Aumenta la productividad de tus operaciones en un 20 % con Aircall - Aircall Blog

Cómo aumentar la productividad del equipo de operaciones en un 20 % con Aircall

Boost Ops Team Productivity
por
Carlos Navarro

El panorama empresarial contemporáneo unido a una compleja situación económica, impulsan a las organizaciones a buscar un mayor ahorro de costes y una mejora en la eficiencia. ¿Y quiénes son los responsables de que esto suceda? Por supuesto, los directores de operaciones.

Esta redefinición de las prioridades ha hecho que tanto los equipos como los directores de operaciones exploren soluciones que hagan frente a los retos empresariales, que impulsen la optimización de los procesos y que ofrezcan un mayor retorno de inversión (ROI).

El sistema telefónico empresarial es una herramienta indispensable para mejorar la productividad tanto dentro como fuera del equipo de operaciones y es imprescindible para desarrollar una planificación estable y duradera.

Es por esta razón por la que encargamos a Forrester Consulting que realizara el estudio Total Economic Impact™ (TEI) para analizar el ROI que experimentaron las organizaciones al implementar Aircall. Los datos arrojados son especialmente relevantes para los profesionales de operaciones, ya que en el estudio encontramos que las organizaciones compuestas obtuvieron un ROI del 373 % y ahorraron 31,7 mil dólares en tres años.

Para ayudarte a entender por qué la incorporación de nuestra solución telefónica en la nube puede ser una excelente opción para hacer frente a los retos operativos a los que se enfrenta tu negocio, nos centraremos en tres áreas clave en las que nuestros clientes se han beneficiado al implementar Aircall.

Ahorra un 20 % de tiempo desde el primer minuto

Los responsables de operaciones se encuentran en la búsqueda constante de la eficiencia, lo que significa que siempre tienen nuevos proyectos y tareas en mente. Como no pueden malgastar el tiempo, las soluciones que adopten no pueden requerir implementaciones largas y complejas.

Los directores de operaciones, además de contar con una abultada carga de trabajo, deben rendir cuentas sobre el ROI de las herramientas que utilizan y explicar cómo con ellas ahorran costes y cuál es el impacto que tienen sobre el negocio. Es por esta razón por la que la facilidad de la implementación y que sean sencillas de utilizar son aspectos cruciales cuando se analizan nuevas soluciones para la empresa.

Teletrabajo con Aircall
La oficina a solo una llamada de distancia

Nuestra solución de telefonía se encuentra en la nube, lo que significa que puede configurarse en tan solo tres minutos. Además, la interfaz de Aircall es fácil e intuitiva, por lo que los equipos la pueden integrar fácilmente en sus tareas diarias. 

Configura tu sistema telefónico en tan solo tres minutos

Una de las principales ventajas de implementar la solución telefónica basada en la nube de Aircall en tu negocio, es que puede ahorrarle a tu empresa una enorme cantidad de tiempo y dinero a largo plazo. El estudio de Forrester Consulting reveló que, además del ahorro global de 31,7 mil dólares, los responsables de operaciones que eligieron Aircall experimentaron ahorros desde el primer momento.

Mientras que la implementación de los sistemas telefónicos tradicionales era un proceso lento y costoso, las soluciones basadas en la nube, como Aircall, hacen que la incorporación sea facilísima. Cualquier persona puede adoptar nuestra herramienta con tan solo unos clics, ya que no necesita hardware. Esto ayuda a liberar al departamento de TI y permite que se concentren sus recursos en otros proyectos mientras que otorga autonomía al resto de equipos, lo que es, sin duda, una gran ventaja para las pymes. Implementar Aircall es tan sencillo que, de hecho, muchos de nuestros clientes ni siquiera disponen de un departamento TI dedicado.

“Después de echarle un vistazo a la configuración y de darnos cuenta de lo fácil que era implementar todo, incluida la integración, analizamos la calidad de las llamadas. Aircall cumplía con todos los requisitos”. – Sonsoles Navarro, vicepresidenta de Servicio y Atención al Cliente de Jobandtalent

Los clientes entrevistados durante el estudio destacaron lo intuitivo y fácil de configurar que es el sistema de Aircall.  Nuestra solución telefónica plug-and-play está diseñada para que sea fácil de instalar, lo que permite tener un nuevo sistema en funcionamiento en un solo día y así comenzar el camino hacia el 373 % de ROI.

Garantiza la correcta integración para obtener el máximo rendimiento

En segundo lugar, la integración es un reto en los proyectos que engloban el entorno tecnológico. Tanto si la herramienta es implementada dentro o fuera del equipo de operaciones, esta debe poder integrarse a la perfección en las actividades diarias de los usuarios. Garantizar una correcta integración de tu nuevo sistema telefónico, será la diferencia entre conseguir el ROI esperado y que el proyecto sea un fracaso.

Para ayudarte a asegurar una correcta integración, hemos desarrollado una solución telefónica en la nube que es, sobre todo, fácil de usar. Con Aircall no hay una curva de aprendizaje pronunciada, y gracias a la interfaz intuitiva, tus equipos pueden comenzar a utilizar la solución telefónica sin interrumpir sus actividades diarias. Los directores de operaciones entrevistados durante el estudio de Forrester Consulting destacaron la facilidad de uso de Aircall como una de sus principales ventajas.

Un cliente de Aircall de una empresa de medios de comunicación describió su experiencia de aprendizaje con Aircall de la siguiente manera: “Nuestro equipo de ventas mencionó que Aircall era bastante intuitivo y sencillo de usar. No había nada complejo en la herramienta y su aprendizaje resulta muy fácil”.

Nos complace hacer que las fases iniciales (configuración e integración) sean lo más ágiles posibles para nuestros clientes, tanto en lo que se refiere al producto como a la asistencia que reciben. Ambos pasos son fundamentales para conseguir un ahorro de 31,7 mil dólares en costes operativos y nuestro objetivo es ayudarte a conseguirlo.

Agiliza las actividades operativas en un 20 %

A menudo, los equipos de operaciones se ven desbordados por las peticiones de otros equipos.  En lo que respecta a los sistemas telefónicos, esto es especialmente notorio en el caso de los equipos de ventas y de soporte, que realizan muchas gestiones administrativas.

Si cuentas con una lista propia de tareas pendientes que involucran temas estratégicos, las tareas de poco valor pero de abultado volumen tales como añadir nuevos números de teléfono o agregar usuarios al sistema telefónico, pueden afectar significativamente a tu productividad.

“Me gusta que, por utilizar un sistema telefónico tan fiable, no necesito pensar en él a menudo: simplemente funciona. Esto significa que puedo dedicar más tiempo a trabajar directamente con mi equipo en proyectos estratégicos.”- David Grube, Director de Business Development en Emplifi

Anteriormente, esto era una fuente de ineficacia, ya que conllevaba realizar muchas tareas manuales. Los directores de operaciones que utilizan Aircall son capaces de agilizar estos procesos y beneficiarse de flujos de trabajo eficientes. Los clientes entrevistados para el estudio de Forrester Consulting destacaron la facilidad y rapidez para configurar nuevos usuarios y añadir nuevos números de teléfono con tan solo unos clics.

Al agilizar estas tareas, Aircall ayudó a los responsables de operaciones a aumentar su productividad en un 20 % y a ahorrar un 13 % de tiempo por llamada y agente en los equipos de atención al cliente. Esto representa una valiosa cantidad de tiempo que puede reasignarse a actividades operativas de mayor impacto. Los directores de operaciones responsables de la implantación, el mantenimiento del sistema y la elaboración de informes empresariales, mencionaron también cómo Aircall fue de gran ayuda para facilitar su trabajo

Planifica para el futuro 

Como hemos comentado anteriormente, los directivos proyectan parte del crecimiento eficiente en sus agentes de operaciones. En el pasado, esto ha supuesto un reto para los equipos debido a una tecnología ineficaz y una falta de visión en cuanto a las tendencias empresariales.

Ahora, los responsables de operaciones pueden aportar un gran valor para la empresa con la tecnología adecuada. Para más de 13.000 negocios, Aircall se ha convertido en parte de un entorno tecnológico que libera este potencial.

Escalabilidad

La escalabilidad debe ser una prioridad para todos los profesionales de operaciones. Comprender la dirección de la empresa y sus necesidades, tanto actuales como futuras, es fundamental para seleccionar herramientas que tengan un impacto tangible en el negocio.

Cuando se trata de sistemas telefónicos basados en la nube, es muy importante que tengas en cuenta la escalabilidad de cada proveedor. Si tu empresa está creciendo, necesitarás añadir más usuarios y, quizás, en diferentes ubicaciones. ¿Es posible añadirlos y qué coste conlleva? Las opciones de Aircall te permiten ampliar tu solución telefónica en función de las necesidades de tu empresa y ofrecen un ahorro de costes de 10.824 dólares en tres años.

Después, llega el momento de pensar en el mantenimiento. ¿El sistema resulta sencillo de mantener? Los sistemas telefónicos tradicionales solían ser un reto para los responsables de operaciones, al contrario de lo que ocurre con Aircall. Con nuestra solución telefónica basada en la nube, los profesionales de operaciones pueden aumentar la eficiencia y agilizar los procesos, lo que reduce los requisitos y costes de mantenimiento. Durante el estudio de Forrester Consulting, los responsables de operaciones entrevistados destacaron la escalabilidad de Aircall como una ventaja clave.

“Según crecemos y nos expandimos a nuevas regiones, tenemos que pensar en la gestión del territorio. Aircall, aquí, representa una parte fundamental.” – William Clarke, Head of Growth Operations en Plexus

Agilizar la creación de informes

Si has trabajado en el equipo de operaciones, seguramente conozcas el trabajo que hay detrás de cada informe. Desde siempre, los responsables de operaciones han tenido que recopilar datos de llamadas de múltiples fuentes y extraer información que, a menudo, resulta incoherente e imprecisa.

Esta puede ser una tarea que consuma mucho tiempo y cuyos resultados no sean verdaderamente satisfactorios. El estudio de Forrester Consulting descubrió que con nuestras funciones de generación de informes, las tareas que antes llevaban horas y requerían trabajar con múltiples hojas de cálculo e inicios de sesión, ahora solo requieren unos minutos. Además, los clientes entrevistados afirman que las sólidas capacidades de elaboración de informes de Aircall les permiten comprender las tendencias empresariales y mejorar, así, su gestión de personal.

Un cliente entrevistado estimó que, antes de Aircall, un responsable de su empresa dedicaba alrededor del 25 % de su tiempo a gestionar e informar sobre la actividad de llamadas a clientes de su empresa, lo que se redujo significativamente tras la implantación de la solución en la nube.

Los equipos de operaciones también son responsables de la planificación de la capacidad. En este caso, los responsables de operaciones deben tener en cuenta el contexto empresarial y los objetivos estratégicos, así como el escenario actual a nivel de equipo, algo imposible de hacer con eficacia sin la supervisión de los datos de llamadas. 

Nuestras analíticas avanzadas te permiten profundizar en los datos obtenidos de las llamadas. Puedes utilizar filtros para desglosar los datos por usuario, equipo y actividad de línea, lo que facilita enormemente la planificación organizativa.

“Antes de contar con una solución como Aircall, nuestras métricas eran enrevesadas. Era muy difícil ver dónde estaban nuestras áreas de oportunidad y cómo podíamos asignar el personal adecuado. No podía decir si las 8 de la mañana o las 4 de la tarde era la hora con más volumen de llamadas. Pero con Aircall, he podido identificar esas tendencias de forma mucho más sencilla, especialmente ahora, con las nuevas métricas”. – Mavet Carranza, Manager of Marketplace Operations en Honk

¿Quieres saber más? 

Si deseas potenciar al máximo la productividad de tu equipo de operaciones, contáctanos para descubrir cómo Aircall podría ahorrarte un 20 % de tu tiempo.

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