Cómo estructurar un flujo de ventas para cerrar tratos más rápido - Aircall Blog

Cómo estructurar un flujo de ventas para cerrar tratos más rápido

por
Carlos Navarro

¿Qué es un flujo de ventas? 

El flujo de ventas, conocido también como embudo de ventas, se refiere al conjunto de pasos que realiza un equipo comercial para guiar a un candidato desde su etapa inicial hasta el cierre de un acuerdo. Todas las acciones que conforman este procedimiento forman el proceso de ventas y brindan una visión general de las ventas potenciales y de la probabilidad de conversión. 

¿Por qué crear un flujo de ventas? 

Un proceso de ventas estructurado ayuda a tus representantes a cerrar tratos de manera consistente al brindarles un marco a seguir. 

Un flujo de ventas te ayudará a obtener información sobre: 

  • El número de leads en cada etapa del embudo 
  • La probabilidad de conversión en cada etapa 

Esto te ayudará a entender lo siguiente: 

  • Si alcanzarás tus objetivos en cada etapa
  • Qué etapas requieren mayor atención 

Crear un proceso de ventas repetible y escalable no es tarea fácil, pero es una parte esencial de tu negocio. Desde el primer contacto hasta la compra, un cliente potencial pasará por múltiples etapas de tu flujo de ventas. Este viaje debe personalizarse en función del tipo y tamaño de empresa, dependiendo del público al que está destinado, el sector y los productos o servicios que ofrezca. 

El flujo de ventas es el corazón de tu maquinaria de ventas, por lo que mejorar uno de sus pasos puede afectar al resto de las etapas siguientes. 

¿Dónde comienza y dónde termina el flujo de ventas? 

Antes de adentrarnos en el flujo de ventas, es importante recordar qué lugar ocupa dentro del recorrido del cliente. 

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El recorrido del cliente incluye todas las interacciones que este ha tenido 

con tu marca, desde la primera vez que son impactados a través de un anuncio, pasando por su primera conversación con un representante de ventas, hasta el momento en el que se cierra el trato y se logra una colaboración a largo plazo.

El embudo de ventas se sitúa en un punto clave: el paso de las acciones de marketing a las de ventas.

El embudo de marketing incluye todas las interacciones hasta el punto en el que tu comprador potencial tiene contacto directo con un representante de ventas. Es decir, en el momento en que dejan los datos de contacto en un sitio web o hablan con un representante de tu negocio por teléfono, chat o en persona. 

La siguiente etapa es el embudo de ventas, donde tu equipo comercial incita progresivamente a tu potencial cliente a realizar una decisión de compra.

Crea un flujo de ventas con pasos relevantes para tu negocio 

Para ser más efectivo, el flujo de ventas debe adaptarse a tu perfil de cliente ideal, así como al tipo de empresas con las que te interesa cerrar tratos. Dicho esto, el mejor punto de partida posible es hablar directamente con tu equipo comercial y revisar cuáles han sido las ofertas cerradas recientemente. 

Un proceso de ventas universal y estándar es el flujo de trabajo de cinco pasos, el cual debe ajustarse en función de la experiencia de tus representantes comerciales para aumentar las conversiones en cada etapa. Analicemos dichos pasos:

Paso 1: investiga a tus candidatos 

Investiga en sitios como LinkedIn para evaluar la calidad de los clientes potenciales. Esto ayudará a medir la probabilidad de que los candidatos avancen en el embudo. Entender los puntos débiles de tus clientes potenciales, sus principales motivaciones y los objetivos de su empresa, ayudarán al vendedor a comprender mejor los problemas que buscan resolver. Obtendrán una visión general del negocio y podrán ofrecer una experiencia personalizada. Esto mejora significativamente la probabilidad de cerrar un trato. 

Tu vendedor debe aspirar a tener una absoluta comprensión de los negocios de tus compradores. Si bien este paso no representa una interacción directa con el lead, es importante prestarle especial atención. El conocimiento es la mejor herramienta de todos los representantes comerciales cuando construyen una buena relación con los potenciales clientes. 

Paso 2: conecta a través de llamadas comerciales o el correo electrónico

Las llamadas en frío son una forma clásica y eficaz de llegar a un cliente potencial ya que garantizan la posibilidad de crear una conexión inmediata con el comprador objetivo. 

Sin embargo, cuando esto no es posible, existen otros canales para desarrollar una conexión con un lead, por ejemplo, a través de las redes sociales, el correo electrónico e incluso los mensajes de texto. Intenta averiguar cuál es el que tus clientes potenciales están más dispuestos a aceptar. 

En esta fase, debes llevar registros detallados de todas las primeras interacciones que tengas con tus candidatos.

Paso 3: cualifica a tus clientes potenciales 

El comercial procederá al paso de cualificación al identificar los puntos débiles, los desafíos y los objetivos de negocio del candidato. 

El vendedor puede hacer preguntas como: “Cuéntame más sobre tu posición en la empresa. ¿Qué tareas realizas cada día?” “¿Con qué problemas te enfrentas y cómo los intentas resolver?”, y “¿Por qué esto se ha convertido en una prioridad?”

Esta parte es fundamental. Debes entender los objetivos de tu cliente potencial y realizar casos prácticos sobre las capacidades de tu producto para determinar si están calificados para avanzar en el embudo de ventas. 

Una buena idea es combinar una herramienta como noCRM.io con un software de VoIP, como Aircall, para un obtener un mejor alcance y participación de candidatos. Tu equipo de ventas podrá realizar sus llamadas directamente en el software de CRM y disponer automáticamente de los detalles de la llamada y de la grabación de la conversación asociados al lead.

Paso 4: demuestra el valor de tu producto o servicio a los candidatos

Cuando tus representantes descubren una oportunidad, el siguiente paso es ofrecer una demostración formal del producto o servicio. Según los datos recopilados sobre el cliente potencial, el representante de ventas puede adaptar su presentación para abordar los principales desafíos que enfrenta el candidato. 

Si tu producto o servicio es fácil de presentar y tiene beneficios obvios, se puede prescindir de este paso. Sin embargo, las grandes empresas suelen tener necesidades, requisitos y consultas más complejos sobre tu producto o servicio. Por lo tanto, esta es una parte clave del proceso donde se puede aclarar cualquier duda que pueda tener el comprador. 

Paso 5: cierra la venta 

Esta etapa se refiere a cualquier actividad que ocurre cuando un trato se acerca a la decisión de compra. Puede ser bastante fácil cuando el lead simplemente debe ingresar la información de su tarjeta de crédito, pero también puede incluir largas negociaciones para que todos las personas involucradas en la toma de decisiones lleguen a un acuerdo. Independientemente de la técnica de cierre de ventas que adoptes, esta es la única etapa común a todos los flujos de trabajo de ventas. 

En muchas empresas, los comerciales ganan una comisión basada en el precio negociado y, por lo tanto, están fuertemente incentivados para encontrar un acuerdo contractual satisfactorio tanto para el comprador como para el vendedor. 

Dicho esto, el recorrido de un cliente no termina una vez que se cierra el trato. La cuenta generalmente pasará a ser responsabilidad de un representante del departamento de satisfacción del cliente o de un administrador de cuentas para asegurarse de que la incorporación del nuevo cliente comience de la mejor manera.

Mide tu éxito 

Una vez que hayas trazado tu flujo de ventas, necesitarás indicadores de rendimiento (KPIs) claros para medir cada etapa. 

Por ejemplo, ¿cuántos clientes potenciales entraron y salieron de cada etapa en un período de tiempo determinado?

Te interesará poder llegar a conclusiones como: “En enero, comenzamos con 95 candidatos en la etapa de ‘Demostración’. El equipo de ventas interactuó con 48 candidatos y se añadieron 19 a través de las acciones de marketing. Esto resultó en 67 candidatos para la etapa de ‘solicitud de demostración’”

A continuación, detallamos otros ejemplos de métricas de ventas para las diferentes etapas: 

  • ¿Hay alguna etapa que, en general, está frenando el avance de los clientes potenciales? 
  • ¿Cuál es el porcentaje de llamadas cualificadas? 
  • Tasa de rotación (es decir, si ciertos clientes están rotando rápidamente, este es un indicador de que tu proceso de investigación no está a la altura de tu flujo de ventas). 

Estos son los conceptos básicos que la mayoría de los equipos consideran valiosos para medir el rendimiento. Piensa en las métricas específicas de tu negocio que te ayudarán a definir el éxito o la necesidad de mejoras en cualquiera de las etapas.

Consejos para crear el flujo de ventas perfecto 

No dejes los pasos de tu proceso de ventas abiertos a la interpretación 

Es importante definir acciones específicas y concretas que permitan avanzar a tus candidatos de un paso al siguiente. Si no tienes una idea clara de cuáles son estos factores (y no ofreces información sobre ellos), tu equipo de ventas podría carecer de información para realizar su trabajo adecuadamente. Será difícil para ellos saber dónde mejorar y, potencialmente, conducirá a un mal manejo de los pasos del flujo de ventas. 

Una vez que hayas definido tu proceso de ventas, documéntalo, compártaelo y ejecútalo con tu equipo. Entrena a tus agentes para que se sientan cómodos con estos pasos.

Los ejercicios de simulación de roles son extremadamente útiles para mejorar las habilidades de manejo de clientes potenciales. Tu flujo de ventas es un proceso iterativo. Una vez que hayas probado tu estrategia durante unos cuantos meses, realiza un análisis para comprender qué es lo que funciona y lo que no. 

noCRM y Aircall brindan una solución integrada para que las empresas implementen flujos de trabajo personalizados que permiten a los representantes de ventas realizar un seguimiento de su flujo de ventas y mantenerse actualizado sobre sus clientes potenciales con conversaciones grabadas e información centralizada.

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