Wir stellen vor: Der Outbound AI Virtual Agent

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

Jetzt loslegen

Bei jedem zeitkritischen Anruf in Ihrem Unternehmen besteht das gleiche Problem: Es muss jemand muss verfügbar sein, um anzurufen. Ein neuer Lead meldet sich, während Ihre Vertriebsmitarbeiter im Gespräch sind. Die Warteschlange ist lang. Gleichzeitig wird eine Zahlung fällig. Morgen soll eine Demo stattfinden, aber es wurde keine Erinnerung versendet. Eine verpasste Chance nach der anderen. Danach kommt die Quittung: kalte Leads, frustrierte Kunden und verpasste Termine, für die Sie sich unnötig Zeit freigehalten haben.

Das ändert sich heute. Leads werden sofort angerufen, sobald sie Interesse zeigen. Zahlungen werden eingefordert, bevor sie überfällig werden. Termine werden bestätigt, sodass sie nicht verpasst werden. Jeder Anruf, der für Ihr Unternehmen wichtig ist, erfolgt automatisch getätigt, und zwar genau dann, wenn es nötig ist, ganz gleich, ob jemand verfügbar ist. Unsere Lösung: Outbound-Anrufe mit dem AI Virtual Agent.

So funktioniert es

Bei bestimmten Auslösern, zum Beispiel einer Formulareinsendung, einem anstehenden Termin im Kalender, einer Aktualisierung von Rechnungsdaten oder einem Signal aus dem CRM, ruft Ihr AI Virtual Agent an. In weniger als 60 Sekunden. Sie können Agents einrichten, die Konversationen vollständig abwickeln, d. h. Leads qualifizieren, Buchungen bestätigen, Feedback einholen und überfällige Zahlungen einfordern. Während des Anrufs erledigen sie die folgenden Aufgaben: Aktualisieren von Datensätzen in HubSpot, Abrufen des aktuellen Bestellstatus aus Shopify, Erfassen von Tickets in Zendesk, Buchen von Meetings und Senden von Zahlungslinks über Stripe. Sie reagieren auf Voicemails und Robocall-Screener automatisch, sodass mehr Gespräche geführt werden können und keine Gelegenheit verpasst wird. Und wenn in einer bestimmten Situation ein Mitarbeiter benötigt wird, stehen alle Kontextinformationen bereits zur Verfügung, ohne dass sich der Kunde oder Lead wiederholen muss.

All das wird möglich durch die über zehn Jahre ausgereifte Telefonieinfrastruktur von Aircall. Keine SIP-Trunks. Keine Einrichtung externer Telefonie. Kein technischer Aufwand. Konfigurieren Sie Ihre Agents, verbinden Sie Ihre Tools und legen sie innerhalb weniger Stunden los. Bei Bedarf erhalten Sie ohne zusätzliche Kosten Unterstützung durch die Forward Deployed Engineers von Aircall. Ein AI Virtual Agent, der nicht nur redet, sondern ganze Workflows von Anfang bis Ende abwickelt und mit jedem Gespräch dazulernt.

Kunden, die den AI Virtual Agent für eingehende Anrufe nutzen, konnten sich bereits von der Umsetzung in großem Maßstab überzeugen:

• Food Cycle Science hat die Reaktionszeit der Mitarbeiter bis zur ersten Antwort um das 4,5-Fache verkürzt.

• SJWD Water District hat die Bearbeitungszeit von 150 Sekunden auf 55 Sekunden reduziert. 

• TripCity nutzt den AI Virtual Agent, um 54 % aller Anrufe autonom zu bearbeiten. Dabei konnten 87 % der Anrufe ohne Einbindung von Mitarbeitern abgewickelt werden.

Dieses Update bietet Ihren Teams maximale Geschwindigkeit bei jedem Anruf. Außerdem erhalten Sie native Telefonie, Maßnahmen während des Gesprächs und Verfolgung aktueller und vergangener Performance.

Für Vertriebsteams

Unternehmen, die innerhalb von fünf Minuten auf einen neuen Lead reagieren, qualifizieren ihn mit einer neunmal höheren Wahrscheinlichkeit als Unternehmen, die 30 Minuten warten. Vielen Teams gelingt es nicht, dieses Zeitfenster einzuhalten. Der Grund dafür können Nachfragespitzen, bereits laufende Konversationen und Leads außerhalb der Geschäftszeiten sein.

Mit dem AI Virtual Agent für ausgehende Anrufe können Sie einen Agent für Follow-ups bei Leads einrichten. Er ruft neue Leads im Funnel an, qualifiziert potenzielle Kunden, bucht Meetings und protokolliert das Ergebnis in HubSpot oder Ihrem CRM, bevor Vertriebsmitarbeiter überhaupt eingebunden werden. Wenn ein Mitarbeiter übernimmt, läuft das Gespräch bereits, Kontextinformationen liegen vor und es fehlt nur noch der letzte Schritt: der Verkauf.

Für Supportteams

Im Kundensupport sorgen vor allem verpasste Anrufe für immer mehr eingehende Anrufe. Ein Kunde, der nicht zurückgerufen wird, ruft selbst an und ist frustriert. Eine überfällige Rechnung, die niemand eingefordert hat, zieht einen Zahlungsausfall nach sich. Ein Patient, der keine Erinnerung erhalten hat, erscheint nicht. Im Gesundheitswesen senken Erinnerungen verpasste Termine um 39 %.

Sie können einen AI Virtual Agent einrichten, um Rückrufe, Zahlungserinnerungen, Terminbestätigungen, Service-Updates und Verlängerungsanfragen automatisch zu bearbeiten. Die Anrufe werden jeweils ausgelöst durch Ereignisse in Zendesk, Shopify, Stripe oder überall dort, wo Ihre Daten gespeichert sind. Sie lösen Probleme, soweit möglich, während des Anrufs und eskalieren erst, wenn es wirklich erforderlich ist. Supportteams müssen sich nicht mehr um Probleme kümmern, die aufgrund verpasster Anrufe entstehen, sondern können sich auf das Wesentliche Ihrer Arbeit konzentrieren.

Diese drei Beispiele veranschaulichen, wie das funktioniert:

• Eine medizinische Einrichtung sendet Terminerinnerungen an alle Patienten, um den Anteil verpasster Termine zu senken, ohne dafür zusätzliches Personal einstellen zu müssen. 

• Ein Reiseunternehmen bearbeitet Anfragen zu Gruppenbuchungen innerhalb von Sekunden, um frühzeitig auf bestehendes Interesse zu reagieren, bevor es nachlässt. 

• Eine E-Commerce-Marke kontaktiert Kunden unmittelbar, nachdem eine Zahlung fehlschlägt, ruft die Bestellung während des Anrufs aus Shopify ab und klärt das Problem, bevor es zu einer Stornierung kommt.

Sie legen den Auslöser selbst fest, aber das Ergebnis ist immer dasselbe: Der Anruf erfolgt im richtigen Moment und Ihre Teams verpassen keine Chancen mehr.

Testen Sie jetzt den Outbound AI Virtual Agent

Der Outbound AI Voice Agent steht ab sofort allen Aircall Kunden zur Verfügung. Ihre Outbound-Agents laufen auf derselben Plattform wie Ihre Inbound-Agents: dieselbe Stimme, dieselbe Wissensdatenbank, dieselbe Analyse und dieselben nativen Integrationen. Ein System für alle Anrufe.

Und mit Aircall ist der Einstieg einfach. SIP-Trunks oder Anrufweiterleitung? Drittanbieter-Telefonie? Zu viele verschiedene Tools und versteckte Kosten? Nicht mit Aircall. Der AI Virtual Agent wird vom ersten Tag an auf Ihren vorhandenen Aircall Rufnummern ausgeführt. Jeder Kunde erhält ohne zusätzliche Kosten Zugang zu einem Forward Deployed Engineer – einer Fachkraft, die sich mit Ihnen zusammensetzt, Ihre Workflows analysiert und Ihren ersten Agent in Betrieb nehmen wird. Besonders zu Beginn, weiß man nicht, wo man anfangen soll, und genau dabei möchten wir Ihnen helfen.

Jeder Aircall Kunde erhält nach der Aktivierung 150 Freiminuten und anschließend 50 Freiminuten pro Monat. Wählen Sie einen Workflow aus, richten Sie Ihren Agent ein, behalten Sie im Blick, wie Ihr Agent mit Fragen umgeht, wie Ihre Kunden reagieren und wo Optimierungsbedarf besteht. Darauf können Sie aufbauen, Ihr System anpassen und skalieren.

Veröffentlicht am 21. April 2026.