text-to-Speech oder als vorab aufgezeichnete Audiodatei. Es ist außerdem für die Durchwahlwahl erforderlich: Anrufer geben dreistellige Durchwahlen ein, während die Audiodatei abgespielt wird. Wenn Ihr Team Durchwahlen verwendet, muss der Ablauf mindestens ein Widget „Audio“ enthalten.

Das Widget „Ring An“ leitet Anrufe an einen bestimmten Benutzer oder ein bestimmtes Team weiter. Wichtig bei der Konfiguration: Wenn auf einen Schritt des Typs „Ring An“ kein Überlauf-Widget wie „Voicemail“ oder ein zweites Widget „Ring An“ folgt und der ausgewählte Benutzer oder das Team nicht verfügbar ist, klingelt der Anruf einmal und wird dann beendet. Fügen Sie daher nach jedem Widget „Ring An“ immer eine Ausweichoption hinzu.

Das Widget „Weiterleiten an“ leitet den Anruf an eine andere Aircall-Rufnummer oder eine externe Rufnummer weiter und beendet den aktuellen Ablauf vollständig. Platzieren Sie nach einem Widget „Weiterleiten an“ keine weiteren Widgets, da diese nicht ausgeführt werden. Wenn Sie versehentlich weitere Schritte hinzufügen, zeigt der Editor die betreffenden Widgets mit verringerter Deckkraft sowie Warnhinweise an.

Das Widget „Voicemail“ leitet Anrufer an eine Mailbox weiter. Es ist die häufigste Ausweichoption nach einem Schritt des Typs „Ring An“ und sollte am Ende jedes Zweigs stehen, in dem möglicherweise kein Agent erreichbar ist.

Das Widget „Warterlebnis“ legt fest, was Anrufer während der Wartezeit hören, darunter Wartemusik, Ansagen zur Position in der Warteschlange und Hinweise zur voraussichtlichen Wartezeit. Währenddessen können Anrufer * drücken, um einen Rückruf anzufordern.

Das Widget „Ring An (via API)“ ist eine erweiterte Komponente, die im Professional-Abo verfügbar ist. Es fragt über eine REST-API ein externes System wie ein CRM oder Helpdesk ab und leitet Anrufe anhand der zurückgegebenen Daten dynamisch an einen bestimmten Benutzer, ein Team oder eine Rufnummer weiter. Es unterstützt GET- und POST-Methoden und hat ein Zeitlimit von zehn Sekunden. So können Anrufe beispielsweise an den in Salesforce hinterlegten Account-Manager des Anrufers weitergeleitet oder Kunden mit offenen Tickets an ein spezialisiertes Supportteam vermittelt werden. Für Teams, die API-basierte Anrufweiterleitung und KI-gestützte Verteilung einsetzen möchten, erläutert der Leitfaden zur automatisierten Anrufweiterleitung von Aircall die übergeordnete Strategie.

Fehlerbehebung bei häufigen Migrationsproblemen

Selbst bei gründlicher Vorbereitung können während der Smartflows-Migration einige typische Probleme auftreten. Die meisten lassen sich schnell beheben, sobald die Ursache bekannt ist.

Die Schaltfläche „Veröffentlichen“ zeigt ein Ausrufezeichen. Das bedeutet, dass mindestens ein Widget im Ablauf nicht oder nur unvollständig konfiguriert ist. Klicken Sie auf das markierte Widget, das im Editor hervorgehoben wird, und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Häufige Ursachen sind Widgets des Typs „Ring An“, für die kein Benutzer oder Team ausgewählt wurde, oder Widgets des Typs „Sprachmenü“ mit nicht konfigurierten Ästen.

Anrufe werden sofort beendet, nachdem sie einen Schritt des Typs „Ring An“ erreicht haben. Das passiert, wenn nach dem Widget „Ring An“ keine Ausweichoption vorhanden ist. Ist der zugewiesene Benutzer oder das Team nicht verfügbar und kein Überlauf konfiguriert, klingelt der Anruf einmal und wird anschließend getrennt. Fügen Sie daher direkt nach jedem Widget „Ring An“ ein Widget „Voicemail“ oder ein zweites Widget „Ring An“ hinzu, das den Anruf an ein Ersatzteam weiterleitet.

Nach der Migration erscheint unerwartet ein 24/7-Ast. Wenn Ihre Legacy-Konfiguration auf „immer geschlossen“ eingestellt war, erstellt die automatisierte Smartflows-Migration ein Widget „Zeitregel“ mit einem linken Ast, der rund um die Uhr gilt, also täglich von 0:00 bis 24:00 Uhr. Dieser Ast enthält die Schritte aus dem bisherigen Ast „Geschlossen“. Dabei handelt es sich um das vorgesehene Konvertierungsverhalten: Das System übernimmt Ihr Routing außerhalb der Geschäftszeiten. Passen Sie die Zeitregel anschließend an Ihre tatsächlichen Geschäftszeiten an.

Widgets lassen sich nicht von einer Rufnummer in eine andere kopieren. Die Ausgangs- und Zielrufnummer müssen nacheinander im selben Browser-Tab geöffnet werden. Wenn Sie die Zielrufnummer in einem neuen Tab oder Fenster öffnen, erkennt die Einfügefunktion das kopierte Widget nicht. Schließen Sie den Editor der Ausgangsrufnummer, navigieren Sie im selben Tab zur Zielrufnummer und versuchen Sie es erneut.

Ein sehr komplexer Ablauf lässt sich nicht veröffentlichen. Smartflows unterstützt umfangreiche Anrufverteilungen mit zahlreichen Widgets und Ästen. Extrem komplexe Abläufe können jedoch die Systemgrenzen überschreiten. Es gibt keine feste Obergrenze für die Anzahl der Widgets. Falls beim Veröffentlichen Fehler auftreten, vereinfachen Sie den Ablauf, indem Sie die Anzahl der Äste reduzieren oder die Anrufverteilung mithilfe des Widgets „Weiterleiten an“ auf mehrere Rufnummern aufteilen.

Untersuchungen von ICMI und ContactBabel zeigen, dass Fehlkonfigurationen beim Anrufrouting zu den häufigsten Ursachen für Probleme nach einer Migration gehören. Die beschriebenen Lösungsansätze decken die wichtigsten Smartflows-Szenarien ab. Testen Sie jeden Ast Ihres Ablaufs mit internen Anrufen, bevor Sie ihn für Kunden freigeben.

Noch nicht weitergekommen? Kontaktieren Sie den Aircall Support oder posten Sie in der Aircall Community.

Ihr Migrationsfahrplan: Was Sie diese Woche tun sollten

Sie haben jetzt alle Informationen, die Sie für die Migration Ihrer Rufnummern benötigen. Entscheidend ist nun die richtige Reihenfolge: Wie lässt sich die Migration effizient durchführen, ohne den Vertriebs- oder Supportbetrieb zu beeinträchtigen?

Für die meisten Teams empfiehlt sich ein Vorgehen in drei Phasen: Prüfung, Testmigration und Rollout. Die einmalige Prüfung erfolgt an Tag 1. Migrieren Sie an Tag 2 und 3 zunächst die zwei oder drei Rufnummern mit dem geringsten Anrufvolumen. So können Sie sich mit dem Ablauf vertraut machen und mögliche Probleme in einem risikoarmen Umfeld erkennen. An Tag 4 und 5 folgen die übrigen Rufnummern. Nutzen Sie dabei die Importfunktion, um wiederkehrende Konfigurationen schneller zu übernehmen.

Die Migration erfolgt einzeln für jede Rufnummer und verursacht keine Ausfallzeiten. Für Ihre Anrufer gibt es keine Unterbrechung: Das bisherige Routing bleibt aktiv, bis Sie den neuen Ablauf veröffentlichen. Auch wenn Sie einen Entwurf speichern und die Arbeit später fortsetzen, ändert sich für Anrufer nichts. Sie können die Migration daher sicher über eine ganze Geschäftswoche verteilen, statt alle Rufnummern unter Zeitdruck auf einmal umzustellen.

• Tag 1: Prüfen Sie alle aktiven Rufnummern und dokumentieren Sie die bisherigen Abläufe.

• Tag 2: Migrieren Sie die zwei oder drei Rufnummern mit dem geringsten Anrufvolumen als Testlauf.

• Tag 3: Überprüfen Sie die migrierten Abläufe, passen Sie die Widgets bei Bedarf an und veröffentlichen Sie die Änderungen.

• Tag 4: Migrieren Sie die übrigen Rufnummern. Nutzen Sie die Importfunktion, um wiederkehrende Konfigurationen schneller zu übernehmen.

• Tag 5: Vergewissern Sie sich, dass alle Rufnummern Smartflows verwenden, und archivieren Sie die Dokumentation Ihrer bisherigen Abläufe.

Sobald alle Rufnummern live sind, sollten Sie abschließend das Analysen-Dashboard in Aircall überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass das Anrufvolumen, die Rate verpasster Anrufe und die Routingverteilung Ihren Erwartungen entsprechen. Falls etwas nicht stimmt, können Sie jeden Smartflows-Ablauf jederzeit bearbeiten und erneut veröffentlichen. Auch nach der Veröffentlichung lassen sich sämtliche Einstellungen weiterhin anpassen.

Bereit loszulegen? Melden Sie sich bei Ihrem Aircall-Dashboard an und migrieren Sie jetzt Ihre erste Rufnummer. Sie nutzen Aircall noch nicht? Erfahren Sie, wie das Anrufrouting mit Smartflows funktioniert, und fordern Sie eine Demo an.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Migration einer Rufnummer zu Smartflows?

Die meisten Administratoren können eine einzelne Rufnummer in weniger als zehn Minuten migrieren. Bei der automatisierten Migration wird der bisherige Legacy-Ablauf sofort konvertiert. Anschließend müssen Sie lediglich die Widget-Einstellungen überprüfen und auf „Veröffentlichen“ klicken.

Gibt es während der Migration Ausfallzeiten für meine Rufnummer?

Nein. Die Rufnummer verwendet weiterhin die bisherige Legacy-Anrufverteilung, bis Sie den neuen Smartflows-Ablauf veröffentlichen. Die Migration erfolgt einzeln für jede Rufnummer.

Kann ich die Rufnummern schrittweise statt alle auf einmal migrieren?

Ja. Smartflows lässt sich für jede Rufnummer einzeln aktivieren. So können Sie die Rufnummern schrittweise migrieren und jede Konfiguration überprüfen, bevor Sie mit der nächsten fortfahren.

Was passiert bei der Migration mit meinen Sprachmenü-Einstellungen?

Sprachmenü-Nachrichten und Weiterleitungen werden automatisch übernommen. Separate Sprachmenü-Rufnummern sind nicht mehr erforderlich, da die Sprachmenüfunktionen in Smartflows direkt über das Widget „Sprachmenü“ in den Ablauf eingebunden werden.

Wie funktionieren Geschäftszeiten in Smartflows?

Das bisherige Geschäftszeitenkonzept des Legacy-Routings wird durch das Widget „Zeitregel“ ersetzt. Damit können Sie Anrufe auf täglicher, stündlicher oder 30-Minuten-Basis weiterleiten und separate Äste für Geschäftszeiten, Zeiten außerhalb der Geschäftszeiten und Feiertage einrichten.

Kann ich eine Migration rückgängig machen, wenn etwas schiefläuft?

Sie können Ihren Fortschritt jederzeit als Entwurf speichern, ohne das aktive Routing zu beeinflussen. Der neue Ablauf wird erst aktiviert, wenn Sie auf „Veröffentlichen“ klicken. Falls Sie anschließend Änderungen vornehmen müssen, können Sie den Ablauf jederzeit bearbeiten und erneut veröffentlichen.

Funktionieren portierte Rufnummern mit Smartflows?

Ja. Smartflows funktioniert mit allen Aircall-Rufnummern, einschließlich portierter Rufnummern und neuer Rufnummern, die im Dashboard erstellt wurden.

Ist der Kurs zur Migration im Aircall Learning Lab kostenlos?

Ja. Der Kurs „Easy Transition to Smartflows“ im Aircall Learning Lab ist vollständig kostenlos. Er behandelt die wichtigsten Vorteile von Smartflows, bietet eine schrittweise Anleitung zur Migration und enthält praktische Tipps zur Einrichtung Ihrer Abläufe.

Veröffentlicht am 15. Juli 2026.