Son varios los departamentos que forman el organismo de una empresa, pero el de ventas es, sin duda, el corazón de la maquinaria. Por lo tanto, debido a su importancia vital, es imprescindible asegurar su buen funcionamiento y la comunicación juega un papel fundamental en este aspecto.
Resulta primordial concentrar los esfuerzos en una adecuada transmisión de información y es aquí donde la telefonía IP puede ayudar a tu negocio para que mejore sus ventas, aumentar su valor, volverse más competitivo y superar las expectativas de tus clientes.
Son cada vez más los negocios que deciden dar el salto de la telefonía tradicional a la VoIP gracias a las múltiples ventajas que esto representa, desde el ahorro de costes, hasta la facilidad que ofrece tanto a los agentes de ventas como a los de atención al cliente para desarrollar su trabajo de forma efectiva, lo que da como resultado clientes satisfechos.
Y lo más importante es saber que cambiarse a una centralita IP es rápido y simple, ya que se configura en tan solo unos minutos, sin la necesidad de que acuda un técnico, sin detener el flujo de trabajo y sin tener que adquirir un hardware nuevo y costoso.
Acompáñanos en este artículo donde te explicamos cómo un sistema telefónico basado en la nube impulsará el mejor funcionamiento de tu departamento de ventas y, por lo tanto, el de tu empresa.
Retos del departamento de ventas que la VoIP ayuda a resolver
Medir el desempeño de tu departamento de ventas es necesario para encontrar oportunidades y mejorar el rendimiento de tus agentes.
Definir los KPIs de ventas para realizar dichas mediciones te ayudará a identificar qué es aquello en lo que destacas y cuáles son las áreas a las que debes prestar especial atención. Algunos de los indicadores más relevantes para un equipo de ventas en un call center son:
Ventas por agente: este indicador muestra la cantidad de ventas en relación con las llamadas realizadas por los agentes.
Hora pico: identificar el horario de mayor afluencia es importante para contar con el personal suficiente que pueda satisfacer la demanda de los clientes.
Tiempo de espera: conocer el tiempo que tarda un cliente en ser atendido por un agente desde que realiza la llamada, arrojará información relevante para estructurar el flujo de trabajo y ayudar a disminuir los abandonos.
Abandono de llamadas: esta métrica arrojará información sobre la cantidad de personas que termina la llamada antes de poder contactar con un agente.
Tiempo de trabajo después de una llamada: este KPI mide la cantidad de tiempo invertido por el agente posterior a una llamada.
Con una solución de telefonía IP, toda esta información estará disponible gracias a las analíticas avanzadas, a las herramientas de las que dispone el software de llamadas, así como a las integraciones con los CRM y programas de ventas más utilizados del mercado.
Al contar con estos datos, podrás tomar mejores decisiones para alcanzar los objetivos de ventas, asignar más agentes en horas pico, filtrar información por agente y revisar su rendimiento, minimizar el tiempo de espera con un enrutamiento de llamadas efectivo, disminuir el abandono de llamadas gracias a la IVR (respuesta de voz interactiva) y reducir el tiempo de trabajo después de una llamada.
Equipos de ventas más eficientes con VoIP
Entremos en detalle. En los párrafos anteriores hablamos de la importancia de los KPIs y la relevancia de contar con las herramientas necesarias para que el desempeño del equipo sea el más adecuado, pero ¿cuáles son esos instrumentos que puede aportar la VoIP?
Lo primero que encontrarás al instalar el softphone en el ordenador será un panel de control intuitivo y detallado, pensado para que su manejo sea sencillo de entender, pero con todo lo que los agentes y managers necesitan para realizar su trabajo.
Seguramente tu empresa haya adoptado softwares de ventas y CRM como Salesforce, Zendesk, Magento, Shopify o Hubspot que, entre otras aplicaciones, se integran a la centralita virtual para poder acceder a toda la información de los clientes, crear tickets de manera automática, sincronizar los registros existentes con las llamadas o contar con información detallada del pedido de manera instantánea.
Pero esto no es todo. Al contratar la telefonía IP dispondrás de otros elementos de ayuda en las ventas, tales como:
PowerDialer: un marcador automático que ahorra tiempo al crear listas de números. Puede captar hasta 80 llamadas por hora sin perder acceso a los datos del cliente sincronizados con el CRM que se muestran en pantallas emergentes.
Warm Transfer: permite a los agentes comunicarse antes de transferir una llamada, lo que ayuda a crear contexto y mantener un ambiente óptimo generado con anterioridad.
Enrutamiento de llamadas: aprovecha al máximo los recursos de los agentes al crear equipos especializados; los que recibirán llamadas específicas y adaptadas a la estrategia de ventas que hayas definido.
Etiquetas: las etiquetas personalizadas permiten añadir contexto y clasificar las llamadas para mantener el orden necesario.
Click-to-Dial: con solo hacer clic en un número, la aplicación se abre automáticamente para realizar la numeración, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad de los equipos.
Otro aspecto fundamental en el que la telefonía IP es de gran ayuda para los departamentos de ventas es en la capacidad que ofrece a los agentes para realizar su trabajo en remoto, ya sea desde un ordenador o desde un dispositivo móvil. Esto permite tanto la ampliación de los horarios de atención, como la creación de equipos locales en cada lugar donde opere tu empresa, ofreciendo de este modo una experiencia cercana a tus clientes.
Si te interesa conocer más ventajas de la VoIP, haz clic en el siguiente enlace: 10 razones para cambiarse a la telefonía IP.
VoIP: la solución perfecta para los Sales Managers
La VoIP no solo ofrece herramientas y soluciones para los agentes de ventas, sino que también toma en cuenta las necesidades de los Sales Managers. El seguimiento y monitorización de las llamadas, así como la evaluación del desempeño resulta de máxima importancia para mantener los estándares de calidad y asegurar que el departamento de ventas funcione de forma óptima.
Toda la información generada durante las llamadas se almacena y permite acceder a analíticas detalladas que permiten revisar el rendimiento desde el panel de control, donde se pueden aplicar filtros por tipos de llamada, por fechas, por agente o por equipo, entre otros, y así tener un panorama completo de los datos más relevantes.
A su vez, el Sales Manager podrá monitorizar las llamadas en tiempo real, pero también hablar con los agentes para brindar apoyo de forma secreta mientras se encuentran en la llamada gracias a la función Call Whispering.
Todas las llamadas, tanto entrantes como salientes, pueden ser grabadas para su posterior análisis y con ello detectar aciertos y errores, e igualmente para ofrecer formación a los empleados que comienzan su trabajo en la centralita virtual, ya que de esta manera podrán contar con un contexto ideal y entender por consiguiente cuáles son las claves de una llamada exitosa.
Para conocer más sobre los beneficios que la telefonía IP puede aportar a tu empresa, no dejes de leer el siguiente artículo: Ventajas de la telefonía VoIP para las empresas con grandes planes
Publicado el 4 de agosto de 2020.
