Planificación de ventas: guía para elaborar el mejor plan de ventas | Aircall

¿Qué es la planificación de ventas?

Sales planning is the act of putting together a set of strategies to better help sales teams achieve targets and quotas.
por
Clémentine Robine

La planificación y la previsión son dos de las grandes responsabilidades de los jefes de ventas, y el plan de ventas es una parte vital de estos procesos, ya que conseguir nuevas ventas es necesario para generar ingresos y para el crecimiento de la empresa. Como es de esperar, la primera vez que se hace un plan de ventas suele llevar más tiempo que cuando ya tienes un proceso establecido, así que no te preocupes; cuanto más trabajes en ello, más pulirás el proceso y, por ende, menos tiempo te llevará. 

Desarrollar un buen proceso para la planificación de las ventas supone una gran ventaja para la empresa, pero para ello, necesitas coordinar a los equipos de marketing y ventas, además de aprovechar los datos de ventas. Algo que puede resultarte muy útil es usar plantillas para planes de ventas. En Aircall tenemos el objetivo de ayudarte en todo lo que podamos, por lo que hemos reunido algunas directrices y prácticas recomendadas para que puedas crear la tuya.

¿Qué es la planificación de ventas?

Un plan de ventas es un conjunto de estrategias diseñadas para ayudar a los equipos de ventas a alcanzar sus cuotas y ayudar a la empresa a lograr sus objetivos. Esta planificación puede ayudarte a prever el número de ventas que necesitas conseguir y trazar un plan con el que cumplir tus objetivos. En este plan se incluyen las ventas de años anteriores, los riesgos, las condiciones del mercado, el público objetivo y las ideas para identificar clientes potenciales y vender. 

La planificación de ventas tiene lugar en diferentes etapas del ciclo de ventas. Por ejemplo, muchas empresas se ponen metas mensuales o trimestrales, aunque no lograrás vender si lo único que haces es establecer estos objetivos. Al definir los pasos de un plan de ventas, los jefes de ventas ayudan a sus equipos a alcanzar sus cuotas y a conseguir recompensas gracias al éxito colectivo. 

Otra parte importante de un proceso de planificación de ventas es hacer una valoración de la compañía y entender dónde se posiciona en el mercado. Las condiciones del mercado cambian constantemente, así que es importante estudiarlas y ajustar el plan consecuentemente. 

Los planes de ventas suelen incluir estrategias a corto y a largo plazo. Por más que haya objetivos, sin una compensación los agentes de ventas no estarán motivados para esforzarse al máximo. Es más, sin las herramientas ni las estrategias adecuadas, tus comerciales tampoco podrán lograr sus objetivos fácilmente. 

A medida que se alcancen metas, lo ideal es añadir unas nuevas, y revisar el plan de ventas es lo más recomendable siempre que lo hagas. Estos cambios también pueden influir en la asignación de recursos para que los comerciales puedan tener todo lo que necesitan. Si aún no has invertido en un sistema telefónico basado en la nube e integraciones de VoIP, te recomendamos que pienses en cómo configurar una centralita (preferiblemente de formato virtual) te puede ayudar a agilizar las actividades de ventas y alcanzar tus objetivos de forma más fácil. 

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La importancia de un plan de ventas para tu empresa

Por si había alguna duda sobre la importancia de un plan de ventas, quizá te interese saber que algo más de la mitad de los comerciales no alcanzan sus cuotas anuales. Los expertos atribuyen este porcentaje a la falta de planificación estratégica y la imposibilidad de adaptar estos objetivos a las condiciones del mercado. 

Solo conseguirás los mejores resultados si planificas y te preparas. Un plan bien diseñado agilizará el proceso de ventas, lo que aumentará la eficiencia y la productividad del equipo. 

Así que, si quieres los mejores resultados, crea tu plan con antelación. Lo más recomendable es hacerlo teniendo en cuenta diferentes niveles. Por ejemplo, puedes establecer objetivos anuales y desglosarlos por trimestre, mes o semana. También es una buena idea planificar los recursos, la logística y las actividades para cada parte del plan. La combinación de estas dos estrategias ayudará a tu equipo de ventas a cumplir sus metas. 

La planificación y la monitorización a corto plazo son importantes porque te dan la oportunidad de hacer los cambios que necesite al plan en base a resultados semanales o mensuales. Si un agente supera (o no alcanza) tus expectativas, con la planificación a corto plazo conseguirás que los objetivos sean razonables y, lo más importante, alcanzables.

Un buen plan de ventas hace que tus equipos de ventas funcionen de la forma más eficiente posible. Los agentes de ventas en remoto o los usuarios del sistema telefónico pueden usar una centralita virtual para planificar las ventas y ,así, dar más tiempo a las personas encargadas de las ventas externas, que podrán centrarse en visitar a posibles clientes o cerrar acuerdos. 

La planificación de las ventas y la coordinación de tu estrategia de ventas

Si la generación de ingresos de tu empresa está bajando, lo más probable es que no haya una buena coordinación entre los departamentos de ventas y de marketing. Esto no solo hace que los ingresos sean menores; también afecta de forma negativa a la experiencia de los clientes y hace que alcanzar las cuotas sea más difícil para los comerciales. 

Estos son algunos datos interesantes sobre la coordinación de ventas y marketing:

  • La productividad de los equipos de ventas y de marketing es menor si no están bien coordinadas. 
  • La coordinación entre los equipos de ventas y de marketing mejora la experiencia del cliente, ya que también mejora la atención y crea un recorrido del cliente único.
  • Si no hay coordinación, los agentes de ventas apenas usarán contenido de marketing. 
  • El software de marketing y el software de automatización de ventas te da la posibilidad de hacer planes de ventas y marketing basados en datos. 
  • La coordinación garantiza que tanto los equipos de marketing como los de ventas trabajen en los mismos segmentos de audiencia y en los mismos perfiles objetivo. 
  • Una buena coordinación hace que la comunicación de ambos equipos con los clientes sea consistente y que cuente la misma historia. 
  • La coordinación de los departamentos de marketing y de ventas tiene un impacto positivo en el crecimiento posventa, la retención y la fidelidad a la marca. 

En general, cuando ambos equipos están coordinados, tu empresa sacará el máximo provecho de los clientes potenciales y los clientes que ya tiene. Si quieres que tu empresa crezca, este es el mejor método. 

La importancia de una estrategia de ventas bien trazada

Si lo único que tuvieses que hacer para lograr tus objetivos fuese contratar y formar a los mejores comerciales y enseñarles a usar una centralita virtual basada en la nube para vender, sería perfecto. Pero, como con todo, necesitas un plan. Sin una guía no sabrás hacia dónde vas o cómo alcanzar tus metas. 

Evidentemente, una buena formación es una parte esencial de tu plan de ventas, pero no lo es todo. También necesitas una plantilla apropiada y estructurada para elaborar un plan con el que hacer crecer tu empresa.

Aunque parece algo lógico, lo cierto es que muchas empresas no lo hacen. ¿Y por qué? Algunas te dirán que no tienen tiempo, aunque eso no es ninguna excusa; los jefes de ventas no pueden permitirse no usar una plantilla para crear un plan eficaz. 

La planificación de ventas funciona especialmente bien si tu empresa ofrece productos y servicios en diferentes mercados, ya que cada producto o servicio está dirigido a una audiencia con culturas, necesidades y requisitos diferentes. Un plan de ventas te ayuda a obtener una visión general de cada mercado objetivo y a crear perfiles específicos para cada uno de ellos. Además, echarle un vistazo te ayudará a saber el progreso que has tenido, que, a su vez, definirá lo que tienes que hacer para alcanzar tu objetivo. 

A pesar de que todos los procesos empresariales tienen sus riesgos, dentro del marco de las ventas, un plan te ayudará a identificarlos y a monitorizarlos para poder ponerles solución. 

Cómo usar plantillas para planes de ventas

Una buena plantilla para un plan de ventas debería formar parte de tu estrategia de marca, ya que te ayudará en cada paso del crecimiento del negocio. 

Podrías considerarlo como narrar tu propia historia de ventas. Todas las historias tienen un quién, un qué, un porqué, un dónde, un cuándo y un cómo de principio a fin. 

Eel proceso estratégico se debe dividir en 5 partes: 

  1. Establecimiento de objetivos.
  2. Previsión de ventas.
  3. Investigación de mercado y de clientes.
  4. Captación de clientes.
  5. Ventas.

Cada proceso se enlaza con el siguiente. Empieza con objetivos de alto nivel y luego incluye los diferentes factores de mercado. Luego, establece metas como referencia para la previsión de objetivos razonables en el futuro. A la hora de hacerlo debes tener en cuenta varias cosas, como el tamaño del mercado, los objetivos anuales de la empresa, la experiencia del equipo de ventas y los recursos de los que dispones. 

Un sistema telefónico basado en la nube te ofrece un panel de analíticas en el que puedes ver métricas como el número de llamadas entrantes y llamadas salientes, así como la duración media de las llamadas. Con estos datos puedes determinar los estándares para tus comerciales, además de saber si necesitas escalar el sistema para que no tengas ni un exceso ni una falta de recursos. 

La investigación de mercados y clientes te ayudará a poner a la empresa en una posición ideal para su crecimiento, y con los datos adecuados identificarás nichos de mercado para atraer a la audiencia más receptiva. En tu nicho se incluyen los productos, el contenido, la cultura y la marca. 

El siguiente paso es identificar los métodos más eficaces para encontrar clientes potenciales de calidad y hacer una lista. Aprovechar las relaciones con clientes existentes también es una muy buena idea para ello.

Ejemplos de plantillas para planes de ventas

Un plan de ventas te permite documentar tus objetivos de ventas, además de describir las estrategias que tienes que seguir para alcanzarlos. Pero la cosa no se queda ahí. También puedes usarlo para determinar los presupuestos para ventas y marketing, describir la estrategia de marketing y explicar otros problemas y estrategias del equipo comercial. 

En esta plantilla también se pueden incluir aclaraciones sobre los siguientes elementos:

  • Misión de la empresa.
  • Historia de la empresa.
  • Estructura del equipo de marketing.
  • Estructura del equipo de ventas.
  • Centralita virtual.
  • Aplicaciones e integraciones.
  • Estrategia de marketing.
  • Estrategia de captación de clientes.
  • Clientes y perfiles objetivo.
  • Posicionamiento de mercado.
  • Objetivos de ventas.
  • Presupuestos de ventas y marketing.
  • Estrategias de precios.
  • Estrategias promocionales.
  • Responsabilidades (una lista de las personas encargadas de diferentes partes del proceso de ventas).

Puedes hacer la plantilla tan sencilla o elaborada como quieras; lo que importa es que le dediques tiempo. Además, siempre puedes mejorarla más adelante. 

Y ahora, teniendo todo esto en cuenta, ¿dónde puedes encontrar una plantilla? Una pequeña búsqueda en internet te ofrecerá una gran variedad de fuentes. 

Plantillas recomendadas:

Si ninguna de estas plantillas te convence, lo mejor que puedes hacer es coger diferentes elementos de cada una y crear la tuya propia. Piensa que una plantilla es solo un punto de partida para elaborar tu estrategia. Una vez que la tengas, también necesitarás hacer un seguimiento de tus estrategias de ventas y de marketing. 

Prácticas recomendadas para la planificación de ventas

¿De dónde salen estas prácticas recomendadas? Es muy normal que los investigadores compartan métodos o técnicas que ofrezcan buenos resultados por el bien común del sector. Las empresas que las siguen usan sus conocimientos y la tecnología para garantizar su éxito.

A continuación, tienes una lista de algunas de las prácticas recomendadas aprendidas de empresas de ventas:

  1. Ten en cuenta los tiempos de formación y la rotación al establecer los objetivos de ventas.
  2. Identifica los obstáculos que puedan afectar a tus objetivos de ventas y tenlos en cuenta en el plan general. 
  3. Evalúa los riesgos relacionados con las ventas y elabora un plan para solucionarlos. 
  4. Establece cuotas de ventas realistas (ni muy altas ni muy bajas).
  5. Establece métodos para la medición del rendimiento de los comerciales. 
  6. Escala el sistema telefónico según el volumen de llamadas.
  7. Establece un sistema de recompensas o incentivos razonable e interesante.
  8. Básate en los datos para planificar, establecer objetivos y crear el sistema de recompensas.
  9. Analiza continuamente el plan y adáptalo inmediatamente a los cambios en el mercado. 
  10. Usa un sistema telefónico basado en la nube o centralita virtual para aumentar la eficiencia y la productividad. 

Por qué un sistema telefónico basado en la nube

Un sistema telefónico basado en la nube te ayudará a implantar rápidamente estas prácticas recomendadas para los equipos de ventas. Aircall ofrece una amplia variedad de funciones para llamadas, como un panel de analíticas con el que podrás seguir un enfoque basado en datos a la hora de crear tu plan. Además, Aircall usa integraciones nativas con más de 90 herramientas de negocioque ofrecen una conexión fluida con sistemas CRM y otros softwares para equipos de ventas, así como una API abierta. Visita el App Marketplace de Aircall para descubrir los CRM y los programas disponibles. 

El panel de analíticas te ofrece información sobre el volumen de llamadas, el número de llamadas perdidas, el rendimiento de los agentes y muchos más datos útiles para crear tu plan de ventas. Asimismo, el dashboard te da la información que necesitas para seguir un enfoque basado en datos a la hora de establecer los objetivos y los incentivos. Puedes acceder a estos datos con total facilidad, por lo que también podrás adaptarte a los cambios en el mercado rápidamente y estar un paso por delante de la competencia en todo momento. 

Estas son solo algunas de las integraciones para los equipos de ventas que puedes encontrar en el App Marketplace de Aircall:

  • Freshsales, para la automatización de CRM y ventas.
  • Gong, para IA y transcripción.
  • OneUp Sales, para la revisión datos y la creación de informes

La combinación de un sistema telefónico moderno y el software para ventas adecuado te da acceso a datos para hacer un plan de ventas con conocimiento de causa y, así, mejorar el rendimiento y aumentar la productividad. Una buena estrategia te ayudará a usar los datos de manera efectiva y logrará que la coordinación entre los equipos de ventas y de marketing sea más fuerte que nunca este nuevo año.

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