So senkt Jobilla mit Aircall die Kosten und optimiert die Kommunikation

Alle Anbieter von Rekrutierungssoftware versprechen, den Einstellungsprozess zu vereinfachen, aber die meisten konzentrieren sich dabei vor allem auf die Verbesserung der Erfahrung von Personalverantwortlichen. Jobilla ist darauf ausgelegt, die Erfahrung der Bewerber:innen zu verbessern, indem es die Bewerbung auf eine Stelle so einfach wie möglich gestaltet. Auf diese Weise bewerben sich mehr Menschen, und die Personalverantwortlichen können aus einem größeren Kandidatenpool auswählen.

Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute sind die qualifiziertesten Bewerber:innen vielleicht schon bei anderen Unternehmen beschäftigt und haben keine Zeit, lange und komplizierte Bewerbungen auszufüllen. Andere herausragende Kandidat:innen werden möglicherweise von Recruiting-Unternehmen übersehen und wissen somit nichts von bestimmten neuen Stellenangeboten. Jobilla nutzt gezieltes Marketing, um beide Arten von Kandidat:innen zu erreichen, und führt Eignungstests durch, um sie automatisch nach ihrer Eignung für die jeweilige Stelle zu kategorisieren.

Indem es das Wachstum anderer Unternehmen unterstützt, ist auch Jobilla selbst gewachsen. Seit seiner Gründung im Jahr 2014 hat das in Finnland ansässige Unternehmen nach Deutschland, in die Niederlande, nach Curaçao und in die Vereinigten Staaten expandiert. Doch mit der Expansion des Unternehmens wuchsen auch die Herausforderungen im Bereich der Kommunikation – und die Mobilfunkrechnungen. Pekka Nebelung, Chief Operating Officer bei Jobilla, sagt:

„Schlecht funktionierende Kommunikation ist das größte Problem in jedem Unternehmen. Je mehr wir wachsen, desto mehr Kommunikationspunkte brauchen wir und desto komplizierter wird die Kommunikation. Eine Strategie, die für 10, 25 oder 50 Personen optimal geeignet ist, ist für 100 Personen nicht ausreichend. Man muss sich darüber im Klaren sein, wann der richtige Zeitpunkt für eine Veränderung gekommen ist.“

Nebelung glaubt, dass ein Unternehmen dann erfolgreich ist, wenn „alle Mitarbeitenden ihren Job als leicht zu bewältigen empfinden“. Doch die schnell wachsende globale Präsenz von Jobilla machte die Arbeit für alle schwieriger. Deshalb war klar: Es war an der Zeit, die Art und Weise zu ändern, wie das Unternehmen die telefonische Kundenkommunikation handhabt.

Auslandsgespräche müssen nicht teuer sein

Telefonate sind ein wesentlicher Bestandteil von Jobillas gut organisiertem Verkaufsprozess. Vertriebsmitarbeiter:innen rufen Unternehmen an, die Personal suchen, und beantworten eine zunehmende Zahl von eingehenden Anrufen. Sobald ein Verkauf zustande gekommen ist, übernimmt das Kundenservice-Team die Kontrolle über das Gespräch und hilft bei der Durchführung von Kampagnen für die Kund:innen des Käufers oder der Käuferin. Insgesamt umfasst dieser Vorgang 12 Touchpoints, einschließlich der Rücksprache mit den Kund:innen, bevor sie die Kampagne ihren Teams vorstellen, und der Rücksprache, nachdem die Kampagne eine Woche lang gelaufen ist.

Bis vor Kurzem fanden alle diese Gespräche über Smartphones statt. Doch angesichts der wachsenden Zahl von Auslandsgesprächen war diese Lösung nicht mehr tragbar. Sie war nicht nur teuer, sondern wirkte sich auch negativ auf das Kundenerlebnis aus. Dies gilt insbesondere für den nordamerikanischen Markt, wo 75 % der Kunden in den Vereinigten Staaten ansässig sind, aber das Büro von Jobilla in Curaçao anrufen.

„Meine eigene Telefonrechnung war wirklich erstaunlich“, erinnert sich Nebelung. „Als wir dann Niederlassungen in den USA und in Curaçao eröffneten, brauchten wir geeignete Abläufe mit angemessenen Tools.“

HubSpot-Integration und lokale Rufnummern auf Abruf

Als Nebelung mit der Suche nach einer neuen Telefonielösung begann, hatte er zwei Hauptkriterien: Lokale Rufnummern und eine Integration mit der CRM-Software von HubSpot.

Jobilla wusste, dass die Verfügbarkeit lokaler Rufnummern für Vertriebsteams, die Kaltakquise betreiben, entscheidend ist. Ein weiterer wichtiger Punkt war, dass Kund:innen keine Gebühren für Ferngespräche zahlen mussten, wenn sie ihre Kundenbetreuung anrufen. Daher benötigte Jobilla ein System, mit dem es nach Belieben lokale Rufnummern in den Vereinigten Staaten (und anderswo) erstellen konnte.

Nebelung wollte außerdem ein System, das sich nahtlos in die Tools integrieren ließ, die seine Teams bereits verwendeten, insbesondere in ihre CRM-Lösung (Customer Relationship Management).

„HubSpot ist ein gutes CRM, und wir verlassen uns sehr darauf. Sogar unsere Homepage ist auf HubSpot aufgebaut, daher war es uns wichtig, ein Telefonsystem mit einer HubSpot-Integration zu finden.“

Nach einer kurzen Google-Suche erfuhr Nebelung, dass Aircall das von den HubSpot-Kundenbetreuer:innen am häufigsten empfohlene Telefonsystem ist, und beschloss, Kontakt aufzunehmen.

Einfachere Kontaktaufnahme

Durch den Einsatz von Aircall in allen internationalen Teams konnte Jobilla mehrere Kommunikationsprobleme lösen. Für ausgehende Anrufe können die Vertriebsmitarbeitenden mit wenigen Klicks lokale Rufnummern für mehr als 100 Länder erstellen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Bei eingehenden Anrufen können Anrufer:innen ebenfalls eine lokale Rufnummer wählen. Und da alle Interaktionen über dasselbe cloudbasierte Kommunikationssystem laufen und nicht über einzelne Mobiltelefone, werden Kundenservice-Anrufe schnell beantwortet und bearbeitet.

„Jetzt können wir Anrufe empfangen und sind rund um die Uhr erreichbar. Kund:innen hören eine Begrüßungsansage, und wir haben unsere eigene Warteschleifenmusik hochgeladen. Danach klingelt der Anruf drei Minuten lang bei unserem gesamten Kundenerfolgsteam. Die meisten Anrufe werden während dieser Zeit angenommen, aber wenn nicht, klingelt es auf meinem Gerät, sodass ich als Back-up einspringen kann. Falls dann immer noch niemand den Anruf entgegennimmt, wird eine Mailbox-Nachricht abgespielt.“

Dank der HubSpot-Integration stehen bei Entgegennahme eines Anrufs alle Kundendaten direkt zur Verfügung. Die native HubSpot-Integration von Aircall stellt sicher, dass jeder einzelne Anruf, der über Aircall getätigt und entgegengenommen wird, in HubSpot protokolliert wird. Außerdem wird eine Aufzeichnung jedes Anrufs gespeichert und die Teammitglieder werden aufgefordert, Notizen zur Interaktion zu hinterlassen.

„HubSpot macht die Kommunikation wirklich einfach. Besonders dort, wo wir einen großen Marktanteil haben, müssen wir unbedingt nachverfolgen können, wer wann und aus welchem Grund anruft. Daher ist die HubSpot-Integration in Aircall wirklich praktisch.“

Jobilla plant, in Zukunft noch weitere Integrationen hinzuzufügen, angefangen mit Intercom für Kundenanfragen. Dadurch wird die Telefonieplattform um Live-Chat-Funktionen erweitert, einschließlich der Möglichkeit, Kund:innen direkt aus dem Chat-Feld anzurufen. Diese Interaktionen werden auch in HubSpot protokolliert, wodurch Jobilla einen ganzheitlichen Überblick über die Kommunikation der einzelnen Kund:innen mit dem Unternehmen erhält.

Vertrauen stärken und Erfolge messen

Nach dem ersten Kontakt mit Aircall dauerte es nicht lange, bis Nebelung überzeugt war, dass Jobilla die richtige Entscheidung getroffen hatte.

„Die Integration war wichtig, aber der eigentliche Grund, warum wir uns für die Zusammenarbeit mit Aircall entschieden haben, war das Live-Dashboard. Es ist intuitiv, benutzerfreundlich und stammt nicht aus den 80er Jahren wie bei den meisten VoIP[Voice over IP]-Anbietern. Das Vertrauen in Aircall war letztlich ausschlaggebend für unsere Entscheidung. Unsere Kontaktperson war wunderbar – ich brauchte nicht einmal einen Onboarding-Prozess, weil sie so hilfreich war. Die Entscheidung fiel uns leicht.“

Seit der Implementierung von Aircall ist es für Nebelung ein Leichtes, die Leistung seiner Teams international zu verfolgen und zu optimieren. Mit dem Dashboard kann er auf einen Blick wichtige Kennzahlen wie Anrufdauer, Wartezeit, aktive Nutzer:innen und Kund:innen in der Warteschleife sehen. Darüber hinaus kann er direkt von der Benutzeroberfläche aus Anrufe mithören und den Teammitgliedern auf der Grundlage dessen, was er hört, spezifisches Feedback geben.

„Ich möchte die Aktivitäten meiner Vertriebsmitarbeiter:innen und ihren Erfolg nachverfolgen. Wenn sie 200 Anrufe pro Tag tätigen, aber jeder Anruf nur 10 Sekunden dauert, weiß ich, dass wir etwas ändern müssen. Es hilft mir, Probleme zu erkennen, damit ich Lösungen finden und die Mitarbeitenden unterstützend anleiten kann.“

Nebelung zufolge ist Aircall ein wesentlicher Faktor für das weitere internationale Wachstum von Jobilla. Neue Rufnummern und Nutzer:innen lassen sich ganz einfach hinzufügen, wodurch die Teams und Märkte des Unternehmens leicht skaliert werden können. Und dank der nahtlosen Integration verfügen alle Beteiligten über alle Informationen, die sie benötigen, um ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten.

„Kommunikation ist immer der Schlüssel zu strategischem Wachstum. Durch gute Kommunikation können wir 99 % unserer Probleme lösen oder sie zumindest ein wenig kleiner machen.“

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