Cloudbasierte Business-Telefonsysteme: Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen im Jahr 2025

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

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Jeder verpasste Anruf hat seinen Preis. Vielleicht entgeht Ihnen ein Verkauf. Vielleicht kommt ein Kunde zu dem Schluss, dass Sie zu schwer zu erreichen sind. Vielleicht ist es eine verpasste Chance, neue Stammkunden zu gewinnen.

Mit einem cloudbasierten Business-Telefonsystem hat Ihr Team die Flexibilität, die KI-Tools und die intelligenten Funktionen, die es für intelligentere Arbeitsabläufe und eine bessere Zusammenarbeit benötigt. Das Resultat sind weniger verpasste Anrufe, zufriedene Kundinnen und Kunden sowie ein höherer Umsatz.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie cloudbasierte Telefonsysteme funktionieren und welche Vorteile diese Lösungen wachsenden Unternehmen bieten. Zudem haben wir eine Liste mit Merkmalen zusammengestellt, die Sie bei der Suche nach einem Business-Tool besonders berücksichtigen sollten, sowie Tipps für die Auswahl des richtigen Anbieters. 

Wie funktioniert ein cloudbasiertes Business-Telefonsystem?

Moderne Unternehmen benötigen für die Verwaltung der Geschäfts- und Kundenkommunikation keine Festnetztelefone und teuren Telefonanlagen vor Ort mehr. Sie brauchen nur ein Smartphone, Laptop oder Tablet, eine stabile Internetverbindung und cloudbasierte Telefon-Software. 

Cloud-Telefonsysteme verwenden VoIP-Technologie, um Sprachanrufe über das Internet zu übertragen. So können Unternehmen Anrufe von überall aus tätigen und empfangen, ohne auf herkömmliche Telefonleitungen angewiesen zu sein. 

Stellen Sie sich VoIP als die Technologie vor, die cloudbasierte Telefonsysteme möglich macht. Für sich genommen ist VoIP einfach die Möglichkeit, Telefonanrufe über das Internet zu tätigen. Cloud-Telefonsysteme sind das IT-Umfeld, das in diesem Zusammenhang entsteht. 

Sie sind mit Integrationen ausgestattet, die automatisch Anrufdaten protokollieren, sie mit Ihrem CRM, dem Helpdesk und anderen Geschäftstools synchronisieren, Analysen und Erkenntnisse zur Verbesserung der Agenten-Leistung bereitstellen und ganz ohne Hardware oder IT-Support vor Ort für nahtlose Skalierbarkeit sorgen.

Moderne Cloud-Telefonsysteme überzeugen außerdem mit zeitsparenden KI-Funktionen. Der AI Assist von Aircall generiert beispielsweise automatisch Anrufzusammenfassungen und Aktionspunkte. Der AI Voice Agent der Plattform bewältigt häufige eingehende Anfragen und bietet Service rund um die Uhr, damit keine Anrufe verpasst werden.

Die wichtigsten Vorteile cloudbasierter Business-Telefonsysteme

Wachstum ist ein Problem, das jeder gerne hat, aber manchmal wird dabei die Personaldecke knapp. Mit einem cloudbasierten Telefonservice haben Sie ohne Einbußen bei Geschwindigkeit, Service und Integrität genug Spielraum zum Skalieren. Betrachten wir einmal die größten Vorteile, die sich durch eine Migration Ihrer Kommunikation in die Cloud ergeben.

Kostengünstiger und sicherer als herkömmliche Telefonsysteme

Mit einem herkömmlichen Business-Telefonsystem zahlen Sie für kostspielige Hardware, die Ersteinrichtung, die laufende Wartung und ein internes IT-Team, das für die Beibehaltung des Setups zuständig ist.  

Bei einem cloudbasierten Telefonsystem ist jedoch keine umständliche Infrastruktur oder teure Einrichtung vor Ort erforderlich. Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich nutzen. Sie können die Software sofort skalieren, wenn das Unternehmen wächst, sodass keine unerwarteten Kosten mehr entstehen. 

In cloud-basierten Systemen sind darüber hinaus Verschlüsselung, sichere Datenweiterleitung und regelmäßige Updates integriert, um Ihre Gespräche und Kundendaten zu schützen – ohne dass Sie sich extra darum kümmern müssen.

„Unser Vertriebsteam hatte Produktivitätssteigerungen von 30 %, nachdem wir auf ein cloudbasiertes System mit ortsunabhängigem Zugriff umgestiegen waren. Außerdem ist jetzt Schluss mit Systemausfällen in umsatzstarken Vertriebszyklen.“

James Wilkinson, CEO von Balance One Supplements

Flexible Einrichtungen für Remote-Personal an verschiedenen Orten

Für viele moderne Unternehmen ist das Büro dort, wo sich die Beschäftigten gerade befinden. Virtuelle Telefonsysteme sind der Grund, warum Remote-Teams in Verbindung bleiben können, ohne einen Anruf zu verpassen. 

Mit einem cloudbasierten Business-Telefonsystem können Ihre Beschäftigten vollständig aus der Ferne, an verschiedenen Orten, hybrid oder in aller Welt arbeiten, als wären sie im selben Raum. 

Mit Plattformen wie Aircall können Sie Nutzer:innen flexibel an jedem Ort hinzufügen und internationale Nummern für all Ihre Märkte erstellen. Der AI Voice Agent von Aircall sorgt dafür, dass Sie nie wieder einen Anruf verpassen. 

Mit den Anforderungen des Teams und des Unternehmens skalieren

Wenn Ihr Unternehmen ins Rollen kommt, sollte die Kommunikation möglichst Schritt halten, ohne dass zusätzliche Hardware oder teure Upgrades nötig sind. Mit einem cloudbasierten Telefonsystem können Sie Nutzer und Leitungen mit nur ein paar Mausklicks hinzufügen. 

Zudem zahlen Sie nur für das, was Sie tatsächlich benötigen, was wiederum zu einer Reduzierung der Gemeinkosten führt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie bei Bedarf Funktionen wie KI-Tools und erweiterte Analysen hinzufügen, die Ihnen helfen, mit Ihren sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten. So vermeiden Sie Unterbrechungen im Service oder zusätzliche Hardware-Investitionen. 

„Bei der Wahl von Aircall war ein wichtiger Faktor, dass wir die wachsende Nachfrage erfüllen konnten. Alleine schon dadurch, dass wir genügend Arbeitskräfte hatten, um die aktuell eingehenden Anfragen zu beantworten, wurden unsere anderen Büros skalierbar.“

– Mavet Carranza, Manager of Marketplace Operations bei HONK

Integrierte erweiterte Funktionen zur Steigerung der Produktivität und der Agentenleistung

Business-Telefonsysteme dienen heute nicht mehr nur dem Telefonieren. Moderne Cloud-Telefonsysteme sind mit zeitsparenden Funktionen wie Sprachdialogsystemen (IVR), Anrufverfolgung und Flüstern, Echtzeitanalysen und KI-Intelligenz ausgestattet. 

Mit Aircall erhält Ihr Team beispielsweise Zugriff auf eine Reihe leistungsstarker Funktionen, darunter die folgenden:

• Anrufanalyse: Verfolgen Sie jeden Anruf und gewinnen Sie wertvolle Einblicke, die Ihnen dabei helfen, Prozesse zu optimieren und die Leistung Ihres Teams zu steigern.

• Coaching-Tools: Manager:innen können Agent:innen coachen, ohne dass Kundinnen und Kunden dies bemerken, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.

• Business-Tools für die Zusammenarbeit: Teilen Sie Notizen, Anrufdetails und Nachrichten nahtlos mit Ihrem Team, egal wo sie sich befinden.

• KI-Tools: KI gibt Empfehlungen, damit Agent:innen schneller und effektiver reagieren können.

Integrationen mit anderen Business-Tools möglich

Cloud-Telefonsysteme lassen sich nahtlos in Ihren Technologie-Stack integrieren, von CRM- und Helpdesk-Software bis hin zu Business-Tools für die Vertriebsautomatisierung und Rekrutierung. So steigern Sie die Produktivität Ihres Teams und sorgen für reibungslose Kommunikation. 

Aircall bietet beispielsweise nahtlose Integrationen mit beliebten Plattformen wie HubSpot, Salesforce und Zendesk. Sie können Anrufe automatisch in Ihrem CRM protokollieren, Aufgaben basierend auf Kundeninteraktionen zuweisen und sogar Anrufdaten analysieren, um tiefere Einblicke in die Teamleistung zu erhalten. 

Das bedeutet, dass Sie nicht mehr zwischen Systemen hin- und herwechseln müssen oder sich um veraltete Informationen sorgen müssen. Mit dem richtigen cloudbasierten Business-Telefonsystem kann Ihr Team jede Kundeninteraktion effizient abwickeln.

„Dank der Integration von Aircall und HubSpot können wir jetzt Tags für unsere Anrufe verwenden, um die Outbound-Aktivitäten unseres Teams mit unserer Kundschaft und unseren Fachkräften zu verfolgen. Das konnten wir früher nicht. Letztlich ist unser Ziel, einen einheitlicheren Kundenservice über den gesamten Kontakt zu Kundinnen und Kunden hinweg zu etablieren, und Aircall hilft uns dabei.“

– Jeong Lee, VP Strategy and Operations bei Lynk

Unverzichtbare Funktionen für eine cloudbasierte Business-Telefonlösung

Ein cloudbasiertes Telefonsystem ist nur so gut wie die Funktionen, die es bietet. Hier sehen Sie, welche Sie beim Vergleich von Cloud-Telefonsystemen priorisieren sollten:

• Mithilfe von Interactive Voice Response (IVR), einem Sprachdialogsystem, können Sie ein intelligentes Verzeichnis einrichten, das Anrufer:innen an die richtigen Agent:innen weiterleitet und dafür sorgt, dass Anfragen schneller beantwortet werden. 

• Mit Smart Routing, der intelligenten Anrufweiterleitung, können Sie die Rufweiterleitung individuell anpassen, sodass Anrufer:innen jedes Mal automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden.

• Warm Transfer, auch angekündigte Anrufweiterleitung genannt, bedeutet, dass Teammitglieder anderen Agent:innen bei der Weiterleitung von Anrufen Kontextinformationen mitgeben können, damit die Kundschaft sich nicht wiederholen muss.

• Power Dialer beschleunigen den Verkauf. Sie tätigen Anrufe in schneller Abfolge, um Zeit zu sparen und schneller Verbindungen herzustellen.

• Dank gemeinsamer Kontakte und eines gemeinsamen Postfachs für Anrufe haben alle Teammitglieder Zugriff auf Kundendaten und können sich so über vergangene Gespräche informieren.

• Das Conversation Center bietet ein zentrales Postfach für Anrufe, SMS, Chats und WhatsApp-Nachrichten und ermöglicht so reibungslose, kanalübergreifende Gespräche.   

• Die Desktop- und die mobile App ermöglichen es Teammitgliedern, Anrufe entgegenzunehmen – egal, ob sie sich im Büro aufhalten oder unterwegs sind.  

• KI-Zusammenfassungen bieten Ihnen sofortige Transkripte, Übersichten und geplante Schritte aus Telefonaten, sodass Sie wichtige Punkte überprüfen können, ohne sich die gesamte Aufzeichnung anhören zu müssen.

• KI-Einblicke in Echtzeit geben Agent:innen während der Gespräche kontextbezogene Gesprächspunkte, Tipps und Ressourcen an die Hand, damit sie effizienter arbeiten können und besser vorbereitet sind.

• AI Voice Agents sorgen dafür, dass Sie nie wieder einen Anruf verpassen, beantworten einfache Kundenfragen, qualifizieren Anrufe und geben Ihrem Team die Freiheit zur Bearbeitung komplexer Probleme.

So wählen Sie das richtige Cloud-Telefonsystem für Ihr Unternehmen aus

Wie entscheiden Sie bei so vielen cloudbasierten Telefonsystemen auf dem Markt, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Hier sind einige Dinge, die Sie bei Ihrer Wahl beachten sollten: 

Berücksichtigen Sie die Größe und die Anforderungen Ihres Unternehmens

Für die Wahl eines cloudbasierten Telefonsystems, das sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln und wachsen kann, müssen Sie Ihre Branche, die Größe Ihres Unternehmens, die Erwartungen Ihrer Kundschaft und die Anforderungen Ihres Teams berücksichtigen. 

Wenn Sie beispielsweise als Kleinunternehmen alle Hände voll mit Verkaufsanrufen und Kundenanfragen zu tun haben, sollte Ihr Lösung leicht einzurichten sein, den Vertrieb und den Kundenservice unterstützen und nicht zu viel kosten. 

Wenn Sie wiederum im Bereich der professionellen Dienstleistungen tätig sind, beispielsweise in einer kleinen Buchhaltungsfirma mit nur wenigen Mitarbeitenden, könnte Ihr Fokus eher auf persönlicher, individueller Kundenbetreuung liegen. Sie brauchen dann ein System, das Funktionen wie die angekündigte und die intelligente Anrufweiterleitung bietet und das schnelle Abrufen von Anrufskripten und -verläufen ermöglicht.

Entscheiden Sie, welche Funktionen für Ihr Team am wichtigsten sind

Manche Teams brauchen einfach eine zuverlässige Möglichkeit, über eine geschäftliche Telefonnummer mit Protokollierung der Anrufdaten Gespräche anzunehmen und zu tätigen. Andere brauchen dagegen Gesprächs-Coaching, erweiterte Analysen oder sogar einen KI-Agent, um Kundenanfragen rund um die Uhr zu bearbeiten. Bevor Sie sich für ein Telefonsystem entscheiden, sollten Sie sich fragen, welche Funktionen in der täglichen Arbeit Ihres Teams tatsächlich einen Unterschied ausmachen.

Ein kleines Team, das nach einer einfachen Möglichkeit sucht, um miteinander in Verbindung zu bleiben, benötigt möglicherweise nicht alle Analyse-Dashboards, mit denen sich detaillierte Callcenter-Metriken verfolgen lassen.  In einem schnelllebigen Vertriebsumfeld müssen Sie jedoch in der Lage sein, den Fortschritt Ihres Teams in Bezug auf KPIs in Echtzeit zu überwachen und darzustellen. 

Wenn Ihr Unternehmen hingegen stark auf Kundensupport ausgerichtet ist, können Tools zur Nach- und Weiterverfolgung von Interaktionen, wie z. B. Anrufzusammenfassungen, eine gemeinsame Inbox und CRM-Integrationen, entscheidend dazu beitragen, die Reaktionszeiten zu verbessern und die Wartezeiten für Kundinnen und Kunden zu verkürzen.

Denken Sie auch darüber nach, wie Ihr Team mit Ihrem Telefonsystem interagiert. Arbeitet Ihr Team häufig unterwegs, remote oder an mehreren Aufgaben gleichzeitig? Durch Funktionen wie Anrufweiterleitung, intelligente Anrufweiterleitung und mobile Zugriffsmöglichkeiten wird sichergestellt, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt – unabhängig davon, wo sich die Beschäftigten befinden oder was sie tun.

Stellen Sie sicher, dass sich das Tool mit Ihrem vorhandenen Tech-Stack verbinden lässt

Ihre Technologien müssen miteinander kommunizieren und dürfen nicht in Silos arbeiten. Ihr Telefonsystem sollte sich in die Plattformen integrieren lassen, auf denen Ihre Teams bereits arbeiten, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. 

Ihre CRM-, Helpdesk- und Vertriebsautomatisierungssoftware enthält die Daten, die Ihre Teams im Vertrieb und Kundensupport benötigen. Wenn Ihr Telefonsystem Kundendaten synchronisiert, Anrufnotizen protokolliert und automatisch Follow-ups auslöst, muss Ihr Team keine Zeit und Mühe mehr damit verschwenden, zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herzuwechseln.

Unternehmen, die den Aufbau eines wirklich vernetzten Technologie-Stacks priorisieren, sind besser positioniert und für langfristiges Wachstum gerüstet. Wählen Sie also eine Telefonlösung, die sich nahtlos mit allen vorhandenen Business-Tools und mit den Plattformen verbinden lässt, die Sie sich vielleicht in Zukunft noch zulegen.

Suchen Sie nach einer Lösung, die einfach zu implementieren und zu verwenden ist

Die Auswahl eines cloudbasierten Telefonsystems ist erst der Anfang. Was als Nächstes kommt, zeigt, wie nützlich dieses Tool für Sie sein wird. Bei einigen Business-Tools kann sich das, was im Verkaufsgespräch einfach klang, als komplex und umständlich erweisen. Daher sollten eine einfache Einrichtung und fortlaufender Support ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. 

„Suchen Sie immer nach Lösungen, die die Benutzerfreundlichkeit priorisieren und umfassenden Kundensupport bieten“, sagt Oliver Morrisey, Inhaber und Geschäftsführer von Empower Wills & Estate Lawyers. 

Mit der richtigen Lösung müssen Sie nicht mehr das Benutzerforum durchforsten oder den Kundensupport anrufen, wenn ein Problem auftritt. Eine starke Einarbeitung, ein intuitives Design und reaktionsschnelle  Support-Teams sind entscheidend dafür, ob Ihnen Lösungen das Leben erleichtern oder Ihnen Kopfschmerzen bereiten. 

„Die Mitglieder des Kundensupport-Teams von Aircall sind wirklich herausragend! Sie befassen sich eingehend mit allen Problemen, mit denen wir konfrontiert sind, und stellen sicher, dass wir die Hilfe erhalten, die wir brauchen. Ihre Customer Success Manager:innen (CSMs) sind sehr gut informiert und führen uns durch die Plattform, damit wir das Beste aus ihr herausholen können. Das Produkt selbst ist einfach zu bedienen, und die Integration mit HubSpot war ein Kinderspiel – von Anfang an funktionierte alles wie vorgesehen.“ 

Boris K., Digital Project Manager

Aircall: Das cloudbasierte Business-Telefonsystem, das sich Ihren Bedürfnissen anpasst

Moderne Unternehmen benötigen flexible und leistungsstarke Kommunikationslösungen. Genau hier setzen cloudbasierte Business-Telefonsysteme an. 

Aber welche Cloud-Telefonlösung ist am besten? Die Lösung, die mit Ihrem Wachstum skaliert, mit Ihrem Team zusammenarbeitet und sich an wechselnde Anforderungen anpasst. Die richtige Lösung liefert Ihnen darüber hinaus wichtige Erkenntnisse, mit denen Sie die Leistung Ihrer Beschäftigten verbessern, Ihren Umsatz steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen können. 

Wenn Sie eine Plattform suchen, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst und sich an dessen Entwicklung anpasst, ist Aircall die ideale Lösung. Aircall bietet alles, was Ihr Unternehmen benötigt, um in Verbindung zu bleiben: von Anrufanalysen in Echtzeit und CRM-Integrationen bis hin zu erweiterten Funktionen wie AI Assist und AI Voice Agent. 

Aircall ist mehr als nur ein Business-Telefonsystem: Es ist eine bessere Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu vernetzen.

Mit dem cloudbasierten Business-Telefonsystem von Aircall führen Sie bessere Gespräche, sorgen für zufriedene Anrufer:innen und steigern Ihren Umsatz. Jetzt kostenlos testen.

Häufig gestellte Fragen zu cloudbasierten Business-Telefonsystemen

Wie viel kostet ein cloudbasiertes Telefonsystem?

Die Kosten für cloudbasierte Telefonsysteme beginnen in der Regel bei etwa 30 EUR pro Nutzer:in und Monat. Die endgültigen Kosten hängen jedoch von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Die Preise können mit Zusatzfunktionen wie erweiterten Analysefunktionen oder KI-Tools steigen.

Dennoch sind diese Plattformen oft günstiger als herkömmliche Telefonsysteme, da keine Hardwarekosten anfallen und die Wartungskosten geringer sind.

Was ist ein cloudbasiertes Telefonsystem?

Ein cloudbasiertes Telefonsystem nutzt das Internet – anstelle herkömmlicher Telefonleitungen –, um Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Diese Lösungen sind flexibel, skalierbar und umfassen in der Regel Funktionen wie Anrufanalysen, CRM-Integrationen und KI-Tools zur Verbesserung der Agentenproduktivität und -leistung sowie der Vertriebs- und Kundenzufriedenheit. 

Welches Telefonsystem eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Für kleine Unternehmen ist ein cloudbasiertes Telefonsystem wie Aircall ideal. Es ist erschwinglich, skalierbar und erleichtert die Verwaltung von Kundenanfragen, selbst wenn Sie und Ihr Team unterwegs sind.

Aircall bietet Kundensupport und Einarbeitung von höchster Qualität, sodass Sie die Plattform optimal nutzen können. Das Business-Tool lässt sich mit Ihrer restlichen wichtigen Software verbinden – CRM, Helpdesk und alles, was dazwischen liegt.

Veröffentlicht am 9. Juni 2025.