La productividad en la era de los espacios de trabajo híbridos - Aircall

La productividad en la era de los espacios de trabajo híbridos

How to foster productivity in hybrid work environments
por
Victoria Guetter

Tanto los empleados como los empleadores han empezado a darse cuenta de que los entornos de trabajo híbridos han llegado para quedarse. Tener reuniones por Zoom ya es la norma, y si bien muchas personas ya se han acostumbrado a trabajar en casa, muchas otras comienzan a volver a la oficina. ¿Y cuál es una de las principales preocupaciones de los negocios hoy en día? Cómo maximizar la productividad.

¿Qué es un espacio de trabajo híbrido?

El espacio de trabajo híbrido da a los empleados la posibilidad de trabajar de forma productiva sin importar su ubicación. Puede que algunos días trabajen en casa (o en espacios compartidos o cafeterías) y otros en la oficina. Este modelo promueve la flexibilidad, la inclusividad y el bienestar de todos los miembros del equipo. 

Y todo porque la pandemia de covid-19 demostró lo diferentes que son los empleados. Algunos han mejorado con el teletrabajo, haciendo posible un buen equilibrio entre la vida personal y la vida profesional sin afectar a la consecución de cuotas y plazos. Sin embargo, otros no. Esto puede deberse a que sus hogares no son adecuados para el trabajo remoto o a que, simplemente, rinden más cuando los espacios de trabajo y privados están separados.

Con un entorno híbrido, proporcionas opciones de trabajo que maximizarán la productividad de todos los trabajadores. La flexibilidad es una de las claves a la hora de diseñar tu plan de trabajo híbrido. Puedes ofrecer la posibilidad de seguir en remoto a parte del equipo y, a su vez, permitir a otros trabajar en la oficina de forma presencial. Al mismo tiempo, puedes ofrecer a todos los empleados trabajar en casa de vez en cuando.

Por supuesto, crear un espacio de trabajo híbrido supone invertir en tecnología y formación, además de ajustarse a la nueva cultura de trabajo, entre otras cosas. Por ejemplo, puedes dotar a los empleados de un software de llamadas basado en la nube para tener una mejor comunicación cuando trabajen desde casa.

Aunque pueda parecer la solución ideal, hay algunas ventajas y desventajas que necesitas tener en cuenta al establecer este modelo en tu empresa. 

Las ventajas y las desventajas de los espacios de trabajo híbridos

Muchas empresas están pensando en pasar a un modelo de trabajo híbrido gracias a sus innumerables ventajas. Si quieres aumentar la productividad, puedes ajustar el modelo a las preferencias de tus trabajadores. El resultado será una empresa que puede lograr más y hacer que sus empleados estén contentos. 

Teletrabajo con Aircall
La oficina a solo una llamada de distancia

Presentamos aquí algunas de las ventajas de tener un espacio de trabajo híbrido: 

  • Conveniencia y flexibilidad
  • Rentabilidad
  • Aumento de las posibilidades de contratación
  • Productividad
  • Eficacia

Por supuesto, también es importante analizar algunas de las posibles dificultades que pueden surgir al establecer un modelo híbrido: 

  • Creatividad y colaboración: necesitarás desarrollar estrategias nuevas para fomentar la creatividad de los empleados híbridos.
  • Equipo y comodidad: necesitarás asegurarte de que los empleados tengan acceso a todo lo que necesitan para trabajar desde casa.
  • Visitas e interacciones con los clientes: replantéate cómo son las interacciones con los clientes y establece prácticas recomendadas con antelación. ¿Habrá casos en los que sea necesario comunicarse en persona?
  • Formación: asegúrate de que los recursos de formación e incorporación sirven tanto para los trabajadores presenciales como para los remotos y crea actividades de incorporación inclusivas en las que los empleados puedan participar desde cualquier lugar.
  • Orientación y crecimiento: asegúrate de que los empleados híbridos puedan tener la misma orientación y el mismo crecimiento que los presenciales.

Cómo medir la productividad en los espacios de trabajo híbridos

Cuando tienes empleados que trabajan de forma remota, presencial y de las dos maneras, no puedes basarte en las métricas de productividad clásicas que solo se aplican a trabajadores presenciales. Te recomendamos que uses métricas objetivas que se puedan aplicar a diferentes tipos de trabajadores. Así, crearás un espacio de trabajo híbrido eficaz, justo y eficiente. Además, también podrás detectar problemas en sus comienzos y ofrecer ayuda antes de que sea demasiado tarde, como el desgaste o la falta de capacitación.

Aquí tienes algunas métricas para medir la productividad que te pueden interesar:

  • El porcentaje de tareas terminadas a tiempo
  • El número de tareas terminadas
  • Las valoraciones de la calidad del trabajo realizado
  • Las valoraciones de los clientes
  • Los niveles de actividad en las horas de trabajo
  • La disponibilidad en las horas de trabajo

Ocho pasos para aumentar la productividad en un espacio de trabajo híbrido

Un informe reciente de McKinsey reveló que el 90 % de las empresas dice que está adoptando un modelo híbrido, pero solo unas pocas tienen planes específicos para implementarlo.

Sin un plan, el entorno de trabajo híbrido será un caos y la productividad bajará a niveles nunca antes vistos. Si no sabes dónde o cómo empezar a diseñar un espacio de trabajo híbrido, usa esta guía de ocho pasos.

1. Define cómo sería un espacio de trabajo híbrido funcional para tu empresa

Hay diferentes tipos de entornos de trabajo híbridos, y cada uno afecta de forma diferente al trabajo de los empleados. Para implementar el adecuado, necesitas definir cómo sería el espacio de trabajo híbrido ideal para la empresa.

Echemos un vistazo a algunos de los elementos que deberías tener en cuenta:

  • El tipo de trabajo de la empresa
  • La capacidad de la empresa para adaptarse a un espacio de trabajo híbrido (por ejemplo, el presupuesto, la seguridad de la información, etc.)
  • Las preferencias de los empleados (qué modelo favorece su productividad)
  • Tu definición de «productividad»

2. Comprueba dónde trabajan mejor los empleados

Según un informe publicado por PwC, el 44 % de los empleadores declaró que sus empleados son más productivos cuando teletrabajan. Sin embargo, solo el 29 % de los empleados piensa que rinde más.

Hay muchos factores que influyen en esta discrepancia, y por eso es vital entender dónde trabaja mejor cada trabajador. Para averiguarlo, puedes empezar comparando los indicadores clave del rendimiento (KPI) de antes y durante la pandemia para comprobar de forma objetiva qué funciona mejor para ellos.

Además, también recomendamos incluir a los empleados en el proceso para saber qué factores afectan a su productividad. Una vez que tengas su opinión, podrás ayudarlos a alcanzar niveles de productividad sin precedentes.

3. Coordina los horarios de trabajo híbrido entre equipos 

Como no todas las personas de la empresa estarán trabajando en el mismo lugar y al mismo tiempo, es probable que la colaboración entre equipos se vea afectada en un modelo híbrido. Es posible que tengas empleados que trabajen en husos horarios diferentes o que algunos proyectos necesiten que todo el equipo trabaje en ellos a la vez. Por este motivo, es de vital importancia que los empleados y los horarios de los equipos estén alineados para alcanzar los niveles de productividad deseados en un entorno híbrido.

Para lograrlo, se pueden usar administradores de tareas a los que pueda acceder toda la plantilla, como Asana, Jira o Monday. Así, un empleado podrá ver qué proyectos tiene asignados, con quién trabaja y los horarios de sus compañeros de equipo.

4. Invierte en software y herramientas colaborativas

Un espacio de trabajo híbrido no funcionará sin colaboración. A pesar de que este factor pueda parecer difícil de conseguir, hay una amplia variedad de herramientas y software que lo hacen posible.

Por ejemplo, el software de llamadas basado en la nube hace que los empleados se puedan comunicar y colaborar libremente, independiente del lugar en el que estén ubicados. Además, con el software adecuado podrás integrar herramientas de productividad y de gestión administrativa, lo que mejorará aún más la colaboración entre equipos y la productividad.

5. Mejora el espacio de trabajo híbrido con múltiples canales de valoración 

Por más empeño que se ponga, un espacio de trabajo híbrido nunca será perfecto desde el principio, así que debes estar abierto a recibir comentarios de los clientes y los trabajadores y a hacer los cambios necesarios. Para ello, puedes tener reuniones con los empleados para ver cómo se están adaptando al nuevo modelo de trabajo. También puedes enviar encuestas a los clientes para detectar posibles problemas o aspectos que se hayan pasado por alto.

Recuerda: el modelo de trabajo híbrido es muy reciente, así que debes estar abierto a cambiarlo y mejorarlo.

6. Guía a los empleados híbridos hacia el éxito con KPI

En cualquier sector, los KPI miden el éxito de los procesos. Los KPI ofrecen una visión objetiva y basada en datos del rendimiento individual de los empleados, incluso si trabajan a ritmos diferentes y en lugares diferentes. Estas métricas te dirán si los empleados están siendo productivos o no. Además, también ayudan a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.

7. Evita el desgaste 

Una de las desventajas del teletrabajo es que la línea entre lo laboral y lo personal se difumina, por lo que es fácil que los empleados sientan un mayor desgaste. Un estudio reveló que el 70 % de los teletrabajadores trabaja los fines de semana, y que el 45 % trabaja más de 40 horas por semana en los días laborables. Y esto puede provocar desgaste, además de una disminución de la productividad.

Una forma de evitarlo es usar un software de gestión de proyectos que te permita ver la carga de trabajo de cada empleado. Esto te ayudará a saber cuánto tiempo les lleva terminar sus tareas y si tienen demasiado trabajo.

8. Forma a los gerentes

La parcialidad de los gerentes es algo a tener en cuenta en los espacios de trabajo híbridos. Los estudios demuestran que los supervisores valorarán mejor el rendimiento de los empleados que ven en la oficina que el de los que teletrabajan. Debido a ello, las personas que trabajan a distancia no son reconocidas por su trabajo y tienen menos oportunidades para crecer laboralmente.

Asegúrate de formar a los gerentes para evitar esta situación. Con esto en mente, aprenderán a orientar y gestionar diferentes tipos de trabajadores independientemente del modelo híbrido que se esté usando.

Comunicación: la clave para un espacio de trabajo híbrido productivo

A pesar de que la mayoría de las empresas ha constatado un aumento de la productividad gracias al teletrabajo, algunos empleados han dejado claro que no quieren trabajar de forma remota a tiempo completo. Esto nos muestra que un espacio de trabajo híbrido rellena la brecha entre la productividad del negocio y las preferencias de los empleados.

Incluso con las ventajas de este nuevo modelo, asegurar una productividad y una colaboración óptimas es difícil porque los trabajadores no están en el mismo lugar, por no hablar de que los gerentes y los líderes de los equipos no pueden supervisar la productividad y la carga de trabajo de los empleados con tanta facilidad. Además, los horarios desorganizados y la mala comunicación empeorarán la colaboración y el trabajo en equipo. Por suerte, hay soluciones a estos problemas. 

En Aircall entendemos muy bien el equilibrio entre lo profesional y lo personal. Por eso mismo nuestro software de teléfono basado en la nube se integra con todas las herramientas que usas en la empresa. Así, podrás organizarlo todo rápidamente y comenzar cuanto antes a tener excelentes conversaciones .

¿Quieres que tu equipo sea más productivo que nunca? Pues programa una llamada con nosotros para saber cómo podemos ayudarte.

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