La era digital ha pasado de ser el futuro para materializarse por completo en los días que corren. La telefonía IP para empresas es un claro ejemplo de esta revolución tecnológica y su implementación será la norma más pronto que tarde. Pero ¿qué motiva este cambio en realidad?
La transformación tecnológica afecta a todos los aspectos de nuestra vida y la RTC (red telefónica conmutada), que es la red telefónica tradicional, no es la excepción, ya que la modernización de las redes y la incursión de la VoIP (Voz sobre protocolo de Internet por sus siglas en inglés) condenan a la tecnología analógica a la desaparición por los rezagos que ésta representa: costes elevados, averías constantes, piezas difíciles de sustituir, etc.
Este cambio significa una clara mejoría, ya que la telefonía IP para empresas ofrece una serie de ventajas y funcionalidades sobre las redes tradicionales que se materializan en un amplio beneficio a costes inferiores sin la necesidad de sacrificar calidad en el servicio.
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Qué necesitas para cambiar a la telefonía IP en tu empresa
Dar el salto a la VoIP es mucho más sencillo de lo que puedas imaginar. De hecho, probablemente cuentes ya con lo esencial para adoptar la telefonía IP en tu empresa. A continuación, desgranamos las tres necesidades básicas y primordiales:
Conexión estable a internet
La VoIP funciona a través de internet, por lo que contar con una conexión estable es el primer punto que cubrir. Ésta puede ser ADSL, por cable, 4G, satelital, etc. Lo importante es que la velocidad de transmisión sea alta y que tenga la capacidad de soportar a todos los usuarios que tengan acceso a la red para asegurar llamadas telefónicas de máxima calidad.
Softphone
Un softphone es un programa informático o aplicación que permite realizar y recibir llamadas a través del ordenador o teléfono móvil. Además, ofrece muchas características y herramientas que facilitan el trabajo e incrementan la productividad. Puedes conocer más al respecto en el siguiente enlace: ¿Qué es un softphone y qué ventajas tiene?
Proveedor fiable
Para poder adoptar la telefonía IP en tu empresa tendrás que contratar a un proveedor que te ofrezca el servicio necesario. Es importante que, al elegir, tomes en cuenta las herramientas de las que dispone cada uno. ¿Cuenta con analíticas? ¿Puedes añadir números locales e internacionales gratuitos? ¿Qué tan fácil es la configuración? ¿Ofrece soporte? ¿Cuenta con aplicación móvil? Muchas de estas respuestas las puedes encontrar en el siguiente artículo: ¿Cómo elegir un proveedor VoIP fiable para tu negocio?
Cómo elegir la solución ideal de telefonía IP para tu empresa
Cada compañía es un mundo y como tal, las necesidades varían dependiendo del servicio que ofrezcan a sus clientes. Algunos negocios disponen de un departamento de venta telefónica, otros, cuentan con servicio de atención al cliente, o bien, servicio de soporte remoto, por lo que los requerimientos del servicio de telefonía IP para empresa siempre deben ir ajustados a las necesidades particulares de cada uno.
Sin embargo, hay ciertas características que son imprescindibles y que todo proveedor de VoIP debe ofrecer. Éstas son:
Que sea fácil de instalar: es de suma importancia que hacer el cambio a la telefonía IP represente la menor cantidad de complicaciones posibles. La VoIP puede ser instalada y configurada en tan solo unos minutos siguiendo unos sencillos pasos.
Que cuente con una interfaz intuitiva: ya que se adopta una nueva tecnología, es necesario que el programa informático o softphone sea fácil de utilizar y que tanto los gerentes como los agentes telefónicos puedan entenderlo de forma sencilla y natural.
Que disponga de soporte técnico: ante cualquier incidencia, el proveedor de telefonía IP debe ofrecer soporte técnico de alto nivel para solucionar los problemas que pudieran surgir y no afectar el desempeño de las actividades.
Que sea escalable: un requisito fundamental es la posibilidad de añadir y eliminar números telefónicos locales e internacionales dependiendo de las necesidades que surjan de acuerdo con la temporalidad o crecimiento del negocio.
Que cuente con funcionalidades avanzadas: herramientas como IVR, grabación de llamadas, enrutamiento de llamadas o PowerDialer serán las que marquen la diferencia entre la telefonía tradicional y la telefonía IP para tu empresa.
Que cuente con analíticas avanzadas: para poder medir el desempeño, comprender el correcto funcionamiento del call center, así como para detectar oportunidades y amenazas, el servicio de telefonía IP debe contar con analíticas en tiempo real que puedan ser filtradas para su rápido y efectivo análisis.
Que se pueda integrar con las herramientas de negocio: tu proveedor debe permitir integraciones con softwares de Helpdesk y CRM tales como Salesforce, Hubspot o Zendesk, así como con las herramientas internas de tu negocio para mejorar la productividad de tu plantilla.
Que sea seguro: la seguridad es de importancia primordial y es necesario seguir todos los protocolos correctos para evitar sufrir ataques, malware o espionaje. Descubre aquí nuestras recomendaciones para proteger tus llamadas VoIP.
Ahora que tienes claro lo que debes buscar en un proveedor de telefonía VoIP, podrás identificar el sistema telefónico que mejor se adapte a tu negocio descargando nuestra matriz de decisión: una plantilla gratuita de Excel donde se abarcan los criterios fundamentales de una solución de telefonía IP para empresas a través de 30 preguntas clave.
Adaptarse para ser más competitivo
Si bien es cierto que la digitalización ha democratizado los medios y ha abaratado costes, esto también implica mayor competitividad y la supervivencia depende de la capacidad de adaptarse. Por esta razón, resulta vital realizar el cambio a la telefonía IP para empresas lo antes posible sin pasar por alto las características requeridas para cubrir las necesidades de cada negocio.
Una decisión acertada mejorará notablemente el desempeño de los departamentos que conforman tu compañía y esto se verá reflejado en la eficacia tanto de los gerentes como de los agentes que desempeñen las labores necesarias en el call center. Esto sin olvidar el ahorro de costes que representa, lo que permitirá enfocar los esfuerzos en el continuo crecimiento y desarrollo de la empresa.
Publicado el 24 de agosto de 2020.
