¿Qué sistema telefónico multilínea te conviene? Calcula el ROI potencial

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A medida que amplías tus operaciones de ventas y soporte, la comunicación se vuelve más compleja. El aumento del número de miembros en los equipos, el incremento del volumen de llamadas y el crecimiento de las expectativas hacen que las herramientas que elijas tengan un impacto directo en la productividad y en el rendimiento.

Una de las decisiones más importantes a las que se enfrentan los equipos en crecimiento es cómo gestionar múltiples líneas telefónicas sin añadir costes o complejidad que no sean necesarios. ¿Deberías mantener una configuración de PBX (centralita telefónica privada) tradicional o pasarte a un sistema VoIP multilínea basado en la nube?

En este artículo, desglosamos las diferencias, desde las funciones hasta los costes, para ayudarte a elegir la mejor opción para tu negocio. Además, con nuestra calculadora de ROI, puedes estimar exactamente cuánto tiempo y presupuesto ahorrarías al cambiar a un sistema basado en la nube como Aircall.

Puntos clave

1. Los sistemas telefónicos basados en la nube son más rápidos de implementar y más fáciles de gestionar que las configuraciones tradicionales, ya que no necesitan hardware o cableado ni tener experiencia en TI.

2. Ofrecen costes iniciales más bajos y precios ajustables, lo que los hace ideales para equipos en crecimiento y empresas que priorizan el trabajo en remoto.

3. Los sistemas alojados vienen con integraciones nativas, funciones impulsadas por IA y accesibilidad remota, lo que mejora la productividad y la experiencia de cliente.

4. A diferencia de los sistemas tradicionales, las soluciones en la nube como Aircall reducen la dependencia de TI y eliminan los ciclos de mantenimiento y actualización, que suelen ser caros.

5. Al cambiar a un sistema VoIP alojado, las empresas pueden impulsar el ROI gracias a contar con costes más bajos, observar una mejora en los datos de rendimiento y tener conversaciones más inteligentes y rápidas.

En las instalaciones o en la nube, ¿cuál te conviene?

Para elegir un sistema telefónico multilínea adecuado tienes que empezar por entender la distinción entre las opciones tradicionales y las basadas en la nube. Aquí tienes un desglose de las diferencias clave para guiarte a la hora de tomar una decisión.

Sistemas telefónicos multilínea tradicionales

Los sistemas telefónicos multilínea tradicionales utilizan una infraestructura física para gestionar múltiples líneas telefónicas mediante la transmisión de señal analógica o las configuraciones de PBX. Estos sistemas permiten a los usuarios gestionar múltiples llamadas entrantes, transferirlas entre extensiones y administrar el enrutamiento de llamadas básico a través de teléfonos de sobremesa físicos.

Durante mucho tiempo, han sido la herramienta habitual de las empresas con personal en la oficina, ya que ofrecen una calidad de voz fiable y funciones de comunicación básicas como el buzón de voz y el desvío de llamadas.

Sin embargo, tienen ciertas limitaciones: la configuración a menudo requiere instalación profesional, inversiones en hardware y soporte de TI en las instalaciones. La ampliabilidad también es restringida, ya que para añadir usuarios o ubicaciones hay que sumar más equipo y cableado.

Para las empresas en crecimiento o los equipos híbridos y remotos, estas limitaciones pueden convertirse rápidamente en obstáculos para la flexibilidad y la eficiencia de costes.

Sistemas telefónicos multilínea alojados

Un sistema telefónico multilínea alojado (o basado en la nube) funciona completamente a través de Internet utilizando la tecnología conocida como voz sobre protocolo de Internet (VoIP). En lugar de cableado físico o servidores internos, estos sistemas utilizan extensiones virtuales gestionadas a través de una plataforma basada en la nube.

Esta configuración permite a los usuarios hacer y recibir llamadas, transferir entre líneas y supervisar la disponibilidad sin necesidad de ninguna infraestructura física. Las empresas pueden ampliar y añadir usuarios al instante o conectar a miembros del equipo que trabajan de manera remota desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Las funciones avanzadas como la grabación, la cola y las etiquetas de llamadas suelen estar incluidas en los sistemas telefónicos multilínea alojados. Además, las integraciones con softwares de CRM y centros de ayuda hacen que las llamadas, las grabaciones, los comentarios y las etiquetas se registren automáticamente en tus plataformas de servicio y soporte, lo que se traduce en menos trabajo manual y experiencias de cliente más fluidas.

Además, herramientas como Aircall ofrecen funciones avanzadas impulsadas por IA, como AI Voice Agent, para responder a las preguntas más comunes de las personas que llaman y quitar presión a tus agentes, y AI Assist, que genera automáticamente resúmenes de llamadas, extrae información clave y establece los próximos pasos a seguir.

Al contar con una menor dependencia de los servicios de TI e inteligencia incorporada, los sistemas telefónicos en la nube son perfectos para equipos de rápido crecimiento que buscan mejorar la productividad y las interacciones con los clientes sin perder agilidad.

Desglose de costes: dónde está el verdadero ahorro

Seguro que quieres que tu sistema telefónico empresarial te proporcione un valor a largo plazo. Los sistemas telefónicos de empresa tradicionales a menudo conllevan altos costes iniciales de hardware, entre los que se incluyen el gasto en teléfonos de sobremesa, servidores PBX y líneas telefónicas físicas. Estos sistemas también requieren inversiones continuas en licencias, actualizaciones de software y contratos de mantenimiento.

Además, necesitarás personal de TI interno o soporte externo para gestionar actualizaciones, solucionar problemas y añadir usuarios. Y cuando llega el momento de crecer, los costes aumentan rápidamente; cada nueva ubicación o miembro del equipo requiere más infraestructura física y una configuración que consume muchas horas. El tiempo de inactividad durante el mantenimiento añade un riesgo adicional, ya que las interrupciones afectan al servicio de atención al cliente y provocan pérdidas de ingresos.

Un sistema telefónico basado en la nube reduce o elimina muchos de estos gastos. Con un sistema VoIP, no hay hardware que instalar, ni mantenimiento complejo, ni necesidad de recursos de TI dedicados.

Los precios suelen basarse en el número de usuarios, con tarifas como las de Aircall que empiezan en tan solo 30 $ al mes por persona. Esta flexibilidad facilita la ampliabilidad a medida que tu negocio crece y te permite añadir usuarios sin tener que preocuparte por los costes del tiempo de inactividad.

También te beneficias de tarifas de llamada más bajas, una calidad fiable en la comunicación e integraciones de software incorporadas que reducen el trabajo manual. Como resultado, conseguirás menores gastos generales y una pila de comunicación más eficiente que crece con tu equipo.

El verdadero ROI de los sistemas telefónicos multilínea alojados

Si inviertes en un sistema telefónico VoIP multilínea alojado, te beneficiarás de mucho más que unos costes de instalación y mantenimiento más bajos; también conseguirás resultados de negocio reales en toda tu empresa.

Principales factores que impulsan el retorno de la inversión:

• Aumento de la productividad gracias a funciones impulsadas por IA como los resúmenes de llamadas, el enrutamiento inteligente y la automatización posllamada.

• Integraciones con el CRM que reducen la entrada manual de datos y mantienen actualizada la información de la gestión de la relación con los clientes.

• Crecimiento de ventas e ingresos por los seguimientos más rápidos de los clientes potenciales, las interacciones más relevantes y los ciclos de venta más cortos.

• Mejora de la satisfacción del cliente debido a tener menos llamadas perdidas, experiencias de soporte más fluidas y un menor tiempo de resolución (TTR).

• Reducción de la necesidad de recursos de TI, ya que los equipos pueden gestionar usuarios, flujos de trabajo y configuraciones sin soporte técnico.

• Incorporación y escalabilidad más rápidas para que los empleados nuevos estén listos en minutos y para apoyar el crecimiento en múltiples ubicaciones.

“Hemos visto un aumento de entre el 30 y el 40 % en la actividad de las llamadas salientes desde que adoptamos Aircall. Ahora podemos proporcionar al equipo informes de rendimiento diarios, lo que a su vez les ha animado a tener más y más actividad cada día".

James Ski, CEO y fundador de Sales Confidence.

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Calculadora de ROI: estima el ahorro de costes al cambiar a una solución alojada

¿Te preguntas cuánto podría ahorrar tu empresa con un sistema telefónico multilínea alojado? Utiliza nuestra calculadora de ROI para conocer cómo cambiar a una solución basada en la nube como Aircall puede reducir costes y mejorar la productividad en los equipos de ventas y atención al cliente.

Cómo elegir la solución telefónica en la nube adecuada

A la hora de elegir el sistema telefónico de empresa basado en la nube que mejor se adapta a tu negocio, lo primero que tienes que hacer es entender las necesidades de tu equipo. Utiliza estos consejos para tomar una decisión informada y escoger un sistema que pueda apoyar a tu empresa tanto ahora como en el futuro.

1. Define el tamaño de tu equipo y el volumen de llamadas: Empieza por estimar el número de miembros del equipo que necesitan acceso y el volumen medio diario de llamadas que gestionarán. Esto te ayuda a elegir un sistema que se ajuste a tu presupuesto y que, al mismo tiempo, dé soporte a tus llamadas.

2. Identifica y prioriza las integraciones: Asegúrate de que el sistema telefónico se conecte sin problemas con las herramientas que ya utilizas, como Salesforce, HubSpot, Zendesk, Pipedrive o Slack. Esto reduce el trabajo manual y mejora la gestión de la relación con el cliente.

3. Evalúa las necesidades de ampliabilidad: Busca herramientas que puedan crecer fácilmente contigo y que te permitan añadir usuarios, ubicaciones o nuevos canales de comunicación como el chat en vivo o WhatsApp.

4. Revisa el soporte y las garantías de tiempo de actividad: Comprueba que haya acuerdos de nivel de servicio claros y opciones de soporte 24/7. Un proveedor fiable debe garantizar la calidad de las llamadas y la resolución rápida de los problemas.

5. Compara los modelos de precios: Infórmate bien de si los precios se basan en usuarios, líneas o paquetes de funciones y qué se incluye realmente en cada nivel.

6. Pruébalo tú mismo antes de comprometerte: Lo ideal es que, antes de comprometerte, puedas tener una experiencia práctica con una prueba gratuita para asegurarte de que la plataforma es intuitiva, flexible y satisface tus necesidades.

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Aircall: el sistema telefónico multilínea más inteligente que ofrece un ROI real

El sistema telefónico multilínea basado en la nube de Aircall está diseñado para equipos de ventas y soporte en crecimiento. Elimina las limitaciones de las configuraciones tradicionales para ayudar a las empresas a lograr más con menos esfuerzo, menos gastos generales y una formación mínima.

Pero Aircall es mucho más que un teléfono de empresa. Las herramientas de IA e inteligencia conversacional y de AI Voice Agent te dan la información y la agilidad que necesitas para ampliar tus operaciones de soporte y ventas sin necesitar a más personas en tu equipo.

Lo más importante es que Aircall es increíblemente fácil de configurar y usar, por lo que no vas a necesitar grandes recursos de TI para implementar rápidamente un sistema telefónico multilínea que ofrezca un ROI real.

"Cuando se trata de tecnología, todo el mundo se promociona como el más simple, el más fácil de usar o el más rápido de configurar", dice James Ski, CEO y fundador de Sales Confidence. "Nos dimos cuenta muy rápido de que Aircall podía confirmar estas afirmaciones; se integró en nuestro negocio en cuanto lo contratamos".

Tanto si buscas reducir el trabajo manual como si quieres mejorar las experiencias de cliente o cerrar tratos más rápido, Aircall te ayuda a crear mejores conversaciones.

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Preguntas frecuentes sobre los sistemas telefónicos multilínea

¿Qué es un sistema telefónico multilínea?

Un sistema telefónico multilínea permite a las empresas gestionar simultáneamente varias llamadas y líneas. Crea una red interna compartida con extensiones individuales, lo que permite a los equipos gestionar altos volúmenes de llamadas sin perderse ninguna y sin que los clientes se encuentren las líneas ocupadas.

¿Cómo se gestionan múltiples líneas telefónicas?

La forma más fácil de gestionar múltiples líneas telefónicas es con un sistema telefónico en la nube. Estas plataformas gestionan varias líneas transfiriendo automáticamente las llamadas a los agentes disponibles. Con funciones como los operadores automáticos, la respuesta de voz interactiva (IVR), las colas de llamadas e incluso los agentes de voz con IA, puedes asegurarte de que no te vas a perder ninguna llamada entrante, incluso durante las horas punta o fuera del horario comercial.

¿Cómo se transfieren llamadas en un sistema telefónico multilínea?

Con un sistema telefónico multilínea, la transferencia de llamadas se hace de manera rápida y sin interrupciones. Los usuarios pueden derivar las comunicaciones entre miembros del equipo usando aplicaciones de escritorio o de dispositivos móviles, lo que ayuda a que las conversaciones con los clientes sean fluidas y profesionales y no se interrumpan.

¿Cómo se le denomina a un teléfono que tiene múltiples líneas?

Un teléfono que admite múltiples líneas se suele llamar sistema telefónico multilínea. Pueden ser teléfonos de sobremesa físicos o aplicaciones basadas en software. Están diseñados para gestionar varias llamadas y líneas a la vez, lo que los hace ideales para equipos de ventas o atención al cliente con mucho trabajo.

¿Cómo beneficia un sistema telefónico multilínea a los equipos de ventas?

Con un sistema telefónico multilínea, los equipos de ventas pueden responder a los clientes potenciales más rápido, gestionar la actividad de las llamadas de manera más eficiente e integrarse sin problemas con herramientas como los CRM. Funciones como click-to-dial, el registro de llamadas y el marcador predictivo ayudan a reducir el trabajo manual y a acortar los ciclos de venta, lo que provoca mejores resultados con menos esfuerzo.

¿Cómo beneficia un sistema telefónico multilínea a los equipos de soporte?

Los sistemas telefónicos multilínea permiten a los equipos de atención al cliente gestionar más llamadas con menos presión. El enrutamiento inteligente, el etiquetado de llamadas y las integraciones con los centros de ayuda mejoran la velocidad de resolución y la calidad del servicio. Las herramientas de análisis y asesoramiento integradas ayudan a los responsables a optimizar el rendimiento, mientras que los clientes se benefician de un soporte más rápido y coherente.

Publicado el 18 de febrero de 2026.