Cómo reducir los costes de tu empresa con la VoIP - Aircall Blog

Guía rápida: cómo ahorrar y reinvertir en el crecimiento de tu negocio gracias a la VoIP

por
Carlos Navarro

Sistemas de telefonía en la nube, VoIP, telefonía virtual… Si bien puede ser que conozcas a esta tecnología por diferentes nombres, lo que es un hecho es que representa un ahorro en los costes de tu empresa, sin embargo, puede ser que este no se produzca de forma inmediata. 

Para que la VoIP repercuta en el ahorro de tu empresa, es imprescindible que identifiques cuáles son tus gastos excesivos y selecciones proveedores que cuenten con un impacto demostrado en la reducción de costes.

Tanto si eres nuevo en los sistemas de telefonía en la nube como si buscas una mejor alternativa, esta guía de ahorro de costes de la VoIP te ayudará a obtener información relevante.

Para conocer en profundidad el ahorro potencial que supone hacer el cambio a Aircall, solicitamos a Forrester Consulting que realizara un estudio sobre el impacto económico total de nuestra solución de telefonía en la nube (Total Economic Impact™). Los resultados del estudio corresponden a una organización compuesta que es representativa de los clientes que formaron parte de la investigación. 

Pero, antes de entrar en detalles, analizaremos por qué la telefonía virtual es una herramienta más relevante para ahorrar costes que la telefonía fija.

Ahorro de costes con VoIP: ¿por qué los teléfonos en la nube ahorran más que los teléfonos fijos?

La respuesta parece bastante obvia: porque los softphones VoIP, prácticamente, no requieren de ningún tipo de mantenimiento, lo que reduce los gastos. Sin embargo, hay otros aspectos de la telefonía VoIP que, quizás, no hayas valorado.

El tiempo es dinero: los teléfonos VoIP se abaratan con el tiempo

Una buena noticia: la rentabilidad de la tecnología VoIP es muy buena. Una noticia aún mejor: el coste de los teléfonos VoIP mejorará cada vez más conforme pase el tiempo. Según Gartner, se espera que los costes de la telefonía en la nube se reduzcan entre un 3 % y un 5 % por año.

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Si eres el propietario de una pyme con planes de ahorrar, esta es una excelente noticia ya que ese 3% a 5 % puede representar una enorme diferencia en el momento de competir con las grandes empresas si se reinvierte adecuadamente.

El coste del silencio: los teléfonos VoIP cuestan menos cuando nadie habla

Un dato a tener en cuenta: cerca de la mitad de las conversaciones de ventas y asistencia se componen de absoluto silencio.

Los vacíos en la conversación no son algo negativo, hasta que te das cuenta de que los teléfonos tradicionales envían información continuamente, incluso cuando nadie habla. Por el contrario, los teléfonos basados en la nube ahorran datos mediante la supresión de silencio al detectar de forma activa cuándo hablan los interlocutores.

En resúmen, las líneas telefónicas tradicionales consumen cerca del doble de datos que los teléfonos VoIP, lo que puede llegar a incrementar los costes en la misma medida.

Ahorro por “efecto goteo”: la telefonía VoIP aporta ventajas económicas a todos los equipos

Existen dos fuentes de gastos que los teléfonos VoIP reducen por encima de los teléfonos fijos:

    1. Costes generales: se refiere a gastos como licencias, instalación, planes, costes de llamadas y mantenimiento.
    2. Costes de oportunidad: en este caso, son los costes generados por supuestos como la ineficacia en el rendimiento del equipo de atención al cliente causada por herramientas empresariales limitadas y hardware de telefonía inadecuado.

Si eliges el plan adecuado al contratar un sistema telefónico VoIP, los primeros ahorros que notarás serán los de los costes generales, que se percibirán de forma inmediata. 

Una vez cubierta esta primera parte, deberás aprovechar nuevas oportunidades para aumentar el ahorro de costes con VoIP. 

Para lograrlo, tienes que potenciar la estrecha colaboración con los departamentos de operaciones, TI, ventas y soporte para generar ahorros por el denominado “efecto goteo” al mejorar la eficiencia de los procesos. Es importante que identifiques los problemas duplicados y gastos que afecten a flujos de trabajo compartidos.

Por ejemplo:

  • ¿Cuántos tickets de soporte abiertos se quedan sin resolver porque tu equipo de TI está ocupado con el mantenimiento de tu sistema de telefonía tradicional?
  • ¿Se ve afectado tu índice de satisfacción del cliente (CSAT) porque los agentes de soporte tienen dificultades para transferir rápidamente las llamadas de los clientes al equipo adecuado?
  • ¿Tus agentes de ventas dejan escapar oportunidades porque las tareas de administración y el multitasking están afectando su concentración y rendimiento?

Todos estos escenarios representan costes de oportunidades desaprovechadas difíciles de cuantificar. No es fácil calcular algo que has pasado por alto. 

Lo que te resultará más sencillo, será asegurarte de que tu nuevo sistema VoIP es útil para todos los miembros de la empresa y genera beneficios de costes por el efecto goteo.

Para garantizar esto, asegúrate de que los directores de ventas y de soporte son autónomos en la utilización del sistema de telefonía en la nube que contrates. Deben ser capaces de realizar las configuraciones diarias, añadir o eliminar números y demás gestiones sin la necesidad de tener que contar con el departamento de TI, ya que esto supone costes adicionales.

Además de fomentar la autonomía de los directores de ventas y soporte, tus teléfonos en la nube deben suponer un ahorro de costes en el rendimiento del equipo. Por ejemplo, el monitoreo en tiempo real y el call whispering son algunas de las funciones que ayudan a reducir costes al facilitar la formación de los agentes.

En concreto, hacer un uso adecuado de las herramientas que ofrece la telefonía VoIP, garantizará el correcto aprovechamiento de las oportunidades de ventas y soporte técnico.

¿A qué ahorro de costes gracias a la VoIP debo aspirar?

De acuerdo con Tech.co (y el estándar del sector), un sistema telefónico en la nube adecuado debería reducir los gastos generales de telefonía entre un 30 y un 50 %.

Cuando Forrester Consulting realizó el estudio sobre el impacto empresarial de Aircall, los participantes de dicho proyecto informaron de ahorros demostrados de: 

72.403 dólares en el primer año

91.783 dólares en el segundo año

103.258 en el tercer año

Estas son las cifras ajustadas al riesgo. Tu porcentaje de reducción de costes de  entre el 30 % y el 50 % dependerá de varios factores.

Comienza con costes bajos de configuración de la VoIP

Si bien es cierto que todos los teléfonos en la nube ofrecen una configuración inicial más sencilla que la de los teléfonos tradicionales basados en hardware, también es verdad que algunos teléfonos VoIP son más sencillos de configurar que otros.

Para asegurarte el ahorro de costes en la configuración inicial, es importante que el servicio que contrates pueda configurarse en un solo día. También es importante que compruebes si los proveedores de telefonía en la nube que has elegido te permiten hacer portabilidad de los números de tu empresa. Estos simples detalles serán ya de gran ayuda para mantener bajos los costes iniciales de configuración. 

Reducción estratégica de los costes de VoIP a largo plazo

Este es un aspecto particularmente importante para las pymes con grandes aspiraciones. Para las grandes empresas, reducir costes con un sistema de telefonía VoIP representa identificar y corregir pequeñas microeficiencias

Para las pymes, se trata de ser más ágiles financieramente para hacer frente a los grandes competidores. De acuerdo con el estudio de Deloitte titulado Save-to-Thrive, el ahorro de costes de las pymes ocupa un lugar destacado en la agenda post covid.

Según Deloitte:

  • El porcentaje de pymes que persiguen objetivos de reducción de costes superiores al 10 % aumentó un 61 % en comparación con los niveles anteriores la covid.
  • Dos de cada tres empresas de todo el mundo (66 %) tienen ahora objetivos de reducción de costes superiores al 10 %.

Para alcanzar estos objetivos, es necesario contar con una mentalidad de reducción de costes con VoIP a largo plazo, lo que se logra al eliminar tareas de configuración y administración del sistema a los directivos de la empresa.

Tu nuevo sistema de voz IP debe ayudar a dedicar menos tiempo a resolver incidencias y a aumentar el tiempo que se emplea en resolver retos estratégicos de mayor impacto en el crecimiento de tu empresa.

Conclusión: el ahorro de costes de VoIP forma parte de la madurez digital

Las estadísticas del estudio “Save-to-Thrive” de Deloitte mencionadas anteriormente nos indican que la economía pospandémica ha potenciado que más pymes se centren en acelerar la transformación digital, alcancen la madurez y ahorren costes con la VoIP.

¿Qué es la madurez digital?

A continuación, encontrarás una cita que resume a la perfección el término de madurez digital:

“La madurez digital es la capacidad de responder rápidamente a las oportunidades del mercado o de aprovecharlas basándose en las pilas tecnológicas actuales, el capital humano y la tecnología digital. Es la capacidad de una organización para asumir la transformación digital, no solo desde el punto de vista de la tecnología, sino de la organización en su conjunto, incluidas las personas, la cultura y los procesos para lograr los mejores resultados empresariales.” – Dave Rutkowski, CEO de Performance Improvement Partners

La madurez digital no sucederá de la noche a la mañana, sin embargo, hacer el cambio a una solución telefónica basada en la nube que sea rentable es un gran paso en la dirección correcta.

Ahorro de costes con VoIP: cómo lograr que todos se suban al carro

Si consideras que lo que has leído hasta ahora tiene sentido, pero te cuesta convencer a los demás miembros de tu empresa sobre las ventajas del ahorro de costes de la VoIP, tenemos algunos consejos para ti:

  1. Dedica tiempo a recopilar información sobre la rentabilidad (o falta de ella) de tu departamento.
  2. Intenta recabar información similar de otros departamentos, ya sean de TI, ventas o soporte.
  3. Compara los datos e identifica los flujos de trabajo que se solapan y que representan un problema financiero compartido entre departamentos.

Por último, realiza una selección de proveedores que ofrezcan pruebas gratuitas con acceso a todo el potencial de su herramienta.

Ahora que has identificado cuáles son los procesos, flujos de trabajo y costes que debes optimizar con la telefonía VoIP, es momento de probar las distintas funciones e integraciones e identificar cuáles son las que necesita tu empresa para reducir gastos.

¿Quieres reducir tus costes de telefonía?

Cuando solicitamos a Forrester Consulting que realizara el estudio TEI (Total Economic Impact™) para evaluar el impacto empresarial total de Aircall descubrimos que existe un importante ahorro potencial de costes por persona.

La organización compuesta representada en el estudio de Forrester Consulting consiguió ahorrar 219.254 dólares en costes de mantenimiento y llamadas con la VoIP.

Sin embargo, la cifra que destaca por encima del resto es la referente al retorno de inversión. 

¿Cómo logró Aircall un ROI del 373 % y qué podría representar esto para el crecimiento de tu empresa?

Sobra decir que no podemos garantizar que Aircall te ofrezca un retorno de inversión del 373 %. Esta cifra bien puede ser más alta o más baja.

Lo que es un hecho, es que esta cifra fue obtenida a través de la detallada investigación que realizó Forrester sobre el impacto de Aircall al evaluar las implantaciones de este proveedor de telefonía VoIP. 

Claramente el ROI no es la única cifra importante. Lo más relevante es el ahorro de costes asociado al retorno de inversión que permite ahorrar y reinvertir para potenciar el crecimiento. Este aspecto es de especial importancia para las pymes que requieren de estos fondos para poder competir con las mayores empresas del mercado.

Calculadora de ROI y costes de Aircall

Es lógico que al implementar un sistema de telefonía en la nube se logre un ahorro de costes, pero para hacer una estimación correcta, es importante utilizar los datos de tu empresa para obtener una cifra lo más acertada posible. 

El estudio de Forrester Consulting sobre el impacto de Aircall ofrece valores estimados de ahorro bastante relevantes, sin embargo, te recomendamos que utilices nuestra calculadora de ROI y costes para conocer con mayor exactitud cuánto podrías ahorrar al implementar la telefonía en la nube de Aircall en tu empresa.

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