Die praktischen KI-Tools für Vertriebs- und Supportteams von Heyoo und Aircall

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Stellen Sie sich vor, Ihre Vertriebs- und Supportteams könnten weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und stattdessen mehr Zeit in den Aufbau echter Kundenbeziehungen investieren. Das ist keine vage Zukunftsvision. Unternehmen, die auf KI-gestützte Kommunikation setzen, profitieren bereits heute von diesem Ansatz. Wir bei Heyoo haben selbst erlebt, wie man mit der richtigen Technologie – richtig eingesetzt – Ordnung ins Chaos bringt und jede Kundeninteraktion klarer macht. Wir arbeiten direkt mit unserer Kundschaft zusammen, um die KI-Tools von Aircall in ihre HubSpot-Workflows zu integrieren. Das Ergebnis sind operative Verbesserungen an allen Punkten der User Journey – vom ersten Anruf bis zur Lösung. Gemeinsam machen Heyoo und Aircall aus KI-Theorie gelebte Praxis.

Die echte Herausforderung: Zu viele Informationen, zu wenig Einblicke

Seien wir ehrlich: Die meisten Vertriebs- und Support-Teams sind überfordert. Die Anzahl der Anrufe, E-Mails und Chats nimmt stetig zu und alles landet in verschiedenen Systemen. Bei manueller Dateneingabe, Kontext- und Informationssuche geht wertvolle Zeit verloren. Dabei sollte diese lieber in die Gespräche investiert werden, die Wachstum und Loyalität fördern.

Die Auswirkungen sind spürbar:

• Teams mangelt es während der gesamten Customer Journey an Transparenz.

• Führungskräfte haben keinen Zugriff auf genaue Echtzeitdaten über die Beziehung zu den Kund:innen.

• Manuelle administrative Aufgaben nehmen jede Woche etliche Stunden in Anspruch – Zeit, die für den Aufbau von Beziehungen und die Umsatzsteigerung genutzt werden könnte.

Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch ein Hindernis für das Wachstum Ihres Unternehmens. In einer Welt, in der Kund:innen höhere Erwartungen haben als je zuvor, können solche Ineffizienzen zu verpassten Chancen und verlorenen Umsätzen führen.

Die Lösung liegt hier in der künstlichen Intelligenz

KI ist mehr als bloß ein Schlagwort. Wenn sie direkt in Ihre Workflows integriert wird, liefert sie sofort einen greifbaren Mehrwert. Der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei, repetitive Aufgaben zu minimieren und schnelle Erkenntnisse zu erhalten. Mit der KI-Suite von Aircall – einschließlich AI Voice Agent, AI Assist und AI Assist Pro – verschwinden routinemäßige Adminaufgaben und relevante Kundenkontexte werden in Echtzeit angezeigt. Außerdem liefert jeder Anruf strukturierte Daten, die Ihr CRM-System stützen.

Für unsere Kund:innen sehen wir folgende Auswirkungen:

• Sofortige Anrufzusammenfassungen und nächste Schritte: Aircall AI Assist Pro generiert aussagekräftige Notizen und überträgt sie in HubSpot-Workflows. So sparen Vertriebsmitarbeitende jede Woche zahlreiche Stunden ein und Follow-ups verlaufen nie mehr im Sand.

• Support-Lösungen in Echtzeit: Gespräche werden automatisch transkribiert und kategorisiert. KI schlägt Artikel aus der Wissensdatenbank oder nächste Schritte vor, wodurch die Bearbeitungszeiten verkürzt und die Problemlösung beim Erstkontakt verbessert werden.

• Transparenz für Führungskräfte: KI-gestützte Einblicke bieten Führungskräften einen Echtzeitüberblick über den Zustand der Kundenbeziehung, sodass Risiken – aber auch Chancen – leicht zu erkennen sind, bevor sie eskalieren.

Ergebnisse aus der Praxis: Camira Fabrics

Ein ausgezeichnetes Beispiel für die Auswirkungen praktischer KI ist sicherlich unser Kundenunternehmen Camira Fabrics:

• 57 % kürzere Reaktionszeiten aufgrund:

  • schnellerer Zuweisung von Tickets

  • höherer Transparenz des Kundenkontexts

  • automatisierter Workflows

• 27 % kürzere Abschlusszeit dank:

  • optimierter Ticketverwaltung

  • integrierter Kommunikation

• einer einzigen, konsolidierten Ansicht in HubSpot

Die globalen Vertriebs- und Serviceteams waren aufgrund veralteter Systeme und manueller Prozesse überlastet. Sie entschieden sich für eine Zusammenarbeitet mit Heyoo und Aircall, um jeden Kundenanruf direkt in HubSpot zu übertragen, wo KI-generierte Notizen und Vorgänge den Agents am Telefon Kontext boten. Das Ergebnis? Die Zahlen sprechen wirklich für sich.

So funktioniert KI für Teams in der Praxis: Der Ansatz von Heyoo + Aircall

Was unterscheidet unseren Ansatz von anderen? Die Antwort: Einfachheit und Integration. Wir erwarten von den Teams nicht, dass sie sich in neue Tools einarbeiten oder zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Stattdessen integrieren wir die KI-Tools von Aircall direkt in die bereits verwendeten Plattformen, wie HubSpot. Das bedeutet:

• Keine zusätzlichen Anmeldungen oder Schulungen.

• Geringere Komplexität durch automatische Datenübertragung.

• Auf Kunden konzentrierte Teams mit weniger administrativen Aufgaben.

Die KI-Funktionen von Aircall stehen in perfektem Einklang mit unserer CRM-zentrierten Philosophie:

• AI Voice Agent übernimmt Routineanrufe und leitet sie im Bedarfsfall weiter, wodurch menschliche Agents mehr Zeit für komplexe Probleme haben.

• AI Assist Pro unterstützt Agents vor, während und nach jedem Anruf mit Live-Textvorschlägen, automatisierten Notizen und vollständigem Kundenkontext in einer Ansicht.

• AI Assist sorgt dafür, dass die nächsten Schritte jedes Anrufs automatisch erfasst und ausgeführt werden. Führungskräfte erhalten die Informationen, die sie benötigen, um Mitarbeitende zu coachen und die Leistung zu optimieren.

Das Ergebnis: Schnelleres Onboarding, höhere Akzeptanz und einheitliche Daten über jeden Kontaktpunkt hinweg.

Gemeinsam schaffen wir ein konsolidiertes, KI-gestütztes Kundendatensystem; eine zentrale Informationsquelle, die Mitarbeiter:innen in jeder Position – vom Vertriebsmitarbeitenden bis zur Führungskraft – optimal unterstützt.

Die Auswirkungen auf den Menschen: Mehr Zeit für das, was zählt

KI ersetzt Menschen nicht – sie schützt die menschliche Komponente. Durch die Automatisierung sich wiederholender, mühsamer Aufgaben haben Teams mehr Zeit für das, was nur Menschen können: Vertrauen aufbauen, Probleme lösen und Mehrwert schaffen.

• Vertriebsmitarbeiter:innen können sich statt auf Tipparbeit auf den Aufbau von Beziehungen konzentrieren.

• Agents im Kundensupport können Probleme schneller lösen – zielgerichteter und mit mehr Einfühlungsvermögen.

• Führungskräfte können Teams coachen und führen, anstatt Daten hinterherzujagen.

KI entwickelt sich kontinuierlich weiter. Wir sind daher besonders gespannt auf den Aufstieg prädiktiver KI-Kommunikationslösungen. In Kürze wird KI in der Lage sein, Bedürfnisse vorherzusagen, Kund:innen mit Abwanderungstendenz zu markieren, Upselling-Möglichkeiten während des Gesprächs aufzuzeigen und Teams proaktiv statt reaktiv betreuen.

Wir glauben, dass operative Klarheit die Grundlage für Wachstum ist. Dank der integrierten KI von Aircall und der umfassenden HubSpot-Expertise von Heyoo müssen Sie sich nicht mehr mit separaten, unvernetzten Systemen oder langsamen, manuellen Prozessen zufrieden geben. Unsere gemeinsamen Lösungen liefern bereits messbare Ergebnisse für Teams wie Ihres und können Ihnen helfen, in einem sich schnell bewegenden Markt zu skalieren, sich anzupassen und Gewinne zu erzielen.

• Jamie Clifton, Managing Director, Heyoo.

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Veröffentlicht am 4. November 2025.