Imaginez la scène : votre équipe de vente ou de support a réalisé toute la semaine des échanges à forte valeur ajoutée avec des clients. Seulement voilà, les informations essentielles se sont perdues dans la masse, enfouies dans un ordinateur ou bloquées dans un système cloisonné. Ça vous parle ? En tant que fondatrice de Fileroom, c’est un scénario que j’ai trop souvent vu en travaillant avec des entreprises B2B qui se soucient profondément de leur croissance, mais qui sont limitées en matière de ressources. La bonne nouvelle, c’est qu’avec Aircall et Fileroom, l’IA n’est pas seulement un mot à la mode ; c’est un outil pratique qui aide déjà les équipes à réduire le travail manuel, à obtenir des informations en temps réel et à évoluer sans augmenter leurs effectifs.
Le trou noir des échanges avec les clients, un véritable défi
Soyons honnêtes, la principale difficulté que nos clients rencontrent est ce que j’appelle le « trou noir » des échanges avec les clients. Les équipes ont des discussions incroyablement riches en informations avec les clients, mais ces dernières sont rarement intégrées aux systèmes ou partagées dans toute l’entreprise. Les informations cruciales sur les accords passés avec les clients sont perdues lors des passations entre collègues, le contexte de la demande de support disparaît au fur et à mesure des transferts de tickets et des connaissances précieuses s’évaporent lorsque des membres de l’équipe quittent l’entreprise.
Il ne s’agit pas seulement d’un désagrément, mais d’un véritable risque pour la continuité et la croissance de l’activité. Les équipes de service sur le terrain, en particulier, utilisent encore des appareils mobiles personnels qui ne sont pas intégrés aux systèmes de l’entreprise, ce qui entraîne la perte ou la fragmentation des renseignements sur les clients. Par ailleurs, les entreprises étant soumises à la pression d’en faire toujours plus avec moins de moyens, des étapes supplémentaires, comme la consignation manuelle des appels, sont devenues une véritable charge de travail.
Intégrer l’IA dans les processus : Aircall et Fileroom en action
Alors, comment remédier à ces problèmes ? La solution n’est pas de multiplier les logiciels pour le plaisir ; il s’agit d’intégrer l’IA là où elle fait une différence tangible. Chez Fileroom, nous nous sommes associés à Aircall pour intégrer l’IA directement dans les processus de nos clients en nous concentrant sur trois domaines à valeur ajoutée immédiate.
Analyse intelligente des appels : plus besoin de rechercher les sujets abordés dans de vieux appels. Grâce à l’intégration d’Aircall dans HubSpot ou Simpro, chaque conversation est automatiquement enregistrée et remise en contexte, ce qui permet d’économiser des heures de suivi manuel.
Accompagnement des connaissances en temps réel : l’IA met en valeur des ressources et un contexte pertinents lors des appels, ce qui permet aux équipes de rester compétentes et aux clients d’obtenir des réponses sans être transférés d’un service à l’autre. J’ai pu constater par moi-même à quel point cela a amélioré l’expérience globale, aussi bien pour les appelants que pour les agents.
Processus et notifications automatisés : des services de réservation à l’envoi d’informations par SMS, l’automatisation basée sur l’IA tient tout le monde informé et réduit le travail manuel.
Notre récente intégration d’Aircall dans Simpro, une plateforme de service sur site, signifie que les équipes sur le terrain ne sont plus des « îlots d’informations ». Désormais, grâce à cette solution, chaque interaction client s’effectue de manière transparente sur ces systèmes. L’équipe de direction dispose ainsi d’une visibilité en temps réel sur la situation des clients reposant sur des milliers d’appels.
Résultat : efficacité, visibilité et croissance évolutive
En quoi cela consiste-t-il en pratique ? Pour des clients tels que CBM Facilities Group et Qmax Pumping Systems, l’intégration d’Aircall, HubSpot et Simpro a transformé les opérations. Les passations sont transparentes, la direction dispose d’une visibilité en temps réel et les équipes coordonnent les expériences client plutôt que de simplement gérer les communications.
Mais les avantages ne s’arrêtent pas à l’efficacité :
Accélération des transactions et des services
Identification proactive des problèmes avant qu’ils ne s’aggravent
Coaching cohérent et reposant sur des données pour les équipes de vente et de support
Réduction du temps d’intégration pour les nouvelles recrues
Une source unique et fiable de données clients
De plus, grâce aux fonctionnalités d’IA d’Aircall, telles qu’AI Assist, AI Assist Pro et AI Voice Agent, les équipes bénéficient d’un coaching en temps réel, de mises à jour CRM automatisées et d’informations exploitables sans sacrifier l’aspect humain.
« La vraie victoire réside dans le fait que les équipes cessent d’être des employés chargés de la saisie de données et deviennent des architectes de la relation client. »
Emma Ruefli, fondatrice et directrice générale de Fileroom
Prêt à constater l’efficacité de l’IA dans vos processus ?
Si vous en avez assez de perdre des informations précieuses, de lutter avec les tâches administratives manuelles ou de sentir que le potentiel de votre équipe est limité par des processus obsolètes, il est temps de voir ce qu’Aircall et Fileroom peuvent faire pour vous. Il ne s’agit pas de théorie sur l’IA : nous proposons des solutions pratiques et axées sur les résultats, qui aident les équipes B2B à se développer, à se mesurer à la concurrence et à se concentrer sur ce qui compte le plus.
Vous souhaitez savoir comment ces solutions peuvent aider votre entreprise ? Parlons-en ensemble. Réservez une démo pour découvrir comment Fileroom associé à la plateforme basée sur l’IA d’Aircall peut aider votre équipe à évoluer, sans augmenter vos effectifs.
Publié le 8 octobre 2025.
