Imagínate esta situación: tu equipo de ventas o soporte está terminando la semana y ha tenido muchas conversaciones clave con clientes. Entonces, se dan cuenta de que han perdido las anotaciones importantes entre sus cuadernos o en sistemas obsoletos. ¿Te suena? Como fundadora de Fileroom, todo esto me resulta bastante familiar. He trabajado con empresas B2B que tienen un fuerte compromiso con el crecimiento, pero que cuentan con recursos limitados. La buena noticia es que la unión de Aircall y Fileroom hace que la IA no sea solo una palabra de moda, sino que se convierte en una herramienta práctica que ayuda a tus equipos a reducir el trabajo manual, obtener visibilidad en tiempo real y crecer sin necesidad de aumentar la plantilla.
El verdadero reto: el agujero negro de las conversaciones con los clientes
Voy a ser sincera: el problema más común que comparten los clientes es lo que yo llamo el "agujero negro" de las conversaciones. Los equipos tienen charlas increíbles, llenas de ideas y aprendizajes valiosos, pero esa información rara vez llega a los sistemas o se comparte dentro de la empresa. La información crítica sobre los acuerdos se pierde en los traspasos entre departamentos, el contexto de soporte desaparece cuando se reasignan los tickets y el conocimiento se esfuma cuando alguien deja el equipo.
No es un mal menor, es un riesgo para la continuidad y el crecimiento del negocio. Los equipos de servicio de campo, concretamente, siguen usando sus móviles personales, los cuales no están integrados con los sistemas de la empresa, así que la información del cliente se pierde o se encuentra dividida en varios dispositivos. Además, con la presión de hacer más con menos, las tareas adicionales, como apuntar manualmente las llamadas, son cada vez más pesadas e innecesarias.
Incorporando la IA al flujo de trabajo con Aircall y Fileroom
¿Cómo solucionamos estos problemas? El remedio no es añadir más software sin sentido. Se trata de incorporar la IA en el lugar exacto en el que sea necesaria. En Fileroom, trabajamos con Aircall para incorporar la IA directamente en los flujos de trabajo de nuestros clientes, centrándonos en tres áreas que aportan valor de manera inmediata:
Análisis inteligente de llamadas: Se acabó el tener que buscar qué se dijo en una llamada de hace tres semanas. Gracias a la integración de Aircall con plataformas como HubSpot o Simpro, cada conversación se registra automáticamente y se contextualiza, lo que permite ahorrar horas de seguimiento manual.
Asistencia en tiempo real: Durante las llamadas, la IA ofrece la información y los recursos clave para que el equipo pueda responder con seguridad y evitar que el cliente tenga que pasar de un departamento a otro. En nuestro caso, esto ha mejorado toda la experiencia, tanto para los clientes como para los agentes que los atienden.
Notificaciones y flujos de trabajo automatizados: La automatización con IA simplifica tareas como la reserva de servicios y el envío de notificaciones por SMS, así todos están al tanto sin necesidad de realizar tareas manuales.
Gracias a la integración de Aircall con Simpro, una plataforma muy utilizada en servicios de campo, los equipos ya no trabajan aislados. Ahora, cada interacción con el cliente fluye de manera natural entre los sistemas. Así los responsables tienen una visión clara y en tiempo real del estado de miles de clientes.
El resultado: eficiencia, visibilidad y crecimiento flexible
¿Cómo se traduce esto en la práctica? Para clientes como CBM Facilities Group y Qmax Pumping Systems, la integración de Aircall, HubSpot y Simpro ha transformado por completo sus operaciones. Las transferencias entre equipos son fluidas, los responsables cuentan con visibilidad en tiempo real y los equipos ya no se limitan a gestionar comunicaciones, ahora coordinan las experiencias de los clientes.
Pero los beneficios van mucho más allá de la eficiencia:
Más rapidez en la gestión de acuerdos y servicios.
Identificación proactiva de incidencias antes de que se conviertan en problemas.
Asesoramiento coherente y basado en datos para los equipos de ventas y soporte.
Reducción de los tiempos de incorporación para miembros nuevos del equipo.
Una única fuente de datos fiables sobre los clientes
Además, con las funciones de IA de Aircall AI Assist, AI Assist Pro y AI Voice Agent, los equipos reciben asesoramiento en tiempo real, actualizaciones automatizadas del CRM e información práctica, sin dejar de lado el trato humano.
"Para nosotros, lo que ha marcado la diferencia ha sido dejar de rellenar formularios y empezar a centrarnos en la relación con los clientes".
Emma Ruefli, fundadora y directora ejecutiva de Fileroom.
¿Todo listo para llevar tu flujo de trabajo al siguiente nivel con la inteligencia artificial?
Si quieres dejar de perder información valiosa, de lidiar con tareas administrativas manuales o de sentir que el potencial de tu equipo está limitado por procesos obsoletos, ha llegado el momento de descubrir lo que Aircall y Fileroom pueden hacer por tu negocio. No estamos hablando de IA así en general, te estamos ofreciendo soluciones prácticas y orientadas a resultados, que ayudan a los equipos B2B a crecer, competir y centrarse en lo que realmente importa.
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Publicado el 8 de octubre de 2025.
