¿Qué es una centralita virtual en la nube y por qué usarla? - Aircall Blog

¿Qué es una centralita virtual en la nube y por qué usarla?

¿qué es una centralita virtual y por qué usarla?
por
Clémentine Robine

Muchos avances tecnológicos, como las centralitas virtuales en la nube, han producido valiosos y grandes cambios en la forma en que funcionan las empresas. Si piensas en todas las personas y compañías con las que te conectas a lo largo de tu jornada laboral, la cantidad es sorprendente.

Cuando recibes la llamada de un cliente, o de un posible cliente, esta persona espera ser atendida rápidamente y, de preferencia, por una voz humana. Aunque los empresarios siempre están ocupados, necesitan mostrar disponibilidad y flexibilidad. Además, deben contar con herramientas adecuadas que los apoyen.

De igual manera, si bien las herramientas digitales ayudan a optimizar las prácticas comerciales, es vital que estas prácticas no se digitalicen hasta el punto de hacer que se pierda todo contacto humano. Lo anterior es una buena razón para considerar cambiarse a una centralita en la nube.

¿Qué es una centralita en la nube?

Antes de que todo el mundo empezara a usar teléfonos móviles, lo más común era tener un teléfono fijo en cada hogar y oficina. Los sistemas de telefonía reciben muchos nombres: red de telefonía pública conmutada (PTSN), red de telefonía conmutada por circuito, servicio telefónico antiguo o telefonía fija.

Este tipo de sistema convierte las ondas sonoras en señales eléctricas y las envía a un terminal a través de un cable. La señal viaja a través de varios terminales, oficinas y cables que la transportan en forma de pulsos de luz (o corrientes eléctricas). Cuando una llamada llega a su destino, los pulsos de luz se convierten de nuevo en señales eléctricas, que a su vez son transformadas en ondas de sonido, lo cual permite que el receptor pueda escuchar la voz de quien le llama. Algunas oficinas todavía usan teléfonos fijos, pero su número ha sufrido una disminución constante durante la última década.

Una centralita en la nube funciona de manera muy diferente. En esencia, una centralita en la nube transmite la voz y otros datos (como por ejemplo, la hora, la fecha, notas, etc.) a través de Internet. También aloja esos datos en la nube, donde los usuarios pueden compartirlos y acceder a ellos por medio de una gran variedad de dispositivos.

¿Qué significa ‘una gran variedad de dispositivos’? Una centralita en la nube puede conectarse a teléfonos inteligentes, computadoras, tabletas e incluso teléfonos fijos de oficina tradicionales. Esencialmente, puede vincularse a cualquier dispositivo que esté conectado a internet.

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La oficina a solo una llamada de distancia

En un sentido práctico, esto significa que el sistema es lo bastante flexible como para que te permita trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Incluso cuando no estás en tu escritorio, sentado frente al ordenador y el teléfono.

¿Cómo funciona una centralita en la nube?

A diferencia de los sistemas de telefonía tradicionales que envían la voz a través de redes y cables, las centralitas en la nube dividen la voz en paquetes digitales pequeños y los envían a otra persona mediante protocolos de internet.

Luego, se utiliza un proceso llamado SIP Trunking y operadores como Twilio, Voxbone, Plivo, etc., para conectarse con la red telefónica tradicional. De esta manera, se tiene acceso a las llamadas realizadas y recibidas en la centralita en la nube a través de otros dispositivos que no están estrictamente conectados a internet.

Las aplicaciones de la centralita virtual en la nube permiten a los usuarios realizar llamadas de voz a través de Internet. Es posible que ya estés familiarizado con aplicaciones populares como Skype, Google Voice o Apple FaceTime. Las centralitas virtuales en la nube funcionan de la misma manera, pero se accede a ellos a través de números de teléfono ‘virtuales’ y pueden conectarse tanto a la red telefónica tradicional como a otras centralitas en la nube. Esta tecnología te permite disfrutar de un entorno de trabajo mucho más flexible que el que te ofrecen los dispositivos comerciales tradicionales.

¿Por qué usar una centralita en la nube?

Una centralita en la nube te ofrece muchas más funciones y productividad que un sistema de telefonía tradicional. Cuando esto se combina con la capacidad de trabajar de forma remota, la centralita virtual en la nube puede facilitar mucho el trabajo.

Y para disfrutar de las nuevas actualizaciones que vayan surgiendo, no es necesario comprar equipos nuevos o renovar todo tu sistema de telefonía. Las actualizaciones de software se hacen fácilmente: basta con descargarlas  y reiniciar la aplicación.

Integraciones de las centralitas virtuales en la nube

Una centralita virtual en la nube consolida todo tu proceso de comunicación porque puedes integrarlo a los siguientes elementos:

  • Bandeja de entrada de correo
  • Herramientas de automatización de ventas
  • Aplicaciones web
  • Sistemas de CRM
  • Software de soporte
  • Plataformas de comercio electrónico
  • Encuestas en línea
  • Herramientas de control de calidad
  • Herramientas de chat

También puedes integrarlo a muchas otras herramientas que ahorran tiempo ya que, básicamente, cualquier herramienta basada en la nube se puede integrar a otra. Ya existen docenas de integraciones muy populares, pero con un poco de trabajo de desarrollo mediante el uso de una API abierta, cualquier integración adicional es posible.

Funciones disponibles en una centralita en la nube

Una razón importante por la que las empresas eligen las centralitas en la nube en lugar de las soluciones tradicionales es la disponibilidad de las funciones. En los teléfonos fijos, en las centralitas telefónicas o en otros sistemas derivados, las funciones eran muy difíciles de configurar y, en algunos casos, implicaban gastos adicionales. Las centralitas en la nube son muy flexibles ya que cualquiera puede aplicar, ajustar y configurar sus características con solo hacer unos cuantos clics, sin necesidad de poseer conocimientos de TI.

Por ejemplo, puedes configurar tu centralita en la nube para que una llamada haga repicar varios dispositivos a la vez, lo cual reduce significativamente la cantidad de llamadas perdidas en tu empresa.

Además, si haces negocios con otros países, ahorrarás dinero cuando hagas llamadas de larga distancia entrantes o salientes porque la mayoría de los paquetes basados en la nube incluyen esta función sin cargos adicionales. Igualmente, puedes comprar y crear números locales en casi todos los países (y códigos de área) del mundo, por lo que tener presencia local en las comunidades con las que haces negocios solo te toma dos minutos.

Los pros y los contras de una centralita en la nube

Naturalmente, antes de cambiarte a otro sistema de telefonía, querrás considerar los pros y los contras al invertir en la tecnología de centralitas en la nube para resolver tus necesidades de comunicación. En este sentido, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

Pros

  • Fácil de configurar y escalar
  • Intuitivo, el usuario sabe qué hacer con solo mirar el tablero
  • Te mantiene conectado con todas tus herramientas
  • Llega adonde tú estés, no tienes que estar atado a un escritorio
  • Calidad de llamada comprobada
  • Los equipos pueden cooperar en las cuentas instantáneamente
  • Apto para dispositivos móviles
  • Se actualiza fácilmente en la nube, te ahorra dinero en mantenimiento y reemplazo de equipos
  • Ahorro en llamadas internacionales
  • Hermoso y moderno diseño

Contras

  • Requiere de una conexión a Internet confiable, lo que a su vez depende tanto de tu proveedor de internet como de que tu equipo de trabajo cumpla con las buenas prácticas de conectividad
  • Gastos adicionales, si tu empresa posee muchos teléfonos tradicionales que necesitan adaptadores VoIP o que deben ser reemplazados por teléfonos VoIP
  • Propenso a problemas de seguridad como la piratería y el malware (lo cual se puede reducir con medidas de seguridad adicionales)

Cómo evaluar una centralita en la nube

Cuanto más aprendas sobre las centralitas en la nube, más rápido te darás cuenta de sus beneficios. Dado que cambiarse a una centralita en la nube requiere de una inversión de tiempo y dinero, querrás asegurarte de que estás obteniendo el mayor beneficio por tu inversión. He aquí hay algunos puntos a considerar a la hora de evaluar las centralitas virtuales en la nube.

Aplicaciones y características. ¿El sistema incluye todas las características y aplicaciones que tus usuarios necesitan para aumentar su productividad? ¿El sistema es lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios? Por ejemplo, ¿satisface las necesidades de los managers, los representantes de servicio y los equipos de ventas, como la posibilidad de hacer llamadas de tipo “susurro”?

Integración y conectividad. ¿El sistema se conecta con todas las aplicaciones, plataformas y servicios que necesita para implementar un sistema de comunicación integral?

Innovación para el presente y para el futuro. ¿Se puede adaptar el sistema fácilmente para añadir complementos a medida que la tecnología continúa avanzando?

Seguridad. ¿Qué tan seguro es el sistema? ¿Cumple o excede los requisitos mínimos de seguridad? ¿Tiene el proveedor un plan de continuidad comercial documentado para enfrentar las posibles interrupciones del sistema?

Sistema de monitoreo y rendimiento. ¿Hay alguna forma de solucionar problemas y de abordar de manera proactiva las áreas problemáticas y así no tener que interrumpir las operaciones y el servicio al usuario? ¿Cuál es la mejor manera de mantener un rendimiento de calidad?

Una centralita virtual en la nube es una opción moderna para que las empresas se comuniquen a través de Internet de manera cooperativa y económica.

Aircall ha desarrollado una solución completa de centralitas virtuales en la nube y centros de contacto que es fácil de configurar, de usar y de escalar. Aircall es tan fácil de usar que los usuarios pueden configurar números de teléfono en más de 100 países y vincularlos al sistema en un solo día. Con Aircall, tienes la ventaja de conectar todas tus herramientas comerciales, creando así un ecosistema de comunicación completo que satisface todas tus necesidades.

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