El futuro de la comunicación empresarial ya está aquí y la telefonía IP es parte imprescindible de él. Las necesidades comunicativas de las empresas (y de particulares) se han transformado de tal forma que solo la VoIP puede cubrirlas, y es por eso por lo que, tanto pymes como grandes compañías, han decidido realizar el cambio y no quedarse atrás, así que probablemente estemos ante el cambio definitivo que dejará atrás a la telefonía tradicional.
Cabe destacar que existen muchas ventajas en este sistema de comunicación y que su implementación es muy sencilla. El ahorro en costes es solo uno de los puntos a favor, pero una centralita virtual es el impulso que necesita tu negocio para entrar de lleno al siglo XXI.
Pero antes de entrar en materia, es importante que comprendas qué es la telefonía IP y cómo funciona.
¿Qué es la telefonía IP?
La telefonía IP o Protocolo de telefonía por internet, es el término que hace referencia a la tecnología que hace uso del protocolo IP (Protocolo de internet) para la transmisión de voz, fax, video, multimedia u otros elementos de información a través de internet, en lugar de la PSTN o Red Telefónica Pública Conmutada. Esto quiere decir que con esta tecnología, la voz se convierte en paquetes de datos que viajan a través de una red de área local (LAN) o bien a través de internet, evitando los cargos de la red convencional.
De forma simplificada, podemos decir que la telefonía IP es aquella que permite la comunicación a través de internet.
Si bien, este tipo de telefonía está en el mercado desde los años 90, no es hasta años más recientes que ha comenzado a generalizarse en todo tipo de empresas y organizaciones, ya que el uso extendido de internet de banda ancha permite que la telefonía IP pueda convertirse en el estándar debido a la gran cantidad de ventajas que aporta, tales como la simplificación de las infraestructuras, los costes reducidos, así como las herramientas avanzadas que proporciona y que detallaremos más adelante.
Cómo funciona la telefonía IP
Para entender cómo funciona esta tecnología es importante hacer una distinción entre voz IP y telefonía IP. La VoIP (Voice Over Internet Protocol) es la herramienta que nos ofrece la posibilidad de realizar llamadas a través de internet. Por otro lado, la telefonía IP es el conjunto de soluciones y dispositivos que nos dan acceso a realizar dichas llamadas, como puede ser una centralita virtual. Es cierto que las diferencias entre ambos conceptos son bastante sutiles, por lo que ambos términos suelen utilizarse con el mismo significado.
Para poder realizar una llamada a través de la telefonía IP hacen falta dos elementos principales: una conexión a internet y un dispositivo que permita establecer la comunicación. Dicho dispositivo puede ser tanto un móvil o un ordenador con un software instalado (softphone) o un teléfono IP (hardphone) que soporte la transmisión de voz sobre internet.
A diferencia de la telefonía tradicional, la telefonía IP no requiere de una infraestructura dedicada, sino que funciona a través del marco de internet. De esta manera, la VoIP recoge las señales de audio a través del micrófono y las transforma en una señal digital de paquetes de datos y las envía a través de internet al receptor de la llamada. Cuando este las recibe, la señal se vuelve a convertir para que el receptor pueda escucharla.
De todo este proceso se encargan operadores tales como Aircall, que permiten que la comunicación entre teléfonos convencionales y teléfonos IP sea una realidad.
Después de esta introducción, detallaremos cuáles son las 10 razones de peso principales para hacer el cambio a la telefonía IP:
1. VoIP: más barata que la telefonía tradicional
Todas las empresas buscan reducir costes, pero es importante no comprometer el buen funcionamiento al hacerlo. Con la telefonía IP gastarás menos y obtendrás mayores beneficios, ya que, entre muchas otras cosas, no es necesario invertir en hardware específico, pues funciona con el ordenador o el móvil; los empleados podrán comunicarse entre ellos sin coste alguno; las llamadas internacionales son mucho más baratas; y cuentas con planes mensuales que se adaptan a las necesidades de tu negocio.
2. Incorporar una centralita virtual es fácil y rápido
Te preguntarás cuáles son los requerimientos para hacer el cambio a la telefonía IP y te sorprenderá saber que ya cuentas con todo para realizar la migración. Solo necesitas banda ancha de internet y con ello, la centralita IP se puede configurar en menos de un día, sin interrumpir el flujo de trabajo y sin necesidad de que acuda un técnico. Podrás acceder al sistema telefónico a través del ordenador o con la app de tu teléfono móvil.
Si buscas información más detallada, puedes leer el siguiente artículo: Cómo configurar la centralita virtual de tu negocio
3. La VoIP ofrece flexibilidad y escalabilidad
Las empresas cuentan con picos de trabajo variables y la telefonía IP es una solución que se adapta a estos cambios. Con la VoIP se pueden añadir y eliminar números de manera inmediata y solo se paga por los recursos utilizados, lo que permite tomar decisiones que no implican ningún tipo de permanencia.
4. Se integra con el software empresarial
Los softwares de CRM y Helpdesk más utilizados, tales como Zendesk, Salesforce, Hubspot, Microsoft Dynamics, Shopify o Slack, entre muchos otros, se integran a la centralita virtual, lo que logra una amplia mejoría en la productividad de los empleados. Así, al hacer o recibir una llamada, la pantalla mostrará información del cliente, como por ejemplo su nombre, historial, transacciones, notas relevantes, etc.
¿Quieres saber más? Haz clic en el siguiente enlace: ¿Qué es un softphone y qué ventajas tiene?
5. Permite tener presencia en todo el mundo, 24/7
Con la telefonía IP, los límites geográficos se difuminan ya que, al no necesitar un espacio físico donde alojar la centralita, podrás contratar agentes en varias zonas horarias, lo que permite ampliar el horario comercial y de atención al cliente, ofrecer una experiencia cercana y localizada y disponer de números gratuitos en cualquier lugar del mundo.
6. Ofrece una gran cantidad de funcionalidades avanzadas
Contratar una centralita IP no solo es cambiar la forma en la que los teléfonos interactúan. Implementar un softphone en tu empresa significa que ampliarás las funcionalidades de tu equipo de comunicación y contarás con más herramientas útiles como:
IVR: respuesta de voz interactiva con menú automatizado
Horario comercial: define los horarios de actividad de tus teléfonos
Grabación de llamadas: mejora la productividad de tu equipo
Enrutamiento de llamadas: tú eliges cómo se distribuyen las llamadas
Warm Transfer: consulta y comenta con el agente antes de transferir la llamada
7. La telefonía IP mejora el rendimiento con analíticas precisas
Medir el rendimiento de los agentes tanto de ventas como de atención al cliente es fundamental para corregir errores, mejorar el desempeño, capacitar nuevos empleados, así como para ofrecer la mejor experiencia al usuario. Gracias a la telefonía IP podrás alcanzar los KPIs que hayas fijado gracias a las analíticas avanzadas que ofrece el sistema.
Todas las llamadas (realizadas, recibidas, no atendidas) se almacenan para su posterior estudio; podrás acceder a información en tiempo real gracias a los filtros (equipo, agente, fechas, etc.); y lograrás analizar información específica, como los horarios con mayor tasa de conversión.
8. Ayuda a fidelizar clientes a través de una experiencia mejorada
Sin que tus clientes o potenciales clientes lo sepan, ellos también se benefician de la telefonía IP, ya que al llamar a tu empresa se encontrarán con una experiencia personalizada y agradable. Tus clientes dispondrán de horarios de contacto más amplios, podrán comunicarse a mayor velocidad con el departamento deseado y escucharán información relevante gracias a la IVR.
Herramientas como Warm Transfer o Insight Cards hacen que el agente tenga información previa de su interlocutor, lo que genera confianza y una experiencia agradable al saber que su preocupación o interés, es importante para tu empresa.
9. Una centralita IP facilita el teletrabajo
El trabajo a distancia es cada vez más común en las empresas, sin importar su tamaño, debido a las ventajas que ofrece; sin embargo, todavía existen algunos retos que deben ser superados para que su implantación sea algo normal dentro de cualquier sector.
La telefonía IP es la solución a cualquier problema de comunicación que pueda surgir en esta modalidad y es que, entre otras ventajas, requiere de mínimas necesidades técnicas (conexión a internet, ordenador o smartphone y auriculares con micrófono); además, los trabajadores mantienen el mismo número de teléfono del que disponen en las oficinas, lo que les permite estar en contacto con los clientes en cualquier momento para brindar el mejor soporte o acompañarlos en el proceso de venta sin importar su ubicación; y facilita en gran medida la comunicación con los compañeros.
10. Actualizaciones y soporte sin necesidad de contratar a un técnico
Las centralitas convencionales están limitadas por varios motivos. En ellas, es necesario contar con un espacio cuyo tamaño sea suficiente para desempeñar el trabajo, lo que representa una dificultad para su crecimiento y requiere un hardware de coste elevado que, con el tiempo y el uso, exige mantenimiento y a la larga queda obsoleto. Además, es imprescindible la presencia de un técnico que solucione cualquier eventualidad, lo que genera costes adicionales.
Con una centralita virtual nada de lo mencionado anteriormente es necesario, ya que contarás con ayuda en el proceso de onboarding, soporte técnico en remoto para solucionar cualquier eventualidad, así como actualizaciones de software constantes que ofrecen mejoras tangibles si necesidad de sustituir el hardware.
¿Cómo cambiar a la telefonía VoIP?
Ahora que comprendes cómo funciona la telefonía IP así como sus principales ventajas, probablemente te preguntes cuáles son los pasos que debes seguir si quieres que tu empresa adopte la VoIP como método de comunicación.
Probablemente cuentes con casi todo lo necesario para realizar el cambio, pero a continuación detallaremos los principales requerimientos:
Conexión de banda ancha a internet: como esta tecnología funciona a través de la red, es imprescindible contar con una conexión estable que bien puede ser de fibra óptica, ADSL, 4G o satelital. Debes tener en cuenta que cuanto más rápida sea la conexión, mayor será la calidad de tus llamadas.
Sofphone o software: necesitarás un programa informático o aplicación que te ofrezca la posibilidad de realizar las llamadas desde tu móvil u ordenador. Estos softwares, además, incluyen herramientas que mejoran y facilitan el trabajo de tus departamentos de atención al cliente, ventas y soporte técnico.
Proveedor de confianza: para poder dar el salto a la telefonía IP, deberás contratar los servicios de un proveedor de esta tecnología. Es importante que, al realizar la elección, tomes en cuenta aspectos como las herramientas que ofrece, así como el soporte técnico que te brindará apoyo.
Después de leer esto, sabes cuáles son las principales ventajas de cambiar cuanto antes a VoIP. Ahora, solo te queda sopesar la decisión y dar el paso a la tecnología que revolucionará la manera en la que tu empresa se comunica, tanto dentro de ella, como con el exterior.
Recuerda que nos encontramos en pleno proceso de digitalización y resulta de máxima importancia adaptarse a los cambios que esta ofrece, ya que vivimos en un mundo cada vez más competitivo y la supervivencia de los negocios depende de su capacidad de adaptación.
Si te interesa experimentar el poder de la telefonía IP, puedes realizar una prueba gratuita sin ningún compromiso haciendo clic aquí.
Publicado el 16 de agosto de 2022.
