Aircall und Fileroom: KI heute (und nicht erst morgen) für B2B-Teams nutzbar machen

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

Jetzt loslegen

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Nach einer Woche voller erfolgreicher Kundengespräche stellt Ihr Vertriebs- oder Supportteam fest, dass wichtige Erkenntnisse im allgemeinen Durcheinander untergegangen sind, in den Notizbüchern einzelner Mitarbeiter:innen schlummern oder in einem isolierten System feststecken. Das kommt Ihnen bekannt vor? Dies ist ein Szenario, das ich als Gründerin von Fileroom nur zu oft erlebt habe. Ich arbeite mit B2B-Unternehmen zusammen, denen Wachstum äußerst wichtig ist, die aber nur über geringe Ressourcen verfügen. Die gute Nachricht? Mit Aircall und Fileroom ist KI mehr als nur ein Schlagwort: Sie wird zu einem praktischen Tool, das Teams bereits dabei unterstützt, manuelle Arbeiten zu reduzieren, Transparenz in Echtzeit zu erlangen und ohne zusätzliches Personal zu skalieren.

Die echte Herausforderung: Das schwarze Loch der Kundengespräche

Seien wir ehrlich: Der häufigste Kritikpunkt unserer Kund:innen ist das, was ich als das „schwarze Loch“ der Kundengespräche bezeichne. Teams führen intensive, wertvolle Gespräche mit Kund:innen, aber die gewonnenen Erkenntnisse werden selten in die Systeme übernommen oder innerhalb des Unternehmens weitergegeben. Bei Übergaben gehen wichtige Geschäftseinblicke verloren. Der Support-Kontext verschwindet beim Ticket-Transfer, und wertvolles Wissen verabschiedet sich zusammen mit ausscheidenden Teammitgliedern.

Dies ist nicht nur eine Unannehmlichkeit, sondern ein Risiko für Geschäftskontinuität und Wachstum. Vor allem Außendienstteams nutzen oft noch private Mobilgeräte, die nicht in die Unternehmenssysteme integriert sind, sodass Kundeninformationen verloren gehen oder fragmentiert werden. Und da sich Unternehmen stets dem Druck gegenüber sehen, mit weniger mehr zu erreichen, sind zusätzliche Schritte wie die manuelle Protokollierung von Anrufen zu einer echten Belastung geworden.

Workflow-Integration der KI: Aircall + Fileroom in Aktion

Wie lösen wir dieses Problem also? Die Antwort lautet nicht: „einfach mehr Software.“ Es geht vielmehr darum, die KI dort einzusetzen, wo sie einen spürbaren Unterschied machen kann. Wir bei Fileroom haben wir uns mit Aircall zusammengeschlossen, um die KI direkt in die Arbeitsabläufe unserer Kund:innen zu integrieren. Dabei konzentrieren wir uns auf drei Bereiche, die einen unmittelbaren Mehrwert bieten:

• Intelligente Anrufanalyse: Sie müssen nicht mehr mühsam nachverfolgen, was vor drei Wochen in einem Gespräch gesagt wurde. Mit einer Aircall-Integration in HubSpot oder Simpro wird jedes Gespräch automatisch erfasst und kontextualisiert, was stundenlange manuelle Nachbearbeitung überflüssig macht.

• Unterstützung mit Informationen in Echtzeit: Die KI stellt im Verlauf von Live-Gesprächen relevante Ressourcen und Kontext zur Verfügung, sodass Teams gut informiert sind und Kund:innen Antworten erhalten, ohne zwischen Abteilungen weitergeleitet zu werden. Ich habe selbst erlebt, wie dies das gesamte Erlebnis verbessert hat – sowohl für Anrufer:innen als auch Agents.

• Automatisierte Arbeitsabläufe und Benachrichtigungen: Von Buchungsservices bis hin zum Senden von Updates per SMS – KI-gesteuerte Automatisierung hält alle auf dem Laufenden und reduziert den manuellen Aufwand.

Unsere kürzlich erfolgte Integration von Aircall in Simpro, einer beliebten Außendienstplattform, bedeutet, dass Außendienstteams nicht mehr vom Unternehmen abgeschnitten sind. Mit der Lösung wird jede Kundeninteraktion nahtlos über diese Systeme hinweg übertragen. Ihr Managementteam erhält über Tausende Serviceanrufe hinweg Echtzeit-Einblicke in den Zustand der Kundenbeziehung.

Das Ergebnis: Effizienz, Transparenz und skalierbares Wachstum

Wie sieht das in der Praxis aus? Die Integration von Aircall, HubSpot und Simpro hat bei Kunden wie CBM Facilities Group und Qmax Pumping Systems die Abläufe grundlegend verändert. Übergaben erfolgen nahtlos, das Management erhält einen Überblick in Echtzeit und Teams steuern das Kundenerlebnis, anstatt nur die Kommunikation zu regeln.

Aber die Vorteile gehen über die Effizienz hinaus:

• Schnellere Geschäftsabschlüsse, schnellerer Service

• Proaktive Identifizierung von Problemen, bevor sie eskalieren

• Einheitliches, datengesteuertes Coaching für Vertriebs- und Support-Teams

• Kürzere Onboarding-Zeit für neue Mitarbeiter:innen

• Eine zentrale Informationsquelle für Kundeninformationen

Und mit den KI-Funktionen von Aircall – wie AI Assist, AI Assist Pro und AI Voice Agent – erhalten Teams Echtzeit-Coaching, automatisierte CRM-Updates und verwertbare Erkenntnisse, ohne dabei Gefahr zu laufen, die menschliche Komponente zu vernachlässigen.

„Der eigentliche Erfolg stellt sich ein, wenn Teams statt Datenpflege echte Beziehungen gestalten.“

• Emma Ruefli, Gründerin und Geschäftsführerin, Fileroom

Sind Sie bereit für KI-gestützte Effizienz in Ihren Arbeitsabläufen?

Sie haben genug von verlorenen Einblicken, manueller Verwaltung und Prozessen, die Ihr Team bremsen? Dann wird es Zeit herauszufinden, was Aircall und Fileroom gemeinsam für Sie leisten können. Wir holen KI aus der Theorie in die Praxis. Unsere ergebnisorientierten Lösungen helfen B2B-Teams dabei, zu wachsen, sich auf dem Markt zu behaupten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Möchten Sie wissen, wie das in Ihrem Unternehmen aussehen könnte? Lassen Sie uns darüber sprechen. Buchen Sie eine Demo, um zu erfahren, wie Fileroom Ihrem Team in Kombination mit der KI-basierten Plattform von Aircall helfen kann, zu wachsen – ganz ohne zusätzliches Personal.

Veröffentlicht am 8. Oktober 2025.