Las mejores ocho estrategias de gestión de agenda - Aircall Blog

Ocho estrategias de gestión de agenda por las que apuestan los líderes en ventas y soporte

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por
Victoria Guetter

Google Calendar cada vez es mejor. El gigante de las búsquedas está implementando una nueva función que analiza el tiempo que los usuarios pasan en reuniones cada semana. Puede que te sorprenda saber hasta qué punto puedes mejorar tu productividad con una buena gestión de tu agenda.

Asumir el control de tu agenda te permite llevar a cabo más tareas cada día. Teniendo en cuenta tu carga de responsabilidades, esto es esencial para tu bienestar profesional y personal.

Para llevar una gestión eficaz de la agenda necesitas la herramienta adecuada. Puede que las agendas tradicionales de papel funcionaran hace 20 años, pero no pueden ofrecer las ventajas de productividad de equipo o personal que se necesitan en los entornos conectados de hoy en día. Por eso son tan importantes las agendas digitales conectadas.

Para Jennifer Chew, directora de marketing de integración de productos en Aircall, Google Calendar es una de las mejores agendas digitales.

«No puedo trabajar sin Google Calendar. Si no está en mi agenda, la tarea se quedará sin hacer», asegura Jennifer, destacando la capacidad del calendario electrónico para gestionar tanto las tareas como las reuniones. «En mi caso, me resulta más sencillo ver todas mis reuniones y tareas en un solo lugar en vez de pasar de una aplicación de gestión de proyectos a otra».

Sin embargo, las herramientas por sí solas no te van a librar de las distracciones. Echemos un vistazo ahora a ocho prácticas de gestión de agenda que los mejores profesionales utilizan para sacar el máximo provecho a su tiempo.

1. Agrupa tareas

¿Alguna vez te has quedado tan absorto en una tarea que parece que el resto del mundo se ha desvanecido? Se trata de un estado mental muy conocido, pero poco frecuente, llamado «flujo» o «la zona». Este concepto fue identificado por primera vez en los años 60 por el psicólogo Mihály Csíkszentmihályi. Este estado mental se alcanza cuando estás en calma y te concentras por completo en lo que estás haciendo.

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Sin embargo, es muy difícil alcanzarlo si cambias de una tarea a otra todo el tiempo.

La agrupación de tareas es una forma de resolver ese problema. Esta estrategia consiste en agrupar tareas similares, lo cual permite realizar un solo tipo de trabajo durante más tiempo. Mejora tu concentración, te ahorra tiempo y puede ayudarte a entrar en «la zona».

2. Bloquea tu agenda 

El bloqueo de la agenda es una técnica de gestión del tiempo que te permite agrupar diferentes tareas. De esta forma, delimitas franjas de tiempo en tu agenda para concentrarte en tareas de la misma categoría. Además, evita distracciones como responder a correos electrónicos o hacer una pausa para participar de una reunión.

«Cada día bloqueo tres horas en mi agenda para tareas que requieren plena concentración, normalmente por la tarde, cuando tengo menos reuniones», explica Max Bailey, director de marketing de clientes en Aircall.

Bloquear franjas de tiempo en tu agenda tiene dos ventajas. En primer lugar, puedes planificar los bloques de tiempo para el momento más adecuado. Algunas personas prefieren trabajar en ciertas tareas a primera hora de la mañana, mientras que otras tienen más energía por la tarde. En segundo lugar, el bloqueo de franjas de tiempo en tu agenda para tareas específicas evita que otras personas organicen reuniones durante ese período.

«Los viernes asigno tareas a cada uno de los bloques. Además, no suelo añadir más de una tarea complicada en ese espacio de tiempo. Uso también un sistema de códigos de colores en mi agenda para que me resulte más fácil distinguir entre una reunión y un bloque de tiempo», señala Max.

3. Utiliza una herramienta de planificación

Cuanto menos tiempo dediques a organizar reuniones, mejor. Una herramienta de planificación puede ser útil para evitar perder tiempo con este tipo de tareas manuales. Hay diversos tipos de herramientas: las más simples pueden contar con una visualización de las franjas de horas en las que estás libre, mientras que las más sofisticadas permiten a otras personas añadir reuniones contigo. Google Calendar es una herramienta tan popular que la mayoría de herramientas de terceros la integran.

Busca una herramienta de planificación que pueda administrar tu flujo de reuniones. Diversas herramientas te permiten delimitar la duración de las reuniones que tus colegas pueden programar contigo. Otras permiten enviar un listado de las horas en las que estás disponible, para que así los asistentes puedan elegir el horario que les resulta más conveniente.

Al mismo tiempo, puedes configurar algunos planificadores para ofrecer la opción de elegir la plataforma de reuniones que prefieras, desde Microsoft Teams hasta un sistema de llamadas basado en la nube. Pero, en definitiva, el aspecto más importante de cualquier sistema de reservas es que consulte tu agenda y solo permita que otros organicen reuniones contigo cuando realmente estés disponible.

4. Planifica tu tiempo de descanso

Correr de una reunión a otra sin tomar un respiro es desalentador. Por eso es importante planificar tiempo para hacer descansos. Deja algo de tiempo entre tus bloques de agenda para recuperar fuerzas y prepararte para las diferentes tareas. Puedes usar la herramienta de planificación para añadir automáticamente un tiempo de preparación antes de cada reunión.

Asigna tiempo a actividades que te ayuden a cargar las pilas, como hacer ejercicio y pasar tiempo con la familia. En Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen Covey aconseja centrarse en el equilibrio entre P/CP. La P se refiere a la producción, que es el trabajo que realizas. La producción es un factor que condiciona la capacidad de producción (CP), que es tu capacidad para realizar ese trabajo. Tu capacidad de producción depende de que cuentes con buena salud y descanses. Si no te cuidas, tu capacidad de producción disminuirá.

5. Dedica tiempo a la planificación

Puedes sacarle el máximo partido a tu día si reservas tiempo para planificar. Esto incluye definir tus objetivos y destinar tiempo para alcanzarlos.

«Intento elegir solo dos proyectos complicados para completar cada día y añadir quizá un par de tareas adicionales en mi lista de pendientes en caso de que acabe antes de lo previsto», explica Jennifer.

Puedes planificar a corto y largo plazo. La clave es no añadir demasiado en la agenda, advierte Daniel Dawson, director de marketing de campo en Aircall.

«No te creas invencible y deja algo de margen para que tu agenda sea más flexible. Tomar el tiempo necesario para conocerte a ti mismo y tu forma de trabajar es la clave del éxito», asegura Daniel.

6. Optimiza la duración de tus reuniones

Toma las riendas de tu agenda optimizando la duración de las reuniones. Esto implica determinar el propósito de cada reunión para poder dedicarle solo el tiempo necesario y ni un minuto más.

7. Añade zonas horarias a las reuniones

Es importante considerar las zonas horarias de todos los asistentes, sobre todo cuando trabajas con un equipo repartido por todo el mundo (como es el caso en Aircall). Añade zonas horarias a la información de la reunión para que todo el mundo sepa a qué hora debe unirse en función de su hora local. Algunos planificadores pueden mostrar la disponibilidad en la hora local de los participantes para facilitar la organización de reuniones.

8. Integra tu agenda con tu CRM

Las reuniones se desarrollan mejor cuando se tiene toda la información necesaria sobre los asistentes. ¿Nuestro mejor consejo? Integra tu agenda con tu CRM para obtener al instante el historial de tus interacciones con los asistentes.

Cómo Aircall te puede ayudar a ser más productivo

El sistema de comunicación de voz basado en la nube de Aircall puede mejorar la productividad, ya que se integra fácilmente con tu sistema de agenda. 

Por ejemplo, puedes utilizar tu API abierta para crear flujos de trabajo personalizados y sincronizar la disponibilidad de los agentes con tu Google Calendar. 

El App Marketplace de Aircall también ofrece integraciones con una gran variedad de herramientas que van desde CRM hasta aplicaciones de productividad y soluciones de automatización de ventas.

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