5 ventajas de la transcripción de llamadas y mensajes de voz para los equipos de atención al cliente

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Las funciones de transcripción de llamadas y de mensajes de voz de Aircall basadas en IA, pueden suponer una revolución en tu servicio de soporte, ya que convierten el audio en texto tan solo unos instantes después de haber realizado una llamada o recibido un mensaje de voz. Esto significa que tu equipo de soporte tendrá siempre a mano la información que necesita, lo que mejorará significativamente la atención al cliente. 

Al fin y al cabo, tus clientes son fundamentales para el éxito de tu empresa. Gracias a la función de transcripción de llamadas y mensajes de voz de Aircall, tus equipos de atención al cliente pueden dedicar menos tiempo a registrar las llamadas, tomar notas o escuchar las grabaciones, y centrarse en ofrecer la mejor atención al cliente posible. Aquí tienes cinco de las principales ventajas que la transcripción de llamadas y mensajes de voz puede aportar a tu equipo de atención al cliente. 

Ventajas de la transcripción de llamadas y mensajes de voz para la atención al cliente

Mejor experiencia del cliente

La función de transcripción de llamadas y mensajes de voz puede mejorar la experiencia del cliente, ya que permite a tu equipo de soporte disponer de mucho más tiempo para centrarse en tareas que aporten el máximo valor. También es más fácil para los equipos de soporte consultar las transcripciones y organizar las grabaciones que dedicar horas a escuchar audios con la esperanza de encontrar información importante. Como los agentes pueden encontrar la información que necesitan más rápidamente, se pueden reducir los tiempos de espera y mejorar la experiencia general del cliente. 

Procesos optimizados

Sin las herramientas adecuadas, tu equipo de soporte puede invertir largas horas en transcribir llamadas y mensajes de voz. Las funciones de transcripción de Aircall reducen considerablemente el tiempo necesario para redactar las llamadas, lo que permite a tu equipo de soporte ahorrarse un paso y pasar directamente a atender a otro cliente. Al eliminar la necesidad de escuchar cada mensaje por separado, la transcripción de llamadas facilita el seguimiento de una llamada y permite identificar las acciones necesarias y los pasos a seguir.

Mayor productividad

La transcripción de llamadas y mensajes de voz permite a tus empleados recuperar tiempo, y no solo para realizar llamadas. Con las funciones de transcripción de Aircall, tu empresa puede incorporar más rápidamente a nuevos miembros al equipo, gracias a ejemplos prácticos y a listas de reproducción que ayudarán a reducir los tiempos de formación y, al mismo tiempo, permitirán que los miembros más experimentados del equipo de soporte reciban formación continua. 

Soporte en varios idiomas

Aircall ofrece actualmente servicios de transcripción automática en español, inglés, francés y próximamente alemán, lo que da a tu empresa la posibilidad de ofrecer soporte en varios idiomas.

Análisis de las opiniones de los clientes

La transcripción de llamadas y mensajes de voz no solo contribuye a mejorar la experiencia de los clientes, sino que también supone una gran diferencia para los trabajadores. Resulta particularmente útil cuando se analizan las llamadas y las opiniones de los clientes, ya que permite utilizar las transcripciones para descubrir en qué aspectos destacan tus agentes o dónde encuentran dificultades a la hora de ofrecer soporte. Esto, a su vez, puede ayudarte a identificar posibles necesidades de formación, mejoras en los productos y oportunidades para ofrecer un mejor servicio al cliente. 

Cómo implementar la tecnología de transcripción de llamadas y mensajes de voz para la atención al cliente

Estas funciones pueden mejorar el funcionamiento de tu empresa, pero existen muchas opciones cuando se trata de servicios de transcripción de llamadas y mensajes de voz, así que te preguntarás: ¿cómo elegir la más adecuada?

No te preocupes: nosotros estamos contigo. Estas son algunas de las cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar la tecnología adecuada de transcripción de mensajes de voz para tu empresa: 

• ¿Para qué piensas utilizar la transcripción de llamadas o mensajes de voz?

• ¿Qué funciones son las más importantes para tu empresa? Por ejemplo, la transcripción rápida con IA, la integración con tu sistema telefónico o el soporte en varios idiomas. 

• ¿Cuántas personas de tu empresa utilizarán el sistema?

• ¿Cuál es tu presupuesto?

Responder a estas preguntas puede ayudarte a acotar tus opciones. Es importante comprender que tu servicio de transcripción no es una solución aislada. Para ofrecer el máximo valor en términos de eficiencia y funcionalidad, debe conectarse o, preferiblemente, integrarse en las tecnologías de servicio al cliente que utiliza tu equipo, en particular tu sistema telefónico, ya que es la fuente de tus grabaciones de audio.

Buenas prácticas: cómo aprovechar al máximo las funciones de transcripción de llamadas y buzón de voz de Aircall

Está claro que funciones como la transcripción de llamadas y buzón de voz pueden ahorrar mucho tiempo a tu equipo de atención al cliente a la hora de realizar llamadas, pero las ventajas van mucho más allá. 

Solo tienes que seguir las prácticas que te recomendamos a continuación para sacar el máximo partido a esta tecnología:

• Utiliza las transcripciones de llamadas y mensajes de voz para formación: esta función proporciona a tu empresa un registro casi instantáneo de las llamadas y los mensajes de voz, lo que da transparencia sobre el rendimiento de tu equipo de soporte. Utiliza estas transcripciones como ejemplos reales para mejorar la productividad de tu equipo.

• Presta atención a lo que dicen tus clientes: con la tecnología de transcripción de llamadas y mensajes de voz de Aircall, todo lo que dicen tus clientes se escribe automáticamente. Esto facilita el seguimiento de los comentarios de los clientes, la adopción de medidas ante situaciones urgentes y el aprendizaje basado en los errores. 

• Aprovecha el tiempo que ahorras para ofrecer una mejor atención al cliente: las funciones de transcripción de llamadas y mensajes de voz facilitan la comprensión del contenido de las grabaciones, y también es más rápido examinar, encontrar y organizar las grabaciones. Como resultado, tu equipo de atención al cliente dispondrá de mucho más tiempo para dedicarlo a tareas más productivas, como ofrecer a tus clientes una asistencia más personalizada.  

• Realiza un seguimiento de las transcripciones mediante listas de tareas o historiales: las llamadas y los mensajes de voz se graban y transcriben automáticamente, por lo que tu empresa siempre tiene todo lo que necesita en un solo lugar para realizar un seguimiento de todas las interacciones con tus clientes. Puedes ver todas las transcripciones en las listas de tareas pendientes y en el historial de llamadas y hacer búsquedas por número o por contacto para recuperar transcripciones anteriores.

Mejora hoy mismo tu equipo de atención al cliente 

Las ventajas de las funciones de transcripción de llamadas y buzón de voz de Aircall son evidentes, ya que ayudan a los equipos de soporte a ahorrarse horas de redactar y escuchar audios y, en su lugar, les permiten centrarse en añadir valor a la empresa y en mejorar la experiencia del cliente. Mientras tanto, la asistencia en varios idiomas puede transformar la forma de seguir y responder a las llamadas de clientes de todo el mundo. 

Además, esto no solo sirve para ahorrar tiempo y agilizar tu negocio. Tus llamadas y mensajes de voz son una auténtica mina de oro, pero no es humanamente posible escucharlos todos. Las funciones de transcripción de llamadas y mensajes de voz de Aircall te permiten transcribir y analizar las llamadas, lo que te ayuda a formar mejor a los representantes y a ofrecer experiencias de primera categoría a los clientes.

En pocas palabras, una mayor productividad, mejores experiencias globales para los clientes y una incorporación más rápida pueden conseguirse con la ayuda de la transcripción asistida por IA. ¿Qué más se puede pedir?

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Publicado el 31 de agosto de 2023.