Business Cost Management Benefits of Digital Transformation for SMEs

Tres formas en las que la transformación digital ayuda a las pymes a reducir costes (y cómo hacerlo bien)

Carlos Navarro10 de enero de 2023
8 min

Es un hecho que la transformación digital ha supuesto un giro de 180 grados repleto de beneficios para las empresas, sin embargo, ese cambio puede afectar de forma diferente a cada negocio, según el punto en el que se encuentre en su etapa de crecimiento. Mientras que las grandes compañías pueden buscar ganar eficiencia a gran escala, las pymes persiguen, ante todo, el ahorro de costes.

Si quieres encontrar respuesta a preguntas como si realmente merece la pena invertir para alcanzar esos ahorros potenciales o cómo puede la tecnología ayudar a reducir costes en una empresa, sigue leyendo para descubrirlo.

La primera pregunta podría responderse fácilmente con un “”, sin embargo, se trata de un trabajo progresivo que implica adquirir nuevas tecnologías y tomar las decisiones correctas. Según Deloitte, las pymes que apuestan por la transformación digital pueden llegar a crecer un 26 % más rápido que aquellas que no lo hacen. 

¿Estás pensando en invertir en tecnología y apostar por la transformación digital? En este artículo podrás corroborar que inviertes sobre seguro y con un enfoque claro en ahorrar para crecer en lugar de ahorrar para sobrevivir.

Antes de ver en profundidad las tres formas en las que la transformación digital puede ayudar a las pymes a reducir costes, conviene destacar que todas están muy relacionadas entre sí.

¿Cuáles son los beneficios que la transformación digital puede aportar a las pymes en cuanto a gestión de costes? 

El estudio elaborado de manera conjunta entre Deloitte y Google que mencionamos anteriormente, “Cómo la nube permite un rápido crecimiento a las pymes”, también reveló que las pymes orientadas al cambio digital obtienen un 21 % más de beneficios brutos.

Este aumento se desglosa en tres pilares clave para las empresas, donde los proyectos digitales deben tener como objetivo el ahorro de costes. Es vital priorizar la concienciación sobre la forma en la que la digitalización en una de estas áreas concretas repercutirá en las otras dos: gestión, operaciones y estrategia.

1. La transformación digital y el ahorro en la gestión 

Los equipos directivos de las pymes que inviertan en transformación digital con un enfoque práctico, pueden obtener beneficios de ahorro de costes gracias a: 

  • Reducir los costes en hardware, así como su instalación y mantenimiento: pasar de la telefonía tradicional a un sistema basado en la nube de "hardware cero" también puede ayudar a reducir los costes de las llamadas y evitar que determinados flujos de trabajo resulten repetitivos.

  • Eliminar tareas administrativas diarias de los equipos de ventas y soporte: una vez que se han reducido los elevados costes de gestión, la automatización de tareas manuales como la gestión de CRM puede reducirlos aún más.

  • Mejorar la responsabilidad por el rendimiento: es decir, poder evaluar el rendimiento del equipo con precisión y en tiempo real. Para lograrlo, las analíticas de centralita pueden ser una opción potente y muy práctica.

Las tecnologías basadas en la nube como Aircall están diseñadas para permitir a los ejecutivos sin formación técnica, trabajar de forma autónoma sin grandes intervenciones informáticas. Esto resulta especialmente atractivo para las pymes que persiguen la eficiencia de los recursos y ofrece, así, la posibilidad de alcanzar un ahorro en costes de gestión todavía mayor.

2. La transformación digital y el ahorro en operaciones 

El ahorro de costes en gestión impulsado por la transformación digital que hemos mencionado anteriormente, afecta de forma positiva al ahorro que se puede obtener en operaciones. Veamos cómo:

  • Auditoría de procesos: ¿cuánto tiempo dedican los departamentos de operaciones y TI a la configuración, el mantenimiento y la preparación de informes de los sistemas telefónicos? Comienza por elaborar, junto con los responsables de los procesos, una auditoría sobre los costes de cada flujo de trabajo. 

  • Migración de procesos a la nube: cuando hayas auditado los procesos operativos, es momento de decidir cuáles pueden agilizarse gracias a la migración a la nube. Dicho de otra manera, ¿qué servicios y tecnologías online han demostrado ser más rentables?

  • Optimización de procesos: ya te has decidido a mover algunos procesos a la nube para reducir el exceso de costes operacionales, ¡estupendo! Ahora, es momento de dar el siguiente paso: optimizar tus nuevos flujos de trabajo digitales para ahorrar todavía más.

El impacto neto de elaborar una auditoría de procesos, migrarlos a la nube y optimizarlos posteriormente, debería servir para dotar a los directivos con una mayor independencia y a los equipos con una eficiencia y productividad mejoradas

Hemos probado las ventajas de sustituir la telefonía tradicional por la telefonía en la nube sin hardware de Aircall. Lo que descubrimos fue que los equipos de las pymes redujeron los costes de llamadas y mantenimiento en 1.300 dólares por usuario, que les supuso un ahorro total de 219,3 mil dólares.

3. La transformación digital y el ahorro en estrategia (solo si logras ahorrar en gestión y operaciones)

Después de ver cómo la transformación digital puede traer beneficios en forma de ahorro en los flujos de trabajo de gestión y operaciones, es importante que se trasladen también al área estratégica, de esta manera, la empresa podrá beneficiarse de estas ventajas en el largo plazo.

Aquí es donde fallan muchas pymes que intentan un cambio digital sostenible. Cuando los incentivos de ahorro se aplican a nivel local sin estar vinculados a una estrategia descendente, es difícil percibir los beneficios a nivel global de la empresa.

Es entonces cuando la gestión empieza a paralizar la colaboración y la toma de decisiones. Cuantos más proyectos digitales fracasen por falta de dirección estratégica, más difícil será que los líderes empresariales se pongan de acuerdo en cuanto a los nuevos incentivos de cambio digital. 

La solución es sencilla. Para ello, será necesario contar con la colaboración entre los diferentes líderes en gestión, operaciones y estrategia de la empresa.

Ten en cuenta estos aspectos cuando planifiques la puesta a punto de las tecnologías digitales para tu empresa:

  • Incluye a todos los departamentos implicados en la planificación. Trata de detallar cómo el ahorro en la gestión y en los flujos de trabajo operativos se traducirá en beneficios estratégicos.

  • Prepara un plan donde especifiques qué costes negativos vas a eliminar para liberar fondos que puedas reinvertir en crecimiento y estrategia. Por ejemplo, el desarrollo de productos para ampliar tu oferta a nuevos mercados y ser más competitivo.

Aircall encargó a Forrester Consulting un estudio para determinar su impacto en las empresas y estos son algunos de los resultados que obtuvo:

En el primer año: 72.403 dólares de ahorro

En el segundo año: 91.783 dólares de ahorro

En el tercer año: 103.258 dólares de ahorro

Si pudieras alcanzar este ahorro en gestión y operaciones, ¿de qué manera lo invertirías en tu estrategia? ¿Una nueva planificación para la adquisición de clientes? ¿Formación para tus equipos? ¿I+D? O, quizás, ¿desarrollo de productos?

Tener estas respuestas claras antes de realizar inversiones en nuevas tecnologías es la clave para ahorrar costes a largo plazo y extender los beneficios de la transformación digital.

Alcanzar la madurez digital como objetivo final

La transformación digital para pymes se resume en un objetivo final: alcanzar la madurez digital. Durante el proceso para llegar hasta ella, tus equipos deberían centrar su atención en dos aspectos clave: ofrecer una mejor atención a los clientes actuales y ampliar la cartera con nuevos contactos.

Esto puede parecer sencillo en la teoría, pero vayamos por partes. Cuando tu empresa tenga suficiente madurez digital habrá ciertos aspectos que te lo confirmarán. Para empezar, todos los factores clave de tu empresa estarán digitalizados. 

Hasta que llegue ese momento, apostar por el cambio digital con una mentalidad centrada en el cliente te ayudará a conseguir la aprobación de todos los directivos.

Una vez que se haya logrado llegar al consenso interno, las pymes pueden iniciar el camino hacia la deseada madurez digital y dejar atrás a sus competidores.

En una encuesta de referencia, Deloitte descubrió que las empresas con madurez digital tienen más probabilidades de alcanzar sus objetivos, además de lograr:

  • Satisfacción en los clientes

  • Calidad en su producto

  • Resultados financieros a largo plazo

  • Grandes márgenes

Como menciona la encuesta de Deloitte:

"La transformación digital consiste en llevar a cabo los procesos tradicionales mejor, más rápido y más barato, así como introducir nuevos factores que antes no eran posibles. En cierto modo, el ahorro de costes y la eficiencia son el fruto resultante de la transformación digital." - Deloitte: Descubrir la conexión entre madurez digital y rendimiento financiero


Avanzar en estas tres áreas clave significa desmarcarse de la competencia para pasar al siguiente nivel. Con esto, confirmamos que cultivar una mentalidad de "ahorrar para crecer", centrada en alcanzar la madurez digital, es el camino más sostenible que pueden seguir las pymes para crecer. Esta es la razón principal por la que la transformación digital es importante para las pequeñas y medianas empresas.

Alcanza estos tres objetivos para reducir costes 

Si hay algo que las pymes y los equipos C-Level deben aprender, es que controlar los gastos diarios es el primer paso para liberar fondos que pueden invertirse directamente en crecimiento. Además, aplicar las nuevas tecnologías a la gestión diaria, las operaciones y la estrategia ayuda a distribuir los costes de forma uniforme por toda la empresa.

¿Eres líder de una pyme y apuestas por el cambio digital? Entonces te será de gran utilidad centrar la transformación digital de tu empresa en estas tres "R":

  1. Reducir

  2. Reemplazar

  3. Replantear

Todo cuenta para reducir los costes a corto plazo

Empieza invirtiendo en proyectos digitales destinados a reducir costes a corto plazo que no cambien demasiado los modelos de gestión, estratégicos u operativos.

Reemplaza: ¡deja entrar lo nuevo!

Cuando hayas podido comprobar de primera mano las reducciones de costes a corto plazo, es momento de buscar resultados a medio plazo, que apuesten por nuevas tecnologías a costes más económicos.

Replantea costes y prepárate para grandes ahorros

Después de leer en detalle todo lo necesario para alcanzar la madurez digital, seguramente ya hayas sido testigo de un ahorro progresivo a corto y medio plazo. Ahora, ha llegado el momento de conseguir grandes ahorros, lo que implicará cambios estratégicos que redefinan lo que significa la palabra "eficiencia" en tu negocio. No solo en el día a día, sino en todo lo relacionado con la arquitectura tecnológica, los procesos e incluso modelos operativos más amplios.

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